Как сшить кассовую книгу за год, распечатанную из 1С

Кассовая книга в 1С ведётся в электронном виде, но по итогам года её нужно распечатать, пронумеровать, прошнуровать и заверить подписью руководителя и печатью организации. Это требование сохраняется даже для компаний, которые полностью перешли на электронный документооборот: Указание ЦБ РФ № 3210-У допускает ведение книги на бумаге или в электронном виде, однако на практике налоговые инспекции и аудиторы при проверках просят именно сшитый бумажный экземпляр за период.

Типовые конфигурации 1С (Бухгалтерия 8, Управление торговлей, Комплексная автоматизация) формируют кассовую книгу в виде листов по форме КО-4 с автоматической нумерацией. Задача бухгалтера — правильно вывести их на печать за год, проверить сквозную нумерацию, сшить листы в правильном порядке и оформить заверительную надпись на последнем листе. Ошибка на любом из этапов — пропущенный лист, нарушенная нумерация, отсутствие печати на узле прошивки — может стать основанием для замечаний при проверке.

Ниже разобран весь процесс: от настроек печати в 1С до образца надписи на прошивке, с типичными ошибками и способами их исправления.

Как сформировать и распечатать кассовую книгу за год в 1С

В 1С:Бухгалтерии 8 кассовая книга формируется через раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Кассовая книга» (в некоторых релизах — «Отчёты» → «Кассовая книга»). Укажите период с 1 января по 31 декабря, выберите организацию и кассу, если их несколько. Программа выведет листы по форме КО-4: на каждом листе — дата, номера приходных и расходных ордеров, корреспондирующие счета, суммы прихода, расхода и остаток на конец дня.

Перед печатью проверьте настройки: нумерация листов должна быть сквозной с начала года, а не начинаться заново с каждого месяца. В типовых конфигурациях номер листа проставляется автоматически, но если в течение года книгу печатали частями, убедитесь, что при формировании за весь год нумерация не сбрасывается. Если в конфигурации есть параметр «Номер листа с начала года» — включите его.

Печатайте на листах А4 в один экземпляр (если книга не ведётся с копией под копирку — такой способ сейчас почти не используется). Каждый лист должен содержать номер, дату и все обязательные реквизиты формы КО-4. Листы за дни без кассовых операций не формируются и не печатаются — это нормально, пропусков в нумерации из-за этого быть не должно.

Как проверить листы перед прошивкой

До того как сшивать книгу, сверьте печатный комплект с данными программы. Проверьте: совпадает ли количество листов с количеством дней, в которые были кассовые операции; идёт ли нумерация подряд без пропусков и дублей; совпадает ли остаток на конец каждого дня с остатком на начало следующего операционного дня; есть ли на каждом листе подписи кассира и главного бухгалтера, если листы подписывались ежедневно.

Отдельно проверьте итоговый остаток на 31 декабря — он должен совпадать с сальдо счёта 50 «Касса» в оборотно-сальдовой ведомости. Расхождение означает ошибку в учёте, которую нужно найти и исправить до прошивки: после сшивания и заверения заменить лист без порчи документа уже нельзя.

Контрольные точки

Как проверить комплект листов

Сквозная нумерация

Норма

Номера идут подряд от 1 до последнего листа без пропусков и повторов

Тревожный признак

Пропущенные или дублирующиеся номера — лист нужно допечатать или переформировать

Перенос остатков

Норма

Остаток на конец дня равен остатку на начало следующего операционного дня

Тревожный признак

Разрыв в остатках — ошибка ввода ордеров, требуется сверка

Итог 31 декабря

Норма

Остаток в книге совпадает с сальдо счёта 50 в ОСВ

Тревожный признак

Расхождение — искать ошибку до прошивки

Подписи

Норма

На каждом листе подписи кассира и главбуха

Тревожный признак

Неподписанные листы — подписать до сшивания

Чем и как прошивать кассовую книгу

Для прошивки используют прочную нить — шпагат, капроновую или суровую нить. Скрепки, степлер и металлические кольца не подходят: их легко расстегнуть и заменить лист, поэтому такая прошивка не считается защитой от подмены. Требование прошнуровывать книгу закреплено в порядке ведения кассовых операций и в архивных правилах хранения документов.

Порядок прошивки стандартный. Сложите листы строго по номерам, выровняйте стопку и зафиксируйте её зажимами, чтобы листы не смещались. Сделайте шилом два или три прокола с левого поля, отступив от края 2–3 см. Проденьте нить так, чтобы оба конца вышли на оборотную сторону последнего листа. Стяните прошивку плотно, но без деформации бумаги, и завяжите концы узлом.

На узел и концы нити наклейте прямоугольный листок плотной бумаги размером примерно 4×6 см так, чтобы он полностью закрывал узел и концы нити. На этой наклейке и делается заверительная надпись. Печать ставится так, чтобы часть оттиска попадала на наклейку, а часть — на последний лист книги: это исключает незаметное отклеивание.

1. 1
   Сложите листы по номерам, выровняйте и зафиксируйте стопку зажимами
2. 2
   Сделайте шилом 2–3 прокола слева, отступив 2–3 см от края
3. 3
   Проденьте нить так, чтобы оба конца вышли на оборот последнего листа
4. 4
   Плотно стяните и завяжите концы узлом
5. 5
   Наклейте на узел бумажную наклейку 4×6 см
6. 6
   Напишите заверительную надпись, поставьте подпись руководителя и печать враспор на наклейку и лист

Образец заверительной надписи на прошивке

На бумажной наклейке, закрывающей узел прошивки, пишется стандартная формулировка. Образец:

«Прошнуровано, пронумеровано и скреплено
печатью сто двадцать четыре (124) листа.

Генеральный директор ____________ Иванов И.И.

М.П.»

Количество листов указывают прописью и цифрами — это затрудняет исправление. Подписывает прошивку руководитель организации; на практике допускается подпись главного бухгалтера рядом с подписью руководителя. Оттиск печати должен частично заходить за край наклейки на сам лист.

Если организация отказалась от круглой печати (что законно для ООО и АО), прошивку заверяют подписью руководителя без оттиска. Однако при передаче книги в архив или предъявлении проверяющим лучше заранее уточнить, примут ли документ без печати, — некоторые архивы и инспекции по инерции требуют оттиск.

Что делать, если годовая прошивка получилась слишком толстой

При большом числе кассовых операций годовой комплект может насчитывать несколько сотен листов, и сшить его одним томом неудобно и небезопасно — толстая стопка рвётся по проколам. В этом случае книгу делят на несколько томов: например, по кварталам или по полугодиям. Нумерация листов при этом остаётся сквозной через все тома: второй том начинается не с первого листа, а со следующего за последним листом первого тома.

Каждый том прошивается и заверяется отдельно, с собственной наклейкой и надписью, где указывается диапазон листов: «Том 2, листы 125–248». На титульном листе первого тома делают отметку об общем количестве томов. Если в 1С нумерация при печати по частям сбрасывается, сформируйте книгу за весь год одним отчётом, а на печать выведите диапазонами страниц — так сквозная нумерация сохранится.

Электронная кассовая книга: нужно ли сшивать

Указание ЦБ № 3210-У разрешает вести кассовую книгу в электронном виде с подписанием листов усиленной квалифицированной электронной подписью. В этом случае бумажную прошитую книгу по итогам года формировать не обязательно — электронные листы хранятся в информационной системе и предъявляются проверяющим в электронном виде.

Однако на практике многие организации продолжают распечатывать и сшивать книгу даже при электронном ведении: бумажный экземпляр проще предъявить при выездной проверке, передать в архив и согласовать с аудиторами. Решение о форме ведения закрепляется в учётной политике, и менять её посреди года нельзя — книга за год должна быть в одной форме.

Бумажная или электронная книга

Бумажная с прошивкой

Подходит всем, привычна проверяющим и архивам. Минус — трудоёмкость и риск ошибок при прошивке

Электронная с УКЭП

Не требует печати и прошивки, но нужна квалифицированная подпись у кассира и главбуха и отражение в учётной политике

Смешанный вариант

Ведение в 1С плюс годовая распечатка и прошивка — компромисс, но листы нужно подписывать вручную

Хранение и передача в архив

Прошитая кассовая книга хранится в организации в течение срока, установленного архивными правилами для кассовых документов, — как правило, не менее пяти лет. Книгу хранят в сейфе или металлическом шкафу вместе с приходными и расходными ордерами, на которые она ссылается. Прошивать ордера вместе с книгой не нужно — они подшиваются в отдельные папки по хронологии.

При передаче в архив на обложке книги проставляют архивный шифр и делают опись. Передавать в архив книгу с нарушенной прошивкой нельзя — сначала её восстанавливают: перешивают заново с новой заверительной надписью, в которой указывают причину перепрошивки.

Частые вопросы

Можно ли сшивать кассовую книгу не за год, а помесячно?

Можно, если нумерация листов остаётся сквозной с начала года через все месячные прошивки. Каждый сшитый месячный комплект заверяется отдельной наклейкой. Но чаще поступают наоборот: листы подписывают ежедневно, а сшивают единым комплектом по итогам года.

Что делать, если после прошивки нашли ошибку в одном листе?

Распарывать книгу нежелательно. Если ошибка учётная, её исправляют корректирующим документом в следующем периоде. Если лист физически дефектен, книгу перешивают: старую наклейку снимают, лист заменяют, прошивают заново и оформляют новую заверительную надпись с указанием причины перепрошивки.

Кто должен подписывать прошивку — директор или главбух?

Заверительную надпись подписывает руководитель организации. На практике рядом часто ставит подпись и главный бухгалтер, который отвечает за ведение книги. Подписи только кассира недостаточно.

Обязательна ли печать, если организация от неё отказалась?

Нет. Если устав не предусматривает печать, прошивку заверяют подписью руководителя. Но при сдаче в архив или предъявлении проверяющим уточните их требования — иногда просят оттиск, и тогда проще использовать печать, если она сохранилась.

Как пронумеровать листы, если 1С вывела книгу без номеров?

Проверьте настройки отчёта — в типовых конфигурациях нумерация включается параметром. Если вывести номера не получается, листы нумеруют вручную простым карандашом или чернилами в верхнем углу, а в заверительной надписи указывают фактическое количество листов. Ручная нумерация не нарушает правила, если она сквозная и без исправлений.

Нужно ли сшивать кассовую книгу ИП?

Индивидуальные предприниматели освобождены от обязанности вести кассовую книгу и оформлять кассовые ордера. Если ИП ведёт книгу добровольно или по требованию банка, прошивка оформляется по тем же правилам, что и для организаций.