Учет и Финансы · 9 мин
Как правильно сшить кассовую книгу, распечатанную из 1С
Как правильно сшить распечатанную из 1С кассовую книгу: подготовка листов, нумерация, прошивка, заверительная надпись, подписи и печать. Пошаговая инструкция и образец.
Кассовая книга, которую организация ведёт в 1С и распечатывает на бумаге, должна быть сшита, пронумерована и заверена подписью руководителя и печатью (при её наличии). Это требование закреплено в Указании Центрального банка РФ № 3210-У о порядке ведения кассовых операций. Неправильно оформленная книга при проверке может быть расценена как нарушение порядка ведения кассовых операций.
На практике прошивка выполняется один раз — когда книга сформирована полностью (обычно по итогам года, квартала или при заполнении отведённого количества листов). Сшивать книгу «наперёд», до начала ведения, нельзя: нумерация и заверение оформляются на готовый комплект листов, который больше не должен пополняться.
Ниже — конкретный порядок действий: от выгрузки листов из 1С до формулировки заверительной надписи, с образцом формулировки и разбором типичных ошибок.
Когда и зачем сшивать кассовую книгу из 1С
По Указанию № 3210-У кассовую книгу можно вести на бумаге или в электронном виде. Если выбран бумажный вариант с распечаткой из 1С, листы книги формируются программой, а затем брошюруются. Прошивка исключает подмену или изъятие листов: любое вскрытие переплёта становится заметным.
Сшивают книгу после того, как она полностью сформирована: закончился отчётный период, все кассовые документы внесены, вставки листов не планируются. Если книга ведётся в электронном виде с электронными подписями, распечатывать и сшивать её не требуется — прошивка относится только к бумажному варианту.
Обособленные подразделения, которые ведут свою кассовую книгу, оформляют и сшивают её отдельно, а копии листов передают в головную организацию в порядке, установленном внутренними документами.
Что подготовить перед прошивкой
Понадобятся: полный комплект распечатанных листов кассовой книги, прочная нить (шпагат или капроновая нить), игла или шило, канцелярский нож, прямоугольник плотной бумаги примерно 4×6 см для наклейки, клей, а также ручка для заверительной надписи. Если в организации используется печать — подготовьте и её.
Проверьте комплектность: в книге должны быть все листы за период в хронологическом порядке. Каждый лист кассовой книги состоит из двух частей — собственно листа книги (остаётся в переплёте) и отчёта кассира (отрывной части, которая подшивается к отчётам кассира вместе с приходными и расходными документами). В сшив идёт только первая часть.
Убедитесь, что на каждом листе заполнены обязательные реквизиты: наименование организации, дата, номера корреспондирующих счетов, суммы, подписи кассира и бухгалтера. Вкладывать в переплёт листы с незаполненными подписями нельзя — после прошивки подписать их аккуратно уже не получится.
Как выгрузить и распечатать книгу из 1С
В типовых конфигурациях 1С (например, «1С:Бухгалтерия») кассовая книга формируется через раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы» → отчёт «Кассовая книга». Укажите период и организацию, программа сформирует листы с автоматической нумерацией.
Печатайте на стандартной бумаге формата А4, в один экземпляр для переплёта. Проверьте, чтобы поля печати позволяли прошить листы: левое поле должно быть не менее 2–2,5 см, иначе нить пройдёт по тексту. При необходимости скорректируйте поля в настройках печати до вывода всего пакета.
Если в течение периода книгу печатали частями, соберите все части и сверьте непрерывность нумерации листов и дат. Лист с ошибкой печати (смазанный текст, обрезанная таблица) замените до прошивки, перепечатав его из программы с тем же номером.
Пошаговая инструкция по прошивке
Работа занимает 15–30 минут. Все действия выполняйте аккуратно: проколы должны быть ровными, нить — натянутой без перетяжки, чтобы листы свободно переворачивались.
- 1Соберите листы в стопку в порядке номеров, выровняйте по левому краю и зафиксируйте канцелярскими зажимами
- 2Сделайте 2–3 прокола шилом или толстой иглой вдоль левого поля на расстоянии 15–20 мм от края
- 3Прошейте книгу капроновой нитью или шпагатом в два сложения, начав с оборотной стороны
- 4Выведите оба конца нити на оборот последнего листа и свяжите их узлом
- 5Наклейте на узел прямоугольник плотной бумаги так, чтобы он закрывал узел и концы нити
- 6Сделайте на наклейке заверительную надпись, проставьте подписи и оттиск печати (при наличии) так, чтобы печать частично заходила на лист
- 7Снимите зажимы и проверьте, что все листы свободно перелистываются и нумерация читается
Нить не должна быть слишком тонкой (порвётся при перелистывании) и слишком толстой (переплёт получится грубым, листы будут топорщиться). Оптимально — нить в два сложения средней толщины.
Как оформить заверительную надпись: образец
На бумажной наклейке, закрывающей узел, пишется заверительная надпись. Строго утверждённой формы для неё нет, но сложившаяся практика предполагает указание количества листов, подписи ответственных лиц и дату.
Образец формулировки:
В настоящей кассовой книге пронумеровано,
прошнуровано и скреплено печатью ______ (количество
прописью) листов.
Руководитель ____________ /И.О. Фамилия/
Главный бухгалтер ________ /И.О. Фамилия/
«___» __________ 20___ г.
М.П. (при наличии)
Количество листов указывайте и цифрой, и прописью — это исключает исправления. Оттиск печати ставится так, чтобы часть его приходилась на наклейку, а часть — на последний лист книги: это дополнительная защита от переклейки.
Проверка результата и хранение
Как проверить результат
Сквозная, без пропусков и дублей, совпадает с данными 1С
Есть пропуски, дубли или расхождение с программой
Листы держатся плотно, свободно перелистываются, нить не провисает
Листы болтаются, нить порвана или перетянута, текст зашит
Количество листов указано прописью, есть подписи и печать
Только цифра, нет подписей, печать не заходит на лист
Все листы за период на месте, подписи кассира и бухгалтера проставлены
Есть листы без подписей или отсутствуют листы за отдельные дни
Сшитая кассовая книга хранится в организации в течение срока, установленного правилами архивного хранения для кассовых документов, — как правило, не менее пяти лет. Доступ к книге ограничьте: хранение обычно организуют в сейфе или закрываемом шкафу у главного бухгалтера.
Отчёты кассира с приложенными приходными и расходными ордерами брошюруются отдельно от самой книги — не смешивайте эти два комплекта в один переплёт.
Бумажная и электронная книга: что выбрать
Сравнение вариантов
Подходит организациям с небольшим числом кассовых операций и без настроенной электронной подписи. Требует ручной прошивки, заверения и физического хранения.
Листы подписываются электронной подписью, прошивка и печать не требуются. Нужна настроенная квалифицированная электронная подпись и порядок хранения электронных документов.
Выбор фиксируется в учётной политике или внутреннем регламенте кассовой дисциплины. Переход с бумажной книги на электронную в середине периода нежелателен: начатый бумажный комплект доведите до конца и прошейте, а электронное ведение запустите с нового периода.
Что важно запомнить
Книгу сшивают один раз после окончания ведения: нумерация проверена, листы подписаны, прошивка нитью в 2–3 прокола, концы нити закрыты наклейкой с заверительной надписью, подписями руководителя и главбуха и печатью. Электронную книгу с ЭП сшивать не нужно.
Частые вопросы
Можно ли сшивать кассовую книгу степлером вместо нити?
Нет. Скобы степлера легко извлекаются и не обеспечивают защиту от подмены листов. Устоявшаяся практика и смысл требования о прошивке предполагают именно нить с выводом концов на оборот и заверительной наклейкой.
Нужно ли сшивать книгу, если кассовых операций было мало?
Да, если книга ведётся на бумаге. Даже несколько листов за период оформляются как прошитый и заверенный комплект. Альтернатива — вести книгу в электронном виде с электронной подписью, тогда прошивка не требуется.
Кто должен подписывать заверительную надпись?
Руководитель организации и главный бухгалтер. Если главного бухгалтера в штате нет и учёт ведёт сам руководитель, достаточно его подписи с соответствующей пометкой. У индивидуального предпринимателя подписывает сам предприниматель.
Что делать, если в прошитой книге обнаружилась ошибка?
Исправления в уже заверенной книге не вносят. Книгу распарывают, исправляют данные в 1С, перепечатывают нужные листы, прошивают комплект заново и оформляют новую заверительную надпись с актуальной датой и количеством листов.
Обязательна ли печать на заверительной наклейке?
Печать ставится при её наличии. Если организация отказалась от печати, в надписи вместо «скреплено печатью» указывают только «пронумеровано и прошнуровано», а отметку «М.П.» не проставляют.
Как долго хранить сшитую кассовую книгу?
Срок хранения кассовых документов определяется правилами архивного хранения и составляет, как правило, не менее пяти лет. Точный срок проверьте по перечню типовых архивных документов, применимому к вашей ситуации.