Учет и Финансы · 11 мин
Как списываются материалы в 1С Бухгалтерия
Как списать материалы в 1С Бухгалтерия 8.3: документы, способы оценки, проводки, требование-накладная, списание в производство и на расходы.
Списание материалов — одна из самых частых складских операций в учете: сырье уходит в производство, канцтовары — на хозяйственные нужды, материалы — на ремонт или брак. В 1С Бухгалтерия 8.3 для этого есть несколько документов, и выбор зависит от того, куда именно уходит материал: в производство, на общехозяйственные расходы или в мусор из-за порчи.
Важно понимать, что списание — это не просто уменьшение остатка на складе. Программа одновременно формирует бухгалтерские проводки (обычно дебет счета затрат, кредит счета 10 «Материалы»), рассчитывает стоимость списания по выбранному методу оценки и отражает операцию в налоговом учете. Ошибка в документе приведет к искажению себестоимости и остатков.
Ниже разобраны все основные способы списания материалов в типовой конфигурации 1С Бухгалтерия 8.3: каким документом пользоваться, как настроить счета учета, как проверить результат и каких ошибок чаще всего допускаются бухгалтеры.
Какие документы используются для списания материалов
В типовой конфигурации есть три основных инструмента. Первый — «Требование-накладная»: универсальный документ для передачи материалов в производство, на общехозяйственные нужды, на ремонт и прочие цели. Находится в разделе «Склад» → «Требования-накладные» или «Производство» → «Требования-накладные».
Второй — «Списание товаров» (раздел «Склад»). Он применяется, когда материал списывается не в затраты, а из-за порчи, недостачи, истечения срока годности. Стоимость в этом случае относится на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» или на прочие расходы (91.02).
Третий вариант — списание через документы производства: «Отчет производства за смену» и «Акт об оказании производственных услуг», где материалы подставляются автоматически по спецификации выпускаемой продукции. Это удобно, если расход сырья строго связан с объемом выпуска.
Сравнение вариантов
Подходит для передачи материалов в производство и на хозяйственные нужды. Гибкий выбор счета затрат, но номенклатуру и количество нужно вводить вручную.
Для порчи, недостачи, утилизации. Не заменяет передачу в производство — счет списания обычно 94 или 91.
Автоматически списывает материалы по спецификации при выпуске продукции. Требует настроенных спецификаций, иначе работать не будет.
Подготовка: что проверить перед списанием
Перед тем как создавать документ, убедитесь, что материал действительно числится на складе в нужном количестве. Откройте отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» 10 или «Остатки на складах» и сверьте остаток по конкретной номенклатуре. Если остатка нет или он отрицательный, списание либо не проведется, либо уйдет в минус — программа при проведении покажет предупреждение.
Проверьте карточку номенклатуры: у позиции должен быть вид номенклатуры «Материалы» (или аналогичный, с типом «Запасы»). От вида номенклатуры зависит, какой счет учета программа подставит автоматически — для материалов это обычно 10.01 «Сырье и материалы».
Также убедитесь, что в учетной политике (раздел «Главное» → «Учетная политика») задан способ оценки материально-производственных запасов. В 1С Бухгалтерия доступны «По средней» и «ФИФО». От этого зависит сумма, по которой материал будет списан.
Списание материалов через «Требование-накладную»
Откройте раздел «Склад» → «Требования-накладные» и нажмите «Создать». Заполните шапку: дату, склад, с которого уходит материал, и организацию, если их в базе несколько.
На закладке «Материалы» добавьте позиции: выберите номенклатуру из справочника, укажите количество. Счет учета (10.01) программа подставит автоматически по виду номенклатуры — при необходимости его можно изменить вручную в табличной части.
На закладке «Счет затрат» укажите, куда списывается материал: счет 20.01 «Основное производство» — если в производство; 26 «Общехозяйственные расходы» — канцтовары, хозяйственные нужды офиса; 25 «Общепроизводственные расходы» — нужды цеха; 44 «Расходы на продажу» — упаковка, рекламные материалы. Для счетов 20 и 25 обязательно заполните аналитику: подразделение, номенклатурную группу, статью затрат.
- 1Откройте «Склад» → «Требования-накладные» → «Создать»
- 2Укажите дату, склад и организацию
- 3На закладке «Материалы» добавьте номенклатуру и количество
- 4На закладке «Счет затрат» выберите счет списания и заполните аналитику
- 5Нажмите «Провести» и откройте «Дт/Кт» — проверьте проводки и суммы
После проведения нажмите кнопку «Дт/Кт», чтобы увидеть проводки. Типовая запись: Дт 20.01 (26, 25, 44) — Кт 10.01 на сумму, рассчитанную по методу оценки. Если сумма выглядит неожиданной, проверьте способ оценки и наличие партий по другим ценам.
Списание материалов заказчика
Если вы перерабатываете давальческое сырье, оно учитывается на забалансовом счете 003.01 «Материалы на складе». В требовании-накладной для таких материалов устанавливается счет учета 003.01, и при списании в производство формируется проводка по кредиту 003.01 без дебетовой части — стоимость сырья заказчика в ваши затраты не попадает.
Списание при порче, недостаче и инвентаризации
Когда материал испорчен, просрочен или его недостача выявлена при инвентаризации, используйте документ «Списание товаров» (раздел «Склад»). В нем указывается склад, номенклатура, количество и счет списания.
Если виновник не установлен или недостача в пределах норм естественной убыли, сумма обычно относится на счет 94 с последующим распределением на затраты или на виновное лицо (счет 73.02). Если материал просто утилизируется как отходы, допустимо списание на 91.02 «Прочие расходы» с соответствующей статьей прочих доходов и расходов.
Обратите внимание: списание по недостаче должно подтверждаться первичными документами — актом инвентаризации, актом о порче. Сам по себе документ в 1С не заменяет обоснование для налогового учета.
Автоматическое списание при выпуске продукции
Если материалы расходуются строго по норме на единицу продукции, настройте спецификации: в карточке выпускаемой продукции откройте вкладку «Спецификации» и перечислите состав — какие материалы и в каком количестве уходят на единицу изделия.
Затем при оформлении документа «Отчет производства за смену» (раздел «Производство») на закладке «Материалы» нажмите «Заполнить» → «Заполнить по спецификации». Программа рассчитает расход материалов пропорционально выпуску и при проведении спишет их проводкой Дт 20.01 — Кт 10.01.
Этот способ снижает риск арифметических ошибок, но требует актуальных спецификаций. Если рецептура изменилась, а спецификацию не обновили, материалы спишутся по старой норме — и остатки разойдутся с фактом.
Если фактический расход сырья регулярно отличается от спецификации (отходы, технологические потери), заведите отдельную требование-накладную на досписание разницы в конце месяца, а не корректируйте спецификацию «под факт» каждый раз — так проще контролировать отклонения.
Как проверить результат списания
После проведения документов сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 10 за период. Оборот по кредиту покажет общую сумму списанных материалов, а остаток на конец должен совпадать с фактическими складскими запасами.
Для детальной проверки используйте отчеты «Анализ счета» по счету 10 (видно, на какие счета затрат ушли материалы) и «Карточка счета» по конкретной номенклатуре — там видна каждая операция с документом-источником. Отрицательные остатки в разрезе номенклатуры или складов — признак ошибки: либо лишнее списание, либо неоприходованное поступление.
Также полезно сверить сумму затрат на счете 20 с данными производственного отчета: если списанное сырье сильно расходится с нормой на выпущенный объем, где-то ошибка в количестве или аналитике.
Как проверить результат
Дт счета затрат — Кт 10.01, сумма соответствует расчету по методу оценки
Проводок нет, неверный счет или сумма равна нулю
Остатки положительные, соответствуют складу
Отрицательный остаток по номенклатуре или складу
Заполнены подразделение, статья затрат, номенклатурная группа
Пустая аналитика — расходы не распределятся корректно при закрытии месяца
Типичные ошибки при списании материалов
Самая распространенная ошибка — неверный счет затрат. Например, канцтовары для офиса списывают на 20.01 вместо 26, из-за чего завышается себестоимость продукции и искажается расчет налога на прибыль. Всегда выбирайте счет по экономическому смыслу расхода.
Вторая частая проблема — списание количества, которого нет на складе. Программа может провести документ «в минус», если настройки не запрещают отрицательные остатки. В результате при закрытии месяца появляются некорректные суммы оценки и ошибки в расчете себестоимости.
Третья ошибка — путаница с НДС при списании на не облагаемые налогом цели. Если материал, по которому НДС был принят к вычету, списывается на операции, не облагаемые НДС, налог может подлежать восстановлению. В таких ситуациях лучше проконсультироваться с профильным специалистом по налоговому учету.
Частые вопросы
Почему документ «Требование-накладная» не проводится?
Чаще всего причина в отсутствии остатка на складе: программа сообщит, какого материала и в каком количестве не хватает. Также проверьте, заполнены ли склад в шапке и счет затрат с обязательной аналитикой. Если период закрыт для редактирования (установлена дата запрета), документ тоже не проведется — это видно по сообщению при проведении.
Какой способ оценки материалов выбрать — по средней или ФИФО?
Для бухгалтерского учета допустимы оба метода, для налогового учета — также «по средней» и ФИФО. Метод «по средней» проще и сглаживает колебания цен, ФИФО точнее отражает стоимость остатков при росте цен. Главное — закрепить выбор в учетной политике и не менять его в течение года.
Можно ли списать материалы сразу при покупке, минуя склад?
Да, если материалы сразу передаются в использование (например, канцтовары), в документе «Поступление (акты, накладные, УПД)» можно указать счет затрат вместо счета 10 — тогда стоимость сразу попадет на расходы. Но для контроля сохранности многие организации все же оприходуют на 10 счет и списывают требованием-накладной.
Как распечатать требование-накладную по форме М-11?
Откройте проведенный документ, нажмите кнопку «Печать» и выберите «Требование-накладная (М-11)». Программа сформирует унифицированную форму с заполненными полями: номенклатура, количество, счета, подписи. При необходимости доступна и произвольная печатная форма «Требование-накладная».
Что делать, если после списания обнаружилась ошибка в количестве?
Если период открыт, отмените проведение документа, исправьте количество и проведите заново. Если месяц закрыт, оформите корректирующий документ в текущем периоде: при излишнем списании — возврат материала на склад (документ «Возврат материалов из производства» или оприходование), при недостаточном — дополнительную требование-накладную на разницу.
Нужно ли списывать материалы, переданные подотчетному лицу?
Нет, передача сотруднику — это не списание. Материалы числятся на счете 10 до тех пор, пока сотрудник не отчитается об их использовании авансовым отчетом или актом расхода. Списание на затраты оформляется только после подтверждения фактического расхода.
Что важно запомнить
Основной инструмент списания материалов — «Требование-накладная»: материалы уходят с кредита счета 10 в дебет счета затрат по методу оценки из учетной политики. Для порчи и недостач используйте «Списание товаров», для автоматического расхода по нормам — «Отчет производства за смену» со спецификациями. Перед списанием проверяйте остатки, после — проводки и ОСВ по счету 10, а любые списания подтверждайте первичными документами.