Учет и Финансы · 12 мин
Как списываются косвенные расходы в 1С
Разбираем, как в 1С списываются косвенные расходы: настройка учетной политики, методы распределения счетов 25 и 26, закрытие месяца и типичные ошибки.
Косвенные расходы в 1С — это затраты, которые нельзя напрямую отнести на конкретную продукцию, заказ или номенклатурную группу: аренда офиса, зарплата администрации, амортизация общехозяйственного оборудования. В бухгалтерском учете они накапливаются на счетах 25 «Общепроизводственные расходы» и 26 «Общехозяйственные расходы», а в конце месяца списываются либо на себестоимость продукции (счет 20), либо напрямую на финансовый результат (счет 90.08).
Способ списания определяется учетной политикой организации и настраивается в программе один раз, после чего закрытие выполняется автоматически регламентной операцией «Закрытие месяца». Ошибки чаще всего возникают не при самом списании, а на этапе настройки: неверно выбран метод распределения, не заполнена аналитика статей затрат или методы распределения не назначены для части расходов.
Ниже разобраны настройки для 1С:Бухгалтерии 8.3 как наиболее распространенной конфигурации. Логика в 1С:ERP и 1С:Комплексной автоматизации аналогична, отличаются названия разделов и детализация аналитики.
Что относится к косвенным расходам и на каких счетах они собираются
В бухгалтерском учете косвенные расходы делятся на две группы. Общепроизводственные (счет 25) связаны с обслуживанием производства: зарплата цехового персонала управления, содержание цехов, ремонт производственного оборудования. Общехозяйственные (счет 26) обеспечивают деятельность организации в целом: зарплата дирекции и бухгалтерии, аренда офиса, консультационные услуги.
Отнесение затраты к прямой или косвенной определяется не видом расхода, а аналитикой. Один и тот же вид затрат (например, аренда) может быть прямым, если арендуется конкретная производственная линия, и косвенным — если это офис управления. В 1С это решается выбором счета затрат и статьи затрат в первичном документе.
В налоговом учете по налогу на прибыль действует своя классификация: косвенные расходы (кроме отдельных исключений) признаются в полном объеме в том периоде, в котором понесены, а прямые распределяются на остатки незавершенного производства и готовую продукцию. Перечень прямых расходов организация закрепляет в учетной политике, и в 1С он настраивается отдельно от бухгалтерского.
Настройка учетной политики: выбор способа списания
Основной переключатель находится в разделе «Главное → Учетная политика» на закладке «Затраты» (в ряде релизов — «Расходы»). Для общехозяйственных расходов доступны два варианта.
Первый вариант — «В себестоимость продукции, работ, услуг»: счет 26 закрывается на счет 20 (или 23) с распределением по аналитике. Второй — «В качестве управленческих расходов» (директ-костинг): счет 26 списывается напрямую на счет 90.08 «Управленческие расходы» без распределения на себестоимость продукции. Выбранный метод должен соответствовать тому, что закреплено в приказе об учетной политике организации.
Сравнение вариантов списания счета 26
Подходит производственным компаниям, формирующим полную себестоимость. Требует настройки методов распределения и базы распределения.
Проще: распределение не нужно, расходы сразу уменьшают финансовый результат. Не подходит, если учетная политика требует полной себестоимости.
Альтернативы нет: общепроизводственные расходы всегда распределяются на производство, директ-костинг для них не применяется.
Дополнительно в учетной политике проверьте флажок «Выпуск продукции» или «Оказание производственных услуг» — без него счета 20 и 25 могут не закрываться корректно, а часть операций закрытия месяца будет пропущена.
Методы распределения косвенных расходов
Если расходы распределяются на производство, программе нужно указать, по какому правилу делить суммы между номенклатурными группами, подразделениями или заказами. Это делается в регистре сведений «Методы распределения косвенных расходов» (ссылка доступна из формы учетной политики или через «Все функции»).
Для каждой комбинации «организация — счет затрат — подразделение — статья затрат» задается база распределения. Если для конкретной статьи метод не задан, программа использует метод по умолчанию, указанный в учетной политике, а при его отсутствии может распределить расходы некорректно или оставить остаток на счете.
| База распределения | Когда применять | Особенность |
|---|---|---|
| Выручка | Услуги, торговля, разнородная продукция | Расходы делятся пропорционально выручке по номенклатурным группам |
| Плановая себестоимость | Серийное производство с плановыми ценами | Требуется заполненный плановый цены (документ «Установка цен номенклатуры») |
| Оплата труда | Трудоемкое производство | Деление пропорционально прямой зарплате по аналитике |
| Материальные затраты | Материалоемкое производство | Пропорция по прямым материальным расходам |
| Прямые затраты | Универсальный вариант | Пропорция по всей сумме прямых расходов |
| Объем выпуска | Однородная продукция в натуральных единицах | Не подходит при разных единицах измерения |
Как выполняется закрытие месяца
Списание косвенных расходов выполняется регламентной обработкой «Закрытие месяца» (раздел «Операции → Закрытие месяца»). В рамках обработки работают операции «Закрытие счетов 20, 23, 25, 26» и «Закрытие счетов 90, 91». Перед запуском убедитесь, что все первичные документы месяца проведены, зарплата начислена, а амортизация рассчитана — эти операции формируют сами суммы к распределению.
Порядок действий стандартный: выберите месяц, нажмите «Выполнить закрытие месяца». Программа последовательно выполнит все операции. Зеленая отметка означает успешное выполнение, красная — ошибку, по которой нужно открыть расшифровку и устранить причину.
- 1Проверьте учетную политику: метод списания счета 26 и флажки выпуска продукции/услуг
- 2Заполните регистр «Методы распределения косвенных расходов» для счетов 25 и 26
- 3Проведите все документы месяца, начислите зарплату и амортизацию
- 4Запустите «Операции → Закрытие месяца» и дождитесь выполнения операции закрытия счетов 20, 23, 25, 26
- 5Проверьте результат по оборотно-сальдовой ведомости: конечное сальдо по 25 и 26 должно быть нулевым
Если учетная политика предусматривает директ-костинг, счет 26 закрывается проводкой Дт 90.08 — Кт 26 на всю накопленную сумму. Если выбрано распределение в себестоимость, программа формирует проводки Дт 20 — Кт 26 (и Дт 20 — Кт 25) по каждой номенклатурной группе и подразделению пропорционально выбранной базе.
Как проверить результат списания
Главный контрольный инструмент — оборотно-сальдовая ведомость по счетам 25 и 26 за закрытый месяц. Конечное сальдо по обоим счетам в бухгалтерском учете должно быть нулевым: все собранное за месяц должно уйти либо в себестоимость, либо на 90.08. Остаток на счете 25 или 26 после закрытия месяца — признак проблемы с настройкой.
Для анализа распределения откройте справку-расчет «Распределение косвенных расходов» (доступна из формы закрытия месяца по ссылке на операцию). В ней видно, какая сумма, по какой базе и на какую аналитику распределена. Сверьте пропорции с ожидаемыми: например, если база — выручка, доля расходов на номенклатурную группу должна совпадать с долей ее выручки.
Как проверить результат
Конечное сальдо равно нулю
Есть остаток — метод распределения не задан или база равна нулю
Суммы распределены по всем номенклатурным группам с оборотами
Часть аналитики без распределения, появилась строка с ошибкой
Одна проводка Дт 90.08 — Кт 26 на полную сумму
Проводки Дт 20 — Кт 26 при выбранном директ-костинге — учетная политика настроена иначе
Дополнительно сверьте бухгалтерский и налоговый учет. В налоговом учете косвенные расходы по налогу на прибыль списываются на 90.08 или в состав расходов текущего периода по своим правилам, поэтому между БУ и НУ могут возникать временные разницы — при применении ПБУ 18/02 они должны быть отражены автоматически.
Типичные ошибки и их причины
Самая частая ситуация — остаток на счете 26 после закрытия месяца. Причины: не задан метод распределения для конкретной статьи затрат, база распределения за месяц равна нулю (нет выручки или прямых затрат), либо в учетной политике выбран вариант распределения, но не заполнен регистр методов.
Вторая распространенная ошибка — расходы «повисают» из-за аналитики. Если в статье затрат указан вид расхода, не предусмотренный для распределения, или подразделение в документе отличается от подразделения в методе распределения, программа не находит правило. Проверяйте соответствие аналитики в первичных документах и в регистре методов.
Особенности для услуг, торговли и непроизводственных организаций
Организации, оказывающие услуги, чаще всего используют директ-костинг: счет 26 закрывается на 90.08, а счет 25 обычно не применяется. Если услуги оказываются по нескольким номенклатурным группам и требуется себестоимость по каждой, выбирается распределение на 20 счет с базой «выручка» или «прямые затраты».
В торговле счета 25 и 26 для основной деятельности, как правило, не используются: затраты учитываются на счете 44 «Расходы на продажу», который закрывается на 90.07. Если счет 26 в торговой организации все же применяется (например, для управленческих расходов), логичен вариант директ-костинга, поскольку распределять общехозяйственные расходы на товары не требуется.
Для налогового учета по налогу на прибыль перечень прямых расходов настраивается в разделе «Главное → Налоги и отчеты → Налог на прибыль» (ссылка «Перечень прямых расходов» в ряде релизов — через регистр «Методы определения прямых расходов»). Все, что не включено в перечень, считается косвенным и списывается в расходы текущего периода автоматически при закрытии месяца.
Что важно запомнить
Списание косвенных расходов выполняется автоматически при закрытии месяца, но корректность полностью зависит от настройки: метода списания счета 26 в учетной политике и заполненного регистра методов распределения. Контроль результата — нулевое сальдо по счетам 25 и 26 и сверка справки-расчета распределения.
Частые вопросы
Почему после закрытия месяца остался остаток на счете 26?
Чаще всего не задан метод распределения для конкретной статьи затрат или подразделения, либо база распределения за месяц равна нулю (нет выручки, прямых затрат или плановой себестоимости). Откройте регистр «Методы распределения косвенных расходов» и проверьте, что для всех используемых статей есть правила, а база в текущем месяце имеет ненулевое значение.
Что выбрать: списание 26 счета на 20 или на 90.08?
Выбор должен соответствовать учетной политике организации. Директ-костинг (90.08) проще и подходит услугам и компаниям без требования к полной себестоимости. Распределение на 20 нужно производству, формирующему полную себестоимость продукции. Менять метод можно, как правило, только с начала года с изменением учетной политики.
Можно ли закрыть счет 25 методом директ-костинга?
Нет. Общепроизводственные расходы по правилам бухгалтерского учета всегда включаются в себестоимость продукции и распределяются на счет 20 или 23. Директ-костинг применяется только к счету 26.
Как списываются косвенные расходы в налоговом учете?
По налогу на прибыль косвенные расходы признаются в полном объеме в периоде их возникновения. В 1С перечень прямых расходов задается отдельной настройкой, все остальное программа считает косвенным и списывает автоматически при закрытии месяца. Между БУ и НУ из-за разных правил могут возникать временные разницы.
Что делать, если расходы распределились не на те номенклатурные группы?
Проверьте справку-расчет распределения: какие суммы вошли в базу. Обычно причина в том, что по части номенклатурных групп нет базы (выручки или прямых затрат) либо выбрана неподходящая база распределения. Скорректируйте метод в регистре и перезапустите закрытие месяца за текущий период.
Нужно ли списывать косвенные расходы вручную операцией?
Нет, в штатном режиме это делает регламентная операция закрытия месяца. Ручные проводки по счетам 25 и 26 допустимы только в нестандартных ситуациях и должны быть обоснованы, иначе они нарушат автоматическое распределение и отчетность.