Учет и Финансы · 12 мин
Как списывать в 1С 8.3: инструкция по основным операциям
Пошаговая инструкция по списанию в 1С 8.3: материалы в производство, товары, основные средства, ГСМ и дебиторская задолженность. Документы, проводки, ошибки.
Списание в 1С 8.3 — это снятие актива или обязательства с учёта с отражением операции в проводках. В зависимости от объекта списывают материалы в производство, товары при порче или недостаче, основные средства при выбытии, топливо по путевым листам и безнадёжную дебиторскую задолженность. Для каждого случая в программе предусмотрен свой документ, и выбирать его нужно строго по характеру операции: от этого зависят проводки, налоговый учёт и корректность отчётности.
Общий принцип одинаков во всех конфигурациях на платформе 8.3 (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, ERP): создаётся документ, заполняются табличная часть и счета учёта, документ проводится, после чего результат проверяется по оборотно-сальдовой ведомости и карточке счёта. Ошибка на любом из этих шагов приводит к зависшим остаткам, отрицательным количествам на складе или расхождениям между бухгалтерским и налоговым учётом.
Ниже разобраны основные сценарии списания в типовой «1С:Бухгалтерии 8.3» как наиболее распространённой конфигурации, с указанием документов, счетов и контрольных точек. В других конфигурациях названия документов могут отличаться, но логика учёта сохраняется.
Что подготовить перед списанием
Прежде чем создавать документ списания, убедитесь, что в базе корректно заполнены исходные данные. Для материалов и товаров проверьте остатки на складе: откройте отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» (счета 10, 41) или «Остатки товаров на складах» и убедитесь, что списываемое количество фактически числится в учёте. Списание при нулевом или отрицательном остатке приведёт к «красным» остаткам и ошибкам при расчёте себестоимости.
Второй шаг — проверка аналитики. У номенклатуры должны быть правильно заполнены счета учёта (устанавливаются в карточке номенклатуры или через «Счета учёта номенклатуры»), у склада — признак типа (оптовый, розничный, НТТ), у подразделений — соответствие учётной политике. Если счета не заданы, документ либо не проведётся, либо сформирует проводки на неправильные счета.
Третий момент — первичные документы-основания. Списание без основания (акта на списание, путевого листа, приказа о ликвидации ОС, решения о признании долга безнадёжным) — это нарушение, которое при проверке приведёт к снятию расходов. В 1С реквизит «Основание» или ссылка на документ-основание заполняется до проведения.
Списание материалов в производство и на расходы
Основной документ для списания материалов — «Требование-накладная» (раздел «Склад» или «Производство» → «Требования-накладные»). Создайте новый документ, укажите склад, с которого списываются материалы, и заполните табличную часть «Материалы»: номенклатура, количество, счёт учёта (обычно 10.01).
На закладке «Счёт затрат» укажите, куда списывается стоимость: на 20 «Основное производство» с указанием номенклатурной группы и статьи затрат — если материалы идут в производство; на 25, 26 или 44 — если это общепроизводственные, общехозяйственные нужды или расходы на продажу. От выбора счёта зависит, попадёт ли сумма в себестоимость продукции или в косвенные расходы.
После заполнения нажмите «Провести» и откройте движения документа (кнопка «Дт/Кт» или «Показать проводки»). Должна сформироваться проводка Дт счёта затрат — Кт 10.01 на стоимость списанных материалов. Стоимость рассчитывается по способу оценки МПЗ, заданному в учётной политике (в типовой Бухгалтерии 8.3 — по средней стоимости).
- 1Откройте «Склад» → «Требования-накладные» → «Создать»
- 2Укажите склад и дату списания
- 3Заполните табличную часть: номенклатура и количество
- 4На закладке «Счёт затрат» выберите счёт, подразделение, статью затрат
- 5Проведите документ и откройте проводки (Дт/Кт)
- 6Проверьте остаток по счёту 10 в ОСВ — он должен уменьшиться на списанное количество
Списание материалов при использовании в производстве продукции
Если материалы списываются под конкретный выпуск продукции, альтернативой требованию-накладной служит документ «Отчёт производства за смену»: на закладке «Материалы» можно заполнить расход по спецификации автоматически. Это удобнее, когда состав продукции типовой: программа сама рассчитает количество каждого материала по нормам спецификации.
Списание товаров: порча, недостача, собственные нужды
Для списания товаров используется документ «Списание товаров» (раздел «Склад» → «Списание товаров»). Укажите склад, добавьте товары в табличную часть и выберите счёт списания. Типовые варианты: 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — если причина ещё выясняется или виновник не установлен; 91.02 «Прочие расходы» — если порча признана и виновных нет; 44 — если товар расходуется на собственные нужды продаж (например, образцы).
Если списание оформляется по результатам инвентаризации, правильнее сначала создать документ «Инвентаризация товаров», заполнить его фактическими остатками и на его основании сформировать «Списание товаров» — программа перенесёт в документ только расхождения. Так цепочка «учётные данные → факт → списание» будет документально замкнута.
Обратите внимание на налоговый учёт: расходы на недостачу и порчу принимаются для налога на прибыль только в пределах норм естественной убыли либо при подтверждённом отсутствии виновных лиц. В документе для статьи затрат проверьте признак принятия в налоговом учёте, иначе программа отнесёт сумму не туда.
Списание основных средств
Выбытие основного средства при физическом износе, поломке или ликвидации оформляется документом «Списание ОС» (раздел «ОС и НМА» → «Выбытие ОС» → «Списание ОС»). Создайте документ, выберите объект ОС в табличной части — программа подтянет первоначальную стоимость и накопленную амортизацию — и укажите статью прочих расходов и причину списания.
При проведении формируется комплект проводок: списание первоначальной стоимости (Кт 01), списание амортизации (Дт 02), отнесение остаточной стоимости на прочие расходы (Дт 91.02). Если при демонтаже получены материалы или запчасти, их оприходуют отдельным документом «Оприходование товаров» на счёт 10 с одновременным отражением прочего дохода.
Основание для списания — приказ руководителя и акт о списании (форма ОС-4 или самостоятельно разработанная). Проверьте, что амортизация начислена по месяц списания включительно: сначала выполните регламентную операцию «Амортизация и износ ОС» в закрытии месяца, затем проводите списание.
Списание ГСМ по путевым листам
Топливо списывается документом «Путевой лист» (в разделе «Покупки» или «ОС и НМА», в зависимости от релиза) либо через «Требование-накладную», если путевые листы в программе не ведутся. В путевом листе указываются автомобиль, маршрут, пробег и расход топлива по норме и по факту.
Нормативный расход рассчитывается по формуле из методических рекомендаций Минтранса (норма на 100 км, скорректированная на поправочные коэффициенты), фактический — по показаниям остатков в баке. В бухгалтерском учёте списывается фактический расход, а для налога на прибыль организация вправе закрепить в учётной политике либо нормы Минтранса, либо собственные обоснованные нормы.
Проводка типовая: Дт 20 (23, 25, 26, 44) — Кт 10.03 «Топливо». Проверьте, что субконто на счёте 10.03 (номенклатура, склад, партия) заполнены корректно — при заправке по топливным картам топливо сначала приходуется на склад поставщика или подотчётное лицо, и списание должно идти с той же аналитики.
Списание дебиторской и кредиторской задолженности
Безнадёжная дебиторская задолженность списывается документом «Списание задолженности» (раздел «Продажи» или «Покупки» → «Расчёты с контрагентами»). В документе выбирается контрагент, договор и сумма долга; в поле «Способ списания» указывается, за счёт чего погашается долг: резерва по сомнительным долгам (счёт 63) или прочих расходов (91.02).
Основание для списания — истечение срока исковой давности (в общем случае три года), ликвидация должника или невозможность взыскания, подтверждённая постановлением пристава. До списания проведите инвентаризацию расчётов (документ «Инвентаризация расчётов с контрагентами» или акт сверки) и оформите приказ руководителя.
Кредиторская задолженность с истёкшим сроком давности списывается тем же документом, но в доходы (Дт 60, 76 — Кт 91.01). Пропуск такой операции — частая ошибка: «вечные» остатки на 60 и 62 счетах искажают баланс и приводят к вопросам при аудите.
Как выбрать действие
Проверка результата после списания
После проведения любого документа списания выполните контроль. Откройте «Оборотно-сальдовую ведомость по счёту» для соответствующего счёта (10, 41, 01, 60, 62) и убедитесь, что остаток уменьшился на списанную сумму и количество, а отрицательных значений нет. Для детализации используйте «Карточку счёта» — в ней видно, каким документом сформирована каждая проводка.
Если списание влияет на расходы, проверьте закрытие месяца: затратные счета 20, 25, 26, 44 должны корректно распределиться или закрыться. Ошибки в аналитике списания (неверная статья затрат, незаполненное подразделение) всплывают именно на этапе закрытия месяца в виде незакрытых счетов или неверной себестоимости.
Как проверить результат
Остаток уменьшился на списанную сумму, отрицательных значений нет
Сумма не изменилась или появился минус — документ не проведён или списано больше, чем числилось
Дебет — счёт затрат или расходов, кредит — счёт актива, аналитика заполнена
Пустые субконто, неверный счёт, проводки отсутствуют
Регламентные операции выполняются без ошибок, затратные счета закрываются
Ошибки «не указана статья затрат», незакрытые остатки на 20, 25, 26
Частые вопросы
Что делать, если документ списания не проводится?
Читайте сообщение об ошибке: чаще всего это нехватка остатка на складе, незаполненные счета учёта номенклатуры или закрытый период (дата запрета редактирования). Проверьте остатки по отчёту, заполните счета в карточке номенклатуры и убедитесь, что у пользователя есть права на проведение в этом периоде.
Можно ли списать материалы операцией, введённой вручную?
Технически можно, но делать этого не стоит: ручная операция формирует только бухгалтерские проводки и не двигает регистры партионного и складского учёта. В результате остатки по бухгалтерскому и складскому учёту разойдутся, а расчёт себестоимости станет некорректным. Используйте типовой документ.
Как отменить ошибочное списание?
Если ошибка обнаружена в текущем периоде, пометьте документ на удаление или распроведите его — остатки восстановятся автоматически. Если период закрыт, создайте корректирующий документ текущей датой (сторно или обратную операцию), не редактируя закрытый период напрямую.
Куда списывать недостачу, если виновник установлен?
Сначала сумма относится на счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», затем на счёт 73.02 «Расчёты по возмещению материального ущерба» с указанием сотрудника. Удержание из зарплаты отражается в зарплатных документах. Списывать недостачу сразу на расходы при установленном виновнике нельзя.
Нужно ли списывать кредиторскую задолженность, которую никто не требует?
Да. После истечения срока исковой давности (в общем случае три года) кредиторка подлежит списанию во внереализационные доходы. Оставлять её на балансе нельзя — это искажает отчётность и создаёт налоговые риски. Списание оформляется по итогам инвентаризации расчётов на основании приказа.
Как списать материалы, если ведётся учёт по нескольким складам?
В документе списания обязательно указывайте тот склад, на котором числится материал. Если материал физически на другом складе, сначала оформите «Перемещение товаров», затем списание. Проверить распределение остатков по складам поможет ОСВ по счёту 10 с группировкой по складам.
Что важно запомнить
Каждому виду списания в 1С 8.3 соответствует свой типовой документ: «Требование-накладная» для материалов, «Списание товаров» для товаров, «Списание ОС» для основных средств, «Списание задолженности» для долгов. Не используйте ручные проводки, проверяйте остатки до списания и контролируйте результат по ОСВ и закрытию месяца.