Учет и Финансы · 12 мин
Как списывать материалы в 1С:Бухгалтерия 8
Как правильно списать материалы в 1С:Бухгалтерия 8: документ «Требование-накладная», способы оценки, списание в производство и на расходы, проверка проводок и типичные ошибки.
Списание материалов в 1С:Бухгалтерия 8 выполняется документом «Требование-накладная» (в отдельных сценариях — «Передача материалов в эксплуатацию» или списание в составе производства). Документ формирует проводки по дебету счета затрат (20, 25, 26, 44 и др.) и кредиту счета 10 «Материалы», уменьшая складские остатки и относя стоимость ценностей на расходы.
Корректность списания зависит от трёх вещей: настроенного способа оценки МПЗ (ФИФО или по средней), правильно указанного счета затрат и наличия достаточного остатка на складе. Если хотя бы одно условие нарушено, программа либо не проведёт документ, либо сформирует ошибочные проводки, которые всплывут при закрытии месяца.
Ниже разобраны основные сценарии: списание в производство, на общехозяйственные нужды, материалов заказчика, а также проверка результата и типичные ошибки, из-за которых возникают отрицательные остатки и разницы в себестоимости.
Подготовка: что проверить перед списанием
Перед созданием документа списания убедитесь, что материалы фактически оприходованы в программе. Откройте отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 10» (раздел «Отчеты») и проверьте остатки по нужной номенклатуре и складу. Если остатка нет или он меньше списываемого количества, документ либо не проведется (при запрете отрицательных остатков), либо создаст «минус», который придется разбирать позже.
Второй обязательный шаг — проверить способ оценки МПЗ. Откройте «Главное» → «Учетная политика» и посмотрите, какой метод установлен: ФИФО или по средней стоимости. От этого зависит, какую сумму программа отнесет на затраты. Менять способ оценки можно только с начала года, поэтому в течение периода работайте с тем методом, который зафиксирован.
Также убедитесь, что у номенклатуры правильно заполнен вид номенклатуры (например, «Материалы»), поскольку от него могут подставляться счета учета по умолчанию. Настройка счетов находится в «Справочники» → «Номенклатура» по ссылке «Счета учета номенклатуры».
Списание материалов документом «Требование-накладная»
Основной инструмент списания — документ «Требование-накладная». Он находится в разделе «Склад» → «Требования-накладные» (в некоторых интерфейсах — «Производство» → «Требования-накладные»). Нажмите «Создать» и заполните шапку: дату, склад, с которого списываются материалы, и организацию.
На вкладке «Материалы» добавьте номенклатуру и количество. Счет учета (10.01, 10.05 и т.д.) подставится автоматически из настроек номенклатуры — проверьте его. На вкладке «Счет затрат» укажите, куда относится стоимость: счет затрат, подразделение, номенклатурную группу и статью затрат. Именно эта аналитика определяет, как расходы попадут в себестоимость или в косвенные расходы.
После заполнения нажмите «Провести». Программа сформирует проводки вида Дт 20.01 (25, 26, 44) — Кт 10.01 на сумму, рассчитанную по методу оценки из учетной политики. Проверить проводки можно кнопкой «Дт/Кт» в форме документа.
- 1Откройте «Склад» → «Требования-накладные» и нажмите «Создать»
- 2Укажите дату, организацию и склад списания
- 3На вкладке «Материалы» добавьте номенклатуру и количество
- 4На вкладке «Счет затрат» укажите счет, подразделение и статью затрат
- 5Проведите документ и проверьте проводки кнопкой «Дт/Кт»
- 6Сверьте остатки по счету 10 после списания
Выбор счета затрат: куда списывать материалы
Счет затрат определяет экономический смысл операции, и ошибка здесь искажает отчетность. Материалы, идущие непосредственно в выпуск продукции, списывают на счет 20.01 «Основное производство» с указанием номенклатурной группы выпуска. Материалы на содержание цеха — на счет 25 «Общепроизводственные расходы», на нужды управления — на счет 26 «Общехозяйственные расходы».
Если материалы расходуются на продажу (упаковка, расходники отдела сбыта), используется счет 44 «Расходы на продажу». Хозяйственные материалы для офиса также можно списывать на 26-й счет со статьей затрат с нужным видом расхода — от вида расхода зависит, как сумма попадет в налоговый учет и декларацию по налогу на прибыль.
Обратите внимание на статью затрат: для прямых расходов в налоговом учете вид расхода должен быть «Материальные расходы», иначе программа отнесет сумму к косвенным. Расхождение прямых и косвенных расходов между бухгалтерским и налоговым учетом — частая причина вопросов при проверке декларации.
Сравнение вариантов
Материалы в состав конкретной продукции. Требует указания номенклатурной группы; сумма войдет в себестоимость выпуска.
Материалы на нужды цеха без привязки к конкретному изделию. Распределяются при закрытии месяца.
Материалы на управленческие и офисные нужды. В зависимости от настроек закрываются на 20-й счет или сразу на 90.08 (директ-костинг).
Материалы, расходуемые при реализации: тара, упаковка, рекламные материалы.
Списание материалов в производство и передача в эксплуатацию
Если материалы списываются под конкретный выпуск продукции, удобнее использовать документ «Отчет производства за смену» (раздел «Производство»): при заполнении вкладки «Материалы» по спецификации программа спишет комплектующие автоматически вместе с выпуском готовой продукции. Это исключает расхождения между выпущенной продукцией и израсходованным сырьем.
Отдельный случай — малоценные материалы и инвентарь, которые передаются сотрудникам или подразделениям на длительный срок (спецодежда, инструмент). Для них предназначен документ «Передача материалов в эксплуатацию» (раздел «Склад»). Он позволяет списать стоимость сразу или распределить её, сохранив количественный учет за материально ответственным лицом на забалансовом счете МЦ.
Выбор между «Требованием-накладной» и «Передачей в эксплуатацию» принципиален: первый документ полностью снимает ценности с учета, второй сохраняет контроль за имуществом после списания стоимости. Если спецодежду списать обычной требованием-накладной, учет выданного имущества по сотрудникам будет утерян.
Как выбрать действие
Особые случаи: давальческое сырье и недостачи
Материалы заказчика (давальческое сырье) учитываются на забалансовом счете 003 и не являются собственностью организации. Списываются они той же «Требованием-накладной», но со счетом учета 003.01 «Материалы на складе» → 003.02 «Материалы, переданные в производство». Проводки формируются только по забалансовому учету, без влияния на затраты и финансовый результат.
Списание недостач и порчи оформляется иначе: сначала документом «Инвентаризация товаров на складе» фиксируется расхождение, затем на его основании создается «Списание товаров». Сумма относится на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», а дальнейшее отнесение — на виновное лицо (73) или на прочие расходы (91.02) — зависит от результатов расследования. Списывать недостачу обычной требованием-накладной нельзя: это исказит налоговый учет.
Проверка результата и закрытие месяца
После проведения документов списания сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 10 и убедитесь, что остатки уменьшились на списанное количество и отрицательных значений нет. Затем откройте анализ счета затрат (20, 25, 26) — там должны появиться обороты по дебету с корреспонденцией со счетом 10.
Итоговая стоимость списанных материалов окончательно рассчитывается при закрытии месяца (раздел «Операции» → «Закрытие месяца»), особенно при методе «по средней»: средняя цена вычисляется на конец периода, и документы, проведенные в течение месяца, могут пересчитываться регламентной операцией. Поэтому после закрытия месяца имеет смысл повторно сверить суммы списаний.
Для контроля себестоимости выпуска используйте отчет «Калькуляция себестоимости» или «Анализ себестоимости выпущенной продукции». Если сумма материалов в себестоимости не совпадает с ожиданиями, проверьте номенклатурную группу в документах списания — несовпадение аналитики между списанием и выпуском «разрывает» калькуляцию.
Как проверить результат
Остатки уменьшились, отрицательных значений нет
Красные (отрицательные) остатки по позициям
Дт счета затрат — Кт 10 с нужной аналитикой
Проводки на неправильный счет или без статьи затрат
Регламентные операции выполнены без ошибок
Ошибки «не распределены затраты» или пересчет себестоимости
Материалы попали в себестоимость нужной продукции
Материалы «висят» на 20-м счете без распределения
Типичные ошибки при списании материалов
Самая распространенная ошибка — списание при отсутствии остатка, когда поступление материалов еще не введено или введено более поздней датой. Программа спишет количество, а стоимость рассчитает некорректно или оставит «минус». Лечение простое: проверьте хронологию документов и проведите поступление до списания.
Вторая частая проблема — неверный счет затрат или пустая аналитика. Если не указать номенклатурную группу на счете 20, затраты не распределятся на выпуск и зависнут при закрытии месяца. Если не указать статью затрат на счетах 25 и 26, распределение также остановится с ошибкой.
Третья группа ошибок связана с дублированием номенклатуры: один и тот же материал заведен двумя карточками, остаток лежит на одной, а списывают другую. Перед списанием сверяйте остатки именно по той карточке, которую выбираете в документе.
Частые вопросы
Каким документом списать канцтовары для офиса?
Используйте «Требование-накладную» со счетом затрат 26 (или 44 для торговой организации) и статьей затрат с подходящим видом расхода. Если канцтовары приобретались сразу как расход без оприходования на склад, их можно отразить документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом «Услуги», минуя счет 10.
Почему документ не проводится и пишет о нехватке остатка?
На указанном складе недостаточно количества по выбранной карточке номенклатуры. Проверьте ОСВ по счету 10 с отбором по складу: возможно, остаток числится на другом складе, на другой карточке-дубле или поступление еще не проведено. Также проверьте, не включен ли запрет отрицательных остатков в настройках учета.
Как исправить ошибочно проведенное списание?
Если период еще не закрыт, откройте документ, исправьте данные и перепроведите его, либо пометьте на удаление. Если месяц закрыт, исправление может потребовать отмены закрытия месяца и повторного выполнения регламентных операций. Перед такими действиями сделайте резервную копию базы.
Чем списание по ФИФО отличается от списания по средней?
При ФИФО списывается стоимость самых ранних партий поступления, при методе «по средней» — средневзвешенная цена всех поступлений за период. В период роста цен ФИФО дает меньшую себестоимость запасов на затратах и больший остаток на складе. Метод фиксируется в учетной политике и применяется весь год.
Можно ли списать материалы без склада?
Нет, склад — обязательный реквизит документа списания, поскольку остатки на счете 10 ведутся в разрезе складов. Если складской учет в программе не ведется, используется один условный склад «Основной склад», который и указывается во всех документах.
Как распечатать форму М-11?
Откройте проведенную «Требование-накладную» и нажмите кнопку «Печать» — в списке доступных форм будет «Требование-накладная (М-11)». Унифицированная форма необязательна к применению, но многие организации используют её как первичный документ на списание материалов со склада.
Что важно запомнить
Материалы списываются «Требованием-накладной» с указанием склада, номенклатуры и счета затрат; стоимость определяется методом оценки из учетной политики. Перед списанием проверяйте остатки, после — проводки и результат закрытия месяца. Недостачи оформляйте только через инвентаризацию, спецодежду — через передачу в эксплуатацию.