Как списывать материалы в 1С: полное руководство для бухгалтера

Списание материалов — одна из самых частых складских операций в 1С. Ошибка в ней приводит к завышенной себестоимости, отрицательным остаткам на складе и расхождениям между бухгалтерским и управленческим учётом. При этом сама операция проста: нужен правильный документ, корректные счета учёта и контроль остатков после проведения.

В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия 8.3, ERP, Комплексная автоматизация, Управление нашей фирмой) материалы списываются несколькими способами: в производство, на общехозяйственные нужды, в результате инвентаризации, при порче или передаче на сторону. От цели зависит выбор документа и проводки.

Ниже разобраны все основные сценарии с конкретными действиями, счетами учёта и способами проверки результата. Инструкции применимы к актуальным версиям 1С:Бухгалтерии 8.3 и 1С:ERP; названия пунктов меню в других конфигурациях могут немного отличаться, но логика та же.

Что подготовить перед списанием материалов

До создания документа убедитесь, что база готова к корректному списанию. Проверьте три вещи: наличие материала на складе, правильность карточки номенклатуры и настройки счетов учёта. Если материал не оприходован, документ либо не проведётся, либо создаст отрицательный остаток — в зависимости от настроек программы.

Откройте отчёт «Остатки товаров на складах» (или оборотно-сальдовую ведомость по счёту 10) и найдите нужную позицию. Сверьте количество и склад: в 1С списание всегда привязано к конкретному складу, и материал может числиться на другом. Если остаток есть, но программа при проведении ругается на его отсутствие — вероятно, не совпадают характеристики, серии или организация в документе.

В карточке номенклатуры проверьте вид номенклатуры: для материалов он должен обеспечивать учёт на счёте 10.01 (сырьё и материалы) или 10.09 (инвентарь и хозяйственные принадлежности). Если карточка заведена с видом «Товары», списание пойдёт со счёта 41, что исказит отчётность.

Списание в производство и на расходы через «Требование-накладную»

Основной документ для передачи материалов в производство или на хозяйственные нужды в 1С:Бухгалтерии — «Требование-накладная». Он находится в разделе «Производство» (в некоторых версиях — «Склад»). Документ формирует проводку Дт счёта затрат — Кт 10, то есть переводит стоимость материала в расходы.

Порядок заполнения: создайте документ, укажите склад, с которого списывается материал, и добавьте позиции в табличную часть. Колонка «Счёт затрат» определяет, куда уйдёт стоимость: 20 (основное производство), 25 (общепроизводственные расходы), 26 (общехозяйственные), 44 (расходы на продажу). Для счёта 20 дополнительно заполните номенклатурную группу и статью затрат — от этого зависит корректность расчёта себестоимости продукции.

1. 1
   Откройте «Производство → Требования-накладные» и создайте новый документ
2. 2
   Укажите организацию, склад и дату списания
3. 3
   Добавьте материалы в табличную часть, проверьте количество
4. 4
   На вкладке «Счёт затрат» укажите счёт списания, подразделение, статью затрат
5. 5
   Проведите документ и откройте «Дт/Кт» для проверки проводок
6. 6
   Сформируйте ОСВ по счёту 10 и убедитесь, что остаток уменьшился корректно

После проведения нажмите кнопку «Дт/Кт» и сверьте проводки: по дебету должен стоять счёт затрат, по кредиту — 10.01 или 10.09, количество и сумма должны совпадать с табличной частью. Если сумма списания отличается от ожидаемой, проверьте метод оценки запасов в учётной политике.

Методы оценки: ФИФО и по средней

Сумма списания зависит от метода оценки МПЗ, заданного в учётной политике организации. В 1С доступны два метода: по средней стоимости и ФИФО (первым пришёл — первым ушёл). Метод един для бухгалтерского и налогового учёта и меняется только с начала года. Проверить текущую настройку можно в разделе «Главное → Учётная политика».

При методе «по средней» стоимость списания считается как средневзвешенная по всем поступлениям. При ФИФО списываются сначала самые ранние партии. На практике это означает, что один и тот же документ в разных базах даст разную сумму проводки — это не ошибка, а следствие учётной политики.

Списание по инвентаризации, порче и недостаче

Если материал испорчен, утрачен или выявлена недостача, используется документ «Списание товаров» (раздел «Склад»). В отличие от требования-накладной, он не предполагает передачи в производство — стоимость относится на прочие расходы (счёт 91.02) или на виновное лицо (счёт 94 с последующим взысканием).

Рекомендуемый порядок — сначала провести документ «Инвентаризация товаров», зафиксировать фактические остатки, а затем на его основании автоматически создать списание недостачи. Тогда количество подставится из расхождения, и ручной ввод исключён. В документе списания укажите статью прочих доходов и расходов с соответствующим видом (например, «Недостачи и потери от порчи ценностей»).

Для материалов, пришедших в негодность (просроченные, повреждённые), оформите списание с указанием причины в комментарии и приложите акт о порче. В налоговом учёте такие расходы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены, иначе их могут снять при проверке.

Списание материалов в 1С:ERP и Комплексной автоматизации

В 1С:ERP логика та же, но документы называются иначе и разделены по назначению. Передача материалов в производство оформляется документом «Передача материалов в производство» или автоматически в «Производстве без заказа» по спецификации. Списание на прочие расходы — документом «Внутреннее потребление», а списание недостач — «Списание недостач товаров».

Ключевое отличие ERP: документы формируют движения по оперативным регистрам склада, а бухгалтерские проводки создаются позже — при отражении в регламентированном учёте (обработка «Отражение документов в регл. учёте»). Поэтому проверять результат нужно дважды: по складскому отчёту «Ведомость по товарам на складах» и по ОСВ после отражения.

Сравнение вариантов списания

Требование-накладная (БП 8.3)

Передача в производство и на расходы. Подходит для большинства случаев в 1С:Бухгалтерии; проводки формируются сразу при проведении.

Списание товаров (БП 8.3)

Порча, недостача, инвентаризация. Списывает на 91.02 или 94; не подходит для передачи в производство.

Внутреннее потребление (ERP)

Расход материалов на нужды подразделений. Требует последующего отражения в регл. учёте для формирования проводок.

Производство без заказа (ERP)

Материалы списываются автоматически по спецификации при выпуске продукции. Подходит для серийного производства, требует настроенных спецификаций.

Как проверить результат списания

После проведения документа обязательно сверьте три показателя: остаток на складе, проводки и отсутствие «красных» позиций. Быстрый способ — сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счёту 10 с детализацией по номенклатуре и складам. Конечный остаток по списанной позиции должен уменьшиться ровно на списанное количество.

Для складской сверки используйте отчёт «Остатки товаров на складах» (в ERP — «Ведомость по товарам на складах»). Если бухгалтерский и складской остатки расходятся, ищите документы, проведённые только в одном из учётов, либо ручные операции.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток в ОСВ по счёту 10

Норма

Уменьшился на списанное количество, без отрицательных значений

Тревожный признак

Остаток не изменился, ушёл в минус или появился на другом складе

Проводки документа (Дт/Кт)

Норма

Дт счёта затрат — Кт 10.01/10.09, сумма соответствует методу оценки

Тревожный признак

Кредитуется счёт 41, отсутствует статья затрат или подразделение

Складской отчёт

Норма

Совпадает с бухгалтерским остатком

Тревожный признак

Расхождение количества между ОСВ и складским отчётом

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая проблема — отрицательные остатки. Они возникают, когда материал списывают раньше даты оприходования или с неправильного склада. Проверьте хронологию документов: если накладная поставщика проведена задним числом после списания, перепроведите документы в правильной последовательности.

Вторая распространённая ошибка — неверный счёт затрат. Например, канцелярию списывают на 20-й счёт вместо 26-го, и себестоимость продукции завышается. Чтобы этого избежать, настройте в карточке номенклатуры счёт списания по умолчанию или используйте типовые шаблоны документов.

Часто задаваемые вопросы

Как списать материал, которого нет на остатке?

Сначала выясните, почему остатка нет: возможно, материал не оприходован, оприходован на другой склад или под другим наименованием. Не списывайте «в минус» — найдите и проведите документ поступления или переместите материал на нужный склад, затем повторите списание.

Можно ли сторнировать списание, если ошиблись количеством?

Да. Проще всего пометить ошибочный документ на удаление и создать новый с правильными данными, если период ещё открыт. Если месяц закрыт, оформите корректировочный документ или возврат материалов на склад, чтобы не пересчитывать закрытие месяца вручную.

Чем отличается списание на 26 и на 44 счёт?

Счёт 26 — общехозяйственные расходы (канцелярия, хозтовары для офиса), счёт 44 — расходы на продажу (упаковка, материалы для отгрузки). Выбор зависит от назначения материала и влияет на распределение затрат и отчёт о финансовых результатах.

Почему сумма списания не совпадает с ценой последней закупки?

Программа списывает не по последней цене, а по методу оценки из учётной политики: средней стоимости или ФИФО. Если поступлений было несколько по разным ценам, сумма списания будет средневзвешенной — это нормально.

Как списать материалы по инвентаризации автоматически?

Создайте документ «Инвентаризация товаров», заполните фактические остатки, проведите его. Затем на основании инвентаризации введите «Списание товаров» — расхождения подставятся автоматически, и вручную ничего считать не потребуется.

Нужно ли восстанавливать НДС при списании испорченных материалов?

Вопрос спорный и зависит от причины списания. При порче в пределах норм естественной убыли НДС обычно не восстанавливается. При недостаче и хищении позиция налоговых органов — восстанавливать, хотя есть судебная практика в пользу налогоплательщиков. Решение согласуйте с главным бухгалтером с учётом суммы и рисков.