Учет и Финансы · 10 мин
Как списывается ГСМ по путевым листам в 1С
Как списать ГСМ по путевым листам в 1С:Бухгалтерии 8.3: настройка, документы, проводки Дт 20/25/44 Кт 10.3, нормы расхода топлива, типовые ошибки и проверка.
Списание горюче-смазочных материалов по путевым листам — один из самых контролируемых участков учёта: налоговая инспекция почти всегда запрашивает путевые листы при проверке расходов на транспорт. В 1С:Бухгалтерии 8.3 операция выполняется несколькими способами в зависимости от того, как организован учёт топлива: через заправку по чекам, топливные карты или талоны. Правильно настроенная цепочка «приход топлива → путевой лист → списание» даёт корректные проводки и закрытые остатки по 10 счёту.
Базовый принцип одинаков во всех конфигурациях: топливо сначала приходуется на субсчёт 10.03 «Топливо» (в аналитике по автомобилю или водителю), а затем списывается на затратные счета по данным путевого листа — фактически израсходованное количество в пределах нормы. Разница между фактом и нормой требует отдельного решения: списание по норме, акт на перерасход или экономию.
Ниже разобраны оба рабочих сценария — штатный, через документ «Путевой лист» (доступен при включённой функциональности), и ручной, через «Требование-накладную» или «Списание материалов», — а также настройка норм расхода, проводки и контроль ошибок.
Что нужно настроить в 1С перед списанием ГСМ
До первого списания проверьте четыре вещи: учётную политику, функциональность программы, справочники и остатки топлива. Без этой подготовки документы либо не будут доступны, либо сформируют неверные проводки.
В разделе «Главное → Функциональность» на закладке «Запасы» включите флажок «Путевые листы» — после этого в разделе «Покупки» появится журнал «Путевые листы». Там же убедитесь, что ведётся складской учёт, если топливо хранится в баках или на складе ГСМ.
В справочнике «Номенклатура» создайте позиции топлива (АИ-92, АИ-95, дизтопливо) с видом номенклатуры «Топливо» — именно вид определяет счёт учёта 10.03. В справочнике «Транспортные средства» заведите автомобили с указанием нормы расхода топлива на 100 км, если планируете автоматический расчёт.
- 1Главное → Функциональность → Запасы: включить «Путевые листы»
- 2Создать номенклатуру топлива с видом «Топливо» (счёт 10.03)
- 3Завести автомобили в справочнике «Транспортные средства» с нормой расхода
- 4Оприходовать топливо: чеки, топливные карты или талоны
- 5Проверить остаток по 10.03 в разрезе автомобилей/водителей
Как оприходовать топливо до списания
Списать можно только то, что оприходовано. Вариант оприходования зависит от способа закупки ГСМ, и от него же зависит аналитика счёта 10.03.
Заправка по авансовым отчётам (чеки АЗС)
Водитель покупает топливо за наличные или по корпоративной карте и прикладывает чеки к авансовому отчёту. В документе «Авансовый отчёт» на закладке «Оплата» или через добавление товара указывается номенклатура топлива, количество в литрах и счёт 10.03. Важно: в аналитике укажите автомобиль или водителя — иначе при списании не с чем будет сверять остаток.
Топливные карты и талоны
При работе с топливной картой топливо оплачивается поставщику авансом (Дт 60.02), а по итогам месяца на основании отчёта оператора (реестра транзакций) оформляется «Поступление (акты, накладные)» с количеством фактически отпущенных литров. Списание по путевым листам затем выполняется в обычном порядке. Отчёт оператора и путевые листы должны сходиться по литрам — расхождение означает либо неучтённый остаток в баке, либо ошибку.
Списание ГСМ штатным документом «Путевой лист»
Если функциональность включена, основной рабочий инструмент — документ «Путевой лист» в разделе «Покупки». Он одновременно фиксирует рейс и списывает топливо по норме.
Порядок заполнения: укажите организацию, автомобиль, водителя, дату и маршрут. В табличной части «Маршрут» внесите точки следования и пробег. На закладке «Топливо» программа рассчитает расход по норме, заданной в карточке транспортного средства: расход = пробег × норма / 100. При необходимости норму можно скорректировать вручную (например, с учётом зимней надбавки или работы кондиционера — такие повышающие коэффициенты должны быть закреплены приказом руководителя).
При проведении документ формирует проводку Дт затратного счёта Кт 10.03 на стоимость списанного топлива. Затратный счёт выбирается в документе: 20 — для производственного транспорта, 25 и 26 — для общепроизводственных и управленческих нужд, 44 — для торговых организаций и доставки.
Ручное списание через «Требование-накладную»
Если штатные путевые листы не используются (например, путевые листы ведутся в бумажном виде или в другой программе), топливо списывается документом «Требование-накладная» из раздела «Склад» или «Производство». Это допустимый и распространённый вариант, но вся ответственность за расчёт нормы ложится на бухгалтера.
В документе укажите склад, счёт затрат и статью затрат (например, «ГСМ» или «Транспортные расходы»). В табличной части выберите номенклатуру топлива и количество литров, рассчитанное вне 1С по формуле: расход = пробег по путевому листу × норма / 100. Проводки будут аналогичны штатному варианту: Дт 20/25/26/44 Кт 10.03.
Удобная практика — списывать топливо одним требованием-накладной в конце месяца по каждому автомобилю, приложив к документу реестр путевых листов и расчёт нормы. Это упрощает проверку и хранение первички.
Два способа списания
Подходит при регулярных рейсах и небольшом парке: норма считается автоматически, путевой лист хранится в базе. Ограничение — списание только по норме, нет гибких сценариев.
Подходит при бумажных путевых листах и сводном списании раз в месяц. Минус — расчёт нормы вручную, выше риск арифметической ошибки.
Нормы расхода топлива и налоговый учёт
Для налога на прибыль расходы на ГСМ не нормируются законодательно — но они должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. На практике безопасный вариант — утвердить приказом нормы расхода (можно ориентироваться на методические рекомендации Минтранса или данные завода-изготовителя) и списывать топливо в их пределах.
Перерасход сверх нормы не запрещён, но требует обоснования: акт о техническом состоянии, объяснение водителя, приказ руководителя. Необоснованный перерасход налоговая может исключить из расходов и доначислить налог на прибыль, а при выплате компенсации водителю — возникнут вопросы по НДФЛ.
Зимние надбавки (обычно до 10–20% в зависимости от региона), надбавки за городской цикл, кондиционер и обкатку применяются к базовой норме и должны быть закреплены в том же приказе. В 1С при штатном списании итоговую норму вводят уже с учётом надбавки в карточке ТС или корректируют вручную в документе.
Проводки и проверка результата
После проведения документов проверьте результат по отчётам. Основной инструмент — «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 10.03» с группировкой по автомобилям или сотрудникам. Остаток на конец месяца должен соответствовать топливу в баках по последним путевым листам (остаток на выезде = остаток на возвращении).
Типовые проводки: Дт 10.03 Кт 60.01 (71) — оприходование топлива; Дт 20 (23, 25, 26, 44) Кт 10.03 — списание по путевому листу. НДС по топливу выделяется при поступлении (Дт 19.03) и принимается к вычету при наличии счёта-фактуры; по чекам АЗС без счёта-фактуры НДС к вычету обычно не принимается.
Как проверить результат
Остаток по каждому авто равен топливу в баке по последнему путевому листу
Отрицательный остаток или зависшая сумма без количества
Литры ≈ пробег × норма / 100 с учётом надбавок
Расход заметно выше нормы без акта на перерасход
Дт затратного счёта Кт 10.03, заполнена статья затрат
Счёт 10.01 вместо 10.03 или пустая аналитика затрат
Типичные ошибки при списании ГСМ
Самая частая проблема — отрицательные остатки по 10.03: топливо списали, а оприходовать забыли или оприходовали на другую аналитику (другой автомобиль). Программа при проведении без контроля остатков может этого не заметить, и ошибка всплывёт при закрытии месяца или инвентаризации.
Вторая группа ошибок — методологические: списание по факту без сверки с нормой, отсутствие приказа о нормах, использование счёта 10.01 вместо 10.03, списание полной стоимости топливной карты авансом вместо постепенного списания по мере заправок. Каждая из этих ошибок либо искажает себестоимость, либо создаёт налоговые риски.
FAQ по списанию ГСМ в 1С
Можно ли списывать ГСМ без путевого листа?
Для обоснования расходов в налоговом учёте путевой лист — стандартное и ожидаемое подтверждение. Формально судебная практика допускает иные документы (договоры аренды, GPS-отчёты, акты), но на практике отсутствие путевых листов почти гарантированно приводит к спору с инспекцией. Безопаснее оформлять путевые листы хотя бы в упрощённом виде.
Как списать топливо, если автомобиль личный, а не служебный?
Расходы на ГСМ по личному автомобилю сотрудника обычно покрываются компенсацией за использование личного транспорта (статья 188 ТК РФ), а не списанием топлива с 10.03. Компенсация оформляется приказом и начисляется через зарплатный участок; топливо в этом случае вообще не проходит по складскому учёту организации.
Почему в документе «Путевой лист» не подтягивается топливо?
Проверьте три вещи: включена ли функциональность «Путевые листы», заведён ли автомобиль в справочнике «Транспортные средства» с указанной нормой расхода и есть ли остаток топлива по 10.03 в нужной аналитике. Чаще всего причина — пустая норма расхода в карточке ТС.
Как списывать ГСМ по путевым листам в 1С:УНФ или УТ?
В 1С:Управление нашей фирмой есть собственный документ «Путевой лист» в разделе «Компания», который списывает топливо на затраты автоматически. В УТ 11 специализированного документа нет — используют «Внутреннее потребление товаров» с ручным расчётом нормы, аналогично требованию-накладной в Бухгалтерии.
Что делать с остатком топлива в баке на конец месяца?
Остаток остаётся на счёте 10.03 в аналитике автомобиля и переходит на следующий месяц. Списывается только фактически израсходованное (в пределах нормы) количество. При инвентаризации остаток по учёту сверяется с замером топлива в баке.
Нужно ли распечатывать путевой лист из 1С?
Если путевой лист оформлен в 1С, его можно распечатать на бумаге для подписи водителем — подпись обязательна, электронный документ без неё первичкой не считается. Альтернатива — вести путевые листы бумажно, а в 1С отражать только списание топлива сводным документом за месяц.
Что важно запомнить
Цепочка учёта ГСМ: оприходование на 10.03 → путевой лист с пробегом и маршрутом → списание по норме проводкой Дт затрат Кт 10.03. Нормы утверждаются приказом, остаток в баке сверяется с ОСВ по 10.03, перерасход оформляется отдельным актом. В 1С:Бухгалтерии используйте штатный «Путевой лист» или «Требование-накладную» при бумажном учёте.