Как списывается 94 счёт в 1С 8.3: порядок закрытия недостач и потерь

Счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — промежуточный счёт, на котором фиксируются выявленные при инвентаризации или приёмке недостачи, порча товаров и материалов. Сам по себе он не должен «висеть» с остатком: по итогам расследования суммы со счёта 94 списываются на виновных лиц (73), на финансовый результат (91.2), на расходы производства или в пределах норм естественной убыли — на счета затрат (20, 25, 26, 44).

В 1С:Бухгалтерии 8.3 списание счёта 94 выполняется либо автоматически документом «Инвентаризация товаров на складе» (для типовых ситуаций), либо вручную — через «Операции, введённые вручную», когда нужна нестандартная корреспонденция. Выбор способа зависит от причины недостачи и того, установлено ли виновное лицо.

Ниже разобраны все основные сценарии закрытия счёта 94: от типовой инвентаризации до ручных проводок, а также контроль остатка по счёту и типичные ошибки, из-за которых счёт «не закрывается».

Какие проводки используются при списании со счёта 94

Направление списания определяется причиной недостачи и решением руководства по итогам проверки. Основные корреспонденции:

• Дт 73.02 Кт 94 — недостача отнесена на виновного сотрудника (расчёты по возмещению материального ущерба);
• Дт 91.02 Кт 94 — виновные не установлены или суд отказал во взыскании, сумма относится на прочие расходы;
• Дт 20 (25, 26, 44) Кт 94 — потери в пределах норм естественной убыли списываются на затраты;
• Дт 76 Кт 94 — недостача предъявлена поставщику или транспортной компании;
• Дт 99 Кт 94 — потери от чрезвычайных ситуаций (пожар, авария).

Если по рыночной стоимости взыскание с виновного превышает учётную стоимость недостачи, разница отражается проводкой Дт 73.02 Кт 98.04 с последующим списанием на прочие доходы по мере погашения задолженности.

Автоматическое списание через инвентаризацию товаров

Типовой путь для складских недостач — документ «Инвентаризация товаров на складе» (раздел «Склад» → «Инвентаризация товаров»). В нём фиксируются учётные и фактические остатки, программа сама рассчитывает расхождения.

После проведения инвентаризации на её основании создаются два документа: «Оприходование товаров» (для излишков) и «Списание товаров» (для недостач). Документ списания формирует проводку Дт 94 Кт 41 (10, 43) — недостача ставится на счёт 94.

1. 1
   Откройте «Склад» → «Инвентаризация товаров» и создайте документ, заполнив склад и ответственное лицо.
2. 2
   Используйте кнопку «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе», затем внесите фактические количества.
3. 3
   Проведите документ и по кнопке «Создать на основании» сформируйте «Списание товаров».
4. 4
   Проверьте проводки списания: должна быть запись Дт 94 Кт 41 (или 10, 43).
5. 5
   Создайте операцию вручную для списания со счёта 94 на 73.02 или 91.02 после принятия решения по виновным.

Ручное списание через «Операции, введённые вручную»

Когда недостача уже стоит на счёте 94 (проведена инвентаризация или приёмка с расхождениями), закрытие выполняется документом «Операция» (раздел «Операции» → «Операции, введённые вручную» → «Создать» → «Операция»).

В табличную часть добавляется проводка: дебет — счёт назначения (73.02 с указанием сотрудника, или 91.02 со статьёй прочих доходов и расходов «Недостачи и потери от порчи ценностей»), кредит — 94 с аналитикой, по которой числится недостача. Сумма указывается по данным инвентаризационной ведомости.

Если недостача относится к материалам и списывается в пределах норм естественной убыли, в дебете указывается счёт затрат с соответствующей статьёй затрат (вид расходов — материальные расходы), чтобы сумма корректно попала в налоговый учёт.

Перед ручной операцией откройте карточку счёта 94 и посмотрите аналитику зависшей суммы: субконто «Номенклатура», «Склад», «Партия». В проводке списания аналитика должна совпадать полностью — иначе по счёту останется «хвост», который будет мешать при закрытии месяца.

Списание недостачи на виновное лицо

При установленном виновнике сумма относится на счёт 73.02 «Расчёты по возмещению материального ущерба». В проводке Дт 73.02 Кт 94 обязательно указывается сотрудник в субконто «Работники организации».

Дальнейшее удержание из зарплаты оформляется в зарплатном блоке (удержание по исполнительным документам или разовое удержание), в бухгалтерском учёте это отражается проводкой Дт 70 Кт 73.02. Если сотрудник вносит сумму в кассу — Дт 50 Кт 73.02 на основании приходного кассового ордера.

Удержание из зарплаты ограничено трудовым законодательством: при отсутствии соглашения о полной материальной ответственности взыскание ограничено средним месячным заработком, а ежемесячный размер удержаний имеет предельную долю. Проверьте эти ограничения до оформления приказа.

Списание на прочие расходы, если виновные не установлены

Если виновное лицо не выявлено, либо суд отказал во взыскании, недостача списывается проводкой Дт 91.02 Кт 94. В субконто счёта 91.02 выбирается статья прочих доходов и расходов с видом, соответствующим недостачам, у которой снят признак «Принимается к налоговому учёту», если расход не подтверждён документально.

Для налогового учёта ключевое значение имеет документальное подтверждение отсутствия виновных лиц (например, постановление о приостановлении уголовного дела). Без него расход в налоговом учёте не признаётся, и в учёте возникает постоянная разница. В 1С это контролируется настройкой статьи прочих расходов.

Как проверить, что счёт 94 закрылся полностью

После всех операций сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 94 (раздел «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту»). Конечное сальдо должно быть нулевым либо соответствовать недостачам, по которым решение ещё не принято.

Для детальной проверки используйте «Карточку счёта» 94 с группировкой по субконто: видно, какая номенклатура и по какому складу осталась незакрытой. Также полезен «Анализ субконто» по сотрудникам для счёта 73.02 — он показывает текущую задолженность виновных лиц.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо по счёту 94 в ОСВ

Норма

Нулевое или равно сумме недостач без принятого решения

Тревожный признак

Остаток по уже решённым инвентаризациям

Аналитика в проводке списания

Норма

Субконто совпадает с аналитикой зависшей суммы

Тревожный признак

Проводка без субконто или с другим складом — остаток раздваивается

Статья расходов на 91.02

Норма

Настройка налогового учёта соответствует наличию подтверждающих документов

Тревожный признак

Расход принят в НУ без основания

Типичные ошибки при списании счёта 94

Чаще всего проблемы возникают из-за несовпадения аналитики: недостача стоит на 94 по одному складу, а списывается с другим. В результате появляются одновременно дебетовый и кредитовый «хвосты». Лечится корректировкой ручной операции с правильным заполнением субконто.

Вторая распространённая ошибка — списание напрямую с 41 на 91.02, минуя счёт 94. Это нарушает методологию: инвентаризационные расхождения должны проходить через 94, иначе искажается отчётность и контроль по виновным лицам.

Частые вопросы по закрытию счёта 94

Почему после документа «Списание товаров» счёт 94 не закрылся?

Документ «Списание товаров» только ставит недостачу на счёт 94 (Дт 94 Кт 41). Закрытие счёта — отдельный этап: нужна ручная операция на 73.02 или 91.02 после принятия решения по итогам инвентаризации.

Можно ли списать счёт 94 прошлого периода?

Да, но операция датируется датой принятия решения руководством. Если прошлый период закрыт и отчётность сдана, потребуется корректировка текущим периодом с учётом правил исправления ошибок в бухучёте.

Что делать, если недостача выявлена при приёмке от поставщика?

Её отражают проводкой Дт 94 Кт 60 (или 76) по фактической стоимости, затем предъявляют претензию поставщику: Дт 76.02 Кт 94. После возмещения задолженность по 76.02 закрывается поступлением товара или денег.

Как списать потери в пределах норм естественной убыли?

Ручной операцией Дт 20 (25, 26, 44) Кт 94 со статьёй материальных затрат. Сверхнормативная часть относится на виновных или на 91.02 и в налоговом учёте не принимается.

Нужен ли счёт 94 при порче, а не недостаче?

Да. Порча ценностей тоже проходит через 94: Дт 94 Кт 41 (10) по фактической себестоимости испорченного имущества, далее списание по тем же правилам, что и недостача.