Учет и Финансы · 10 мин
Как списать затраты в 1С: практическое руководство
Как списать затраты в 1С: настройка счетов учёта, документы списания материалов и услуг, закрытие месяца, типичные ошибки и проверка результатов.
Списание затрат в 1С — это перевод понесённых расходов с материальных или расчётных счетов на счета затрат (20, 25, 26, 44 и другие) либо напрямую на финансовый результат. Конкретный способ зависит от вида затрат: материалы списываются одним документом, услуги — другим, а общепроизводственные и общехозяйственные расходы распределяются регламентной операцией при закрытии месяца.
Ошибки при списании приводят к искажению себестоимости, завышению или занижению налога на прибыль и вопросам при проверках. Поэтому важно не только знать, какой документ создать, но и понимать, как программа проведёт его по счетам и как проверить результат.
Ниже разобраны основные сценарии списания затрат в 1С:Бухгалтерии 8 (ред. 3.0): от настройки учётной политики до контроля проводок после закрытия месяца. Материал применим и к другим конфигурациям, где логика учёта затрат устроена аналогично.
Проверьте учётную политику и настройки перед списанием
Способ списания затрат программа берёт из учётной политики. Откройте раздел «Главное» → «Учётная политика» и проверьте ключевые параметры: метод оценки МПЗ при списании (ФИФО или по средней), порядок учёта общехозяйственных расходов (в себестоимость продаж «директ-костинг» или распределение на выпуск), способ распределения косвенных затрат.
Если организация оказывает услуги и не ведёт складского учёта, убедитесь, что в параметрах учёта отключены ненужные функции — лишние включённые опции (производство, розничная торговля) добавляют обязательные аналитики и усложняют документы.
Отдельно проверьте план счетов: к счетам затрат должны быть подключены нужные субконто — «Подразделения», «Номенклатурные группы», «Статьи затрат». Если аналитики не хватает, добавьте её до начала ввода документов, иначе расходы не распределятся корректно.
Списание материалов в производство и на расходы
Основной документ для списания материалов — «Требование-накладная» (раздел «Производство» или «Склад»). В шапке укажите склад, в табличной части — номенклатуру и количество, на закладке «Счёт затрат» — счёт списания (20.01 для основного производства, 25, 26, 44.01 для прочих целей), подразделение и статью затрат.
При проведении программа рассчитает стоимость списания по методу, заданному в учётной политике: по средней — исходя из остатков на момент списания, по ФИФО — по партиям поступления. Проводки будут вида Дт 20.01 (25, 26, 44) Кт 10.01.
Если материалов не хватает на складе
При попытке списать больше, чем числится в остатках, программа либо не проведёт документ, либо спишет «в минус» — зависит от настройки «Разрешить списание запасов при отсутствии остатков» в параметрах учёта. Отрицательные остатки по счёту 10 — верный признак ошибки: не вовремя оприходовано поступление или указан не тот склад.
- 1Откройте «Производство» → «Требования-накладные» и создайте новый документ
- 2Заполните склад и табличную часть: номенклатура, количество
- 3На закладке «Счёт затрат» укажите счёт списания, подразделение, статью затрат и номенклатурную группу
- 4Проведите документ и откройте «Дт/Кт» — проверьте проводки и суммы
- 5Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 10: остатков «в минус» быть не должно
Списание затрат на услуги и работы сторонних организаций
Услуги сторонних контрагентов отражаются документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги». В табличной части укажите номенклатуру услуги, а в колонке «Счета учёта» — счёт затрат: 20, 25, 26, 44.01 или 91.02 для прочих расходов. Программа сразу сформирует проводку Дт счёта затрат Кт 60.01.
Для регулярных услуг (аренда, связь, коммунальные платежи) удобно настроить шаблоны или копировать документы прошлых периодов, чтобы не ошибиться в счетах и статьях затрат. Статья затрат определяет, как расход будет распределяться и признаваться в налоговом учёте: прямые, косвенные или внереализационные.
Если услуга относится к нескольким периодам (например, страхование или подписка на ПО), не списывайте её сразу на затраты — используйте счёт 97 «Расходы будущих периодов», и программа будет списывать сумму равномерно при закрытии месяца.
Закрытие месяца: распределение косвенных затрат
Затраты, собранные на счетах 25 и 26, списываются регламентной операцией «Закрытие месяца» (раздел «Операции»). Программа распределяет общепроизводственные расходы на основное производство пропорционально базе, указанной в учётной политике (зарплата, материальные затраты, выручка), а общехозяйственные — либо на выпуск, либо напрямую на счёт 90.08 при методе «директ-костинг».
Перед запуском закрытия убедитесь, что все первичные документы месяца введены и проведены, зарплата начислена, а остатки по складу неотрицательные. После выполнения операции откройте справки-расчёты — они показывают, какая база распределения применена и куда ушла каждая сумма.
Как проверить результат закрытия месяца
Сальдо на конец месяца равно нулю (или равно НЗП по 20-му счёту)
Остаются остатки — не заполнена база распределения или аналитика
Списанная себестоимость ушла на 43 или 90.02, остаток — только незавершённое производство
Вся сумма висит на 20-м счёте — не оформлен выпуск продукции или отчёт производства
Расходы списаны на 90.07, остаток — только транспортные расходы на остаток товаров
Полное сальдо без списания — не выполнена операция закрытия 44 счёта
Списание затрат на торговлю и прочие расходы
Торговые организации собирают расходы на счёте 44 «Расходы на продажу»: доставка, аренда торговых точек, реклама, зарплата продавцов. При закрытии месяца эти суммы списываются на счёт 90.07 «Расходы на продажу». Транспортные расходы на доставку товаров распределяются между реализованными товарами и остатком на складе — программа делает это автоматически по правилам статьи 320 НК РФ.
Разовые расходы, не связанные с основной деятельностью (штрафы, курсовые разницы, банковские комиссии), отражайте на счёте 91.02 через соответствующие документы: списание с расчётного счёта, начисление пени или ручную операцию. Для банковских комиссий документ «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Прочее списание» сам предложит счёт 91.02.
Ручные операции — когда без них не обойтись
Документ «Операция, введённая вручную» (раздел «Операции») используйте только для корректировок, которые нельзя оформить типовым документом: исправление счёта затрат прошлого периода, списание безнадёжной дебиторки за счёт резерва, перенос аналитики. Каждую ручную проводку снабжайте содержательным комментарием — при аудите операции без пояснений вызывают больше всего вопросов.
Типичные ошибки и контроль результата
Чаще всего проблемы возникают не из-за самих документов, а из-за аналитики: неверная статья затрат отправляет расход не в ту строку декларации, а пустая номенклатурная группа не даёт закрыть 20-й счёт. Контролируйте результат не по отдельным документам, а по отчётам после закрытия месяца.
Полезный приём — сформировать «Анализ счёта» по 20, 25, 26 и 44 за месяц и сверить обороты с первичкой: суммы по документам должны совпадать с дебетовыми оборотами, а кредитовые обороты — с себестоимостью в отчёте о финансовых результатах.
Часто задаваемые вопросы
Куда списывать затраты, если организация применяет УСН «доходы минус расходы»?
Документы те же — требование-накладная, поступление услуг. Разница в признании расхода для налога: при УСН затраты признаются после оплаты поставщику, а материальные расходы — после оплаты и оприходования. Программа отслеживает эти условия автоматически по регистрам УСН, главное — корректно вводить оплаты и не править их вручную.
Что делать, если при закрытии месяца 20 счёт не закрывается полностью?
Проверьте три вещи: оформлен ли документ выпуска продукции или оказания услуг, совпадает ли номенклатурная группа в затратах и в выпуске, не является ли остаток обоснованным незавершённым производством. Если НЗП действительно есть, оформите документ «Инвентаризация НЗП» — тогда остаток будет подтверждён документально.
Можно ли списать затраты прошлого месяца, если документ пришёл с опозданием?
Если период ещё не закрыт и отчётность не сдана — введите документ его датой и перепроведите закрытие месяца. Если отчётность сдана, отражайте расход в текущем периоде как ошибку прошлых лет по правилам ПБУ 22/2010, а в налоговом учёте уточните декларацию за период возникновения расхода, если это приводит к занижению налога.
Как списать расходы, которые нельзя принять в налоговом учёте?
Используйте статью затрат с видом расхода «Не учитываемые в целях налогообложения» — программа отразит сумму только в бухгалтерском учёте и сформирует постоянную разницу. В налоговом учёте такой расход в расчёт базы не попадёт, а постоянное налоговое обязательство (актив) рассчитается автоматически, если применяется ПБУ 18/02.
Чем отличается списание на 26-й счёт от списания на 44-й?
Счёт 26 «Общехозяйственные расходы» применяется для управленческих затрат организаций, ведущих производство или оказывающих услуги. Счёт 44 «Расходы на продажу» — для торговых организаций и для коммерческих расходов производственных компаний. Выбор счёта определяется видом деятельности и закрепляется в учётной политике.
Почему в требовании-накладной сумма списания не совпадает с ценой последней закупки?
Программа списывает по средней стоимости или по ФИФО, а не по последней цене. Средняя рассчитывается из всех остатков на складе на момент списания, ФИФО — из стоимости самых ранних партий. Расхождение с последней закупочной ценой — нормальное поведение, а не ошибка.
Что важно запомнить
Правильное списание затрат в 1С держится на трёх опорах: корректно настроенная учётная политика, типовые документы вместо ручных операций и контроль оборотно-сальдовой ведомости после закрытия месяца. Нулевые остатки по 25 и 26 счетам, отсутствие минусов на складе и совпадение себестоимости с отчётом о финансовых результатах — признаки того, что затраты списаны верно.