Учет и Финансы · 11 мин
Как списать выданный займ в 1С: инструкция для бухгалтера
Пошаговая инструкция по списанию выданного займа в 1С:Бухгалтерии: документы, проводки, прощение долга, безнадёжная задолженность и типичные ошибки.
Организация выдала займ сотруднику, контрагенту или учредителю, а вернуть его не получается: заёмщик ликвидирован, уволен, истёк срок исковой давности или стороны договорились о прощении долга. В учёте такая сумма не может висеть бесконечно — задолженность нужно списать, иначе искажается и бухгалтерская отчётность, и налоговая база.
В 1С:Бухгалтерии 8.3 для этого нет одной «волшебной» кнопки: порядок действий зависит от причины списания. Прощение долга, безнадёжная задолженность и списание займа уволенному сотруднику оформляются разными документами и дают разные налоговые последствия. Ниже разобраны все основные сценарии с точными проводками и проверкой результата.
Инструкция ориентирована на 1С:Бухгалтерию 8.3, но логика применима и к другим конфигурациям, где ведётся учёт расчётов по займам. Перед любыми операциями со списанием сделайте резервную копию информационной базы.
Разберитесь, почему списывается займ: от этого зависят проводки
Прежде чем открывать программу, определите юридическое основание списания. От него зависят счета, документы-основания и налоговые последствия:
- Прощение долга — стороны подписывают соглашение о прощении займа. Для заёмщика-физлица возникает НДФЛ с суммы прощенного долга, для организации-кредитора — внереализационный расход, который при расчёте налога на прибыль, как правило, не учитывается.
- Безнадёжная задолженность — истёк срок исковой давности (в общем случае три года), заёмщик ликвидирован или исключён из ЕГРЮЛ, есть постановление об окончании исполнительного производства. Такой долг списывается во внереализационные расходы либо за счёт резерва по сомнительным долгам.
- Займ уволенному сотруднику — частный случай: нужно решить, будет ли долг прощён (тогда НДФЛ) или взыскиваться через суд.
- Взаимозачёт — если заёмщик одновременно ваш кредитор по другим обязательствам, долг закрывается зачётом встречных требований, а не списанием.
Как выбрать сценарий
Подготовьте документы-основания и проверьте остаток по счетам
Списание без первички — прямой путь к претензиям налоговой инспекции. Минимальный комплект: договор займа, платёжные документы о выдаче, акт сверки с заёмщиком (по возможности) и документ-основание списания — соглашение о прощении долга, выписка из ЕГРЮЛ о ликвидации, постановление пристава или приказ руководителя о списании по истечении срока давности.
Далее проверьте, на каких счетах «висит» долг. Сформируйте ОСВ по счетам 58.03 «Предоставленные займы» и 76 (или 73.01, если займ выдан сотруднику) с детализацией по контрагенту и договору. Убедитесь, что сумма основного долга и начисленные проценты отражены раздельно: проценты обычно учитываются на счёте расчётов по процентам и списываются отдельной проводкой.
Полезно также проверить, начислялись ли проценты до момента списания. Если проценты начислялись ежемесячно, но не уплачивались, вся накопленная сумма тоже подлежит списанию — не оставляйте её на счёте после закрытия основного долга.
Что проверить перед списанием
Сумма совпадает с договором и актом сверки
Расхождения с первичкой — сначала найдите причину
Отражены и будут списаны вместе с основным долгом
Проценты останутся «висеть» на счёте после списания займа
Подписано соглашение о прощении либо есть выписка из ЕГРЮЛ / постановление пристава
Основания нет — списание нельзя обосновать перед ФНС
Списание займа через «Операцию, введённую вручную»
Основной инструмент — документ «Операция, введённая вручную» (раздел «Операции» → «Операции, введённые вручную» → «Создать» → «Операция»). Он позволяет сформировать произвольные проводки по бухгалтерскому и налоговому учёту.
Типовые проводки при списании выданного займа:
- Дт 91.02 Кт 58.03 — списана сумма основного долга по займу (субконто: контрагент, договор; статья прочих доходов и расходов — например, «Списание дебиторской задолженности»).
- Дт 91.02 Кт 76 (или 73.01) — списаны начисленные, но не полученные проценты.
- Дт 63 Кт 58.03 — если ранее создавался резерв по сомнительным долгам, долг списывается за счёт резерва, а превышение — на 91.02.
В налоговом учёте заполните суммы по колонкам НУ: при безнадёжной задолженности сумма принимается во внереализационные расходы, при прощении долга — обычно не принимается (возникает постоянная разница, если вы применяете ПБУ 18/02). В статье прочих доходов и расходов установите флаг принятия к НУ в соответствии с вашей ситуацией.
- 1Откройте «Операции» → «Операции, введённые вручную» → «Создать» → «Операция»
- 2Добавьте проводку Дт 91.02 Кт 58.03, укажите контрагента, договор и статью прочих расходов
- 3Отдельной строкой спишите проценты: Дт 91.02 Кт счёт учёта процентов
- 4При наличии резерва сначала закройте его проводкой Дт 63 Кт 58.03
- 5Заполните суммы НУ и отражение в налоговом учёте, проведите документ
- 6Сформируйте ОСВ по счетам и убедитесь, что остаток по заёмщику закрыт
Списание займа, выданного сотруднику
Если займ выдан работнику, расчёты ведутся на счёте 73.01 «Расчёты по предоставленным займам». Увольнение сотрудника само по себе долг не гасит: организация вправе взыскать сумму через суд. Списание возможно при прощении долга или признании его безнадёжным.
При прощении долга сотруднику у него возникает облагаемый НДФЛ доход в размере прощенной суммы. Если сотрудник уже уволен и удержать налог невозможно, организация обязана сообщить в налоговую инспекцию о невозможности удержания (справка о доходах с соответствующим признаком). Страховые взносы на прощенный после увольнения долг, как правило, не начисляются, но вопрос спорный для действующих работников — здесь безопаснее заручиться позицией налогового консультанта.
Проводки аналогичны общему случаю: Дт 91.02 Кт 73.01 на сумму долга, отдельно отражается начисление НДФЛ (Дт 70/76 Кт 68.01), если налог удерживается из выплат сотруднику.
Зачёт встречных требований вместо списания
Если заёмщик одновременно является вашим поставщиком или заказчиком и у вас есть задолженность перед ним, списывать займ на расходы не нужно — оформите взаимозачёт. В 1С:Бухгалтерии для этого служит документ «Корректировка долга» (раздел «Покупки» или «Продажи» → «Корректировка долга»).
Выберите вид операции «Проведение взаимозачёта» (или «Зачёт задолженности»), укажите контрагента, на закладках подберите дебиторскую задолженность (ваш займ) и кредиторскую (ваш долг перед контрагентом). Программа сформирует проводки закрытия обязательств между счетами. Основание — акт взаимозачёта или заявление одной из сторон.
Взаимозачёт выгоднее списания: он не создаёт ни доходов, ни расходов и не вызывает вопросов по обоснованности. Проверяйте только, чтобы зачитывались однородные требования и не был пропущен срок исковой давности по встречному обязательству.
Сравнение способов закрытия долга
Подходит при договорённости сторон. Расход не принимается в НУ, у физлица — НДФЛ. Нужно соглашение
При сроке давности, ликвидации, безуспешном взыскании. Принимается в расходы НУ, нужны доказательства безнадёжности
При встречных обязательствах. Без налоговых последствий, оформляется «Корректировкой долга»
Проверка результата и типичные ошибки
После проведения документов сформируйте ОСВ по счетам 58.03, 73.01, 76 и 63 с отбором по контрагенту. Остатков по списанному займу быть не должно — ни по основному долгу, ни по процентам, ни в бухгалтерском, ни в налоговом учёте. Затем проверьте отчёт «Анализ счёта 91» — сумма должна попасть в прочие расходы с правильной статьёй.
Дополнительно сверьте декларацию по налогу на прибыль: безнадёжная задолженность должна попасть во внереализационные расходы, а прощенный долг — нет. При применении ПБУ 18/02 проверьте корректность отражения постоянных разниц.
Что важно запомнить
Определите основание списания (прощение, безнадёжность, взаимозачёт), соберите документы, спишите долг и проценты через «Операцию вручную» или «Корректировку долга», учтите НДФЛ по физлицам и проверьте закрытие остатков по ОСВ.
Частые вопросы
Можно ли списать займ, если заёмщик просто не отвечает и не платит?
Нет. Молчание контрагента — не основание для списания. Нужно дождаться истечения срока исковой давности (в общем случае три года с момента нарушения обязательства), получить документы о ликвидации должника или о невозможности взыскания. До этого долг числится в учёте, по нему можно создать резерв по сомнительным долгам.
Чем отличается списание в бухгалтерском и налоговом учёте?
В бухгалтерском учёте списание всегда идёт через прочие расходы (91.02) или резерв. В налоговом учёте безнадёжная задолженность принимается во внереализационные расходы, а прощенный по соглашению сторон долг — нет. Поэтому в документе важно корректно заполнить суммы НУ и настройки статьи расходов.
Как списать проценты по займу, если они начислялись, но не уплачивались?
Проценты списываются вместе с основным долгом отдельной проводкой с того счёта, где они учитывались (обычно счёт расчётов по процентам с контрагентом). Основание то же, что и для основного долга. Оставлять проценты на счёте после списания займа нельзя.
Нужно ли восстанавливать НДС при списании займа?
Денежный займ не является реализацией товаров, работ или услуг, НДС по нему не начисляется, поэтому восстанавливать нечего. Исключение — заём в неденежной форме: там передача имущества облагалась НДС, и при списании такого долга налоговые последствия нужно анализировать отдельно.
Можно ли оформить списание прошлым периодом, если обнаружили долг позже?
Технически документ можно провести задним числом, но это потребует пересчёта итогов, уточнённой отчётности и может затронуть уже сданные декларации. Безопаснее отражать списание текущей датой, когда получены документы-основания, — это соответствует правилам признания безнадёжной задолженности.
Что делать, если списанный займ заёмщик всё-таки вернул?
Возврат ранее списанного долга отражается как внереализационный доход: проводка Дт 51 (50) Кт 91.01 на поступившую сумму. В налоговом учёте сумма включается во внереализационные доходы периода поступления.