Учет и Финансы · 11 мин
Как списать в 1С Комплексная автоматизация: пошаговое руководство
Пошаговая инструкция по списанию товаров, материалов и основных средств в 1С Комплексная автоматизация: документы, проводки, проверка результата и типичные ошибки.
Списание в 1С:Комплексная автоматизация (КА 2) — это документальное оформление выбытия ценностей: товаров, материалов, основных средств, денежных средств. Конкретный документ зависит от того, что именно списывается и по какой причине: порча, недостача, передача в производство, износ или безвозмездная передача. Ошибка на этом этапе приводит к расхождениям между складским и бухгалтерским учётом, поэтому важно выбрать правильный документ и проверить его проводки.
В КА 2 учёт ведётся в двух контурах — оперативном (складском) и регламентированном (бухгалтерском и налоговом). Документы списания сначала формируют движения по оперативным регистрам, а проводки по бухгалтерскому и налоговому учёту создаются при отражении в регл. учёте — вручную или автоматически по расписанию. Если проводок нет, это ещё не значит, что списание не прошло: проверять нужно оба контура.
Ниже разобраны основные сценарии списания: товары и материалы со склада, недостачи по инвентаризации, основные средства и нематериальные активы, а также проверка результата и типичные ошибки.
Какие документы используются для списания в КА 2
Универсального документа «Списание» в Комплексной автоматизации нет — программа предлагает отдельные документы под каждый тип ценностей и причину выбытия. Выбор зависит от того, что списывается и куда оно должно попасть в учёте: на расходы, на недостачи, в производство.
| Что списываем | Документ | Раздел интерфейса |
|---|---|---|
| Материалы на расходы, хознужды | Внутреннее потребление | Склад и доставка → Внутренние документы |
| Недостача по инвентаризации | Списание недостач товаров | Склад и доставка → Инвентаризации |
| Порча, бой товаров | Порча товаров (через пересортицу/качество) | Склад и доставка |
| Основные средства | Списание ОС | Внеоборотные активы |
| Нематериальные активы | Списание НМА | Внеоборотные активы |
| Дебиторская задолженность | Списание задолженности | Продажи / Казначейство |
Если списываемые материалы должны уйти в производство как сырьё, используется не списание, а документ «Передача материалов в производство» или производственный документ — в этом случае стоимость не признаётся расходом сразу, а переходит в незавершённое производство.
Как списать товары и материалы документом «Внутреннее потребление»
Это самый частый сценарий: списание канцелярии, материалов на ремонт офиса, товаров на рекламные цели. Документ находится в разделе «Склад и доставка» → «Внутренние документы» → «Внутренние потребления». Создайте новый документ кнопкой «Создать».
В шапке укажите организацию, склад и подразделение, на которое относятся расходы. В табличной части добавьте номенклатуру и количество. Ключевое поле — статья расходов: именно она определяет, на какой счёт и аналитику уйдёт стоимость списанного. Статья расходов должна иметь подходящий вариант распределения и правило отражения в регл. учёте, иначе проводки не сформируются или уйдут не туда.
- 1Откройте «Склад и доставка» → «Внутренние документы» → «Внутренние потребления» и нажмите «Создать»
- 2Заполните организацию, склад, подразделение и дату списания
- 3Добавьте номенклатуру и количество, проверьте остатки на складе
- 4Укажите статью расходов и аналитику в каждой строке
- 5Проведите документ и проверьте движения по регистрам
- 6Убедитесь, что документ отражён в регламентированном учёте (проводки сформированы)
После проведения откройте движения документа (кнопка «Движения документа» или через «Ещё»). Документ должен сделать движения по регистрам «Товары на складах» (минус количество) и «Себестоимость товаров» (минус стоимость). Если количество списалось, а стоимость — нет, обычно причина в том, что не выполнено закрытие месяца с расчётом себестоимости.
Как списать недостачу по результатам инвентаризации
Если списание — следствие выявленной недостачи, правильный путь начинается с инвентаризации, а не с ручного списания. В разделе «Склад и доставка» → «Инвентаризации» создайте документ «Пересчет товаров» (или «Инвентаризационная опись» в зависимости от настроек), заполните фактические остатки и проведите.
По итогам пересчёта программа покажет расхождения с учётными остатками. На их основании создаётся документ «Списание недостач товаров» — его удобно ввести прямо из пересчёта кнопкой «Создать на основании». Такой документ автоматически подтянет только выявленные расхождения, и в учёте не будет лишних движений.
В документе списания недостач укажите, куда относится недостача: на виновное лицо (тогда задолженность повиснет на сотруднике) или на расходы организации. От этого выбора зависят проводки и дальнейшие действия — удержание из зарплаты или признание убытка.
Как списать основное средство или НМА
Списание основных средств выполняется в разделе «Внеоборотные активы» → «Основные средства» → «Списание ОС». В документе укажите организацию, подразделение, сам объект ОС и причину списания: физический износ, моральное устаревание, ликвидация после аварии, хищение.
При проведении программа прекращает начисление амортизации, списывает остаточную стоимость и накопленную амортизацию. Если объект не полностью самортизирован, остаточная стоимость уходит на прочие расходы. Если при ликвидации остаются материалы (металлолом, запчасти), их оприходуют отдельным документом поступления.
Для нематериальных активов логика аналогична: документ «Списание НМА» в том же разделе. Перед списанием проверьте, что по объекту нет незакрытых улучшений, модернизаций и что амортизация за текущий месяц рассчитана корректно — иначе итоговая сумма списания будет неверной.
Отражение в регламентированном учёте и проводки
В КА 2 документы списания сначала работают в оперативном контуре. Проводки по бухгалтерскому и налоговому учёту формируются механизмом отражения в регл. учёте: либо автоматически регламентным заданием, либо вручную через раздел «Регламентированный учёт» → «Отражение документов в регл. учёте».
Откройте список документов к отражению и проверьте, что ваш документ списания там присутствует и не помечен как ошибочный. Типовые причины ошибок отражения: не заполнена статья расходов, у статьи не задано правило отражения в учёте, не заполнен счёт учёта номенклатуры в группе финансового учёта.
Типовые проводки при списании материалов на расходы: Дт счёта затрат (20, 25, 26, 44, 91 в зависимости от статьи расходов) — Кт 10 (или 41 для товаров). При списании недостачи на виновное лицо — Дт 73.02 (или 94 с последующим отнесением) — Кт 10/41. Точные счета зависят от настроек плана счетов и правил отражения в вашей базе.
Как проверить результат
Списанное количество уменьшило остаток в отчёте «Ведомость по товарам на складах»
Остаток не изменился или ушёл в минус без видимой причины
В отчёте по себестоимости списанная сумма соответствует ожидаемой
Сумма нулевая или отличается — не выполнен расчёт себестоимости при закрытии месяца
Документ отражён в регл. учёте, проводки сформированы с нужными счетами
Документ в списке ошибок отражения или проводок нет
Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 10/41 уменьшилась на сумму списания
Расхождение между складским отчётом и ОСВ
Типичные ошибки и как их избежать
Большинство проблем при списании связано не с самим документом, а с настройками вокруг него: статьями расходов, группами финансового учёта номенклатуры и порядком закрытия месяца. Ниже — ошибки, которые встречаются чаще всего.
Если документ уже проведён с ошибкой, не удаляйте его в закрытом периоде: правильнее создать корректирующий или сторнирующий документ текущей датой. Удаление документов прошлых периодов приводит к расхождению с уже сданной отчётностью.
Как выбрать действие
Часто задаваемые вопросы
Почему документ списания провёлся, а проводок нет?
В КА 2 проводки формируются отдельным механизмом отражения в регламентированном учёте. Откройте «Регламентированный учёт» → «Отражение документов в регл. учёте», найдите документ и посмотрите причину ошибки. Чаще всего не заполнена статья расходов или правило отражения у неё не задано.
Как списать товар, которого нет на остатках?
Программа позволит провести документ, но образуется отрицательный остаток. Сначала разберитесь, почему остатка нет: возможно, не проведено поступление или товар числится на другом складе. Контроль отрицательных остатков выполняется при закрытии месяца.
Чем отличается списание в КА 2 от списания в 1С:Бухгалтерии?
В Бухгалтерии документ сразу формирует проводки. В КА 2 документ работает в оперативном контуре, а проводки создаются при отражении в регл. учёте. Кроме того, в КА 2 вместо «Требования-накладной» используется «Внутреннее потребление».
Можно ли отменить проведённое списание?
Да, если период открыт: распроведите или пометьте документ на удаление. В закрытом периоде удалять нельзя — оформите сторнирующий документ текущей датой, чтобы не искажать сданную отчётность.
Как списать недостачу на виновного сотрудника?
В документе «Списание недостач товаров» укажите виновное лицо в качестве аналитики отнесения. Тогда в учёте сформируется задолженность сотрудника, которую затем можно закрыть удержанием из зарплаты или внесением в кассу.
Почему сумма списания в проводках равна нулю?
Стоимость списываемых товаров определяется при расчёте себестоимости в процедуре закрытия месяца. Если месяц не закрыт, суммовых движений нет. Выполните закрытие месяца и проверьте документ повторно.
Что важно запомнить
Выбирайте документ под сценарий: «Внутреннее потребление» — для расходов, «Списание недостач» — по итогам инвентаризации, «Списание ОС/НМА» — для внеоборотных активов. Всегда заполняйте статью расходов, проверяйте движения по регистрам и отражение в регл. учёте, а себестоимость контролируйте после закрытия месяца.