Учет и Финансы · 9 мин
Как списать в 1С 8.3: пошаговая инструкция
Пошаговая инструкция по списанию в 1С 8.3: товары, материалы, основные средства и дебиторская задолженность. Документы, проводки, проверка результата и типичные ошибки.
Списание в 1С 8.3 — это операция, при которой актив (товар, материал, основное средство, дебиторская задолженность или денежные средства) снимается с учёта с отражением в бухгалтерских проводках. В зависимости от того, что именно списывается, используются разные документы: «Списание товаров», «Требование-накладная», «Списание ОС», «Списание задолженности» и другие.
Универсального документа «списать всё» в программе нет, поэтому первый шаг — определить объект списания и его причину: порча, недостача, передача в производство, истечение срока полезного использования, безнадёжный долг. От этого зависит документ, счёт затрат и налоговые последствия.
Перед любым списанием убедитесь, что у вас есть основание: акт инвентаризации, приказ руководителя, акт на списание, решение о признании долга безнадёжным. В программе документ списания должен опираться на первичный документ, иначе при проверке операцию могут признать необоснованной.
Определяем, что именно нужно списать
От типа актива зависит и документ, и счёт, и порядок отражения в налоговом учёте. Прежде чем создавать документ, ответьте на три вопроса: что списывается, почему и куда (на какие расходы или за счёт чего) должна попасть стоимость.
Типичные ситуации: порча или недостача товара на складе, передача материалов в производство или на хозяйственные нужды, выбытие основного средства из-за износа или поломки, списание безнадёжной дебиторской задолженности, списание ГСМ по путевым листам. Для каждой есть свой документ в программе.
Как выбрать документ
Списание товаров со склада
Для списания испорченных, просроченных или недостающих товаров откройте раздел «Склад» (в некоторых конфигурациях — «Покупки») и выберите «Списание товаров». Создайте новый документ, укажите склад, на котором числится товар, и добавьте позиции в табличную часть с количеством.
Ключевое поле — «Счет списания» или статья расходов. Если списание по результатам инвентаризации, обычно используется счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» с последующим отнесением на виновное лицо или на расходы. Если товар испорчен без виновных — стоимость относят на прочие расходы (счёт 91.02) или расходы по обычным видам деятельности в зависимости от учётной политики.
Если на складе велась инвентаризация, документ списания удобно создать на её основании: программа подставит выявленные недостачи автоматически, и расхождения между учётными и фактическими остатками будут видны явно.
- 1Откройте Склад → Списание товаров → Создать
- 2Укажите организацию и склад, где числится товар
- 3Добавьте номенклатуру и количество для списания
- 4Заполните счёт списания и статью расходов
- 5Проведите документ и откройте движения (Дт/Кт) для проверки
Списание материалов в производство и на расходы
Материалы, переданные в производство или израсходованные на хозяйственные нужды, списываются документом «Требование-накладная» (раздел «Производство» или «Склад»). В документе указывается склад-отправитель, табличная часть с материалами и счёт затрат: 20, 23, 25, 26 или 44 в зависимости от назначения расхода.
На закладке «Счет затрат» или в колонке табличной части заполните аналитику: подразделение, номенклатурную группу, статью затрат. От корректности аналитики зависит правильность калькуляции себестоимости и закрытие месяца. Если аналитика не заполнена, регламентная операция закрытия счетов может завершиться с ошибками или распределить затраты неверно.
Для регулярных списаний (например, канцтовары, ГСМ по нормам) удобно сохранить документ как шаблон или копировать предыдущий, корректируя количество. Это снижает риск ошибок в счетах и аналитике.
Списание основных средств
Выбытие основного средства оформляется документом «Списание ОС» в разделе «ОС и НМА». В документе выберите объект, укажите причину списания (износ, поломка, моральное устаревание) и событие. Программа при проведении сформирует проводки по списанию первоначальной стоимости и накопленной амортизации, а остаточную стоимость отнесёт на прочие расходы.
Перед списанием проверьте, что амортизация начислена по месяц списания включительно — выполните регламентную операцию «Амортизация и износ ОС» или закрытие месяца. Иначе остаточная стоимость будет рассчитана неверно.
Если при демонтаже получены материалы или запчасти, которые можно использовать, оприходуйте их отдельным документом «Оприходование товаров» с указанием рыночной стоимости — это внереализационный доход.
Списание дебиторской и кредиторской задолженности
Безнадёжная дебиторская задолженность списывается документом «Списание задолженности» (раздел «Продажи» или «Покупки» → «Расчёты с контрагентами»). Выберите контрагента, программа покажет его долги, отметьте сумму к списанию и укажите счёт: резерв по сомнительным долгам (63), если резерв создавался, или прочие расходы (91.02).
Дебиторку можно списать на расходы только при наличии оснований: истёк срок исковой давности, должник ликвидирован, есть постановление пристава о невозможности взыскания. Подтверждающие документы должны храниться вместе с актом списания.
Кредиторская задолженность с истёкшим сроком давности списывается тем же документом, но относится на прочие доходы (91.01) и увеличивает налоговую базу — не пропустите этот момент при расчёте налога.
Проверка результата после списания
После проведения документа откройте его движения кнопкой «Дт/Кт» и убедитесь, что проводки соответствуют ожиданиям: кредитуется счёт учёта актива (41, 10, 01, 62), дебетуется счёт расходов или недостач. Проверьте, что суммы совпадают с первичным документом.
Затем сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту учёта списанного актива: остаток должен уменьшиться ровно на списанную сумму. Для товаров дополнительно полезен отчёт «Остатки товаров на складах» — списанная позиция не должна давать отрицательный или «зависший» остаток.
Как проверить результат
Кредит счёта актива, дебет счёта расходов или 94, сумма верна
Проводок нет, счета не те, сумма отличается от акта
Остаток уменьшился на сумму списания
Остаток не изменился или ушёл в минус
Регламентные операции выполняются без ошибок
Ошибки по счетам затрат из-за незаполненной аналитики
Типичные ошибки и ограничения
Частая ошибка — списание без указания статьи расходов или с неверной статьёй, из-за чего затраты не принимаются в налоговом учёте либо попадают не в тот период. Вторая — списание товара «в минус», когда фактического остатка на складе нет: программа может провести документ, но остатки станут отрицательными, что исказит себестоимость.
Ещё одна проблема — списание НДС. При списании по причинам, не связанным с реализацией (порча, недостача), налоговая может потребовать восстановления ранее принятого к вычету НДС. Это спорная зона, и решение стоит принимать с учётом позиции вашего бухгалтера и судебной практики.
Частые вопросы
Можно ли отменить проведённое списание?
Да. Найдите документ в журнале и используйте «Отменить проведение», затем исправьте данные или пометьте документ на удаление. Если период уже закрыт и сдана отчётность, вместо удаления корректнее сделать сторнирующий документ текущей датой.
Чем списание отличается от перемещения?
Перемещение меняет только место хранения: товар уходит с одного склада и приходуется на другой, стоимость в расходы не попадает. Списание снимает актив с учёта полностью — остаток уменьшается, а стоимость относится на расходы, недостачи или другие счета.
Как списать несколько позиций сразу?
В табличной части документа списания можно добавить любое количество строк вручную или через кнопку «Подбор», выбирая позиции из справочника номенклатуры. При списании по инвентаризации создайте документ на её основании — строки заполнятся автоматически.
Какой счёт указывать при списании недостачи?
Обычно недостача сначала относится на счёт 94, затем распределяется: на виновное лицо (73) при установленной вине или на расходы (91.02 либо счета затрат), если виновные не установлены. Конкретную схему определяет учётная политика организации.
Нужно ли восстанавливать НДС при списании испорченного товара?
Однозначного ответа нет: официальные разъяснения в ряде случаев требуют восстановления, но судебная практика часто на стороне налогоплательщика, если порча связана с обычной хозяйственной деятельностью. Решение принимайте с бухгалтером с учётом суммы и рисков.
Что важно запомнить
Каждый тип актива списывается своим документом: товары — «Списание товаров», материалы — «Требование-накладная», ОС — «Списание ОС», долги — «Списание задолженности». Всегда заполняйте счёт и аналитику списания, опирайтесь на первичный документ и проверяйте проводки и остатки после проведения.