Учет и Финансы · 11 мин
Как списать товар на собственные нужды в 1С 8.3
Пошаговая инструкция: как списать товар на собственные нужды в 1С 8.3 через документ «Требование-накладная», какие счета указать и как проверить проводки.
Списание товара на собственные нужды — частая операция: канцелярия для офиса, материалы на ремонт помещения, образцы для тестирования, упаковка для внутреннего использования. В 1С:Бухгалтерии 8.3 для этого предназначен документ «Требование-накладная», который переводит ценности со склада на счёт затрат или на счёт учёта материалов без реализации покупателю.
Ключевой момент — правильно выбрать счёт затрат и аналитику, потому что от этого зависит, попадёт ли сумма в расходы по налогу на прибыль, как отразится в регистрах и не потребуется ли начисление НДС. Ошибка в аналитике — самая распространённая причина вопросов при проверке.
Ниже — пошаговый порядок работы в типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия 8.3, разбор сценариев списания, проверка результата и типичные ошибки.
Когда требуется списание на собственные нужды
Операция применяется, когда организация изымает товары или материалы из оборота для внутреннего потребления. Типовые ситуации: канцелярские товары со склада передаются в отделы, стройматериалы уходят на текущий ремонт офиса, товар используется как образец в переговорной, упаковочные материалы расходуются на внутренние перемещения.
Важно отличать эту операцию от похожих. Если товар передаётся безвозмездно контрагенту — это не собственные нужды, а дарение, оформляется реализацией с НДС. Если материалы уходят в производство готовой продукции — используется та же «Требование-накладная», но со счётом 20. Если товар испорчен или недостача — сначала оформляется инвентаризация и документ «Списание товаров».
Подготовка: что проверить перед списанием
Перед созданием документа убедитесь, что на складе есть достаточный остаток списываемой номенклатуры. Откройте отчёт «Остатки товаров» (раздел «Склад») или оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41 и сверьте количество. Если включён контроль остатков, программа не даст провести документ при отрицательном результате, но лучше проверить заранее, чтобы не получить ошибку при проведении.
Второй шаг — определить счёт затрат заранее. Уточните у главного бухгалтера или по учётной политике, на какой счёт относятся подобные расходы в вашей организации: 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу», 25, 20 или 91.02. От этого зависит налоговый учёт и корректность закрытия месяца.
Также проверьте, что у номенклатуры корректно заполнена карточка: единица измерения, счёт учёта по умолчанию (через регистр «Счета учёта номенклатуры»). Если счета не заданы, документ подставит пустые значения, и проводки сформируются неверно.
Создание документа «Требование-накладная»
Откройте раздел «Склад» → «Требования-накладные» (в некоторых релизах документ находится также в разделе «Производство»). Нажмите «Создать». В шапке укажите организацию и склад, с которого списывается товар. Дата документа должна попадать в период списания — от неё зависят проводки и отражение в отчётности.
На вкладке «Материалы» (или «Товары» в зависимости от релиза) добавьте строки: выберите номенклатуру, укажите количество. Счёт учёта (41.01 или 10.01) подставится автоматически из настроек счетов учёта номенклатуры — проверьте его визуально. Цена и сумма заполнятся при проведении по средней себестоимости, вручную их вводить не нужно.
На вкладке «Счёт затрат» укажите счёт дебета и аналитику: подразделение, статью затрат (для счетов 20, 25, 26, 44) или прочие доходы и расходы (для 91.02). Если списываете несколько позиций на разные счета, заполняйте счёт затрат в каждой строке табличной части — для этого включите отображение колонки «Счёт затрат» в таблице.
- 1Откройте «Склад» → «Требования-накладные» → «Создать»
- 2Укажите организацию, склад и дату списания
- 3Добавьте номенклатуру и количество на вкладке «Материалы»
- 4На вкладке «Счёт затрат» выберите счёт (26, 44 и т.д.) и аналитику
- 5Проведите документ и откройте «Дт/Кт» для проверки проводок
- 6Распечатайте форму М-11 или требование-накладную по кнопке «Печать»
Выбор счёта затрат и аналитики
Выбор счёта зависит от цели расходования. Канцелярия и хозтовары для офиса обычно относятся на 26 «Общехозяйственные расходы» со статьёй затрат вида «Прочие затраты» или отдельной статьёй «Канцелярские расходы». Материалы на ремонт арендованного офиса — тоже 26 либо 44 для торговых организаций. Образцы для демонстрации покупателям логично отнести на 44 «Расходы на продажу».
Если расход не связан с основной деятельностью (например, товары переданы на благотворительные цели внутри организации или утрачены без виновных), используется 91.02 «Прочие расходы» с аналитикой, не принимаемой в налоговом учёте. В этом случае поставьте в статье прочих доходов и расходов флаг, исключающий расход из налоговой базы, иначе получите искажение декларации по прибыли.
Сравнение вариантов
Канцелярия, хозтовары, административные расходы. Списывается на 90.08 или 20 по настройке учётной политики.
Торговые организации: образцы, упаковка, расходы на продажу. Требует корректных статей затрат для распределения.
Материалы уходят в производство продукции. Нужна номенклатурная группа в аналитике.
Расходы, не связанные с основной деятельностью. Часто не принимаются в налоговом учёте — проверьте статью.
НДС и налоговый учёт при списании
Передача товара на собственные нужды внутри организации не является реализацией, поэтому счёт-фактура не выставляется и НДС с передачи не начисляется, если расходы связаны с облагаемой НДС деятельностью. Входной НДС по таким товарам, принятый к вычету ранее, восстанавливать не требуется.
Исключение — случаи, когда расход не признаётся для налога на прибыль или связан с необлагаемой деятельностью. Тогда может потребоваться восстановление НДС через документ «Восстановление НДС» (раздел «Операции» → «Регламентные операции НДС»). Это тонкий момент: если сомневаетесь, согласуйте с главным бухгалтером до проведения списания, а не после сдачи декларации.
Проверка результата после проведения
Сразу после проведения откройте кнопку «Дт/Кт» в форме документа. Корректная проводка выглядит так: Дт 26 (44, 20, 91.02) — Кт 41.01 с заполненным количеством и суммой по средней себестоимости. Если сумма пустая или равна нулю — скорее всего, на складе нет остатка, и документ списал товар «в минус» без себестоимости.
Далее сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41 за период и убедитесь, что остаток по складу не стал отрицательным. Затем откройте анализ счёта затрат (26 или 44) и проверьте, что сумма попала на нужную статью и подразделение.
Финальный контроль — закрытие месяца. Убедитесь, что счёт 26 или 44 закрылся без остатка (если это предусмотрено учётной политикой) и сумма списанных товаров вошла в себестоимость или расходы периода.
Как проверить результат
Дт счёта затрат — Кт 41.01, заполнены количество и сумма
Нулевая сумма или пустой счёт дебета
Остаток по складу нулевой или положительный
Отрицательный остаток по номенклатуре
Сумма на нужной статье и подразделении
Сумма попала на неверную статью или «зависла» без аналитики
Счёт затрат закрыт, ошибок регламентных операций нет
Ошибки «Нет базы распределения» или незакрытый счёт
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — списание по неверной статье затрат. Например, канцелярия попадает на статью с видом «Материальные расходы», предназначенную для производства, и искажает расчёт себестоимости. Лечится настройкой справочника «Статьи затрат» и внимательным выбором аналитики в документе.
Вторая ошибка — использование документа «Реализация товаров и услуг» с нулевой ценой вместо «Требования-накладной». Это порождает лишние проводки по НДС, выручку в регистрах и вопросы при сверке с покупателем-«самим собой». Для внутреннего расхода всегда используйте требование-накладную.
Третья типичная проблема — списание при отсутствии остатков с отключённым контролем. Документ проводится, себестоимость равна нулю, а при следующем поступлении товара образуется отрицательная средняя цена. Регулярно проверяйте отчёт «Контроль отрицательных остатков» или включите контроль в настройках учёта.
Альтернативные способы и смежные документы
В некоторых ситуациях «Требование-накладная» — не единственный или не лучший инструмент. Если товары списываются по результатам инвентаризации (порча, недостача), используйте «Инвентаризацию товаров» и «Списание товаров» — тогда суммы корректно попадут на 94 счёт с последующим отнесением на виновных или расходы.
Если товар передаётся в подразделение, где учитывается как материал в эксплуатации (спецодежда, инвентарь), рассмотрите документ «Передача материалов в эксплуатацию» — он позволяет вести забалансовый учёт и погашать стоимость по сроку полезного использования.
В конфигурациях 1С:ERP и 1С:Комплексная автоматизация вместо требования-накладной используется документ «Внутреннее потребление товаров» с аналогичной логикой: выбор склада, номенклатуры и статьи расходов. Принцип проверки результата тот же — проводки, остатки, закрытие периода.
Частые вопросы
Можно ли списать товар на собственные нужды документом «Списание товаров»?
Технически можно, но «Списание товаров» предназначено для порчи, недостачи и брака и пишет суммы на счёт 94. Для планового расхода на хозяйственные нужды корректнее «Требование-накладная» — она сразу относит стоимость на счёт затрат без промежуточного счёта.
Нужно ли начислять НДС при списании на собственные нужды?
Нет, если расход связан с облагаемой НДС деятельностью: передача внутри организации не является реализацией. НДС может потребоваться восстановить, только если расход относится к необлагаемым операциям или не признаётся в налоговом учёте — тогда используется документ «Восстановление НДС».
Почему документ провёлся с нулевой суммой?
Причина — отсутствие остатка товара на складе на дату документа: себестоимость рассчитывается по средней, а списывать нечего. Проверьте ОСВ по счёту 41, дату поступления товара и включённый контроль остатков. Исправьте дату документа или сначала оприходуйте поступление.
Как списать разные позиции на разные счета затрат в одном документе?
В табличной части «Материалы» включите отображение колонки «Счёт затрат» (через «Ещё» → «Изменить формы» или она видна по умолчанию в ряде релизов) и заполните счёт и аналитику в каждой строке. Вкладка «Счёт затрат» в этом случае остаётся пустой.
Что делать, если ошиблись счётом затрат и месяц уже закрыт?
Отмените закрытие месяца за период, исправьте аналитику в документе, перепроведите его и повторите регламентные операции закрытия. Если отчётность уже сдана и сумма существенна, оцените необходимость уточнённой декларации совместно с главным бухгалтером.
Чем отличается списание в 1С:ERP от 1С:Бухгалтерии?
В ERP и Комплексной автоматизации используется документ «Внутреннее потребление товаров» с выбором статьи расходов и направления деятельности. Логика та же: склад, номенклатура, счёт затрат, проверка проводок и остатков после проведения.
Что важно запомнить
Списание на собственные нужды оформляется «Требованием-накладной»: склад, номенклатура, счёт затрат с аналитикой. После проведения проверьте проводки Дт затрат — Кт 41, остатки по складу и закрытие месяца. Не используйте реализацию с нулевой ценой и не списывайте «в минус» без контроля остатков.