Как списать субсидию со счета 86 в 1С 8

Субсидии и целевое финансирование в 1С 8 учитываются на счете 86 «Целевое финансирование». Пока средства не использованы по назначению, они числятся на кредите счета и не признаются доходом организации. Списание со счета 86 происходит в момент, когда организация фактически понесла расходы, на которые была выделена субсидия: оплатила материалы, начислила зарплату, приобрела оборудование или выполнила работы.

Конкретные проводки зависят от вида субсидии и цели ее выделения. Наиболее распространенная схема: при использовании средств на текущие расходы делается проводка Дт 86 Кт 98 (или Кт 91 для коммерческих организаций в отдельных случаях), а при покрытии уже понесенных затрат — Дт 86 Кт 20, 25, 26. Для НКО, получающих средства по 275-ФЗ или грантам, списание идет напрямую в корреспонденции со счетами затрат.

В типовых конфигурациях 1С:Бухгалтерия 8 нет отдельного документа «Списание субсидии», поэтому операция отражается документом «Операция, введенная вручную» либо через документы поступления и реализации с ручной корректировкой проводок. Ниже разобраны обе ситуации, типовые проводки и контрольные точки, по которым можно проверить правильность закрытия счета 86.

Когда субсидия подлежит списанию со счета 86

Счет 86 применяется для обособленного учета средств, полученных на конкретные цели: субсидии из бюджета, гранты, членские взносы, средства по договорам целевого финансирования. Ключевое условие списания — использование средств строго по назначению, указанному в договоре, решении о предоставлении субсидии или смете.

Момент списания определяется экономическим содержанием операции. Если субсидия компенсирует уже понесенные расходы (например, возмещение затрат на зарплату), счет 86 закрывается на сумму этих затрат после их отражения в учете. Если средства выданы авансом на будущие расходы, списание происходит по мере фактического осуществления затрат — помесячно или по итогам отчетного периода, в зависимости от условий договора.

До начала списания убедитесь, что поступление субсидии корректно отражено: проводка Дт 51 (55) Кт 86 с указанием субконто и, если требуется, одновременное признание дохода будущих периодов Дт 86 Кт 98. От правильности первичного отражения зависит, какую проводку вы будете делать при списании.

Проверка аналитики и остатка по счету 86 перед списанием

Первый шаг — сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счету 86 за период. Откройте раздел «Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету», укажите счет 86 и период. В настройках отчета включите группировку по субконто, чтобы видеть остатки в разрезе видов целевого финансирования — обычно это отдельные субсидии, гранты или договоры.

Сверьте остаток по кредиту счета с данными первичных документов: выпиской банка о поступлении средств, договором о предоставлении субсидии, отчетами об использовании средств, если они уже сдавались. Расхождение между учетным остатком и фактическим неиспользованным остатком — сигнал о том, что списание за прошлые периоды выполнено не полностью или с ошибками.

Контрольные точки

Как проверить данные перед списанием

Остаток по кредиту 86 по конкретной субсидии

Норма

Совпадает с неиспользованной суммой по договору и отчетам

Тревожный признак

Остаток больше или меньше фактического — ищите неотраженные операции

Субконто «Виды целевого финансирования»

Норма

Каждой субсидии соответствует отдельный элемент справочника

Тревожный признак

Все поступления свалены в один элемент — аналитика не позволит списать корректно

Первичные документы на расходы

Норма

Есть накладные, акты, ведомости, подтверждающие целевые затраты

Тревожный признак

Расходы не подтверждены — списание делать преждевременно

Списание через документ «Операция, введенная вручную»

Основной инструмент списания субсидии в 1С:Бухгалтерии 8 — документ «Операция». Откройте раздел «Операции → Операции, введенные вручную» и создайте новый документ с видом «Операция». В табличной части добавьте проводку: дебет — счет 86 с указанием субконто (вид целевого финансирования), кредит — счет затрат (20, 25, 26, 44) или счет 91.01, в зависимости от принятой методологии и вида организации.

Сумма проводки должна равняться сумме фактически понесенных целевых расходов за период. Если расходы собираются на счете 20 с отдельной номенклатурной группой или статьей затрат «за счет субсидии», сумму удобно взять из оборотно-сальдовой ведомости по счету затрат с отбором по этой аналитике. В поле «Содержание» укажите основание: «Списание субсидии по договору №... за период...».

1. 1
   Сформируйте ОСВ по счету 86 и определите сумму, подлежащую списанию
2. 2
   Соберите сумму целевых расходов по первичным документам за период
3. 3
   Создайте документ «Операции → Операции, введенные вручную»
4. 4
   Добавьте проводку Дт 86 Кт 20 (26, 44) с субконто и суммой расходов
5. 5
   Заполните содержание операции со ссылкой на договор субсидии
6. 6
   Проведите документ и сформируйте ОСВ по счету 86 для контроля

Если списывается несколько видов расходов, допустимо сделать одну сводную проводку на общую сумму или несколько строк по каждому счету затрат. Второй вариант прозрачнее для проверяющих: по проводкам видно, какие именно затраты покрыты субсидией.

Типовые проводки для разных ситуаций

Выбор корреспонденции зависит от статуса организации и порядка признания субсидии. Ниже — наиболее распространенные схемы; конкретную методологию закрепляют в учетной политике.

Списание при приобретении основных средств за счет субсидии

Отдельный сценарий — субсидия на капитальные вложения. Здесь списание со счета 86 происходит не единовременно, а в течение срока полезного использования объекта. При поступлении средств отражается Дт 51 Кт 86 и Дт 86 Кт 98. При вводе объекта в эксплуатацию счет 98 не закрывается сразу: ежемесячно на сумму начисленной амортизации делается проводка Дт 98 Кт 91.01.

В 1С амортизация начисляется регламентной операцией «Амортизация и износ основных средств» при закрытии месяца, а вот признание дохода от субсидии — ручной операцией. Удобно ежемесячно после закрытия месяца создавать документ «Операция» на сумму амортизации по объектам, приобретенным за счет субсидии. Сумму берите из справки-расчета амортизации.

Чтобы не пропустить ежемесячное списание, заведите в календаре бухгалтера повторяющуюся задачу после закрытия месяца. Дополнительно полезно вести внеучетный реестр: объект, сумма субсидии, ежемесячная сумма признания дохода, остаток на счете 98.

Контроль результата и отчетность по субсидии

После проведения операции сформируйте ОСВ по счету 86 за период. Кредитовый остаток должен уменьшиться ровно на сумму списания, а дебетовый оборот — соответствовать сумме подтвержденных целевых расходов. Дополнительно сформируйте анализ счета 86 с детализацией по субконто: он покажет движение средств по каждой субсидии отдельно.

Для отчета субсидирующей стороне обычно требуется расшифровка: какие расходы и на какую сумму покрыты. Источником данных служит карточка счета затрат с отбором по целевой аналитике или обороты по кредиту счетов 20 (26, 44) в корреспонденции со счетом 86. Сохраните эти отчеты вместе с первичными документами — они понадобятся при проверке целевого использования.

Типичные ошибки при списании субсидии

Чаще всего проблемы возникают не из-за техники ввода проводки, а из-за методологических просчетов. Характерная ошибка — списание всей суммы субсидии сразу после поступления, до фактического несения расходов. В этом случае остаток на счете 86 обнуляется, а обязательства по целевому использованию остаются, что искажает отчетность.

Вторая группа ошибок — нарушение аналитики: списание без указания субконто или с неверным видом целевого финансирования. В результате по одной субсидии образуется ложный остаток, а по другой — дебетовое сальдо, которое в принципе недопустимо по счету 86. Перед закрытием периода всегда проверяйте ОСВ по счету с развернутой аналитикой.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли списать субсидию не вручную, а типовым документом?

В типовой 1С:Бухгалтерии 8 нет специального документа для списания целевого финансирования. Стандартный путь — документ «Операция, введенная вручную». В отраслевых решениях (например, конфигурациях для НКО или бюджетных учреждений) могут присутствовать специализированные документы — уточните состав вашей конфигурации.

Что делать, если субсидия использована не полностью?

Неиспользованный остаток продолжает числиться по кредиту счета 86. Дальнейшие действия зависят от условий договора: остаток либо возвращается проводкой Дт 86 Кт 51, либо переносится на следующий период, если это разрешено условиями предоставления.

Как списать субсидию, если расходы были в прошлом периоде, а деньги пришли сейчас?

Если субсидия компенсирует уже понесенные и подтвержденные расходы, при поступлении средств делается проводка Дт 51 Кт 86, а затем в том же периоде — списание Дт 86 Кт 91.01 (или на счета затрат по методологии организации) на сумму компенсируемых затрат.

Нужно ли списывать субсидию ежемесячно или можно раз в квартал?

Периодичность определяется учетной политикой и требованиями к отчетности. При помесячном закрытии затратных счетов логично списывать субсидию ежемесячно, чтобы остаток на счете 86 всегда отражал реальный неиспользованный остаток. Для субсидий на ОС списание привязано к ежемесячной амортизации.

Образовалось дебетовое сальдо по счету 86 — что это значит?

Дебетовый остаток по счету 86 указывает на ошибку: списано больше, чем поступило, либо нарушена аналитика по субконто. Сформируйте анализ счета по видам финансирования, найдите лишние проводки и скорректируйте их сторнированием или исправительной операцией.

Какие документы подтверждают списание субсидии при проверке?

Основание списания — договор о предоставлении субсидии, смета, первичные документы на целевые расходы (накладные, акты, расчетные ведомости) и бухгалтерская справка к операции. Рекомендуется формировать и хранить отчеты по счету 86 с аналитикой за каждый отчетный период.