Как списать старые долги в 1С

Старая задолженность, по которой истёк срок исковой давности (как правило, три года), должна быть списана с баланса: дебиторская — в расходы, кредиторская — в доходы. В 1С:Бухгалтерии 8.3 для этого предусмотрен специальный документ «Списание задолженности», который формирует проводки автоматически и не требует ручных операций.

Прежде чем списывать, нужно подтвердить, что долг действительно безнадёжен: провести инвентаризацию расчётов, подготовить приказ руководителя и подтверждающие документы. Если списать долг без оснований, налоговая может отказать в признании расхода или доначислить налог на прибыль.

Материал ориентирован на типовую 1С:Бухгалтерию 8.3. В конфигурациях Управление торговлей и ERP механика похожа, но расположение документов отличается — об этом сказано отдельно.

Когда долг считается старым и подлежит списанию

Основания для списания задолженности закреплены в НК РФ: истечение срока исковой давности, ликвидация должника, исключение должника из ЕГРЮЛ, невозможность исполнения обязательства (например, смерть физического лица-должника). Общий срок исковой давности — три года, он отсчитывается от даты, когда обязательство должно было быть исполнено по договору.

Важно: срок давности может прерываться. Если контрагент признал долг письменно (письмо, акт сверки, частичная оплата), отсчёт начинается заново. Поэтому перед списанием проверьте даты последних взаимодействий с должником — списание долга с «живым» сроком давности лишает компанию права взыскать его в будущем и создаёт налоговые риски.

Признаки того, что долг пора списывать:

• с момента наступления срока оплаты по договору прошло более трёх лет;
• контрагент ликвидирован или исключён из ЕГРЮЛ (проверяется выпиской);
• есть постановление пристава об окончании исполнительного производства из-за невозможности взыскания;
• по результатам инвентаризации долг признан безнадёжным.

Подготовка: инвентаризация расчётов и документы

Списание начинается с инвентаризации расчётов с дебиторами и кредиторами. В 1С:Бухгалтерии используйте обработку «Инвентаризация расчётов с контрагентами» (раздел «Операции» → «Расчёты с контрагентами»). Программа автоматически соберёт остатки по счетам 60, 62, 66, 67, 76 по каждому контрагенту и договору.

По результатам инвентаризации формируется акт ИНВ-17, на его основании руководитель издаёт приказ о списании. Для дебиторки дополнительно прикладывают: выписку из ЕГРЮЛ о ликвидации, постановление пристава или расчёт срока исковой давности с указанием даты возникновения долга.

Практический совет: перед инвентаризацией сделайте резервную копию базы или убедитесь, что настроено регулярное резервное копирование. Списание задолженности — необратимая операция, и восстановить ошибочно списанный долг проще из копии, чем вручную.

Списание дебиторской задолженности покупателя

Дебиторка — это долг покупателя за отгруженные товары или услуги. Порядок действий в 1С:Бухгалтерии 8.3:

1. 1
   Откройте раздел «Продажи» → «Расчёты с контрагентами» → «Списание задолженности» и создайте новый документ.
2. 2
   Заполните поле «Дебиторская задолженность» по кнопке «Заполнить» — программа подберёт остатки по контрагенту, или добавьте строку вручную с указанием контрагента, договора и документа расчётов.
3. 3
   На вкладке «Счёт списания» укажите счёт 91.02 «Прочие расходы» и статью прочих доходов и расходов с видом «Списание дебиторской (кредиторской) задолженности».
4. 4
   Если по долгу создан резерв (счёт 63), выберите списание за счёт резерва — программа сама сделает проводку Дт 63 Кт 62.
5. 5
   Проведите документ и проверьте проводки по кнопке «Дт/Кт».
6. 6
   Для налогового учёта проверьте, что сумма попала во внереализационные расходы (или убытки прошлых лет при особых условиях).

Если резерв по сомнительным долгам не создавался, типовая проводка: Дт 91.02 Кт 62.01 — сумма списанного долга относится на прочие расходы. НДС в этом случае не корректируется, если реализация облагалась НДС: сумма списывается вместе с налогом.

После списания долг необходимо учитывать за балансом на счёте 007 «Списанная в убыток задолженность неплатёжеспособных дебиторов» в течение пяти лет — на случай, если у должника появится возможность заплатить. В типовой 1С эту проводку придётся добавить вручную через «Операции, введённые вручную», если документ не сформировал её автоматически.

Списание кредиторской задолженности перед поставщиком

Кредиторка — долг вашей организации перед поставщиком. После истечения срока исковой давности она превращается в доход. Порядок зеркален: создайте документ «Списание задолженности», выберите кредиторскую задолженность, укажите контрагента и договор, в качестве счёта списания укажите 91.01 «Прочие доходы».

Типовая проводка: Дт 60.01 Кт 91.01. В налоговом учёте сумма включается во внереализационные доходы и увеличивает базу по налогу на прибыль. На УСН списанная кредиторка также признаётся доходом — это часто забывают и получают доначисления.

Нюанс с НДС: если аванс поставщику был перечислен, а поставка так и не состоялась, и НДС с аванса принимался к вычету — при списании такой дебиторки вычет может подлежать восстановлению. Проконсультируйтесь с методологией вашей учётной политики до проведения документа.

Особые сценарии и другие конфигурации

Зарплатная и подотчётная задолженность

Долги перед уволенными сотрудниками (депонированная зарплата, невозвращённые подотчётные суммы) списываются тем же документом или операцией вручную. Депонированная зарплата после истечения срока давности списывается проводкой Дт 76.04 Кт 91.01. Подотчётные суммы, которые сотрудник не вернул и не отчитался, сначала нужно попытаться взыскать — безнадёжной такая задолженность становится только после истечения срока давности.

1С:Управление торговлей и ERP

В УТ 11 и ERP нет отдельного документа «Списание задолженности» в том виде, как в Бухгалтерии. Используется документ «Списание задолженности» из раздела «Продажи» → «Расчёты с партнёрами» или «Взаимозачёт задолженности» для закрытия встречных обязательств. Бухгалтерские проводки формируются при синхронизации с Бухгалтерией или обработкой «Отражение документов в регламентированном учёте».

Взаимозачёт встречных долгов

Если контрагент должен вам, а вы — ему, долги не списываются, а закрываются взаимозачётом по акту. В 1С:Бухгалтерии это документ «Операция» с проводками Дт 60 Кт 62 или документ «Корректировка долга» (в старших релизах — «Взаимозачёт задолженности»). Путать взаимозачёт со списанием нельзя: при взаимозачёте доходов и расходов не возникает.

Проверка результата после списания

После проведения документа убедитесь, что долг действительно закрыт. Сформируйте «Оборотно-сальдовую ведомость по счёту» 62, 60 или 76 по нужному контрагенту: конечное сальдо должно быть нулевым. Если остаток остался — вероятно, в документе не указан документ расчётов, и сумма «повисла» на аналитике.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счёту 62/60/76 по контрагенту

Норма

Конечное сальдо равно нулю

Тревожный признак

Остаток сохраняется — проверьте документ расчётов в списании

Проводки документа (кнопка Дт/Кт)

Норма

Дт 91.02 Кт 62 или Дт 60 Кт 91.01 на полную сумму

Тревожный признак

Проводки на другой счёт или неполная сумма

Счёт 007 для дебиторки

Норма

Долг отражён за балансом

Тревожный признак

Забалансовый учёт отсутствует

Отчёт «Анализ сальдо по контрагентам»

Норма

Контрагент не выводится с остатком

Тревожный признак

Сумма дробится на аванс и долг по разным договорам

Дополнительно проверьте декларацию по налогу на прибыль: списанная дебиторка должна попасть во внереализационные расходы (приложение 2 к листу 02), кредиторка — во внереализационные доходы. Расхождения между бухгалтерским и налоговым учётом проверяйте через отчёт «Анализ учёта по налогу на прибыль».

Частые вопросы

Можно ли списать долг, если с контрагентом просто потеряна связь?

Нет. Отсутствие связи не является основанием для списания. Нужно дождаться истечения срока исковой давности (три года с даты просрочки) или получить документальное подтверждение ликвидации должника. Иначе расход не будет признан.

Как списать долг, если в документе нет нужного контрагента при заполнении?

Кнопка «Заполнить» подбирает только остатки на дату документа. Если контрагент не появился, проверьте ОСВ: возможно, долг числится на другом счёте, договоре или уже частично закрыт. Строку можно добавить вручную, указав документ расчётов.

Нужно ли восстанавливать НДС при списании дебиторки по авансу?

Если НДС с перечисленного аванса принимался к вычету, при списании такой задолженности как безнадёжной вычет, как правило, подлежит восстановлению. Точный порядок зависит от ситуации — зафиксируйте позицию в учётной политике или проконсультируйтесь с аудитором.

Что делать, если ошибочно списали действующий долг?

Отмените проведение документа «Списание задолженности» или создайте сторнирующую операцию вручную, затем восстановите задолженность по счёту расчётов. Если период закрыт и отчётность сдана, потребуется корректировка и, возможно, уточнённая декларация.

Как списать долг в 1С:Управление торговлей 11?

Используйте документ «Списание задолженности» из раздела «Продажи» или «Закупки» (подраздел «Расчёты с партнёрами»). Документ закрывает взаиморасчёты в управленческом учёте, а бухгалтерские проводки сформируются при переносе данных в 1С:Бухгалтерию.

Списывается ли задолженность автоматически при закрытии месяца?

Нет. Автоматически при закрытии месяца формируется только резерв по сомнительным долгам (если включён в настройках учётной политики). Окончательное списание безнадёжного долга всегда выполняется отдельным документом по решению руководителя.