Как списать шины с 09 счета в 1С

Забалансовый счет 09 в бюджетном учете используется для учета запасных частей к транспортным средствам, выданных взамен изношенных, — в первую очередь это автомобильные шины. Пока шина эксплуатируется на автомобиле, она числится за счетом 09 в количественном и суммовом выражении, а списание выполняется только тогда, когда шина фактически выбывает: изнашивается до предельного состояния, повреждается, передается на утилизацию или возвращается на склад.

Ошибка при списании с 09 счета приводит к расхождениям между забалансовым учетом и реальным наличием шин, что выявляется при инвентаризации и проверках. Поэтому важно не только знать, каким документом оформить операцию, но и понимать, в какой момент списание правомерно и какие первичные документы должны его подтверждать.

Ниже разобран порядок работы в 1С:Бухгалтерии государственного учреждения (ред. 1.0 и 2.0), а также вариант для коммерческих организаций, где шины учитываются на самостоятельно добавленном забалансовом счете в 1С:Бухгалтерии 8.3.

Когда шины списываются с 09 счета, а когда — нет

Передача шин со склада на автомобиль (сезонная замена, замена изношенной шины) — это не списание, а постановка на забалансовый учет: делается запись по дебету счета 09. Списание с кредита 09 выполняется только при фактическом выбытии объекта из эксплуатации.

Основания для списания с 09 счета:

• шина изношена до предельного состояния и не подлежит дальнейшей эксплуатации;
• шина повреждена (порез, грыжа, разрыв корда) и ремонту не подлежит;
• шина передана специализированной организации на утилизацию или переработку;
• шина возвращена на склад как пригодная к дальнейшему использованию (тогда она приходуется обратно на счет 105 с одновременным снятием с 09);
• шина реализована или передана вместе с автомобилем при его выбытии.

Ключевой принцип: одна и та же шина не может числиться одновременно на складе (счет 105) и на автомобиле (счет 09). При каждом перемещении оформляется соответствующий документ, иначе при инвентаризации возникнут неоприходованные излишки или недостачи.

Подготовка: что проверить перед списанием

До проведения документа списания убедитесь, что данные в программе соответствуют фактическому положению дел. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость или карточку по счету 09 в разрезе номенклатуры и автомобилей (материально ответственных лиц) и сверьте с карточками учета шин, которые ведет гараж или механик.

Также подготовьте документальное основание: акт списания (акту списания мягкого инвентаря и запчастей, акт утилизации), заключение комиссии о непригодности шин, договор и акт приема-передачи при сдаче на утилизацию. Без первичного документа списание с забалансового счета при проверке будет признано необоснованным.

Контрольные точки

Как проверить готовность к списанию

Остаток по 09 счету

Норма

Количество и стоимость шин в ОСВ совпадают с карточками учета

Тревожный признак

В учете числится больше или меньше, чем по факту

Основание

Норма

Есть подписанный акт списания или акт утилизации

Тревожный признак

Решение о списании только устное

Аналитика

Норма

Известны номенклатура, автомобиль и МОЛ

Тревожный признак

Шина числится «в целом по учреждению» без привязки

Списание шин с 09 счета в 1С:БГУ 8

В 1С:Бухгалтерии государственного учреждения для снятия шин с забалансового учета используется документ «Списание с забалансового счета» (в разных релизах он может называться «Списание с забалансовых счетов» или входить в раздел «Материальные запасы» / «Нефинансовые активы»). Точное расположение зависит от редакции конфигурации, поэтому при отсутствии документа в привычном меню воспользуйтесь поиском по разделу «Все функции».

1. 1
   Откройте раздел с материальными запасами и создайте документ «Списание с забалансового счета».
2. 2
   Укажите забалансовый счет 09, номенклатуру шины, количество и стоимость — подберите позицию из остатков по кнопке «Подбор» или «Заполнить по остаткам».
3. 3
   Выберите аналитику: материально ответственное лицо и (если ведется) автомобиль, за которым числится шина.
4. 4
   В поле основания укажите реквизиты акта списания или акта утилизации.
5. 5
   Проведите документ и проверьте движения: должна сформироваться запись по кредиту 09 без затронутых балансовых счетов.

Если шина возвращается на склад как пригодная, одним документом операция не оформляется: сначала выполняется оприходование на счет 105 (документом поступления материальных запасов с соответствующим КОСГУ/КВР по правилам вашего учета), а затем — списание с 09 счета. Последовательность важна, чтобы в отчетности отсутствовали отрицательные остатки.

При списании шин вместе с автомобилем (выбытие основного средства) проверьте методические указания вашей конфигурации: в части релизов движение по забалансовому счету при выбытии транспорта формируется документом выбытия ОС автоматически, в других требуется отдельный документ списания.

Списание шин с 09 счета в 1С:Бухгалтерии 8.3

В коммерческой 1С:Бухгалтерии типового забалансового счета для шин в эксплуатации нет — организации добавляют его самостоятельно в план счетов (например, забалансовый счет с кодом 09 или 012 «Шины в эксплуатации»). Учет ведется количественный и суммовой, в разрезе номенклатуры и автомобилей.

Списание с такого счета оформляется документом «Операция, введенная вручную» (раздел «Операции»). Создается проводка по кредиту забалансового счета с указанием номенклатуры, количества и суммы. Поскольку счет забалансовый, корреспондирующий балансовый счет не требуется — программа допускает проводку только по забалансовому счету, если у счета установлен признак «Забалансовый».

Альтернативный вариант — вести учет шин в эксплуатации не на забалансовом счете, а списывать стоимость шин на затраты сразу при установке (дебет 20, 25, 26, 44 — кредит 10.05), а количественный контроль вести вне системы или через дополнительный регистр. Такой подход проще, но требует закрепления в учетной политике и не дает автоматического контроля остатков в программе.

Сезонная замена шин: как не потерять остатки

Сезонная перебортовка — самая частая причина расхождений по 09 счету. Правильная схема: снятые с автомобиля шины, пригодные к дальнейшей эксплуатации, списываются с 09 счета и приходуются на склад (счет 105) по остаточной стоимости с учетом износа. Устанавливаемый комплект, наоборот, списывается со склада и ставится на 09 счет.

Распространенное упрощение — оставлять оба комплекта на 09 счете круглый год. Это допустимо только если такой порядок закреплен в учетной политике и обеспечивает контроль сохранности, но при инвентаризации складские и «автомобильные» шины все равно придется разделять физически.

Проверка результата после списания

После проведения документа сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 09 за период и карточку счета по списанной номенклатуре. Оборот по кредиту должен точно совпадать с количеством и стоимостью по акту списания, а конечный остаток — с фактическим количеством шин, оставшихся в эксплуатации.

Отдельно проверьте отсутствие отрицательных остатков в разрезе аналитики (МОЛ, автомобили). Минусовой остаток по забалансовому счету — верный признак того, что списано больше, чем было оприходовано, либо операция постановки на 09 счет в свое время не была отражена.

FAQ: частые вопросы по списанию шин с 09 счета

Можно ли списать шины с 09 счета без акта списания?

Нет. Любое движение по забалансовому счету должно иметь первичный документ: акт списания, акт утилизации или накладную на передачу. Запись в 1С без первички при проверке будет расценена как необоснованная корректировка учета.

По какой стоимости списывать шины при сезонном возврате на склад?

По стоимости, по которой они числятся на 09 счете, с учетом начисленного износа, если ваше учреждение его рассчитывает. Порядок оценки возвращаемых шин должен быть закреплен в учетной политике — произвольно менять стоимость при перемещении нельзя.

Что делать, если шина числится на 09 счете, но фактически ее нет?

Проведите инвентаризацию и оформите недостачу: сначала отразите результаты инвентаризации, затем спишите шину с 09 счета на основании инвентаризационной ведомости и решения комиссии. Списывать «просто так» документом списания нельзя — потребуется установить причину и виновное лицо.

Нужно ли списывать шины с 09 счета при продаже автомобиля?

Да, шины, переданные покупателю вместе с автомобилем, должны быть сняты с забалансового учета. В зависимости от конфигурации это делает документ выбытия транспортного средства либо отдельный документ списания — проверьте движения после проведения выбытия.

Как списать шины, переданные на утилизацию?

Оформите акт передачи шин утилизирующей организации, затем в 1С создайте документ списания с 09 счета с указанием реквизитов акта. Если за утилизацию получена оплата или, наоборот, уплачено вознаграждение, эти операции отражаются отдельно по балансовым счетам и на движение по счету 09 не влияют.

В каком разделе 1С:БГУ искать документ списания, если его нет в меню?

Откройте «Все функции» (команда доступна через главное меню при включенном режиме технического специалиста) и найдите документ по слову «забалансов». Также проверьте разделы «Материальные запасы» и «Нефинансовые активы» — расположение документа различается между редакциями 1.0 и 2.0.