Учет и Финансы · 11 мин
Как списать расходники в 1С: документы, проводки и проверка результата
Как списать расходники и материалы в 1С:Бухгалтерии и 1С:Управление торговлей. Документы, проводки, способы списания, проверка остатков и типичные ошибки.
Списание расходников — бумага, картриджи, хозяйственные товары, материалы для производства — ежедневная операция в учете. В 1С она выполняется документом, который одновременно уменьшает складские остатки и относит стоимость на затраты. Если сделать это неверно, возникнут отрицательные остатки, искаженная себестоимость и расхождения с налоговым учетом.
Порядок действий зависит от конфигурации: в 1С:Бухгалтерии 8 основной инструмент — документ «Требование-накладная», а в 1С:Управление торговлей и 1С:Комплексной автоматизации — «Внутреннее потребление товаров» или «Списание товаров». Логика везде одинаковая: выбрать номенклатуру, указать количество и определить, на какой счет затрат отнести стоимость.
Ниже разобраны основные сценарии: списание материалов на производство и хозяйственные нужды, списание недостач по инвентаризации, настройка счетов затрат и контроль результата через отчеты.
Какие документы используются для списания в разных конфигурациях
Прежде чем списывать, определите, какая у вас конфигурация и какой документ соответствует хозяйственной операции. В 1С:Бухгалтерии 8.3 документ «Требование-накладная» находится в разделе «Склад → Требования-накладные» или «Производство → Требования-накладные». Он подходит и для отпуска материалов в производство, и для списания канцелярии на офис.
В 1С:Управление торговлей 11 и 1С:Комплексной автоматизации 2 для расхода на собственные нужды предназначен документ «Внутреннее потребление товаров» (раздел «Склад и доставка» или «Склад»). Документ «Списание товаров» там применяется для порчи, брака и недостач, когда стоимость не относится на производственные затраты, а списывается на прочие расходы или виновных лиц.
Различие принципиально: «Требование-накладная» и «Внутреннее потребление» относят стоимость на счета затрат (20, 25, 26, 44), а «Списание товаров» в торговых конфигурациях — на прочие расходы (счет 91.02) или на счет 94 при недостаче. Выбор неправильного документа приведет к ошибкам в себестоимости и налоговом учете.
Сравнение документов списания
Списание материалов на производство и хознужды с отнесением на счета затрат. Не подходит для списания недостач по инвентаризации.
Расход товаров на собственные нужды подразделений. Требует настройки статей расходов и аналитики.
Порча, брак, недостача. Стоимость уходит на прочие расходы или счет 94, а не на затраты производства.
Создается на основании инвентаризационной ведомости, фиксирует фактическую недостачу и относит её на 94 счет с последующим распределением.
Списание расходников в 1С:Бухгалтерии 8.3 через «Требование-накладную»
Откройте раздел «Склад → Требования-накладные» и создайте новый документ. Укажите склад, с которого списываются расходники, и подразделение-получатель затрат. Если ведется складской учет по нескольким складам, неверный склад даст минус по одному и лишний остаток по другому.
На вкладке «Материалы» добавьте номенклатуру и количество. Счет учета (обычно 10.01 «Сырье и материалы» или 10.09 для инвентаря и хозпринадлежностей) программа подставит автоматически из настроек номенклатуры — проверьте его. На вкладке «Счет затрат» укажите, куда отнести стоимость: 26 «Общехозяйственные расходы» для офисных расходников, 20 «Основное производство» для материалов, идущих в выпуск продукции, 44 «Расходы на продажу» для торговых организаций.
Заполните аналитику счета затрат: подразделение, статья затрат, а для счета 20 — номенклатурную группу. От статьи затрат зависит, попадет ли сумма в прямые или косвенные расходы в налоговом учете. После проведения документ сформирует проводку Дт счета затрат — Кт 10 по средней стоимости (или FIFO, если так задано в учетной политике).
- 1Откройте «Склад → Требования-накладные», нажмите «Создать»
- 2Укажите организацию, склад и дату списания
- 3На вкладке «Материалы» добавьте номенклатуру и количество, проверьте счет учета
- 4На вкладке «Счет затрат» выберите счет (20, 25, 26, 44), подразделение и статью затрат
- 5Проведите документ и откройте кнопку «Дт/Кт» — проверьте проводки
- 6Распечатайте форму М-11 при необходимости подписи материально ответственным лицом
Списание в 1С:Управление торговлей и Комплексной автоматизации
В УТ 11 расходники для собственных нужд списывают документом «Внутреннее потребление товаров» из раздела «Склад и доставка → Внутренние документы». В документе указывают склад, подразделение-получатель и направление расхода. В табличной части для каждой позиции задают статью расходов и аналитику — именно отсюда суммы попадут в бухгалтерский учет при синхронизации или в рамках единой базы.
Если товар испорчен или выявлена недостача, используйте «Списание товаров». В нем выбирают статью расходов с типом, отличным от производственных затрат, либо приходный ордер на основании инвентаризации. Перед списанием недостачи корректнее провести документ «Пересчет товаров» (инвентаризацию), тогда списание создастся автоматически на разницу между учетным и фактическим остатком.
Учтите ограничение: в УТ 11 документы списания проводятся только если остаток на складе не уходит в минус при включенном контроле остатков. Если программа блокирует проведение, сначала найдите, почему не хватает остатка — возможно, не оприходована поставка или списание делается не с того склада.
Списание недостачи по результатам инвентаризации
Отдельный сценарий — списание расходников, которых физически нет на складе. В 1С:Бухгалтерии создайте документ «Инвентаризация товаров» (раздел «Склад»), заполните его остатками по кнопке «Заполнить → Заполнить по остаткам на складе», введите фактические количества. На основании инвентаризации кнопкой «Создать на основании» сформируется «Списание товаров» на недостающее количество.
Документ «Списание товаров» в бухгалтерской конфигурации относит сумму на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Дальнейшее распределение — на виновное лицо (счет 73.02) или на прочие расходы (91.02) — оформляется отдельными операциями в зависимости от решения руководства и результатов служебного расследования.
Проводки и способы оценки стоимости при списании
Типовая проводка при списании расходников на нужды офиса: Дт 26 — Кт 10.01 (или 10.09). Для материалов в производство: Дт 20 — Кт 10.01. При списании недостачи: Дт 94 — Кт 10. Сумма проводки зависит от способа оценки, заданного в учетной политике: по средней стоимости или по FIFO. В типовых конфигурациях 1С для материалов чаще применяется средняя стоимость, которая окончательно рассчитывается при закрытии месяца.
Важный нюанс: если провести списание до оприходования поставки (например, товар физически получен, но документ поступления еще не введен), программа либо не даст провести документ, либо спишет по некорректной стоимости. Сначала введите все поступления периода, затем списания.
Как проверить результат списания
После проведения документа откройте его проводки кнопкой «Дт/Кт» и убедитесь, что счета и аналитика соответствуют ожиданиям. Затем сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 10 (раздел «Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету») за период списания. Конечные остатки по всем позициям должны быть положительными или нулевыми.
Для детальной проверки используйте «Карточку счета» по конкретной номенклатуре или отчет «Остатки товаров на складах» в торговых конфигурациях. Сверьте, что количество уменьшилось ровно на списанное, а сумма соответствует ожидаемой стоимости. Если включен партионный учет, дополнительно проверьте отчет «Ведомость по партиям товаров».
Как проверить результат
Остаток положительный или нулевой, количество уменьшилось на списанное
Отрицательный остаток (минус) — списано больше, чем оприходовано
Дт счета затрат — Кт 10, заполнены подразделение и статья затрат
Неверный счет затрат или пустая аналитика — расходы попадут не туда
Соответствует средней стоимости остатка до списания
Сумма нулевая или аномально высокая — проверьте наличие поступлений
Регламентные операции выполнены без ошибок
Ошибки расчета себестоимости — обычно следствие отрицательных остатков
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая проблема — отрицательные остатки. Они возникают, когда списание проводят раньше поступления, списывают не с того склада или не с той характеристикой/серией номенклатуры. Последствие — неверная себестоимость и ошибки при закрытии месяца. Лечится вводом пропущенных поступлений и перепроведением документов в хронологическом порядке.
Вторая ошибка — неверный счет затрат или пустая статья затрат. Канцелярия, списанная на счет 20 вместо 26, исказит себестоимость продукции и состав прямых расходов в налоговом учете. Третья типичная ситуация — списание недостачи через «Требование-накладную» вместо документа по инвентаризации, что напрямую завышает расходы.
Частые вопросы
Чем отличается «Требование-накладная» от «Списания товаров» в 1С:Бухгалтерии?
«Требование-накладная» относит стоимость на счета затрат (20, 25, 26, 44) и подходит для планового расхода материалов на нужды организации. «Списание товаров» фиксирует выбытие по причинам порчи или недостачи и относит сумму на счет 94 или прочие расходы, минуя затраты производства.
Можно ли списать расходники, если на складе нулевой остаток?
Технически программа может позволить провести документ с отключенным контролем остатков, но делать этого не стоит: возникнет минус, и себестоимость посчитается неверно. Сначала введите документ поступления или найдите, на каком складе числится остаток, затем списывайте.
Как списать картриджи и бумагу на офис, чтобы расходы принялись в налоговом учете?
Оформите «Требование-накладную» на счет 26 (или 44 для торговой организации) со статьей затрат, у которой вид расхода для налогового учета соответствует косвенным/прочим расходам. Сохраните подтверждающие документы: накладную поставщика и подписанную форму М-11 или акт списания.
Почему сумма списания изменилась после закрытия месяца?
При способе оценки «по средней» документы в течение месяца проводятся по скользящей стоимости, а окончательный расчет выполняет регламентная операция закрытия месяца. Небольшая корректировка сумм проводок — штатное поведение, а не ошибка.
Как списать расходники на конкретного сотрудника?
В типовых конфигурациях аналитика по сотрудникам на счетах затрат обычно не ведется. Стандартный путь — списание на подразделение сотрудника, а контроль выдачи по людям ведется внутренними ведомостями или через справочник материально ответственных лиц. В УТ 11 можно использовать аналитику статьи расходов, если она настроена на сотрудников.
Нужно ли распечатывать документ списания?
Для внутреннего контроля принято печатать унифицированную форму М-11 (требование-накладная) или акт списания с подписями материально ответственных лиц. Форма доступна по кнопке «Печать» в документе. Электронного документа в 1С достаточно для учета, но бумажное подтверждение упрощает инвентаризации и проверки.
Что важно запомнить
Расходники списывают «Требованием-накладной» в 1С:Бухгалтерии и «Внутренним потреблением» в УТ 11, указывая счет затрат и аналитику. Недостачу оформляют только через инвентаризацию и счет 94. После списания проверьте ОСВ по счету 10: отрицательных остатков быть не должно, а окончательная стоимость рассчитается при закрытии месяца.