Учет и Финансы · 11 мин
Как списать прочие расходы в 1С: практическая инструкция
Как списать прочие расходы в 1С:Бухгалтерии: документы, счета 91 и 26, настройка статей затрат, проверка проводок при закрытии месяца и типичные ошибки.
Прочие расходы — это затраты, которые не связаны напрямую с производством продукции, оказанием услуг или обычной деятельностью организации: услуги банка, штрафы, курсовые разницы, списание дебиторской задолженности, расходы по аренде неосновных активов. В 1С:Бухгалтерии 8.3 для них предусмотрены счета 91.02 «Прочие расходы» и 26 «Общехозяйственные расходы», а списание выполняется несколькими документами в зависимости от характера операции.
Главная сложность — не в самой проводке, а в правильном выборе документа и аналитики. Если оформить банковскую комиссию через «Операцию, введённую вручную» вместо «Списания с расчётного счёта», автоматическое закрытие месяца и отчёт о финансовых результатах могут сформироваться с ошибками в детализации. Поэтому важно понимать, какой инструмент программы предназначен для каждого вида расхода.
Ниже разобраны основные способы списания прочих расходов: через банковские документы, операции вручную, закрытие месяца и специализированные документы. Отдельно рассмотрены настройка справочника «Прочие доходы и расходы», проверка проводок и типичные ошибки, которые приводят к зависшим остаткам на счетах.
Что относится к прочим расходам и на какие счета они попадают
В бухгалтерском учёте прочие расходы учитываются на счёте 91.02 «Прочие расходы». Сюда относятся проценты по кредитам (если они не капитализируются), банковские комиссии, штрафы и пени по договорам, расходы на списание безнадёжной дебиторской задолженности, отрицательные курсовые разницы, расходы по содержанию законсервированных объектов.
Важно не путать прочие расходы с общехозяйственными (счёт 26) и коммерческими (счёт 44). Аренда офиса, зарплата администрации, канцелярия — это расходы по обычным видам деятельности, они закрываются на счёт 90.08 или 20. Если отнести такие затраты на 91.02, отчёт о финансовых результатах покажет искажённую валовую прибыль.
В налоговом учёте часть прочих расходов принимается в пределах норм (например, проценты по контролируемой задолженности), а часть не принимается вовсе (штрафы в бюджет). Это задаётся настройкой статьи расходов, о которой ниже.
Подготовка: настройка справочника «Прочие доходы и расходы»
Прежде чем списывать расходы, откройте раздел «Справочники» → «Доходы и расходы» → «Прочие доходы и расходы» и проверьте, есть ли нужная статья. Если её нет — создайте новую. Имя статьи должно быть понятным: «Комиссия банка за расчётно-кассовое обслуживание», «Пени по договорам с контрагентами».
Ключевые реквизиты статьи: вид прочего дохода и расхода (выбирается из предопределённого списка — от него зависит, в какую строку декларации по налогу на прибыль попадёт сумма) и флажок «Принимается к налоговому учёту». Для штрафов в бюджет и сверхнормативных расходов флажок снимают — тогда в налоговом учёте сумма не уменьшит базу, а в проводках появится постоянная разница.
Если организация применяет ПБУ 18/02, убедитесь, что в учётной политике включён соответствующий режим — тогда непринимаемые расходы корректно сформируют постоянные налоговые обязательства (активы) при закрытии месяца.
Способ 1. Списание через банковские документы
Самый частый сценарий — комиссия банка, проценты по кредиту, оплата штрафа. Такие расходы оформляются документом «Списание с расчётного счёта» (раздел «Банк и касса» → «Банковские выписки»). При загрузке выписок из клиент-банка документы часто создаются автоматически, но вид операции и статью расходов нужно проверить вручную.
Признак правильного оформления: проводка Дт 91.02 Кт 51 с заполненной аналитикой по статье расходов. Если вместо 91.02 программа подставила 76.09 или другой счёт расчётов — значит, выбран не тот вид операции, и расход «зависнет» на расчётном счёте вместо списания в финансовый результат.
Оплата через кассу
Если расход оплачен наличными, используется «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Прочий расход». Логика та же: счёт дебета 91.02, статья прочих расходов, сумма. Не забудьте проверить остаток по кассе перед проведением — программа контролирует отрицательные остатки в зависимости от настроек.
Способ 2. Ручная операция для нестандартных расходов
Когда подходящего документа нет — например, нужно списать безнадёжную дебиторскую задолженность с истёкшим сроком исковой давности или начислить резерв — используется документ «Операция» (раздел «Операции» → «Операции, введённые вручную»). Это универсальный инструмент, но он требует понимания проводок.
Для списания дебиторки проводка будет: Дт 91.02 Кт 62 (или 76) на сумму долга с указанием контрагента и договора в кредите и статьи прочих расходов в дебете. Если задолженность ранее резервировалась, сначала делается проводка Дт 63 Кт 62, а расход на 91.02 формируется только на непокрытую резервом часть.
В поле «Содержание» операции обязательно укажите основание: номер и дату приказа о списании, акта инвентаризации расчётов. Это первое, что запрашивают при проверке обоснованности расхода.
Способ 3. Автоматическое списание при закрытии месяца
Часть прочих расходов в 1С формируется регламентными операциями обработки «Закрытие месяца» (раздел «Операции» → «Закрытие месяца»). Это переоценка валютных средств (курсовые разницы на 91.02), списание расходов будущих периодов, начисление процентов по кредитам, если настроен график.
Порядок такой: сначала проводятся все первичные документы месяца, затем запускается закрытие месяца. Регламентная операция «Переоценка валютных средств» рассчитает разницы по остаткам на валютных счетах и задолженности в валюте и отнесёт их на 91.01 или 91.02. Операция «Списание расходов будущих периодов» спишет очередную часть РБП на счёт, указанный в карточке расхода будущих периодов — если это 91.02, расход попадёт в прочие.
Как проверить результат закрытия месяца
Счёт 91 закрыт, сальдо равно нулю — субсчета 91.01 и 91.02 закрыты на 91.09, далее на 99
На 91.02 осталась сумма — значит, закрытие месяца не выполнено или завершилось с ошибкой
Есть проводки Дт 91.02 с заполненными статьями по каждому виду расхода
Проводки есть, но статья пустая — отчёт о финансовых результатах покажет нерасшифрованные суммы
Если операция в списке закрытия месяца отмечена как не выполненная, откройте её и прочитайте сообщение об ошибке — чаще всего причина в незаполненной аналитике или отсутствии курсов валют на дату операции.
Проверка результата: отчёты и проводки
После списания расходов сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 91.02 за период. Разверните её по субконто «Прочие доходы и расходы» — вы увидите, какие статьи и на какие суммы отработали. Это быстрый способ найти расходы, отнесённые на неверную статью.
Дополнительно проверьте отчёт «Анализ счёта» по 91.02: он покажет корреспонденции — с каких счетов пришли суммы (51, 62, 76, 60). Неожиданные корреспонденции, например с 08 или 10, — повод проверить, не ошиблись ли в документе-источнике.
Удобно завести отдельные статьи прочих расходов для принимаемых и непринимаемых в налоговом учёте сумм одного вида — например, «Пени по договорам (НУ)» и «Штрафы в бюджет (не НУ)». Тогда анализ налоговой базы по оборотке занимает минуты, а поправки при закрытии месяца не требуются.
Итоговый контроль — отчёт о финансовых результатах (раздел «Руководителю» или «Отчётность»): строка «Прочие расходы» должна сойтись с оборотом по дебету 91.02 за вычетом корректировок. Расхождение обычно означает, что часть сумм проведена мимо типовых документов.
Типичные ошибки и как их исправить
Первая распространённая проблема — расход проведён на 26 или 44 вместо 91.02. Исправление: откройте документ, замените счёт затрат и статью, перепроведите, затем повторите закрытие месяца за этот период, чтобы регламентные операции пересчитались.
Вторая ошибка — списание задолженности без закрытия аналитики. В ОСВ по 62 счету остаётся сальдо, хотя проводка вроде бы есть. Причина — в ручной операции не заполнен договор или документ расчётов. Решение: дополнить проводку аналитикой и перепровести.
Как выбрать способ списания
Третья ошибка — расход попал в бухгалтерский учёт, но не в налоговый, или наоборот. Это следствие неверного флажка «Принимается к НУ» в статье. Исправьте статью, затем перепроведите документы по ней и закрытие месяца.
Что важно запомнить
Прочие расходы списываются на счёт 91.02 через банковские документы, ручные операции или закрытие месяца. Корректность зависит от статьи «Прочие доходы и расходы»: вида расхода и признака принятия к налоговому учёту. Контролируйте результат по ОСВ 91.02 и отчёту о финансовых результатах, а при исправлениях всегда повторяйте закрытие месяца.
Частые вопросы
Можно ли списать прочие расходы на счёт 90 вместо 91.02?
Нет, если это действительно прочие расходы. Счёт 90 предназначен для доходов и расходов по обычным видам деятельности. Отнесение банковских комиссий или штрафов на 90 исказит показатели выручки и себестоимости в отчёте о финансовых результатах.
Почему после проведения документа расход не виден в отчёте о финансовых результатах?
Отчёт заполняется при закрытии месяца, когда счёт 91 закрывается на 99. Если закрытие месяца не выполнено или завершилось с ошибками, сумма останется на 91.02 и в отчёт не попадёт. Запустите обработку «Закрытие месяца» и проверьте сообщения об ошибках.
Как списать прочие расходы в 1С:Бухгалтерии при УСН?
Механика та же — счёт 91.02 и те же документы. Отличие в налоговом учёте: при УСН «доходы минус расходы» расход признаётся только если он поименован в закрытом перечне и оплачен. Проверьте, что в документе корректно заполнены реквизиты для книги учёта доходов и расходов.
Что делать, если расход относится к прошлому закрытому периоду?
Оформите документ текущей датой с отражением в периоде обнаружения, если ошибка несущественна, либо скорректируйте прошлый период с уточнённой отчётностью при существенной ошибке. Перед изменением закрытого периода снимите дату запрета редактирования и сделайте резервную копию базы.
Нужно ли заполнять подразделение в документах списания прочих расходов?
Если в учётной политике включён учёт по подразделениям и вы формируете управленческую отчётность в их разрезе — да, заполняйте. Иначе расход попадёт в «пустое» подразделение, и расшифровки по центрам затрат будут неполными.
Как списать курсовую разницу вручную, если переоценка не сработала?
Сначала проверьте, загружены ли курсы валют на дату операции и на конец месяца — чаще всего причина в этом. Если курсы есть, а операция не выполняется, посмотрите сообщение об ошибке в закрытии месяца. Ручная проводка через «Операцию» — крайняя мера: она не пересчитается автоматически при следующих переоценках.