Как списать принтер в организации в 1С

Списание принтера в 1С — это снятие объекта основных средств с учета по причине поломки, морального износа или продажи. Для бухгалтерии операция критична: пока принтер числится на счете 01, на него продолжают начислять амортизацию, а остаточная стоимость искажает отчетность и может попасть в базу по налогу на имущество. Поэтому физически выведенный из эксплуатации принтер нужно корректно списать и в программе.

Порядок действий зависит от конфигурации. В 1С:Бухгалтерии 8.3 для этого предусмотрен документ «Списание ОС», в комплексных решениях (ERP, КА, УПП) — «Списание ОС» или «Передача ОС» в разделе учета основных средств. Логика везде одинаковая: создается документ, в нем указывается объект и причина списания, программа формирует проводки по выбытию.

Перед списанием убедитесь, что у вас есть основание: акт о поломке, приказ руководителя, заключение комиссии. В программе эти реквизиты указываются в поле «Основание» документа и попадают в печатную форму акта на списание.

Подготовка: что проверить перед списанием принтера

Сначала найдите принтер в справочнике основных средств и убедитесь, что он принят к учету и числится в эксплуатации. Откройте карточку объекта: раздел «ОС и НМА» → «Основные средства». Если принтер числится как «не принят к учету», списывать его документом «Списание ОС» нельзя — потребуется другой механизм (например, списание материалов, если ценник был ниже лимита ОС и объект учитывался на счете 10).

Проверьте остаточную стоимость. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 01 с субконто по объекту или отчет «Ведомость амортизации ОС». Если принтер полностью самортизирован, остаточная стоимость равна нулю — проводка по дебету 91.02 не сформируется, и это нормально. Если амортизация не завершена, остаток уйдет на прочие расходы.

Уточните, есть ли у принтера комплектующие, которые останутся в организации: картриджи, блоки питания, лотки. Если их планируется оприходовать, это делается отдельным документом «Оприходование товаров» с проводкой в дебет счета 10 — иначе при инвентаризации возникнет расхождение.

Списание принтера в 1С:Бухгалтерии 8.3: пошагово

Откройте раздел «ОС и НМА» → «Выбытие ОС» → «Списание ОС» и нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию (если их несколько), дату списания и событие ОС — обычно «Списание». Если нужного события нет, создайте его в справочнике «События ОС», отметив вид «Прочее» или «Списание».

В табличной части добавьте принтер через кнопку «Подбор» — так быстрее, если списывается несколько единиц техники. Программа автоматически подтянет инвентарный номер, первоначальную и остаточную стоимость, сумму накопленной амортизации.

Заполните поля «Причина списания» (например, «физический износ, ремонт нецелесообразен») и «Основание» (реквизиты приказа или акта комиссии). Эти данные попадут в печатный акт ОС-4. На вкладке или в поле «Счета учета» укажите счет списания — для выбытия по износу это 91.02 «Прочие расходы» с субконто статьи прочих доходов и расходов (вид «Списание ОС», без принятия к налоговому учету, если расход не признается).

1. 1
   Раздел «ОС и НМА» → «Списание ОС» → «Создать»
2. 2
   Укажите дату, организацию и событие ОС «Списание»
3. 3
   Добавьте принтер в табличную часть через «Подбор»
4. 4
   Заполните причину списания и основание (приказ, акт)
5. 5
   Укажите счет списания 91.02 и субконто
6. 6
   Проведите документ и распечатайте акт ОС-4
7. 7
   Проверьте проводки кнопкой «Дт/Кт»

Какие проводки должна сформировать программа

После проведения откройте проводки документа (кнопка «Дт/Кт» или «Показать проводки»). Для принтера, который числился как ОС, типовой набор выглядит так: Дт 01.09 (или 01 с субсчетом выбытия) Кт 01.01 — списана первоначальная стоимость; Дт 02.01 Кт 01.09 — списана накопленная амортизация; Дт 91.02 Кт 01.09 — списана остаточная стоимость, если она есть.

В некоторых настройках плана счетов выбытие идет напрямую: Дт 02 Кт 01 на сумму амортизации и Дт 91.02 Кт 01 на остаточную стоимость. Оба варианта корректны — зависит от настроек учетной политики и версии конфигурации. Главное — итоговый результат: по счетам 01 и 02 объект должен обнулиться.

В налоговом учете при методе начисления остаточная стоимость списываемого из-за износа принтера обычно отражается во внереализационных расходах. Проверьте, что в документе корректно заполнены колонки НУ, если ведется налоговый учет, — иначе в декларации по налогу на прибыль возникнут временные или постоянные разницы, которые придется разбирать вручную.

Особые сценарии списания

Принтер учитывался как материал, а не ОС

Если стоимость принтера при покупке была ниже лимита для ОС, установленного учетной политикой, его оприходовали на счет 10. Списывается такой принтер документом «Списание материалов» (раздел «Склад») или «Требование-накладная» с указанием счета затрат — обычно 91.02 или счет расходов подразделения, если техника просто выбыла из эксплуатации. Документ «Списание ОС» в этом случае не подойдет: объекта просто нет в регистрах ОС.

Списание при ликвидации организации или реорганизации

При ликвидации списание идет тем же документом, но с особой статьей расходов и в рамках промежуточного и ликвидационного баланса. При реорганизации в форме присоединения имущество чаще не списывается, а передается правопреемнику — используйте «Передачу ОС», иначе нарушите преемственность учета.

Оприходование оставшихся комплектующих

Исправные картриджи, кабели, блоки питания от списанного принтера можно оприходовать. Создайте документ «Оприходование товаров» (раздел «Склад»), укажите счет 10 и рыночную оценку стоимости. В проводках это даст Дт 10 Кт 91.01 — прочий доход. Оценку подтвердите прайсами аналогичных товаров или заключением комиссии.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Принтер сломан и не подлежит восстановлениюДокумент «Списание ОС», счет 91.02, акт ОС-4

Принтер продается или передается другой организацииДокумент «Передача ОС» с реализацией, а не списание

Принтер был на счете 10 как малоценка«Списание материалов» или «Требование-накладная»

От принтера остаются исправные запчастиДополнительно «Оприходование товаров» на счет 10

Печать акта на списание ОС-4

Из документа «Списание ОС» доступна печатная форма акта по форме ОС-4 (кнопка «Печать»). В акт подтягиваются инвентарный номер, дата ввода в эксплуатацию, первоначальная и остаточная стоимость, сумма амортизации и причина списания. Проверьте, что в карточке организации заполнены сведения о руководителе и главном бухгалтере — иначе подписи в акте будут пустыми.

Форма ОС-4 не обязательна: организация вправе утвердить собственный бланк акта в учетной политике. Если используете самостоятельную форму, убедитесь, что в ней есть все обязательные реквизиты первичного документа: наименование, дата, содержание операции, измерители, подписи ответственных лиц. В 1С самостоятельную форму обычно прикладывают как внешнюю печатную форму или заполняют вне программы.

Проверка результата после списания

Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 01 за месяц списания: по списанному принтеру не должно остаться ни дебетового, ни кредитового сальдо. Аналогично проверьте счет 02 — накопленная амортизация по объекту должна быть полностью списана. Остаток на любом из этих счетов означает, что документ проведен не полностью или объект задвоен в справочнике.

Откройте карточку основного средства: в ней должно отображаться последнее состояние «Списано» с датой документа. В инвентарной книге (ОС-6) и отчете «Инвентарная книга ОС» объект перестанет числиться как действующий. Если планируете инвентаризацию, списанный принтер не должен попадать в инвентаризационную опись — это косвенное подтверждение корректного выбытия.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счету 01 по объекту

Норма

Сальдо нулевое

Тревожный признак

Остаток первоначальной стоимости — списание не проведено

ОСВ по счету 02 по объекту

Норма

Амортизация полностью списана

Тревожный признак

Висит остаток амортизации — проверьте документ

Карточка ОС

Норма

Состояние «Списано» с датой

Тревожный признак

Объект числится в эксплуатации

Акт ОС-4

Норма

Заполнены подписи и реквизиты

Тревожный признак

Пустые поля руководителя или комиссии

Типичные ошибки при списании принтера

Самая частая ошибка — попытка списать принтер, который не был принят к учету как ОС. Документ либо не проведется, либо проведется с пустыми суммами, а объект останется висеть на счете 10. Всегда сначала проверяйте, на каком счете числится имущество.

Вторая распространенная проблема — неверная статья прочих расходов. Если в субконто 91.02 выбрана статья с видом, принимаемым к налоговому учету, когда по вашей ситуации расход не признается (или наоборот), исказится налог на прибыль. Сверьте настройки статьи с учетной политикой.

Частые вопросы

Можно ли списать принтер без акта комиссии?

Формально документ в 1С проведется и без заполненного основания, но для бухгалтерского и налогового учета списание должно быть подтверждено первичным документом — актом, утвержденным приказом руководителя по результатам заключения комиссии. Без него расходы могут быть сняты при проверке.

Что делать, если принтер списан, а потом его удалось починить?

Сторнируйте документ списания или создайте корректировку, затем заново примите объект к учету. На практике проще оформить оприходование как вновь выявленного объекта с актуальной оценкой, если восстановление произошло в другом периоде.

Нужно ли восстанавливать НДС при списании непроданного принтера?

При списании по причине физического износа и поломки, подтвержденной документально, восстановление НДС обычно не требуется — объект выбывает по причинам, не связанным с реализацией. Однако позиция налоговых органов по этому вопросу неоднозначна, поэтому при значимых суммах вычета решение стоит согласовать с учетной политикой и при необходимости с налоговым консультантом.

Как списать сразу несколько принтеров и другой оргтехники?

В документе «Списание ОС» используйте кнопку «Подбор» и добавьте все объекты в одну табличную часть. Печатная форма ОС-4 формируется по каждому объекту отдельно, либо используйте форму ОС-4б для группы однотипных объектов.

Принтер числится в 1С, но физически утерян — как списать?

Недостача оформляется через инвентаризацию: документ «Инвентаризация ОС», затем списание на счет 94 с последующим отнесением на виновное лицо (счет 73) или на финансовый результат. Простое «Списание ОС» с причиной износа в этом случае неверно — причина выбытия другая, и проводки отличаются.