Как списать НДС на расходы в 1С

Списание НДС на расходы — ситуация, когда входной налог нельзя принять к вычету и его включают в стоимость приобретенных ценностей или относят на прочие расходы. Такое происходит при покупках для необлагаемых операций, при работе на спецрежимах, при отсутствии правильно оформленного счета-фактуры или при превышении нормативов по отдельным видам затрат. В 1С эта операция выполняется несколькими способами в зависимости от причины и конфигурации.

В 1С:Бухгалтерии 8.3 механизм зависит от того, ведется ли раздельный учет НДС. Если раздельный учет включен, программа сама распределяет налог между вычетом и включением в стоимость по итогам квартала документом «Распределение НДС». Если раздельного учета нет, налог списывают вручную — через документ «Списание НДС» или корректировкой проводок. Ниже разобраны оба подхода с конкретными действиями и проверками.

Главный риск — списать налог, который правомерно принимается к вычету, или наоборот, заявить вычет там, где его быть не должно. Оба варианта ведут к доначислениям и пеням при проверке. Поэтому перед списанием важно убедиться, что основание документально подтверждено, а после — сверить книгу покупок и декларацию.

Когда НДС законно списывается на расходы

Налоговый кодекс допускает включение входного НДС в стоимость или расходы в строго определенных случаях. Основные: приобретение для операций, не облагаемых НДС (ст. 149 НК РФ); использование в деятельности на спецрежимах (УСН, патент); покупки для операций, местом реализации которых не признается РФ; случаи, когда покупатель не является плательщиком НДС. Отдельная ситуация — нормируемые расходы (например, представительские сверх лимита): НДС с ненормируемой части к вычету не принимается и списывается на счета, не уменьшающие налоговую базу по прибыли.

Еще одно частое основание — отсутствие корректного счета-фактуры. Если поставщик документ не предоставил или он оформлен с существенными ошибками, вычет невозможен, и налог безопаснее включить в стоимость. Однако сначала стоит запросить у контрагента исправленный документ: это почти всегда выгоднее, чем потерять вычет.

Подготовка: настройки учетной политики и раздельный учет

Откройте раздел «Главное — Настройки — Налоги и отчеты», вкладка «НДС». Здесь определяется, ведется ли раздельный учет входного налога. Если у организации есть необлагаемые операции, флажок «Раздельный учет НДС» должен быть установлен — тогда программа будет накапливать налог на счете 19 с третьим субконто «Способ учета НДС» и распределять его по итогам квартала.

Проверьте также счета учета затрат: для списания на прочие расходы используется 91.02, для включения в стоимость — счета запасов (10, 41) или затрат (20, 25, 26, 44). Убедитесь, что в плане счетов для выбранного счета включен нужный набор аналитики (статьи затрат, подразделения), иначе при списании придется дорабатывать проводки вручную.

Ручное списание через документ «Списание НДС»

Когда раздельный учет не ведется или нужно списать налог по конкретному документу, используйте документ «Списание НДС»: раздел «Операции — НДС — Списание НДС». Создайте документ, укажите поставщика и основание — документ поступления, по которому налог числится на счете 19. Программа подтянет сумму НДС автоматически.

На вкладке с проводками задайте счет списания: 91.02 «Прочие расходы» для невозвратных сумм или счет учета затрат/запасов, если налог включается в стоимость. Для счета 91.02 укажите статью прочих расходов с признаком «не принимаемые к НУ», если сумма не должна уменьшать базу по налогу на прибыль — это критично для нормируемых расходов.

После проведения документ формирует проводку Дт 91.02 (или счет затрат) Кт 19 и одновременно снимает налог с регистра накопления «НДС предъявленный», чтобы он не попал в книгу покупок. Проверьте движения по кнопке «Дт/Кт» — там не должно остаться записей, формирующих вычет.

1. 1
   Откройте Операции — НДС — Списание НДС и создайте документ
2. 2
   Заполните поставщика и документ-основание, проверьте сумму НДС
3. 3
   Укажите счет списания (91.02 или счет затрат) и статью расходов
4. 4
   Проведите документ и откройте проводки кнопкой Дт/Кт
5. 5
   Убедитесь: Дт 91.02 Кт 19, остатка по 19 счету по этому документу нет
6. 6
   Проверьте, что сумма не попала в книгу покупок за квартал

Автоматическое распределение при раздельном учете

Если раздельный учет включен, при поступлении товаров и услуг в документе указывается способ учета НДС: «Принимается к вычету», «Включается в стоимость» или «Распределяется». Для затрат, которые точно идут на необлагаемую деятельность, сразу выбирайте «Включается в стоимость» — программа сама отнесет налог на счет затрат проводкой Дт 20 (41, 44) Кт 19, и никаких дополнительных документов не потребуется.

Для общехозяйственных расходов, которые нельзя однозначно отнести к облагаемым или необлагаемым операциям, выбирайте «Распределяется». В конце квартала создайте документ «Распределение НДС» (Операции — Регламентные операции по НДС). Он рассчитает пропорцию по выручке и спишет часть налога в стоимость, а остальное оставит к вычету. Проверьте заполнение базы распределения — она берется из реализации за квартал.

Способы списания НДС

Списание НДС (документ)

Подходит для точечного списания по конкретному поступлению без раздельного учета. Ограничение: весь контроль оснований — вручную.

Способ учета «Включается в стоимость»

Подходит при раздельном учете для затрат, заведомо относящихся к необлагаемым операциям. Требует включенной настройки в учетной политике.

Распределение НДС

Для общих расходов, распределяемых по пропорции выручки в конце квартала. Не подходит, если операция целиком облагаемая или необлагаемая.

Особые сценарии

НДС по нормируемым расходам

По представительским и иным нормируемым затратам вычет принимается только в пределах норматива. В 1С норматив при закрытии месяца рассчитывается автоматически, а НДС со сверхнормативной части нужно списать документом «Списание НДС» на 91.02 со статьей, не принимаемой для налога на прибыль. Поскольку норматив по представительским расходам считается нарастающим итогом в течение года, часть списанного налога может быть принята к вычету в следующих кварталах — тогда делается восстановление вычета корректировочной записью.

Списание при УСН и освобождении по ст. 145

На упрощенке входной НДС вычету не подлежит в принципе. В 1С для организаций на УСН налог при поступлении сразу включается в стоимость или расходы — отдельный документ списания обычно не нужен, важно лишь корректно заполнить документ поступления. Аналогично при освобождении по ст. 145 НК РФ: способ учета «Включается в стоимость» решает задачу без ручных операций.

Восстановление ранее принятого к вычету НДС

Если налог уже принят к вычету, а потом выяснилось, что имущество используется в необлагаемых операциях, применяется не списание, а восстановление НДС — документ «Восстановление НДС» в разделе «Операции — Регламентные операции по НДС». Восстановленная сумма попадает в книгу продаж и относится на прочие расходы. Путать эти два механизма нельзя: списание работает до вычета, восстановление — после.

Проверка результата и отчетность

После списания сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 19 в разрезе контрагентов и документов: по списанным основаниям остатка быть не должно. Затем откройте книгу покупок за квартал (Продажи/Покупки — Книга покупок) и убедитесь, что списанная сумма там отсутствует. Финальная проверка — раздел 3 декларации по НДС: вычеты должны соответствовать книге покупок, а списанный налог нигде в декларации не фигурирует.

Полезно сверить аналитику счета 91.02: суммы списанного НДС должны лежать на статьях с корректным признаком принятия к налоговому учету. Ошибка в статье всплывет при расчете налога на прибыль, и найти ее потом сложнее, чем сразу после списания.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счету 19 по документу основания

Норма

Остаток нулевой

Тревожный признак

Сумма зависла на 19 счете — налог не списан и не принят к вычету

Книга покупок за квартал

Норма

Списанной суммы нет

Тревожный признак

Сумма присутствует — двойной эффект, вычет завышен

Проводки документа списания

Норма

Дт 91.02/счет затрат Кт 19, статья с верным признаком НУ

Тревожный признак

Ручные проводки без движения регистров НДС

Декларация по НДС, раздел 3

Норма

Вычеты равны книге покупок

Тревожный признак

Расхождение с книгой покупок

Частые вопросы

Можно ли списать НДС на расходы, если поставщик не дал счет-фактуру?

Да. Без корректно оформленного счета-фактуры вычет невозможен, поэтому налог включают в стоимость приобретения или списывают на расходы. Но сначала запросите у поставщика документ или исправление — восстановить вычет позже можно лишь в пределах трех лет и с дополнительной работой по уточненкам.

Каким документом списать НДС в 1С:Бухгалтерии 8.3?

Документом «Списание НДС» из раздела «Операции — НДС». При включенном раздельном учете вместо него используют способ учета «Включается в стоимость» в документе поступления или регламентный документ «Распределение НДС» в конце квартала.

На какой счет списывать НДС: 91 или 26?

Если налог относится к облагаемой в целом деятельности, но вычет недоступен по конкретной причине (нет счета-фактуры, сверхнормативные расходы) — на 91.02. Если налог по правилам ст. 170 НК РФ включается в стоимость (необлагаемые операции, спецрежим) — на счет учета затрат или запасов: 20, 25, 26, 41, 44.

Уменьшает ли списанный НДС налог на прибыль?

Зависит от основания. НДС, включенный в стоимость по ст. 170 НК РФ, учитывается в расходах по прибыли в составе стоимости. НДС со сверхнормативных представительских расходов базу по прибыли не уменьшает — для него выбирайте статью затрат с признаком «не принимаемые к НУ».

Что делать, если НДС уже принят к вычету, а потом выяснилось, что операция необлагаемая?

Нужно восстановить налог документом «Восстановление НДС»: сумма попадет в книгу продаж и увеличит налог к уплате. Списание в этом случае не применяется — оно работает только до момента вычета.