Учет и Финансы · 11 мин
Как списать мягкий инвентарь со счета 27 в новой 1С Бухгалтерии
Пошаговая инструкция по списанию мягкого инвентаря со счета 27 в новой 1С Бухгалтерии: документы, проводки, настройка счетов, типичные ошибки и проверка результата.
Мягкий инвентарь — спецодежда, спецобувь, постельные принадлежности, халаты, перчатки и аналогичные материальные ценности — в учете часто проходит через промежуточные счета перед выдачей в эксплуатацию. Если ваша учетная политика предусматривает использование счета 27 (или добавленного вручную субсчета) для накопления мягкого инвентаря до момента выдачи, списание выполняется документом, который переводит стоимость со счета хранения на счет затрат или на забалансовый учет.
Важный нюанс: счет 27 отсутствует в типовом плане счетов 1С Бухгалтерии 8.3 (редакция 3.0). Обычно организации добавляют его вручную как дополнительный субсчет или используют его по отраслевой методике — например, в автономных и бюджетных учреждениях. Поэтому порядок списания зависит от того, как именно настроен план счетов и какие документы доступны для этого счета в вашей конфигурации.
Ниже разобран универсальный порядок: проверка остатков, выбор документа списания, настройка проводок, контроль результата и типичные ошибки. Инструкция применима к 1С Бухгалтерии 8.3 с типовыми документами «Требование-накладная» и «Списание материалов», а также к ситуации, когда счет 27 добавлен вручную.
Проверьте остатки и аналитику по счету 27 перед списанием
Прежде чем создавать документ списания, сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 27: раздел «Отчеты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счету». Укажите счет 27 и период. В отчете должны быть видны остатки в разрезе номенклатуры, складов и, если настроено, партий или подразделений.
Если ОСВ показывает остаток «свернуто», без детализации по позициям, значит, у счета не включена нужная аналитика. Откройте «Главное» → «План счетов», найдите счет 27 и проверьте установленные виды субконто. Для корректного списания минимально необходимы субконто «Номенклатура» и «Склады». Без них программа не сможет подобрать стоимость конкретной позиции при списании.
Также сверьте количественные остатки с фактическими данными складского учета. Списание количества, превышающего остаток, приведет к отрицательным остаткам, которые потом придется разбирать вручную — в закрытом периоде это особенно болезненно.
Что проверить до списания
Остатки детализированы по номенклатуре и складам, суммы положительные
Свернутый остаток или отрицательные суммы по позициям
У счета 27 есть субконто «Номенклатура» и «Склады»
Субконто отсутствуют или не заполнены в документах
Не превышает остаток по конкретной позиции и складу
Списываемое количество больше остатка
Выберите подходящий документ списания
В типовой 1С Бухгалтерии 8.3 для списания материальных ценностей используются два основных документа: «Требование-накладная» (раздел «Склад» → «Требования-накладные») и «Списание товаров» (раздел «Склад» или «Покупки», в зависимости от интерфейса). Для мягкого инвентаря, передаваемого в эксплуатацию, корректнее «Требование-накладная», поскольку она позволяет указать счет затрат и статью затрат.
Если счет 27 был добавлен вручную, проверьте, доступен ли он для выбора в документе. В «Требовании-накладной» счет учета подставляется из регистра «Счета учета номенклатуры» либо указывается вручную в табличной части (колонка «Счет учета»). Если колонка не видна, включите её через кнопку «Ещё» → «Изменить форму».
Сравнение документов списания
Подходит для передачи мягкого инвентаря в эксплуатацию: указывается счет затрат, статья затрат, подразделение. Оптимальный вариант для счета 27.
Подходит для списания испорченного или утраченного инвентаря на счет 94 с последующим отнесением на виновных лиц или расходы. Не для плановой выдачи.
Резервный вариант, когда типовые документы не работают с ручным счетом 27. Требует ручного контроля всех проводок и не формирует печатную форму.
Оформите списание требованием-накладной
Создайте новый документ: «Склад» → «Требования-накладные» → «Создать». Заполните шапку: дату, склад, с которого списывается инвентарь, и подразделение-отправитель. На закладке «Материалы» добавьте позиции мягкого инвентаря с количеством.
В табличной части проверьте колонку «Счет учета» — там должен стоять счет 27. Если программа подставила другой счет (например, 10.01), исправьте вручную или настройте соответствие в регистре «Счета учета номенклатуры» (доступен из карточки номенклатуры или через «Справочники» → «Номенклатура» → «Счета учета номенклатуры»).
На закладке «Счет затрат» укажите счет, на который относится стоимость выданного инвентаря: 20, 23, 25, 26 или 44 — в зависимости от того, где используется инвентарь. Заполните статью затрат (обычно с видом «Материальные расходы») и подразделение затрат. Проведите документ.
- 1Сформируйте ОСВ по счету 27 и зафиксируйте остатки по списываемым позициям
- 2Создайте документ «Требование-накладная», укажите склад и дату
- 3Добавьте позиции мягкого инвентаря, проверьте колонку «Счет учета» — должно быть 27
- 4На закладке «Счет затрат» укажите счет затрат, статью затрат и подразделение
- 5Проведите документ и откройте «Дт/Кт» для проверки проводок
- 6При необходимости введите забалансовую проводку по счету МЦ для контроля выданного инвентаря
Учтите мягкий инвентарь за балансом после выдачи
Выданная спецодежда и мягкий инвентарь остаются собственностью организации и подлежат контролю до окончания срока использования. В типовой 1С для этого предназначены забалансовые счета МЦ (например, МЦ.02 «Спецодежда, переданная в эксплуатацию»). Типовая «Требование-накладная» сама не формирует забалансовую проводку со счета 27 — её добавляют отдельной операцией.
Создайте документ «Операции, введенные вручную» → «Операция» и добавьте запись: Дт МЦ.02 с аналитикой по номенклатуре, сотруднику (если субконто «Работники организации» включено) и количеством. Сумма указывается в оценке выдачи. Это обеспечит контроль: при возврате или окончании срока носки инвентарь спишется с забаланса.
Альтернатива: документ «Передача материалов в эксплуатацию»
Если мягкий инвентарь — это спецодежда с нормативным сроком носки, методически правильнее использовать документ «Передача материалов в эксплуатацию» (раздел «Склад»). Он позволяет указать способ погашения стоимости: единовременно при выдаче или линейно в течение срока использования, а также автоматически ставит инвентарь на забалансовый учет.
Ограничение: документ рассчитан на типовые счета 10.10 и 10.11. Если инвентарь числится на ручном счете 27, сначала переведите его на счет 10.10 требованием-накладной или операцией (Дт 10.10 — Кт 27), а затем оформите передачу в эксплуатацию штатно. Это длиннее, но сохраняет всю типовую аналитику по сотрудникам и срокам.
Как выбрать сценарий
Проверьте результат после проведения
После проведения документа откройте его движения кнопкой «Дт/Кт». Должна быть проводка Дт счета затрат — Кт 27 на сумму списываемой стоимости, с заполненной аналитикой: номенклатура и склад по кредиту, статья затрат и подразделение по дебету.
Затем сформируйте ОСВ по счету 27 повторно: остатки по списанным позициям должны уменьшиться на списанное количество и сумму. Отрицательные остатки — сигнал ошибки: либо списано больше, чем было, либо нарушена аналитика (например, остаток висел на одном складе, а списание прошло с другого).
Если использовался забалансовый счет МЦ, сформируйте по нему ОСВ и убедитесь, что выданный инвентарь оприходован за балансом. Это понадобится при инвентаризации и при увольнении сотрудников, за которыми числится спецодежда.
Частые вопросы
Почему в моей 1С нет счета 27?
В типовом плане счетов 1С Бухгалтерии 8.3 счет 27 отсутствует — он добавляется вручную организацией или присутствует в отраслевых и бюджетных конфигурациях. Если счет нужен, его добавляют через «Главное» → «План счетов» → «Создать», задавая код, наименование, вид (активный) и необходимые субконто. Учтите, что регламентные обработки типовой конфигурации с ручными счетами могут работать некорректно.
Чем списание мягкого инвентаря отличается от списания обычных материалов?
Принципиальное отличие — в необходимости последующего контроля. Обычные материалы списываются в затраты и забываются, а выданный мягкий инвентарь (спецодежда, постельные принадлежности) остается в эксплуатации и подлежит учету за балансом до окончания срока службы или возврата. Поэтому кроме проводки на затраты нужна запись по забалансовому счету МЦ.
Можно ли списать инвентарь со счета 27 сразу на счет 94 при недостаче?
Да, документом «Списание товаров» или операцией вручную: Дт 94 — Кт 27. Но делать это следует только на основании инвентаризации и оформленного акта. Дальнейшее отнесение суммы — на виновное лицо (счет 73) или на прочие расходы (91.02), если виновные не установлены.
Документ не дает выбрать счет 27 в табличной части. Что делать?
Проверьте три вещи: существует ли счет в плане счетов и не помечен ли он на удаление; включена ли колонка «Счет учета» в форме документа («Ещё» → «Изменить форму»); не переопределяет ли регистр «Счета учета номенклатуры» счет для этой позиции. Если счет добавлен вручную и конфигурация его фильтрует, используйте «Операцию, введенную вручную».
Нужно ли восстанавливать НДС при списании мягкого инвентаря в эксплуатацию?
При передаче спецодежды сотрудникам для использования в облагаемой НДС деятельности объект обложения не возникает и вычет сохраняется. Если инвентарь используется в необлагаемой деятельности или передается безвозмездно, порядок иной — возможно восстановление НДС или начисление налога. В спорных случаях сверьте ситуацию с учетной политикой и действующими нормами НК РФ.
Как списать инвентарь, если период уже закрыт?
Если закрыт месяц, но не сдана отчетность, можно ввести документ текущей датой с корректным отражением, либо отменить закрытие месяца, внести документ и перезакрыть период. Если сдана отчетность, исправление оформляется в текущем периоде с учетом правил исправления ошибок. Перед любыми действиями в закрытом периоде сделайте резервную копию базы.
Что важно запомнить
Списание мягкого инвентаря со счета 27 выполняется требованием-накладной с проводкой Дт затратного счета — Кт 27, предварительной проверкой остатков и аналитики. Выданный инвентарь дополнительно ставится на забалансовый счет МЦ. Для спецодежды со сроком носки корректнее использовать «Передачу материалов в эксплуатацию» через счет 10.10, а недостачи оформлять только через счет 94 по результатам инвентаризации.