Как списать моющие средства в 1С: пошаговая инструкция

Моющие и чистящие средства в бухгалтерском учете относятся к хозяйственным материалам: их приобретают для поддержания санитарного состояния помещений, оборудования и транспорта. В 1С:Бухгалтерии 8.3 такие расходы списываются документом «Требование-накладная» на затратный счет, соответствующий месту использования — 26 «Общехозяйственные расходы», 25 «Общепроизводственные расходы» или 44 «Расходы на продажу».

Главная сложность — не сама операция, а правильный выбор счета учета при поступлении, счета затрат при списании и обоснование расхода для налогового учета. Ошибка в аналитике приводит к некорректной себестоимости и вопросам при проверке обоснованности затрат.

Ниже разобран полный цикл: от оприходования моющих средств до проверки проводок и остатков на складе. Инструкция применима к 1С:Бухгалтерии 8.3 (ред. 3.0), в конфигурациях УНФ и 1C:ERP логика аналогична, отличаются названия документов.

На какой счет оприходовать моющие средства

При поступлении моющие средства обычно учитывают на счете 10.01 «Сырье и материалы» или 10.06 «Прочие материалы». Более корректен счет 10.06, поскольку моющие средства не участвуют в производстве продукции как сырье, а относятся к вспомогательным хозяйственным материалам. Однако многие организации используют 10.01 — это не является ошибкой, если закреплено в учетной политике.

Оприходование выполняется документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Товары (накладная)» или «Услуги и другие активы». В табличной части указывается номенклатура из одноименного справочника, количество и цена. Счет учета подставляется из настроек номенклатуры или регистра «Счета учета номенклатуры».

Проверьте, что в карточке номенклатуры выбран вид номенклатуры «Материалы» — от этого зависит автоматическая подстановка счетов. Если вид указан как «Товары», при списании программа может предложить счет 41, что неверно для материалов, потребляемых собственной организацией.

Каким документом выполняется списание

Стандартный инструмент — документ «Требование-накладная». Он находится в разделе «Склад» → «Требования-накладные» либо в разделе «Производство» → «Требования-накладные» в зависимости от настроек интерфейса. Документ переносит стоимость материала со счета учета на счет затрат.

1. 1
   Откройте раздел «Склад» → «Требования-накладные» и нажмите «Создать».
2. 2
   Заполните организацию и склад, с которого списываются материалы.
3. 3
   На закладке «Материалы» добавьте номенклатуру, количество и счет учета (10.01 или 10.06).
4. 4
   На закладке «Счет затрат» укажите счет 26 (25, 44), подразделение и статью затрат «Материальные расходы» или «Прочие затраты».
5. 5
   Проведите документ и проверьте проводки кнопкой «Дт/Кт».
6. 6
   Распечатайте форму М-11 или акт списания для первичного документа.

Если моющих средств много и они расходуются регулярно, удобно создавать одну требование-накладную в конце месяца по данным ведомости расхода, которую ведет материально ответственное лицо. Это сокращает число документов и упрощает сверку.

В 1C:ERP и 1С:Управление нашей фирмой используются документы «Внутреннее потребление товаров» и «Расход материалов» соответственно — логика та же: дебет затратного счета, кредит счета материалов.

Выбор счета затрат и аналитики

Счет затрат определяется тем, где фактически используются моющие средства. Для офиса это счет 26, для производственного цеха — 25, для торгового зала или склада готовой продукции — 44. Если организация — общепит или медицинское учреждение, расход может относиться на 20 «Основное производство» как прямо связанный с деятельностью.

Обязательно заполните подразделение и статью затрат — без них расходы не распределятся корректно при закрытии месяца. Статья затрат должна иметь вид расхода «Материальные расходы» или «Прочие расходы» с признаком принятия к налоговому учету, иначе возникнут постоянные разницы.

Как оформить первичный документ и обосновать расход

Требование-накладная формы М-11 — типовой межотраслевой бланк, доступный для печати прямо из документа кнопкой «Печать». Организация вправе использовать собственную форму акта списания, утвержденную в учетной политике. Документ подписывает материально ответственное лицо и получатель материала.

Для обоснования расхода полезно утвердить внутренние нормы расхода моющих средств — например, приказом руководителя: объем средства на квадратный метр площади в месяц. Для отраслей с санитарными требованиями (общепит, медицина, детские учреждения) нормы расхода дезинфицирующих средств часто определяются инструкциями к препаратам и санитарными правилами — на них и следует ссылаться.

Удобно завести отдельную группу в справочнике номенклатуры — «Хозяйственные материалы» или «Моющие средства» — и назначить ей счета учета через регистр «Счета учета номенклатуры». Тогда при поступлении и списании счета будут подставляться автоматически, а отчет по остаткам легко фильтруется по группе.

Проверка проводок и остатков после списания

После проведения требование-накладной откройте движения документа (кнопка «Дт/Кт»). Должна сформироваться проводка: Дт 26 (25, 44, 20) — Кт 10.01 (10.06) на сумму списываемых материалов. Стоимость рассчитывается по методу оценки, заданному в учетной политике, — обычно по средней стоимости.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводка документа

Норма

Дт затратного счета — Кт 10.01/10.06 на сумму расхода

Тревожный признак

Проводки нет или дебет ушел на 41/10.01 другой аналитики

Оборотно-сальдовая ведомость по счету 10

Норма

Остаток уменьшился на списанное количество и сумму

Тревожный признак

Появился отрицательный (красный) остаток по складу

Анализ счета 26/25/44 за месяц

Норма

Расход попал в нужное подразделение и статью

Тревожный признак

Расход завис без подразделения или на неверной статье

Отрицательный остаток по счету 10 — типичный признак того, что списали больше, чем оприходовано, либо поступление оформили на другой склад или другую номенклатурную позицию. Перед списанием сверьтесь с отчетом «Остатки товаров на складах».

Типичные ошибки при списании моющих средств

Еще одна частая проблема — списание материалов, купленных через подотчет, дважды: сначала авансовым отчетом на затраты, а затем требование-накладной со склада. Определите единый маршрут: либо расход сразу через авансовый отчет (допустимо для мелких разовых покупок), либо оприходование на склад с последующим списанием.

Частые вопросы

Можно ли списать моющие средства сразу на расходы при покупке, минуя склад?

Да, если суммы незначительны и это закреплено в учетной политике. При покупке через авансовый отчет укажите сразу счет затрат (26, 44) вместо счета 10. Для регулярных закупок корректнее вести складской учет через счет 10 с последующим списанием по факту расхода.

Какую статью затрат выбрать для моющих средств?

Обычно создают или используют статью с видом «Материальные расходы» либо «Прочие расходы» (для налогового учета — принимаемые). Главное — чтобы в статье был установлен признак учета в расходах по налогу на прибыль, иначе возникнут постоянные разницы по ПБУ 18/02.

Как списать моющие средства в 1С:УНФ?

В УНФ используется документ «Расход со склада» (или «Перемещение запасов» на затратный счет). В документе указывается номенклатура, количество и корреспонденция — счет расходов с аналитикой. Печатная форма акта доступна из документа.

Что делать, если после списания по счету 10 висит отрицательный остаток?

Проверьте отчет «Ведомость по товарам на складах»: найдите, по какой позиции и складу возник минус. Обычно причина — неоформленное поступление, дубль номенклатуры или неверный склад в требование-накладной. Исправьте исходный документ и перепроведите списание.

Нужно ли списывать моющие средства по нормам?

Обязательных норм для большинства организаций нет — расход списывается по факту на основании акта. Внутренние нормы (приказом руководителя) полезны как обоснование экономической обоснованности. В общепите, медицине и детских учреждениях ориентируются на инструкции к дезсредствам и санитарные требования.

Как закрыть расходы на моющие средства при закрытии месяца?

Специальных действий не требуется: после списания требование-накладной сумма уже находится на затратном счете и участвует в стандартной процедуре «Закрытие месяца» — счета 25 и 26 распределяются по правилам учетной политики, счет 44 закрывается на 90.07. Проверьте, что в проводках заполнены подразделение и статья затрат.