Учет и Финансы · 10 мин
Как списать материалы с подотчета в 1С
Как списать материалы с подотчётного лица в 1С через авансовый отчёт: вкладка «Оплата», счета 10 и 71, проводки, проверка остатков и типичные ошибки.
Материалы, купленные сотрудником за наличные или с корпоративной карты, сначала «висят» на подотчётном лице — на счёте 71 в разрезе конкретного работника. Чтобы перевести их в состав материалов организации и дальше списать в затраты, в 1С используется документ «Авансовый отчёт». Именно он закрывает задолженность подотчётного лица и одновременно оприходует ценности на склад.
Типичная ошибка новичков — пытаться списать материалы «напрямую» документом «Требование-накладная», минуя авансовый отчёт. В результате на счёте 71 по сотруднику накапливается долг, материалы в учёте отсутствуют, а при инвентаризации расчётов с подотчётными лицами всплывает расхождение. Правильная цепочка всегда одна: выдача денег → авансовый отчёт с оприходованием материалов → списание материалов в затраты.
Ниже разобран порядок действий для 1С:Бухгалтерии 8.3 — самой распространённой конфигурации. В 1С:ERP и «Управлении нашей фирмой» логика та же, отличаются только названия документов и разделы меню.
Как устроен учёт: счета 71 и 10
Пока сотрудник не отчитался, выданные ему деньги числятся по дебету счёта 71 «Расчёты с подотчётными лицами». После утверждения авансового отчёта купленные материалы приходуются: дебет счёта 10 «Материалы» (чаще субсчёт 10.01 «Сырьё и материалы» или 10.09 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности»), кредит счёта 71. Таким образом долг сотрудника закрывается, а ценности появляются на складе.
Важно понимать разницу между двумя операциями. «Списать с подотчёта» — значит принять от сотрудника отчёт и оприходовать купленное. «Списать материалы в затраты» — отдельная операция, которая переводит их со счёта 10 на счета затрат. Часто под «списанием с подотчёта» имеют в виду обе стадии сразу, поэтому ниже рассмотрены обе.
Подготовка: что проверить перед списанием
Перед оформлением авансового отчёта убедитесь, что сотруднику действительно выданы деньги и это отражено в учёте. Откройте отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 71» с детализацией по сотрудникам: по дебету должен быть остаток — сумма, которую работник должен отчитать. Если деньги выданы, а в учёте их нет, сначала внесите документ выдачи: «Расходный кассовый ордер» (при выдаче из кассы) или «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Перечисление подотчётному лицу» (при переводе на карту).
Проверьте наличие первичных документов у сотрудника: кассовые и товарные чеки, накладные, счета-фактуры поставщиков. Без них оприходование материалов не имеет подтверждения, и при проверке затраты могут быть сняты. Также убедитесь, что в справочнике «Номенклатура» заведены позиции купленных материалов с типом «Материалы», а в справочнике «Склады» есть нужный склад.
Что проверить до списания
Есть дебетовый остаток на сумму выданного аванса
Остатка нет — выдача денег не отражена в учёте
Чеки и накладные на имя организации, суммы совпадают
Чеки отсутствуют или оформлены на частное лицо без пояснений
Позиции созданы с типом «Материалы» и нужным счётом учёта
Позиции отсутствуют или заведены как товары
Оформление авансового отчёта и оприходование материалов
Откройте раздел «Покупки» (или «Банк и касса») → «Авансовые отчёты» и создайте новый документ. Укажите организацию, дату и сотрудника-подотчётного лица. Если аванс выдан через документ выдачи, 1С может подставить его автоматически по кнопке подбора.
Материалы, купленные подотчётным лицом, отражаются на вкладке «Оплата» (в некоторых релизах — «Оплата поставщикам»). Здесь для каждой покупки указываются: контрагент (продавец), документ оплаты (чек, накладная), номенклатура, количество, цена и сумма, счёт учёта (10.01 или 10.09), склад. Если покупка облагалась НДС и есть счёт-фактура, заполните ставку и сумму НДС — тогда налог попадёт в книгу покупок.
После заполнения нажмите «Провести». Программа сформирует проводки Дт 10 — Кт 71 на стоимость материалов, а при наличии НДС — Дт 19 — Кт 71 и Дт 68.2 — Кт 19. Проверить проводки можно кнопкой «Дт/Кт» прямо в форме документа.
- 1Создайте документ «Авансовый отчёт», укажите сотрудника и дату
- 2На вкладке «Авансы» проверьте, что подтянулась выдача денег
- 3На вкладке «Оплата» добавьте строки: контрагент, номенклатура, количество, сумма, счёт 10, склад
- 4При наличии счёта-фактуры укажите НДС и реквизиты счёта-фактуры
- 5Проведите документ и откройте проводки кнопкой «Дт/Кт»
- 6Сверьте: Дт 10 — Кт 71 на сумму материалов, остаток по 71 уменьшился
Списание материалов в затраты
Оприходованные материалы лежат на складе до момента передачи в производство или использования. Для списания создайте документ «Требование-накладная» (раздел «Склад» или «Производство»). На вкладке «Материалы» укажите списываемые позиции и количество, на вкладке «Счёт затрат» — счёт списания: 20 (основное производство), 25, 26 (общехозяйственные нужды), 44 (расходы на продажу) — в зависимости от назначения.
При проведении формируется проводка Дт счёта затрат — Кт 10. Стоимость списания рассчитывается по методу оценки МПЗ, заданному в учётной политике (как правило, по средней стоимости). Если по позиции нет остатка на складе, программа при проведении выдаст ошибку — это сигнал, что материал либо не оприходован, либо оприходован на другой склад.
Если материалы сразу уходят в расход
Когда купленное подотчётным лицом сразу потребляется (канцелярия, хозтовары для офиса, мелкий инструмент), допустимо не заводить их на склад, а списать сразу на затраты. В авансовом отчёте для этого используется вкладка «Прочее» (или указание счёта затрат вместо счёта 10): проводка будет Дт 26 (25, 44) — Кт 71. Такой подход упрощает учёт, но ослабляет контроль остатков — применяйте его только для малоценных расходуемых позиций и закрепите это в учётной политике.
Два пути списания
Подходит для материалов, которые хранятся и расходуются постепенно. Обеспечивает контроль остатков, требует второго документа «Требование-накладная».
Подходит для малоценных расходуемых позиций, израсходованных сразу. Быстрее, но без складского контроля; требует закрепления в учётной политике.
Проверка результата после проведения
После всех операций сформируйте ОСВ по счёту 71 с отбором по сотруднику: остаток должен уменьшиться на сумму принятого отчёта. Если сотрудник потратил меньше выданного — разница остаётся его долгом и возвращается в кассу документом «Приходный кассовый ордер». Если потратил больше — оформляется перерасход и сумма выдаётся сотруднику.
Затем проверьте ОСВ по счёту 10: оприходованные материалы должны числиться на нужном складе, а после требования-накладной — списаться. Для контроля затрат откройте «Анализ счёта» по счёту затрат: оборот по дебету должен соответствовать стоимости списанных материалов.
Особые ситуации и ограничения
Если сотрудник купил материалы на свои деньги без получения аванса, оформляется тот же авансовый отчёт: по кредиту 71 возникнет задолженность организации перед работником, которую затем погашают выплатой. Выдавать новый аванс сотруднику, не отчитавшемуся по предыдущему, нельзя — это требование контролируется при проверках, поэтому в программе стоит регулярно сверять остатки по 71 счёту.
При покупке за безналичный расчёт с корпоративной карты выдача отражается документом «Списание с расчётного счёта» с операцией «Перечисление подотчётному лицу», дальше порядок тот же. Если материалы куплены у поставщика, который выставил счёт организации, а подотчётное лицо лишь получило товар, — это не подотчёт, а обычное поступление, и оформлять авансовый отчёт по нему не нужно.
FAQ
Каким документом списать материалы с подотчётного лица в 1С:Бухгалтерии 8.3?
Документом «Авансовый отчёт» (раздел «Покупки» или «Банк и касса»). На вкладке «Оплата» указываются купленные материалы со счётом учёта 10 — при проведении формируется проводка Дт 10 — Кт 71, и долг сотрудника закрывается.
Можно ли списать материалы сразу на затраты, минуя склад?
Да, если это малоценные позиции, израсходованные сразу (канцелярия, хозтовары). В авансовом отчёте используйте вкладку «Прочее» со счётом затрат 25, 26 или 44. Такой порядок следует закрепить в учётной политике.
Почему «Требование-накладная» не проводится и ругается на отсутствие остатка?
Чаще всего материал не оприходован авансовым отчётом, оприходован на другой склад или под другим наименованием номенклатуры. Сверьте ОСВ по счёту 10 по складам и позициям, затем исправьте исходный документ.
Что делать, если сотрудник потратил больше выданного аванса?
Оформите авансовый отчёт на фактическую сумму расходов — по кредиту 71 возникнет задолженность организации перед сотрудником (перерасход). Погасите её выдачей денег из кассы или перечислением на карту.
Нужен ли авансовый отчёт, если покупка оплачена с расчётного счёта организации напрямую поставщику?
Нет. Если деньги не проходили через подотчётное лицо, материалы приходуются документом «Поступление (акты, накладные)». Авансовый отчёт нужен только когда сотрудник расплачивался выданными ему средствами или своими деньгами с последующим возмещением.
Как отразить НДС по материалам, купленным подотчётным лицом?
В строке вкладки «Оплата» укажите ставку и сумму НДС, а также реквизиты счёта-фактуры поставщика. Программа сформирует проводки Дт 19 — Кт 71 и Дт 68.2 — Кт 19 и включит документ в книгу покупок. Без счёта-фактуры вычет не применяется, а НДС из чека включается в стоимость материалов.
Что важно запомнить
Списание материалов с подотчёта выполняется только через авансовый отчёт: вкладка «Оплата» и счёт 10 закрывают долг по счёту 71 и оприходуют ценности. Дальнейшее списание в затраты — отдельный документ «Требование-накладная». Контролируйте результат по ОСВ счетов 71 и 10 и не корректируйте закрытые периоды без копии базы.