Учет и Финансы · 10 мин
Как списать материалы на непринимаемые расходы в 1С
Пошаговая инструкция: как списать материалы на расходы, не принимаемые для налога на прибыль, в 1С: Бухгалтерии 8.3 через документы «Требование-накладная» и «Прочее списание».
В 1С: Бухгалтерии 8.3 материалы списываются на непринимаемые расходы через стандартные документы складского учёта — «Требование-накладная» или «Прочее списание». Ключевой момент — выбрать счет затрат и статью затрат с видом расхода «Не учитываемые в целях налогообложения» (в терминах программы — статья, не принимаемая для налогового учёта). Тогда в бухгалтерском учёте расход отразится, а в налоговом — нет, и программа автоматически сформирует постоянную разницу.
Типичные ситуации, когда материалы относятся на непринимаемые расходы: бесплатная передача имущества, материалы, использованные на представительские цели сверх лимита, подарки сотрудникам, спонсорская помощь, расходы, не подтверждённые документально. Для каждой ситуации подходит свой документ и своя настройка статьи затрат.
Ниже разобраны оба рабочих способа, настройка справочников, проверка результата в отчётах и типичные ошибки, из-за которых расходы ошибочно попадают в налоговую базу или, наоборот, «теряются» в бухгалтерском учёте.
Когда материалы относят на непринимаемые расходы
Непринимаемые (не учитываемые в целях налогообложения прибыли) расходы — это затраты, которые не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль. Основания перечислены в статье 270 НК РФ: безвозмездная передача имущества, стоимость подарков, расходы на благотворительность, материальная помощь и ряд других.
Применительно к материалам чаще всего встречаются такие случаи: передача ТМЦ безвозмездно другой организации или физлицу, использование материалов для изготовления подарков, списание материалов на мероприятия, не связанные с производственной деятельностью, а также списание ценностей, по которым отсутствуют оправдательные документы.
Важно отличать непринимаемые расходы от нормируемых: например, представительские расходы и реклама принимаются в пределах норматива, а сверхнормативная часть становится непринимаемой. В 1С для этого используются статьи затрат с соответствующим видом расхода, и нормирование программа выполняет при закрытии месяца.
Подготовка: настройка статьи затрат
Перед списанием проверьте справочник «Статьи затрат» (раздел «Справочники» → «Доходы и расходы» → «Статьи затрат»). Создайте новую статью, например «Материалы, переданные безвозмездно», и заполните ключевые поля.
Самое важное поле — «Вид расхода». Для непринимаемых затрат выберите значение «Не учитываемые в целях налогообложения». Именно этот признак заставляет программу исключить сумму из налогового учёта и сформировать постоянную разницу. Поле «Принимаемые расходы» в карточке статьи при этом должно быть сброшено.
Если используете субконто «Прочие доходы и расходы» (при списании на 91.02), настройте элемент справочника «Прочие доходы и расходы»: снимите флаг «Принимается к налоговому учёту». Это аналогичный механизм, но для прочих расходов, а не для производственных затрат.
Списание через документ «Требование-накладная»
Документ находится в разделе «Склад» → «Требования-накладные» (или «Производство» → «Требования-накладные»). Создайте новый документ, на вкладке «Материалы» добавьте номенклатуру, количество и склад. Счёт учёта (10.01, 10.05 и т.д.) подставится автоматически из настроек счетов учёта номенклатуры.
На вкладке «Счёт затрат» укажите: счёт затрат — 91.02 «Прочие расходы» (либо иной счёт по вашей учётной политике), субконто — созданная статья с признаком «не принимается к НУ». Если счёт 91.02, то субконто будет из справочника «Прочие доходы и расходы»; если списываете на затратный счёт (20, 25, 26, 44) — субконто будет «Статья затрат».
Проведите документ и откройте результат по кнопке «Дт/Кт». Корректная проводка в бухгалтерском учёте: Дт 91.02 — Кт 10.01 на стоимость материалов. В движении по налоговому учёту сумма по дебету должна отсутствовать, а в колонке постоянных разниц появиться сумма ПР.
- 1Создайте статью затрат или прочих расходов с признаком «не учитывается в целях налогообложения»
- 2Откройте «Склад» → «Требования-накладные» → «Создать»
- 3Заполните склад и табличную часть материалами
- 4На вкладке «Счёт затрат» укажите счёт 91.02 и подготовленную статью
- 5Проведите документ и проверьте проводки по кнопке «Дт/Кт»: в НУ суммы быть не должно, должна появиться ПР
Списание через документ «Прочее списание»
Альтернатива — документ «Прочее списание» (в некоторых релизах доступен через «Склад» → «Списание товаров» с видом операции или отдельным пунктом меню). Он удобен, когда списывается разнородная номенклатура без привязки к производству, либо когда списываются не только материалы, но и товары.
Механика та же: в шапке или табличной части указывается счёт списания и аналитика. Убедитесь, что выбранная статья имеет признак непринятия к НУ. В остальном документ формирует идентичные проводки.
Выбор между документами — вопрос удобства и принятой на предприятии документооборота: «Требование-накладная» традиционно используется для передачи материалов со склада в затраты, «Прочее списание» — для разовых нестандартных операций.
Сравнение вариантов списания
Подходит для списания материалов со склада в затраты; есть печатная форма М-11; ограничение — только материалы со склада
Подходит для разнородных ТМЦ и разовых операций; печатной унифицированной формы нет, оформляется акт
Только как крайний вариант: не двигает складской учёт, остатки по 10 счёту придётся корректировать отдельно
НДС при безвозмездной передаче материалов
Особый риск — НДС. Безвозмездная передача товаров и материалов признаётся объектом обложения НДС (пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). Простое списание через требование-накладную НДС не начислит — налог нужно отразить отдельно.
Для начисления НДС используйте документ «Отражение начисления НДС» (раздел «Операции») или оформите передачу документом «Реализация (акты, накладные)» с нулевой ценой — тогда программа сама сформирует счёт-фактуру и запись книги продаж. Входной НДС по таким материалам, ранее принятый к вычету, восстанавливать не требуется, если передача облагается НДС.
Исключения из обложения НДС существуют (например, отдельные виды благотворительности), но их применение требует документального подтверждения и оформляется по правилам раздела 7 декларации по НДС.
Проверка результата и закрытие месяца
После проведения документов сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 91.02 с детализацией по субконто. В колонках налогового учёта по непринимаемой статье сумм быть не должно; в графе постоянных разниц должна отразиться вся сумма списания.
Затем выполните «Закрытие месяца». Регламентная операция «Расчёт налога на прибыль» (при применении ПБУ 18/02) сформирует постоянное налоговое обязательство: Дт 99.02.3 — Кт 68.04.2 в размере 20% (по базовой ставке) от постоянной разницы. Проверить расчёт можно справкой-расчётом «Постоянные и временные разницы» из раздела «Операции» → «Справки-расчёты».
Контрольный ориентир: сумма ПР по счету 91.02, умноженная на ставку налога, должна сойтись с проводкой ПНО. Расхождение обычно означает, что часть документов проведена со статьёй с неверным видом расхода.
Как проверить результат
Дт 91.02 — Кт 10, в НУ суммы нет, есть ПР
Сумма стоит и в БУ, и в НУ — статья принимаемая
По непринимаемой статье заполнена только колонка БУ и ПР
Оборот НУ равен обороту БУ
ПНО = ПР × ставка налога
ПНО отсутствует или не сходится с ПР
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — списание на статью с видом расхода «Прочие расходы» или иным принимаемым видом. Внешне всё выглядит корректно, проводка в БУ есть, но расход уменьшает налоговую базу, что приводит к занижению налога и риску доначислений при проверке.
Вторая ошибка — ручные операции вместо складских документов. Операция, введённая вручную, не списывает количество по складу, и в отчётах «Остатки на складах» зависают несуществующие материалы, которые потом приходится инвентаризировать.
Третья группа ошибок — забытый НДС при безвозмездной передаче и попытка принять к вычету входной НДС по операциям, не облагаемым налогом. Также помните: при УСН «доходы минус расходы» механизм постоянных разниц не применяется — там расход либо входит в закрытый перечень ст. 346.16 НК РФ, либо нет, и настройка сводится к признаку в статье.
FAQ
Какой счёт затрат выбрать при списании на непринимаемые расходы?
Чаще всего 91.02 «Прочие расходы» с субконто из справочника «Прочие доходы и расходы» без флага принятия к НУ. Если расход связан с обслуживающими процессами, допустим счёт 29; выплаты за счёт чистой прибыли отражают через 84. Выбор закрепляется учётной политикой.
Чем отличается статья затрат от прочих доходов и расходов?
«Статьи затрат» — субконто для счетов 20–29 и 44, вид расхода выбирается из предопределённого списка. «Прочие доходы и расходы» — субконто для счёта 91, там признак принятия к НУ задаётся одним флажком. Оба механизма формируют постоянную разницу одинаково.
Нужно ли восстанавливать НДС при списании испорченных материалов?
Если порча подтверждена документально и материалы списаны в пределах норм естественной убыли — восстановление обычно не требуется. При недостаче сверх норм или безвозмездной передаче позицию по НДС определяют отдельно: передача облагается НДС, а по недостачам практика требует оценки каждого случая.
Как списать материалы на непринимаемые расходы при УСН?
Документ тот же — «Требование-накладная» или «Прочее списание», но вместо вида расхода контролируйте признак отражения в расходах УСН в статье: выберите «Не принимаются». Постоянные разницы и ПНО при УСН не формируются.
Можно ли списать материалы на непринимаемые расходы прошлым периодом?
Технически можно, если период не закрыт, но это изменит налоговую базу прошлого периода и потребует уточнённой декларации. Безопаснее оформлять списание текущей датой на основании акта инвентаризации или служебной записки, если порядок позволяет.
Почему в закрытии месяца не сформировалось ПНО?
Проверьте три вещи: применяет ли организация ПБУ 18/02 (настройка в учётной политике), отражена ли постоянная разница в проводках документа списания и выполнена ли операция «Расчёт налога на прибыль» без ошибок. Если ПР есть, а ПНО нет — перепроведите закрытие месяца после исправления статьи расходов.
Что важно запомнить
Списание выполняется документом «Требование-накладная» или «Прочее списание» на счёт 91.02 со статьёй, не принимаемой к НУ. Результат проверяется по проводкам: в БУ сумма есть, в НУ — нет, появляется постоянная разница, а при закрытии месяца — ПНО. При безвозмездной передаче отдельно начислите НДС.