Учет и Финансы · 10 мин
Как списать хозтовары в 1С: инструкция для бухгалтера
Как списать хозтовары в 1С: документ «Требование-накладная», счета 10.01 и 10.06, проводки, типовые ошибки и проверка результата в 1С:Бухгалтерии.
Хозяйственные товары — канцелярия, моющие средства, инвентарь, перчатки, картриджи — в 1С:Бухгалтерии учитываются как материалы. Пока они лежат на складе, это актив организации; расход возникает только в момент передачи в использование. Поэтому списание хозтоваров — это не «удаление» из учета, а документально оформленная передача материалов конкретному подразделению или сотруднику с отнесением стоимости на затраты.
Основной инструмент для этой операции — документ «Требование-накладная». Он списывает материалы со счета 10 на счета затрат (20, 25, 26, 44 и другие) и формирует бухгалтерские проводки автоматически. Ниже разберем, как подготовить учет, оформить списание, проверить результат и какие ошибки встречаются чаще всего.
Как учитываются хозтовары в 1С
В плане счетов 1С:Бухгалтерии хозяйственные товары обычно отражаются на счете 10 «Материалы». Чаще всего используются субсчета 10.01 «Сырье и материалы» и 10.06 «Прочие материалы». Нематериальные по сути позиции — бумага, ручки, бытовая химия — удобнее держать на 10.06, чтобы не смешивать с производственным сырьем.
Счет учета задается в карточке номенклатуры либо подставляется из правил учета номенклатуры (регистр «Счета учета номенклатуры»). Если счета настроены заранее, в документах они заполняются автоматически, и риск ошибки снижается. Проверить текущие настройки можно через «Справочники → Номенклатура», открыв ссылку «Счета учета номенклатуры» в шапке списка.
Подготовка: что проверить перед списанием
Перед оформлением списания убедитесь, что хозтовары действительно оприходованы. Если поступление не введено или введено с ошибкой, документ списания либо не проведется (при запрете отрицательных остатков), либо уйдет в минус по складу — а это искажает учет и себестоимость.
Также проверьте три вещи: корректность счета учета в номенклатуре, наличие нужного склада и подразделения в справочниках и то, что дата документа попадает в открытый период. Списывать «задним числом» в закрытый период нельзя — потребуется перепроведение и, возможно, корректировка отчетности.
Что проверить до списания
По позиции есть положительный остаток на нужном складе
Остаток нулевой или отрицательный — поступление не введено или введено на другой склад
В карточке указан 10.01 или 10.06
Счет пустой или неверный — проводки сформируются неправильно
Месяц открыт для редактирования
Период закрыт — документ не проведется или нарушит закрытие месяца
Списание документом «Требование-накладная»
Документ находится в разделе «Склад → Требования-накладные» (в некоторых конфигурациях — «Производство → Требование-накладная»). Создайте новый документ и заполните шапку: организацию, склад, с которого списываются материалы, и дату передачи в использование.
На закладке «Материалы» добавьте позиции хозтоваров, укажите количество. Счет учета подставится автоматически из настроек номенклатуры — проверьте, что это 10.01 или 10.06. На закладке «Счет затрат» укажите счет, на который относится расход, подразделение затрат и статью затрат (например, «Материальные расходы» или «Расходы на канцелярские товары») с видом расхода «Материальные расходы» — это важно для налогового учета.
После заполнения нажмите «Провести». Программа сформирует проводки вида Дт 26 (25, 44 и т.д.) — Кт 10.01/10.06 на сумму, рассчитанную по методу оценки, заданному в учетной политике (обычно по средней стоимости). Проводки можно посмотреть кнопкой «Дт/Кт» в форме документа.
- 1Откройте «Склад → Требования-накладные» и создайте документ
- 2Заполните организацию, склад и дату списания
- 3На вкладке «Материалы» добавьте хозтовары и количество
- 4Проверьте счет учета (10.01 или 10.06)
- 5На вкладке «Счет затрат» укажите счет затрат, подразделение и статью затрат
- 6Проведите документ и откройте проводки кнопкой «Дт/Кт»
- 7Распечатайте форму М-11 или Требование-накладную по кнопке «Печать» при необходимости
На какой счет затрат списывать
Выбор счета затрат зависит от того, куда передаются хозтовары. Канцелярия и моющие средства для офиса управления — счет 26 «Общехозяйственные расходы». Инвентарь для производственного цеха — 25 «Общепроизводственные расходы» или 20 «Основное производство». Хозтовары для торгового зала и склада торговой организации — 44 «Расходы на продажу».
Статья затрат должна иметь корректный вид расхода для налога на прибыль: для хозтоваров это обычно «Материальные расходы». Если выбрать статью с видом «Не учитываемые в целях налогообложения», расход не попадет в налоговый учет — это допустимо только когда расход действительно не принимается.
Выбор счета затрат
Хозтовары для администрации и офиса: канцелярия, бытовая химия для помещений управления. При методе «директ-костинг» закрывается сразу на 90.08
Материалы для обслуживания производственных цехов: инвентарь, спецодежда общецехового назначения. Распределяется на продукцию в конце месяца
Хозтовары в торговой организации: упаковка, моющие средства для торгового зала и складов
Исключительные случаи: порча, недостача материалов, списание неиспользуемых остатков
Альтернативные способы списания
Если хозтовары передаются конкретному сотруднику и нужно контролировать, у кого что находится (инвентарь, инструмент), используют документ «Передача материалов в эксплуатацию» (раздел «Склад»). Он позволяет вести учет за материально ответственным лицом и списывать стоимость сразу или равномерно. Это актуально для инвентаря со сроком службы больше года, но стоимостью ниже лимита основных средств.
При порче или недостаче хозтоваров оформляется документ «Списание товаров» (раздел «Склад») — он списывает остатки без отнесения на затраты производства, обычно на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» с дальнейшим решением о виновнике. Путать его с требованием-накладной нельзя: экономический смысл операций разный.
Проверка результата после списания
После проведения документа сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 10 за период (раздел «Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету»). Оборот по кредиту должен совпасть с суммой списанных хозтоваров, остатки — уменьшиться на списанное количество. Отрицательных остатков по позициям быть не должно.
Дополнительно проверьте счет затрат: сформируйте «Анализ счета» по 26 (25, 44) — там должна появиться сумма по статье затрат с видом «Материальные расходы». Если в конце месяца выполняется процедура «Закрытие месяца», расходы на 26 и 25 закроются автоматически по правилам учетной политики.
Удобно выделить для хозтоваров отдельную группу в справочнике «Номенклатура» и назначить ей счета учета через регистр «Счета учета номенклатуры». Тогда при добавлении новой позиции в эту группу счета подставятся сами, и бухгалтеру не придется проверять каждую строку документа.
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая проблема — списание при отсутствии остатка. Если поступление хозтоваров введено позже даты списания или на другой склад, возникают отрицательные остатки и неверная себестоимость. Лечится последовательным вводом документов и проверкой остатков перед списанием.
Вторая ошибка — неверная аналитика затрат: пустая статья затрат, неправильное подразделение или вид расхода. Это ломает закрытие месяца и декларацию по налогу на прибыль. Третья типичная ситуация — списание хозтоваров напрямую на 90 или 91 без причины: так делают, чтобы «не возиться», но это искажает структуру расходов и управленческую отчетность.
Первичные документы и подтверждение расхода
Для подтверждения расхода в бухгалтерском и налоговом учете нужен первичный документ. Из «Требования-накладной» печатается унифицированная форма М-11 или собственная форма, утвержденная в учетной политике. Документ подписывают лицо, сдавшее материалы, и лицо, их получившее.
Храните распечатанные накладные вместе с приказом или служебной запиской о выдаче хозтоваров, если в организации такой порядок принят. При проверке налоговая в первую очередь запрашивает именно первичку, а не записи в программе.
Что важно запомнить
Хозтовары списываются документом «Требование-накладная» со счета 10.01/10.06 на счет затрат по месту использования. Перед списанием проверьте остатки и счета учета, после — проводки и оборотку по счету 10. Для недостач используйте «Списание товаров», для учета за сотрудниками — «Передачу материалов в эксплуатацию».
Частые вопросы
Можно ли списать хозтовары сразу на расходы при покупке, минуя склад?
Формально можно провести поступление сразу на счет затрат через документ «Поступление (акты, накладные)» с видом операции «Услуги», но это нарушает логику учета материалов и затрудняет контроль остатков. Корректный путь — оприходовать на счет 10, а затем списать требованием-накладной. Метод «сразу в расход» допустим только для малоценных расходных позиций, если это закреплено в учетной политике.
Какой счет использовать для канцелярии — 10.01 или 10.06?
Оба варианта допустимы. Практика: производственное сырье держат на 10.01, а канцелярию, бытовую химию и прочие хозтовары — на 10.06 «Прочие материалы». Главное — единообразие: закрепите выбранный счет в настройках счетов учета номенклатуры и применяйте его ко всем аналогичным позициям.
Документ проведен, но расход не попал в налоговый учет. Почему?
Чаще всего причина в статье затрат: у нее установлен вид расхода «Не учитываемые в целях налогообложения» или налоговый учет отключен в документе. Откройте статью затрат в справочнике, проверьте вид расхода (для хозтоваров — «Материальные расходы») и перепроведите документ.
Как списать хозтовары, выданные сотруднику под отчет?
Если сотрудник купил хозтовары сам, оформляется авансовый отчет с оприходованием материалов на счет 10, а затем — требование-накладная на списание. Если материалы выдаются со склада конкретному сотруднику и нужно отслеживать их у него, используйте «Передачу материалов в эксплуатацию» с указанием физического лица.
Что делать, если списали лишнее количество?
Создайте корректирующий документ: либо сторнируйте требование-накладную и введите новую с правильным количеством, либо оформите возврат материалов на склад документом «Возврат материалов из эксплуатации» (или «Оприходование товаров» с соответствующей аналитикой). После исправления перепроверьте остатки по счету 10 и, если месяц закрыт, повторите операции закрытия месяца.