Учет и Финансы · 10 мин
Как списать инвентарь в 1С: документы, проводки и проверка
Как правильно списать инвентарь в 1С:Бухгалтерии и 1С:Управление торговлей. Документы, проводки, счета учёта, частые ошибки и проверка результата.
Списание инвентаря в 1С — это снятие материальных ценностей с баланса организации: спецодежды, инструмента, хозяйственного инвентаря, малоценного оборудования. Причины списания бывают разными: износ, поломка, передача в эксплуатацию, недостача по итогам инвентаризации. От причины зависит, какой документ использовать и на какой счёт отнести стоимость.
Ошибка при списании приводит к завышению остатков на складе, искажению себестоимости и вопросам при налоговой проверке. Поэтому важно не только «провести документ», но и заранее определить: что именно списывается, на каком счёте оно числится и куда должна уйти стоимость — на расходы, на виновное лицо или на прочие расходы.
Ниже разобраны основные сценарии для 1С:Бухгалтерии 8.3 и 1С:Управление торговлей 11 (в УНФ и ERP логика аналогичная, отличаются названия разделов). Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на создание складских документов и что учётная политика организации настроена корректно.
Определите, где числится инвентарь
Первый шаг — понять, на каком счёте учитывается объект. В 1С:Бухгалтерии инвентарь обычно находится в одном из трёх состояний: на складе (счёт 10.09 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности»), передан в эксплуатацию (счёт 10.11.1 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности в эксплуатации») либо уже списан на затраты при передаче в эксплуатацию, если учётная политика позволяет единовременное списание.
Проверить текущее состояние проще всего через оборотно-сальдовую ведомость по счёту 10 с детализацией по субсчетам и номенклатуре. Откройте «Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту», укажите счёт 10, период и включите группировку по субсчетам. Если позиция числится на 10.11.1 — потребуется документ списания из эксплуатации, а не обычное списание со склада.
В 1С:Управление торговлей инвентарь учитывается как обычный товар на складе, поэтому проверка остатков делается отчётом «Остатки товаров на складах» или «Ведомость по товарам на складах». Важно сверить учётное количество с фактическим — расхождение означает, что сначала нужна инвентаризация.
Списывайте требованием-накладной или списанием товаров
Нужен документ «Списание материалов из эксплуатации»
Сначала проведите инвентаризацию склада
Списание со склада в 1С:Бухгалтерии
Если инвентарь числится на складе и списывается по причине износа, порчи или передачи в производство, используйте документ «Требование-накладная». Он находится в разделе «Склад → Требования-накладные». Создайте документ, заполните склад, на вкладке «Материалы» добавьте списываемые позиции с количеством.
Ключевой момент — счёт затрат на вкладке «Счёт затрат». Если инвентарь пришёл в негодность и нет виновника, стоимость обычно относят на счёт 91.02 «Прочие расходы» со статьёй прочих доходов и расходов (например, «Списание материалов»). Если ценность передаётся в производство или на хозяйственные нужды — укажите соответствующий счёт затрат (20, 25, 26, 44) и подразделение. От правильности статьи затрат зависит, попадёт ли сумма в расходы, принимаемые для налога на прибыль.
После проведения сформируйте печатную форму по кнопке «Печать» — требование-накладную по форме М-11 или произвольный акт списания. Подписанный акт с указанием причины списания и состава комиссии — обязательное первичное обоснование операции.
- 1Откройте «Склад → Требования-накладные» и создайте документ
- 2Укажите организацию, склад и дату списания
- 3На вкладке «Материалы» добавьте позиции и количество
- 4На вкладке «Счёт затрат» укажите счёт (91.02, 26 и др.) и статью затрат
- 5Проведите документ и распечатайте акт списания
- 6Проверьте проводки по кнопке «Дт/Кт» и остаток по счёту 10
Списание инвентаря, переданного в эксплуатацию
Инвентарь, переданный сотрудникам или в подразделения, числится на счёте 10.11.1, пока полностью не износится. Для его списания в 1С:Бухгалтерии предназначен документ «Списание материалов из эксплуатации» (раздел «Склад» или «Производство», в зависимости от релиза). Документ автоматически подбирает позиции, числящиеся в эксплуатации, по указанному подразделению или физическому лицу.
В табличной части укажите номенклатуру, количество и способ отражения расходов. Если при передаче в эксплуатацию стоимость уже списывалась на затраты единовременно, документ снимет только количественный учёт. Если применялся линейный способ погашения стоимости — списание закроет остаточную сумму.
Обратите внимание: если инвентарь выдавался конкретному сотруднику (например, инструмент), списание оформляйте с указанием этого физического лица. Иначе в учёте останется «висящее» числование за сотрудником, что вскроется при его увольнении или очередной инвентаризации.
Списание в 1С:Управление торговлей
В УТ 11 для списания испорченного или изношенного инвентаря используется документ «Списание товаров» (раздел «Склад и доставка → Списания товаров»). Создайте документ, укажите склад, добавьте позиции и выберите статью расходов — именно она определяет, на какой счёт и аналитику уйдёт стоимость при отражении в регламентированном учёте.
Если списание происходит по результатам инвентаризации, правильная цепочка выглядит иначе: сначала «Пересчёт товаров» (фиксация фактических остатков), затем на его основании автоматически создаются «Списание товаров» на недостачу и «Оприходование товаров» на излишки. Ручное списание без пересчёта допустимо, но при расхождениях лучше использовать полную цепочку — она сохраняет связь документов и упрощает проверку.
В УТ стоимость списания рассчитывается по методу оценки запасов, заданному в учётной политике (как правило, средняя или ФИФО). Если себестоимость по позиции не рассчитана (например, не выполнено закрытие месяца), в проводках может оказаться нулевая сумма — проверяйте это до подписания акта.
Списание недостачи по инвентаризации
Когда инвентарь отсутствует фактически, но числится в учёте, списание оформляется через инвентаризационные документы. В 1С:Бухгалтерии это «Инвентаризация товаров на складе» (раздел «Склад»): заполните фактические остатки, программа покажет расхождения. На основании документа создаётся списание недостачи.
Отдельный вопрос — куда отнести сумму недостачи. Если виновное лицо установлено, стоимость относится на счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» с последующим взысканием с сотрудника (счёт 73.02). Если виновник не найден или суд отказал во взыскании — на прочие расходы (91.02) с документальным подтверждением причины. Не списывайте недостачу сразу на расходы, минуя счёт 94, если есть вероятность взыскания с виновника.
Проверка результата и типичные ошибки
После проведения документов проверьте три вещи: проводки (кнопка «Дт/Кт» в документе), остаток по счёту 10 в оборотно-сальдовой ведомости и складской отчёт. Списанная позиция должна исчезнуть из остатков, сумма — попасть на целевой счёт затрат, а в количественном учёте не должно остаться «хвостов» вроде нулевой суммы при ненулевом количестве или наоборот.
Отрицательные остатки после списания — сигнал, что списано больше, чем числилось. Такое бывает при ручном вводе количества без подбора по остаткам. Включите в документе подбор с контролем остатков или проверяйте отчёт «Остатки товаров» до проведения.
Как проверить результат
Списанная позиция отсутствует, остатки без минусов
Отрицательный остаток или «хвост» по количеству
Кредит 10-го счёта, дебет целевого счёта затрат
Дебет пустого счёта или нулевая сумма
Количество в учёте совпадает с фактом
Расхождение требует новой инвентаризации
Частые вопросы
Можно ли списать инвентарь без акта списания?
В программе — да, документ проведётся и без печатной формы. Но для бухгалтерского и налогового учёта нужен первичный документ, подтверждающий факт и причину списания. Оформите акт комиссионного списания с подписями членов комиссии — это стандартная практика, которая защищает расходы при проверке.
Чем списание отличается от передачи в эксплуатацию?
Передача в эксплуатацию (документ «Передача материалов в эксплуатацию») переводит инвентарь со склада на счёт 10.11.1 — ценность остаётся на балансе. Списание окончательно снимает её с учёта. Если инвентарь ещё используется, списывать его нельзя — только передавать в эксплуатацию.
Как списать инвентарь стоимостью ниже лимита основных средств?
Малоценный инвентарь учитывается как материалы на счёте 10 и списывается по общим правилам: требованием-накладной или списанием из эксплуатации. Лимит стоимости для ОС влияет только на первичную классификацию объекта при поступлении, а не на порядок списания.
Что делать, если списали лишнее количество?
Не удаляйте проведённый документ в закрытом периоде. В текущем периоде оформите корректировку: отмените проведение ошибочного документа и создайте новый с верным количеством, либо сделайте оприходование излишне списанного количества с поясняющим комментарием.
Нужно ли восстанавливать НДС при списании испорченного инвентаря?
Вопрос спорный и зависит от причины списания. При списании в рамках обычной хозяйственной деятельности (естественный износ) восстановление, как правило, не требуется. При недостаче или порче позиция налоговой может отличаться — такие случаи согласуйте с главным бухгалтером или налоговым консультантом с учётом конкретной ситуации.
Что важно запомнить
Порядок списания определяется тем, где числится инвентарь: на складе — требование-накладная или списание товаров, в эксплуатации — списание из эксплуатации, недостача — через инвентаризацию и счёт 94. Всегда указывайте корректный счёт и статью затрат, оформляйте акт и проверяйте остатки после проведения.