Как списать ГСМ в 1С:УАТ

Списание горюче-смазочных материалов в 1С:УАТ (Управление автотранспортом) строится вокруг путевых листов: именно они фиксируют пробег, выдачу топлива и расчётный расход по нормам. На основании путевых листов программа формирует документ списания ГСМ, который создаёт проводки в бухгалтерском учёте и движения по регистрам УАТ. Если цепочка настроена правильно, списание занимает несколько минут в конце месяца.

Типовой порядок такой: заправка оформляется документом поступления или заправочной ведомостью, водитель получает путевой лист, по итогам рейсов в нём рассчитывается нормативный и фактический расход, а затем обработкой или документом списания топливо уходит со склада (или с топливной карты) в затраты. Разрыв в любом звене приводит к зависшим остаткам или отрицательным значениям по ГСМ.

Ниже разобраны подготовительные настройки, работа с путевыми листами, само списание и контроль результатов. Инструкция ориентирована на типовую конфигурацию 1С:УАТ ПРОФ/КОРП, но логика одинакова и для других редакций.

Подготовка: настройки, без которых списание не сработает

До первого списания проверьте учётную настройку подсистемы. В разделе настроек УАТ должен быть включён учёт ГСМ, выбран способ учёта (по пластиковым картам, талонам, наличному расчёту) и определено, списывается ли топливо по норме или по факту. Большинство организаций списывают по нормативному расходу, а отклонения факта анализируют отдельно.

Нормы расхода топлива задаются в карточке модели транспортного средства (или самого ТС) на вкладке, посвящённой нормам ГСМ. Там указываются базовая линейная норма, нормы на транспортную работу, на работу спецоборудования, сезонные надбавки с датами действия. Если норма не заполнена, программа рассчитает нулевой расход, и списывать будет нечего.

Также убедитесь, что заведены номенклатурные позиции ГСМ (АИ-92, АИ-95, дизельное топливо, масла), склад для учёта топлива и при необходимости топливные карты с привязкой к контрагенту-поставщику. От корректности этих справочников зависит, на какие счета и аналитику лягут проводки.

Оформление поступления и выдачи топлива

Поступление ГСМ отражается либо стандартным документом поступления товаров (если топливо приходит на склад организации), либо через механизм заправок по топливным картам. Во втором случае загружаются или вводятся вручную данные процессингового центра: дата заправки, карта, количество литров, АЗС. На основании этих данных формируется документ «Заправка ГСМ».

Выдача топлива водителю фиксируется в путевом листе на вкладке «ГСМ»: указывается вид заправки, количество выданных литров и остаток при выезде. Если выдача оформляется отдельно от путевого листа (например, по ведомости), используется документ выдачи ГСМ, который затем подтягивается в путевые листы.

Следите за соответствием: сумма выданного топлива плюс остаток на выезд должны сходиться с фактическими данными по баку и картам. Расхождения на этом этапе потом вылезают отрицательными остатками по регистру «ГСМ на автомобилях».

Путевой лист: расчёт расхода по норме и по факту

Путевой лист — центральный документ. В нём заполняются показания спидометра/одометра при выезде и возвращении, задания (маршруты, адреса, пробег по заданиям), время работы и данные по ГСМ. После заполнения нажмите «Рассчитать» — программа вычислит пробег, нормативный расход с учётом надбавок и фактический расход (остаток при выезде + выдано − остаток при возвращении).

Нормативный расход складывается из линейной нормы на пробег, надбавок за работу в городе, зимнюю надбавку, расхода на работу оборудования (например, автовышки или крана) — всё это берётся из норм, привязанных к ТС. Если расчёт даёт ноль или явно неверное значение, ищите причину в карточке норм, а не правьте цифру вручную.

Фактический расход может отличаться от нормативного. Перед проведением решите по учётной политике, что списывается: чаще всего норматив, а перерасход анализируется и списывается отдельным решением (на затраты или за счёт водителя). В настройках УАТ это поведение задаётся явно.

1. 1
   Создайте путевой лист, укажите ТС, водителя, период действия
2. 2
   Заполните показания при выезде и возвращении, задания и маршруты
3. 3
   На вкладке ГСМ внесите выдачу топлива и остатки
4. 4
   Нажмите «Рассчитать» и сверьте нормативный и фактический расход
5. 5
   Проведите документ и установите статус закрытия, если он используется

Документ «Списание ГСМ» и групповая обработка

Непосредственно списание выполняет документ «Списание ГСМ» (в некоторых редакциях — часть закрытия месяца по УАТ). Документ заполняется по закрытым путевым листам за период: программа подбирает рассчитанный расход и формирует движения — в учёте УАТ с регистра ГСМ, в бухгалтерском учёте с счёта 10.03 на затратные счета (20, 23, 25, 26, 44 — в зависимости от настроек и подразделения).

Если путевых листов много, удобнее использовать групповую обработку списания ГСМ за месяц: укажите период и организацию, программа соберёт все закрытые путевые листы без документов списания и создаст их пакетно. Перед запуском убедитесь, что все путевые листы периода проведены и рассчитаны — иначе часть расхода просто не попадёт в списание.

При совместной работе с бухгалтерской конфигурацией документы списания выгружаются в 1С:Бухгалтерию, где уже формируются проводки. Проверьте соответствие счетов учёта в настройках обмена: типичная проблема — списание на «пустой» счёт затрат из-за незаполненного способа отражения.

Проверка результата и отчёты

После списания откройте отчёты УАТ по ГСМ: «Остатки ГСМ на автомобилях», «Расход ГСМ по автомобилям», «Сравнение расхода ГСМ с нормами». Остатки по регистру должны быть неотрицательными и логичными (топливо в баке не может быть больше его объёма). Сверьте суммарный списанный объём с данными по заправкам за период.

В бухгалтерском учёте проверьте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 10.03 в разрезе складов и партий: остаток должен соответствовать фактическому топливу на складе. Обороты по дебету затратных счетов за месяц должны совпасть с суммой списаний по УАТ.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остатки ГСМ по регистру УАТ

Норма

Все остатки нулевые или положительные, в пределах объёма бака

Тревожный признак

Отрицательные остатки или аномально большие значения

Проводки по списанию

Норма

Дт затратного счёта — Кт 10.03, заполнены подразделение и номенклатура

Тревожный признак

Пустая аналитика, неверный счёт затрат

Расход по норме и факту

Норма

Отклонение в разумных пределах, объясняется условиями работы

Тревожный признак

Систематический большой перерасход без причины

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая ошибка — незаполненные или устаревшие нормы расхода: расход считается нулевым или заниженным, топливо копится на остатках. Вторая — путевые листы, проведённые без расчёта или оставленные в статусе «выдан»: они не попадают в списание. Третья — дублирование выдачи топлива (и в путевом листе, и отдельным документом), что даёт завышение остатков.

Если списание уже проведено с ошибкой, не удаляйте документы задним числом без анализа: распроведите списание, исправьте путевой лист или норму, пересчитайте и проведите списание заново. При закрытом периоде в бухгалтерском учёте корректировки делайте текущей датой согласно учётной политике.

Особые сценарии

Списание по топливным картам

При работе с картами топливо числится не на складе, а на картах (в разрезе контрагента-поставщика). Загрузите отчёт процессингового центра, сформируйте заправки, затем списание пройдёт с карт по тем же путевым листам. Контролируйте сверку с поставщиком: литры по отчёту процессинга должны совпадать с введёнными заправками.

Списание масел и спецжидкостей

Масла и технические жидкости списываются по своим нормам (обычно в процентах от расхода топлива или по регламентным работам через документы ремонта и ТО). Не смешивайте их с основным топливом в одной номенклатурной позиции — иначе аналитика расхода будет бесполезной.

Перерасход и экономия

Если фактический расход систематически выше нормы, проверьте актуальность норм и условия эксплуатации, а не списывайте перерасход «молча». Порядок отнесения перерасхода (на затраты, на виновное лицо) должен быть закреплён во внутренних документах организации.

Частые вопросы

Можно ли списать ГСМ без путевого листа?

Штатный механизм УАТ рассчитан на списание через путевые листы. Без них можно списать топливо только ручной операцией в бухгалтерском учёте, но тогда потеряется управленческий учёт по автомобилям и нарушится сквозная аналитика. Для техники без путевых листов (например, стационарные установки) обычно используют отдельные документы выдачи или требования-накладные.

Почему в документе списания нулевой расход?

Чаще всего не заполнена норма расхода в карточке модели ТС или путевой лист не был рассчитан перед закрытием. Проверьте также, что в путевом листе есть ненулевой пробег и что норма действует на дату документа.

Что делать с отрицательными остатками по ГСМ?

Найдите причину через отчёт по движениям ГСМ: чаще всего это неоформленная заправка, пропущенная выдача или дубль списания. Исправьте первичные документы, затем пересчитайте путевые листы и списание за период. Списывать «в минус» нельзя.

По норме или по факту списывать топливо?

Это определяется учётной политикой организации. Распространённый подход — списание по нормативному расходу с отдельным анализом отклонений. Выбранный способ задаётся в настройках учёта ГСМ в УАТ и должен применяться последовательно.

Как списать ГСМ за прошлый месяц, если путевые листы внесли поздно?

Внесите и рассчитайте путевые листы их фактическими датами, затем сформируйте списание за тот период. Если период в бухгалтерском учёте уже закрыт, согласуйте с бухгалтерией порядок корректировки — обычно отражение делают текущей датой с пояснением.

Нужно ли списывать ГСМ по прицепам и спецоборудованию?

Прицепы топливо не расходуют, но норма на транспортную работу с прицепом учитывается в нормах основного ТС. Спецоборудование (краны, автовышки, компрессоры) расходует топливо через нормы на моточасы работы — они задаются отдельно и учитываются при расчёте путевого листа.