Как списать ГСМ в 1С 8.3 Бухгалтерия

Списание горюче-смазочных материалов в 1С:Бухгалтерии 8.3 — стандартная операция, но у неё есть два принципиально разных сценария: упрощённый (через «Требование-накладную») и полноценный (через документ «Путевой лист»). Выбор зависит от того, нужно ли вам обосновывать расход топлива по нормам и пробегу для налогового учёта или достаточно внутреннего списания по факту заправки.

Прежде чем списывать топливо, убедитесь, что оно корректно оприходовано: бензин по талонам и картам учитывается на счёте 10.03.1 «Топливо на складе», топливо в баках автомобилей — на 10.03.2. Если оприходование сделано с ошибками (не тот счёт, не та аналитика), списание либо не проведётся, либо сформирует неверные проводки и отрицательные остатки.

В статье разобраны оба способа списания, настройка норм расхода, проводки, проверка результата и ошибки, которые чаще всего приводят к «красным» остаткам на 10-м счёте.

Подготовка: что проверить перед списанием

Списание — это всегда расход со счёта 10.03, поэтому сначала убедитесь, что топливо вообще есть на остатках. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 10.03 с детализацией по субсчетам и номенклатуре (Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту). Если остатка нет или он отрицательный, списание проведётся с нулевой суммой или создаст минус — и это придётся разбирать отдельно.

Проверьте аналитику оприходования. Топливо, купленное по топливным картам, обычно приходуется документом «Поступление (акты, накладные)» на счёт 10.03.1. Перекладка в баки автомобилей делается документом «Перемещение товаров» или «Требование-накладная» со счётом получателя 10.03.2. Если планируете списывать через путевые листы, топливо обязательно должно сидеть именно на 10.03.2 с указанием автомобиля или сотрудника — иначе программа не увидит, что списывать.

Также убедитесь, что в учётной политике (Главное → Учетная политика) корректно настроен способ оценки МПЗ — ФИФО или по средней стоимости. От этого зависит сумма списания: при колебаниях цены топлива разница между методами бывает заметной.

Списание ГСМ через Требование-накладную

Это самый простой способ, подходящий для небольших организаций и случаев, когда топливо списывается по факту заправки без детального контроля пробега. Документ находится в разделе Производство → Требования-накладные → Создать.

Порядок заполнения: укажите дату списания, склад, на котором числится топливо. На вкладке «Материалы» добавьте номенклатуру (например, «Бензин АИ-92») и количество литров. На вкладке «Счёт затрат» выберите счёт списания: 20 — если транспорт участвует в основном производстве, 26 — для управленческого транспорта, 44 — для торговых организаций, 23 — для вспомогательных служб. Там же укажите подразделение, статью затрат (вида «Материальные расходы» или специально созданную «ГСМ») и, при необходимости, номенклатурную группу.

После проведения документ сформирует проводку Дт счёта затрат — Кт 10.03 на сумму, рассчитанную по методу оценки из учётной политики. Сумму можно увидеть, нажав кнопку «Дт/Кт» в форме документа.

1. 1
   Откройте Производство → Требования-накладные → Создать
2. 2
   Укажите дату и склад, где числится топливо
3. 3
   На вкладке «Материалы» добавьте номенклатуру ГСМ и количество литров
4. 4
   На вкладке «Счёт затрат» выберите счёт (20/26/44), подразделение и статью затрат
5. 5
   Проведите документ и проверьте проводки кнопкой «Дт/Кт»
6. 6
   Сформируйте ОСВ по 10.03 и убедитесь, что остаток уменьшился корректно

Списание ГСМ по путевым листам

Когда расход топлива нужно обосновать нормами и пробегом (а это стандартное требование для принятия расходов в налоговом учёте), используется документ «Путевой лист». В типовой конфигурации он находится в разделе Покупки → Путевые листы (в некоторых релизах — ОС и НМА → Путевые листы). Если пункта нет, включите функциональность: Главное → Функциональность → вкладка «Запасы» или «ОС и НМА», флаг «Путевые листы».

Перед первым использованием заполните справочники. В карточке автомобиля (Справочники → Транспортные средства) укажите норму расхода топлива на 100 км — она берётся из распорядительного документа организации или рекомендаций Минтранса. Также потребуется заполнить данные о водителе и маршруте.

В самом документе укажите автомобиль, водителя, показания спидометра на выезде и возвращении, заправленное топливо. Программа рассчитает нормативный расход по формуле «пробег × норма / 100» и спишет фактический расход со счёта 10.03.2 на счёт затрат. Проводки формируются аналогично требованию-накладной, но документ дополнительно хранит обоснование — маршрут и пробег.

Нормы расхода топлива и налоговый учёт

Налоговый кодекс не обязывает нормировать расходы на ГСМ — с 2015 года нормы Минтранса носят рекомендательный характер. Однако на практике большинство организаций закрепляют нормы приказом руководителя, потому что необоснованный перерасход топлива — первое, к чему придираются при проверке. Норму можно взять из распоряжения Минтранса, из документации производителя автомобиля или установить по результатам контрольного замера.

В 1С норма хранится в карточке транспортного средства и используется только для расчёта в путевых листах. Если фактический расход превышает нормативный, решение о списании сверхнормативного количества принимает руководитель: либо списать всё на затраты (с риском вопросов по налогу на прибыль), либо отнести перерасход на счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» с последующим разбирательством, либо удержать с водителя.

Для налогового учёта проверьте, что статья затрат, на которую списывается топливо, имеет правильный вид расхода и флаг принятия к НУ. Если статья помечена как «не принимаемые к налоговому учёту», расход уйдёт в постоянные разницы.

Проверка результата и типичные ошибки

После списания сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 10.03 за месяц. Нормальный результат: нет отрицательных остатков ни по одной позиции номенклатуры, ни по одному субсчёту. Дополнительно полезно сверить количественный остаток в литрах с данными отчётов поставщика топливных карт — расхождения укажут на пропущенные заправки или ошибки в количестве.

Для контроля затратной части используйте отчёт «Анализ счёта» по счёту затрат (20, 26, 44) — там видно, сколько ГСМ списано за период и по каким статьям. Если сумма списания нулевая при ненулевом количестве — значит, на момент списания не было стоимостного остатка (топливо не оприходовано или оприходовано позже датой документа).

Контрольные точки

Как проверить результат списания

ОСВ по счёту 10.03

Норма

Остатки положительные, количество совпадает с данными по картам

Тревожный признак

Отрицательный остаток или остаток в литрах без суммы

Проводки документа (Дт/Кт)

Норма

Дт 20/26/44 — Кт 10.03 с ненулевой суммой

Тревожный признак

Проводка без суммы или на неверный счёт

Анализ счёта затрат

Норма

Расходы на ГСМ видны по нужной статье затрат

Тревожный признак

Суммы попали на «не принимаемые» статьи или не то подразделение

Частные сценарии и ограничения

Топливо по топливным картам

При работе с топливными картами типовая цепочка выглядит так: перечисление аванса поставщику, ежемесячное поступление на основании счёта-фактуры и отчёта по картам, затем списание. Отчёт поставщика показывает, какая карта и когда заправлялась, — по нему удобно распределять топливо по автомобилям и водителям. Не списывайте топливо сразу при поступлении: это искажает остатки и лишает вас контроля по машинам.

ГСМ в арендованном или личном транспорте

Если организация арендует автомобиль без экипажа, топливо списывается точно так же — через требование-накладную или путевой лист, договор аренды служит основанием для принятия расходов. При компенсации за использование личного автомобиля сотрудника топливо на затраты не списывается: расходы на ГСМ считаются включёнными в компенсацию, и отдельное списание создаст двойной расход.

Списание масел и технических жидкостей

Моторные масла, антифриз и тормозная жидкость учитываются на тех же счетах 10.03 (или 10.01 — зависит от принятой учётной политики). Списываются они требованием-накладной на основании актов замены или данных о пробеге. Нормировать их по путевым листам обычно не требуется.

Частые вопросы

На какой счёт списывать ГСМ: 20, 26 или 44?

Зависит от назначения транспорта. Производственный транспорт — счёт 20, управленческий и общехозяйственный — 26, торговые организации для развоза товаров — 44, вспомогательные службы — 23. Счёт должен соответствовать тому, где работает автомобиль, иначе исказится себестоимость.

Можно ли списать ГСМ без путевых листов?

В бухгалтерском учёте — да, достаточно требования-накладной и внутренних документов. Для налогового учёта расходы должны быть обоснованы, и путевой лист — самый надёжный способ обоснования. Без него налоговая может снять расходы, если не будет иных документов, подтверждающих производственный характер поездок.

Почему документ списания провёлся с нулевой суммой?

На дату документа не было стоимостного остатка топлива: либо оно не оприходовано, либо оприходовано более поздней датой, либо лежит на другом субсчёте или складе. Проверьте ОСВ по 10.03 на дату списания с детализацией по всей аналитике.

Как списать перерасход топлива сверх нормы?

Решение оформляется приказом руководителя. Варианты: списать всё на затраты (с риском по налогу на прибыль), отнести на счёт 94 с последующим взысканием с виновного лица, либо списать за счёт чистой прибыли (счёт 91.02, не принимаемые расходы). В 1С это делается изменением счёта затрат в документе списания.

Нужно ли восстанавливать НДС при списании ГСМ?

Нет, если топливо используется в облагаемых НДС операциях — вычет остаётся в силе. Восстановление требуется только при использовании ГСМ в необлагаемой деятельности или при списании недостачи сверх норм без взыскания с виновного.