Учет и Финансы · 9 мин
Как списать фискальный накопитель в 1С 8.3 Бухгалтерия
Подробная инструкция по списанию фискального накопителя в 1С 8.3 Бухгалтерия: проводки, документы, отражение расходов, закрытие ФН в ОФД и типичные ошибки.
Фискальный накопитель (ФН) — расходный компонент кассовой техники с ограниченным сроком действия: 13, 15 или 36 месяцев в зависимости от режима налогообложения и вида деятельности. Когда срок заканчивается, накопитель перерегистрируют или закрывают, а его стоимость нужно корректно списать в учете. В 1С 8.3 Бухгалтерия для этого нет отдельного «типового» документа, поэтому у бухгалтеров регулярно возникают вопросы: на какой счет отнести стоимость, какими проводками оформить и что делать с остатком, если ФН учитывался как расходы будущих периодов.
Порядок списания зависит от того, как накопитель был оприходован при покупке. На практике встречаются три подхода: единовременное списание на расходы сразу после приобретения, учет в составе расходов будущих периодов (счет 97.21) с равномерным списанием в течение срока работы ФН и, реже, учет в составе материалов на счете 10. Каждый вариант допустим, если он закреплен в учетной политике организации.
Ниже разобраны все три сценария с конкретными документами, проводками и проверками результата, а также действия, которые нужно выполнить за пределами 1С — в личном кабинете ОФД и на самой кассе.
Как определить, каким способом ФН учтен в вашей базе
Прежде чем что-либо списывать, откройте карточку счета, где «висит» стоимость накопителя. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счетам 10.01, 97.21 и проверьте, есть ли остатки по аналитике с названием «Фискальный накопитель» или заводским номером ФН. Если накопитель был списан на расходы сразу при покупке, остатка в учете не будет — тогда отдельное списание не требуется вовсе, достаточно закрыть ФН фискально на кассе и в ОФД.
Если остаток есть на 97.21 — значит, применяется равномерное списание, и вам нужно досписать остаток при досрочной замене либо просто дождаться последнего месячного списания. Остаток на 10.01 означает, что ФН числится как материал, и его списывают документом «Требование-накладная» или «Списание материалов».
Списывайте равномерно или доспишите остаток при замене
Списывайте требованием-накладной на счет затрат
Дополнительных проводок не нужно, только закрытие ФН на кассе
Списание ФН, учтенного в расходах будущих периодов
Это самый распространенный вариант для накопителей на 36 месяцев: стоимость делится на срок работы и списывается ежемесячно. При корректной настройке справочника «Расходы будущих периодов» 1С выполняет списание автоматически при закрытии месяца — регламентной операцией «Списание расходов будущих периодов». В этом случае бухгалтеру не нужно создавать никаких дополнительных документов: программа сама сформирует проводку Дт 44 (или 26) Кт 97.21 на очередную месячную сумму.
Проверьте настройки: откройте Справочники → Расходы будущих периодов, найдите элемент с ФН и убедитесь, что указаны вид расхода, счет списания, даты начала и окончания, соответствующие сроку действия накопителя. Если даты указаны неверно, сумма спишется неравномерно или не спишется вовсе.
Досрочная замена накопителя
Если ФН вышел из строя или кассу снимают с учета до окончания срока, на 97.21 остается несписанный остаток. Его нужно списать вручную документом «Операция, введенная вручную» (раздел Операции → Операции, введенные вручную → Операция). Создайте проводку Дт 91.02 Кт 97.21 на сумму остатка с субконто «Прочие доходы и расходы» — статья с видом «Прочие внереализационные доходы и расходы», без принятия в налоговом учете либо с принятием — в зависимости от причины замены и позиции вашей учетной политики.
- 1Сформируйте ОСВ по 97.21 и определите остаток по конкретному накопителю
- 2Создайте документ «Операция, введенная вручную»
- 3Добавьте проводку Дт 91.02 Кт 97.21 на сумму остатка с указанием аналитики ФН
- 4Проведите документ и сформируйте ОСВ повторно — остаток должен обнулиться
- 5Выполните закрытие ФН на кассе и проверьте статус в личном кабинете ОФД
Списание ФН, учтенного как материал
Если накопитель оприходован на счет 10.01 (или 10.09 — инвентарь и хозяйственные принадлежности), списание оформляется документом «Требование-накладная» из раздела Склад. На вкладке «Материалы» укажите номенклатуру ФН и количество, на вкладке «Счет затрат» — счет списания: 44.01 для торговых организаций, 26 для общехозяйственных расходов, 20 — если касса используется в основном производстве. После проведения программа сформирует проводку Дт счета затрат Кт 10.01.
Альтернатива — документ «Списание материалов» (в некоторых релизах доступен из раздела Операции). Результат идентичен: стоимость уходит с материального счета на расходы текущего периода. Выбор между документами — вопрос привычки и настроенных прав пользователей.
Единовременное списание при покупке
Многие организации списывают стоимость ФН на расходы сразу в момент приобретения — это допустимо, если такой порядок закреплен в учетной политике и сумма несущественна. В этом случае при поступлении сразу делается проводка Дт 44 (26) Кт 60, минуя счета запасов и РБП. Когда накопитель отработает свой срок, никаких движений по счетам делать не нужно: в учете его уже нет.
Единственное, что остается, — организационные действия: закрытие фискального накопителя на кассе, снятие кассы с регистрационного учета в ФНС (при необходимости) и контроль передачи данных в ОФД. Хранить закрытый ФН нужно в течение установленного срока, так как он содержит фискальные данные, которые могут запросить при проверке.
Что сделать вне 1С: касса, ОФД и ФНС
Списание в бухгалтерской программе — только часть процедуры. Физически накопитель закрывается на самой кассе: кассир или администратор выполняет операцию «Закрытие ФН» через меню кассы, после чего накопитель формирует отчет о закрытии и перестает принимать новые документы. Убедитесь, что все фискальные данные переданы в ОФД до закрытия — проверьте отсутствие неотправленных документов в статусе кассы.
После закрытия проверьте личный кабинет оператора фискальных данных: статус накопителя должен измениться на «закрыт», а все чеки — иметь подтверждение передачи. Если касса снимается с учета, заявление в налоговый орган подается через личный кабинет ФНС в установленный срок после закрытия ФН.
Проверка результата и типичные ошибки
После всех операций сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счетам 97.21 и 10.01: остатков по списанному накопителю быть не должно. Проверьте также аналитику счета затрат — сумма должна попасть на правильную статью и подразделение, иначе исказится себестоимость или управленческая отчетность.
Как проверить результат
Остаток по списанному ФН равен нулю
Остаток «висит» — списание не выполнено или проведено по другой аналитике
Статус «закрыт», все чеки переданы
Есть непереданные документы или статус не изменился
44.01 для торговли, 26 или 20 по учетной политике
Сумма ушла на неверный счет или пустое субконто
Часто задаваемые вопросы
На какой счет списывать фискальный накопитель торговой организации?
Обычно на 44.01 «Издержки обращения в организациях, осуществляющих торговую деятельность», поскольку касса обслуживает процесс продаж. Если касса используется обособленным подразделением, укажите его в аналитике счета.
Можно ли списать ФН сразу при покупке, не используя 97 счет?
Да, если такой порядок закреплен в учетной политике. Стоимость накопителя невелика, и многие организации признают ее расходом единовременно. Главное — применять выбранный способ последовательно ко всем аналогичным объектам.
Что делать, если ФН сломался раньше срока?
Закройте накопитель на кассе (если он позволяет выполнить операцию), доспишите остаток с 97.21 проводкой Дт 91.02 Кт 97.21 и сохраните документы о неисправности — акт от поставщика или ЦТО пригодится для обоснования расхода и гарантийной замены.
Нужно ли восстанавливать НДС при досрочном списании ФН?
Нет, если накопитель использовался в облагаемой НДС деятельности: вычет был правомерен на момент принятия к учету. Восстановление требуется только в специальных случаях, например при переходе на спецрежим, — обычная поломка или окончание срока к ним не относятся.
Как списать ФН, если кассу снимают с учета в ФНС?
Порядок тот же: закрытие ФН на кассе, списание остатка стоимости в 1С (при наличии), подача заявления о снятии кассы с регистрационного учета через личный кабинет ФНС. Саму кассу, если она числится в учете, списывают отдельно — как основное средство или материал.
Что важно запомнить
Способ списания ФН в 1С 8.3 определяется тем, как он был оприходован: через 97.21 — равномерно или досрочно на 91.02, через 10.01 — требованием-накладной на счет затрат. Перед закрытием накопителя на кассе убедитесь, что все данные переданы в ОФД, а после списания проверьте нулевые остатки по счетам учета.