Как списать доставку в 1С

Расходы на доставку встречаются почти в каждой организации: поставщик привозит товар, транспортная компания доставляет груз покупателю, собственная машина развозит заказы. В 1С способ списания зависит от того, кто выполняет перевозку, что именно доставляется и как принято учитывать такие затраты в учетной политике.

Ошибка в отражении доставки приводит к искажению себестоимости товаров, неправильному расчету прибыли и вопросам при проверке первичных документов. Поэтому важно заранее определить, куда относятся расходы: на стоимость запасов, на расходы на продажу или на прочие затраты.

Ниже разобраны основные сценарии для конфигураций «1С:Бухгалтерия 8» и «1С:Управление торговлей»: списание услуг стороннего перевозчика, учет доставки собственным транспортом, включение транспортных расходов в стоимость товаров и проверка корректности проводок.

Определяем вид расходов на доставку

Прежде чем вводить документы, нужно ответить на два вопроса: что доставляется (товары для перепродажи, материалы, основные средства, готовая продукция покупателю) и кто выполняет перевозку (сторонний перевозчик, поставщик собственными силами, собственный транспорт организации).

От ответа зависит счет учета. Транспортно-заготовительные расходы при покупке товаров обычно либо включаются в их стоимость, либо учитываются на счете 44 «Расходы на продажу». Доставка материалов может увеличивать их фактическую себестоимость. Доставка продукции покупателю — это коммерческие расходы. Конкретный порядок должен быть закреплен в учетной политике, иначе программа не сможет корректно распределить суммы.

Настраиваем учетную политику и статьи затрат

В «1С:Бухгалтерии 8» откройте раздел «Главное» → «Учетная политика». Для торговой организации важен пункт о порядке учета затрат на заготовку и доставку товаров: программа предлагает включать транспортные расходы в стоимость товаров либо относить их на расходы на продажу. Выбранный вариант определит, какой документ использовать и какие проводки сформируются.

Отдельно проверьте справочник «Статьи затрат» (или «Прочие доходы и расходы», если доставка разовая и не связана с основной деятельностью). У статьи транспортных расходов должен быть корректный вид расхода — от него зависит, попадет ли сумма в нужную строку декларации по налогу на прибыль и как будет закрываться счет при закрытии месяца.

Если доставку выполняет собственный транспорт, убедитесь, что заведены статьи для ГСМ, амортизации и зарплаты водителей — эти затраты будут собираться на счете 23 «Вспомогательные производства» или 44 и списываться регламентными операциями, а не одним документом.

Списываем услуги стороннего перевозчика

Самый частый случай — транспортная компания выставила акт или УПД за доставку. Если доставка не включается в стоимость товаров, используйте документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги». В табличной части укажите номенклатуру типа «Услуга» (например, «Транспортные услуги»), сумму, счет затрат (44.01 для торговли) и статью затрат с видом «Транспортные расходы».

После проведения документ сформирует проводку Дт 44.01 Кт 60.01 на стоимость услуг и Дт 19.04 Кт 60.01 на НДС, если перевозчик работает с налогом. Списание в расходы периода произойдет автоматически при выполнении регламентной операции «Закрытие месяца»: счет 44 закроется на 90.07 «Расходы на продажу».

Если перевозчиком выступает сам поставщик и стоимость доставки выделена в накладной отдельной строкой, можно отразить её в том же документе поступления товаров: добавьте строку с услугой доставки и укажите тот же счет затрат. Это упрощает ввод, но требует аккуратности при сверке взаиморасчетов.

1. 1
   Проверьте наличие акта или УПД от транспортной компании и реквизиты контрагента
2. 2
   Создайте документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги»
3. 3
   Укажите услугу доставки, сумму, счет затрат 44.01 и статью затрат «Транспортные расходы»
4. 4
   Проведите документ и проверьте проводки по кнопке «Дт/Кт»
5. 5
   Выполните «Закрытие месяца» и убедитесь, что счет 44 закрылся на 90.07

Включаем доставку в стоимость товаров

Когда учетная политика предусматривает включение транспортно-заготовительных расходов в стоимость запасов, используется документ «Поступление доп. расходов» (в «1С:Бухгалтерии» — «Поступление доп. расходов», в «1С:Управлении торговлей» — аналогичный документ услуг по доставке). Он распределяет сумму доставки по товарам из указанного документа поступления.

В документе выберите контрагента-перевозчика, сумму услуги и способ распределения: по количеству, по сумме или по весу товаров. В табличной части укажите накладную на поступление — программа подтянет номенклатуру и распределит расходы пропорционально выбранной базе. После проведения стоимость каждой позиции на счете 41 увеличится на долю доставки.

Проверьте результат через отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 41» или карточку счета: сумма по товарам должна вырасти на величину распределенных расходов. При последующей продаже эта часть доставки спишется в себестоимость вместе с товаром проводкой Дт 90.02 Кт 41.

Сравнение вариантов учета доставки

В стоимость товаров

Документ «Поступление доп. расходов». Подходит, когда доставка существенно влияет на себестоимость; расходы списываются по мере продажи товара

На расходы на продажу (счет 44)

Поступление услуг + закрытие месяца. Проще в учете, но весь расход списывается в текущем периоде независимо от продаж

Собственным транспортом

Затраты собираются на 23 или 44 через путевые листы, ГСМ, зарплату и амортизацию; требует настройки распределения затрат

Доставка собственным транспортом

Если организация развозит товары своими машинами, отдельного документа «списание доставки» не будет: расходы складываются из нескольких источников. Топливо списывается документом «Списание материалов» или через путевые листы (в конфигурациях, где они поддерживаются), амортизация автомобиля начисляется регламентной операцией, зарплата водителя — документом начисления зарплаты с соответствующим способом отражения.

Все эти суммы должны попадать на один счет и одну аналитику — например, 44.01 со статьей «Доставка собственным транспортом» или 23 с последующим распределением. Если используется счет 23, настройте распределение вспомогательного производства на расходы на продажу, иначе при закрытии месяца затраты зависнут на счете.

Контролируйте экономическую обоснованность: при проверках к расходам на собственный транспорт часто запрашивают путевые листы, маршруты и подтверждение связи поездок с деятельностью организации. Отсутствие первичных документов — главный риск снятия таких расходов.

Проверяем результат и закрытие месяца

После ввода всех документов по доставке выполните «Закрытие месяца» и проанализируйте справку-расчет «Расходы на продажу» или проводки по закрытию счета 44. Сальдо на конец месяца по счетам расходов в бухгалтерском учете торговой организации обычно быть не должно (кроме остатка транспортных расходов на остаток товаров, если применяется такой порядок в налоговом учете).

Дополнительно сверьте взаиморасчеты с перевозчиком: отчет «Анализ расчетов с контрагентами» покажет, совпадает ли задолженность по актам с оплатами. Расхождения чаще всего возникают из-за двойного ввода услуги или разнесения одной услуги на разные договоры.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счету 44.01

Норма

Сальдо на конец месяца нулевое или равно остатку ТЗР на нереализованные товары

Тревожный признак

Зависшее сальдо без объяснения — счет не закрылся

Проводки документа поступления услуг

Норма

Дт 44.01 (или 41) Кт 60.01, НДС на 19 счете

Тревожный признак

Расходы попали на 91.02 или счет затрат пустой

Себестоимость проданных товаров

Норма

При включении доставки в стоимость цена товара выросла на долю расходов

Тревожный признак

Доп. расходы не распределились — сумма висит на отдельном счете

Типичные ошибки и как их избежать

Чаще всего проблемы возникают не из-за самих документов, а из-за настроек. Неверный вид расхода в статье затрат приводит к тому, что закрытие месяца не подхватывает сумму, и она остается на счете. Пустое подразделение или договор с неправильным видом расчетов ломают аналитику отчетов. А ввод доставки дважды — и в накладной поставщика, и отдельным актом — завышает расходы и искажает взаиморасчеты.

Часто задаваемые вопросы

На какой счет списывать доставку товара покупателю?

Доставка продукции или товаров покупателю относится к коммерческим расходам и учитывается на счете 44 «Расходы на продажу» с последующим списанием на 90.07 при закрытии месяца. В документе поступления услуг укажите статью затрат с соответствующим видом расхода.

Как распределить доставку на несколько поступлений товаров?

В документе «Поступление доп. расходов» добавьте в табличную часть несколько документов поступления. Программа распределит общую сумму доставки по всем указанным товарам пропорционально выбранной базе — количеству, сумме или весу.

Что делать, если акт от перевозчика пришел в следующем месяце?

Отразите услугу датой фактического получения документа. Расходы попадут в тот период, когда введен документ. Если по итогам прошлого месяца отчетность уже сдана, а сумма существенна, проконсультируйтесь с бухгалтером о необходимости корректировки.

Как учесть доставку, если поставщик включил её в цену товара?

Отдельных действий не требуется: доставка уже входит в стоимость товара по накладной. Дополнительные документы вводить не нужно, иначе расходы задвоятся. В учетной политике такой вариант соответствует включению ТЗР в стоимость запасов.

Почему счет 44 не закрывается при закрытии месяца?

Проверьте три вещи: вид расхода у статьи затрат (должен соответствовать транспортным расходам или расходам на продажу), заполненность подразделения в документах и настройки учетной политики. Также остаток может быть допустим, если в налоговом учете транспортные расходы распределяются на остаток товаров.