Как списать долг учредителю в 1С

Долг учредителя перед организацией возникает по займам, которые компания выдала своему участнику, или по подотчётным суммам. Когда возвращать деньги не планируется, долг списывают — чаще всего через прощение долга. В 1С:Бухгалтерии 8.3 такая операция отражается вручную: типовой кнопки «простить долг» в программе нет, поэтому важно правильно подобрать счета, аналитику и оформить первичный документ.

Списание долга — это не просто техническая проводка. Для учредителя-физлица прощённый заём становится доходом, с которого организация как налоговый агент обязана удержать НДФЛ, а при невозможности удержания — сообщить в налоговую. Для учредителя-юрлица возникает внереализационный доход. Ошибки в отражении приводят к доначислениям и штрафам, поэтому перед проводкой нужно определить природу долга и статус должника.

Ниже разобраны типовые сценарии: прощение займа учредителю-физлицу, списание долга учредителя-организации, списание безнадёжной задолженности по истечении срока исковой давности и работа с подотчётными суммами. Для каждого случая приведены документы, проводки и способ проверки результата в 1С.

Определите природу долга перед списанием

Первый шаг — выяснить, на каком счёте «висит» задолженность учредителя. Откройте оборотно-сальдовую ведомость по счетам 66.03, 67.03 (краткосрочные и долгосрочные займы выданные), 71 (расчёты с подотчётными лицами), 76 (расчёты с разными дебиторами) и 73 (расчёты с персоналом, если учредитель — сотрудник). Сформируйте ОСВ с детализацией по контрагентам и договорам, чтобы увидеть точную сумму и аналитику.

От природы долга зависят и проводки, и налоговые последствия. Прощённый заём физлицу — это экономическая выгода с НДФЛ по ставке 13% (15% с превышения порога). Списанная подотчётная сумма, по которой нет авансового отчёта, тоже признаётся доходом физлица. А вот списание по истечении срока исковой давности оформляется иначе — через резерв сомнительных долгов или напрямую на прочие расходы.

Подготовьте документы-основания

Любая ручная операция в 1С должна опираться на первичный документ. Для прощения долга это соглашение о прощении долга (или уведомление кредитора) в свободной форме: укажите реквизиты договора займа, сумму основного долга и процентов, дату, с которой обязательство прекращается. Документ подписывают обе стороны — организация и учредитель.

При списании безнадёжной задолженности основанием служат акт инвентаризации расчётов (например, ИНВ-17), бухгалтерская справка с расчётом срока исковой давности и приказ руководителя о списании. Без этого комплекта налоговая может оспорить отнесение суммы на расходы или, наоборот, внереализационные доходы.

Внимание: если учредитель с долей более 50% прощает долг своей организации, для неё это может быть безвозмездно полученное имущество, не облагаемое налогом на прибыль. Но в нашей ситуации должник — сам учредитель, поэтому для организации-кредитора прощение означает расход, который в налоговом учёте обычно не принимается.

Списание займа учредителю-физлицу через «Операцию»

Основной инструмент — документ «Операция, введённая вручную». Перейдите в раздел «Операции» → «Операции, введённые вручную» → «Создать» → «Операция». В табличной части добавьте проводку: дебет 91.02 «Прочие расходы» с субконто «Списание задолженности» (статья прочих доходов и расходов, вид — «Списание дебиторской (кредиторской) задолженности», флаг принятия к НУ снимите), кредит 66.03 или 67.03 с аналитикой по контрагенту и договору займа. Сумма — основной долг плюс прощённые проценты.

Если проценты по займу начислялись (дебет 66.03 или отдельный субсчёт процентов), их прощают той же операцией отдельной строкой. Если проценты не начислялись, а заём беспроцентный, налоговых последствий по процентам нет — но проверьте, не должен ли заём считаться беспроцентным с материальной выгодой: по беспроцентным займам физлицу НДФЛ с матвыгоды не возникает только при соблюдении условий, в общем случае матвыгода по беспроцентным займам облагается.

Далее отразите НДФЛ. Если учредитель получает от организации деньги (зарплату, дивиденды), налог удерживается при ближайшей выплате и отражается в учёте. Если выплат нет, исчисленный НДФЛ показывают как неудержанный в приложении к 6-НДФЛ. В 1С сумму дохода от прощения долга обычно регистрируют документом «Операция учёта НДФЛ» (раздел «Зарплата и кадры» → «НДФЛ» → «Все документы по НДФЛ»), указав код дохода и дату фактического получения дохода — дату прощения долга.

1. 1
   Сформируйте ОСВ по счетам 66.03/67.03 и зафиксируйте сумму долга и процентов
2. 2
   Подготовьте и подпишите соглашение о прощении долга
3. 3
   Создайте «Операцию, введённую вручную»: Дт 91.02 — Кт 66.03 (67.03) на сумму долга
4. 4
   Добавьте строку по прощённым процентам, если они начислялись
5. 5
   Отразите доход физлица и НДФЛ документом «Операция учёта НДФЛ»
6. 6
   Проверьте 6-НДФЛ: доход и исчисленный налог должны попасть в отчёт
7. 7
   Сформируйте ОСВ повторно — сальдо по договору должно обнулиться

Списание долга учредителя-организации

Если должник — учредитель-юрлицо, механика в 1С та же: «Операция, введённая вручную» с проводкой Дт 91.02 — Кт 66.03/67.03/76. Разница в налоговых последствиях: у организации-должника возникает внереализационный доход, а у вашей организации-кредитора прощённая сумма в расходы по налогу на прибыль, как правило, не включается, поэтому в проводке по дебету 91.02 снимите признак принятия к налоговому учёту.

В программе это отражается в субконто «Прочие доходы и расходы»: у статьи списания задолженности есть флажок «Принимается к налоговому учёту». Для прощения долга его снимают, чтобы сумма не попала в расходы декларации по прибыли. В бухгалтерском учёте расход остаётся, из-за чего возникает постоянная разница — при применении ПБУ 18/02 программа сформирует постоянное налоговое обязательство (актив) автоматически при закрытии месяца.

Списание безнадёжной задолженности по исковой давности

Альтернативный сценарий — долг не прощают, а списывают как безнадёжный: истёк трёхлетний срок исковой давности, учредитель-должник ликвидирован. Здесь тоже используется «Операция, введённая вручную», но проводка зависит от наличия резерва сомнительных долгов. Если резерв создавался (счёт 63), списание идёт за его счёт: Дт 63 — Кт 66.03/76. Если резерва нет — напрямую Дт 91.02 — Кт 66.03/76.

В налоговом учёте безнадёжная дебиторка по истечении срока давности включается во внереализационные расходы — в отличие от добровольного прощения. Поэтому статья прочих расходов в этом случае должна приниматься к НУ. Обязательное условие — проведённая инвентаризация расчётов и приказ руководителя; приложите к операции бухгалтерскую справку с расчётом срока давности.

Сравнение вариантов списания

Прощение долга (соглашение)

Подходит, когда обе стороны согласны. Для физлица — НДФЛ с прощённой суммы; в НУ организации расход не принимается

Списание по исковой давности

Когда срок давности истёк и долг безнадёжен. В НУ принимается в расходы, нужны инвентаризация и приказ

Списание за счёт резерва (счёт 63)

Если резерв по этому долгу создавался ранее. Проводка Дт 63 — Кт счёта расчётов, прочие расходы не затрагиваются

Вклад в имущество / увеличение вклада

Для долга организации перед учредителем, а не учредителя перед организацией — не путайте направление задолженности

Списание подотчётных сумм учредителя

Частный случай — учредитель получил деньги под отчёт и не отчитался. Сначала попытайтесь закрыть вопрос документально: запросите авансовый отчёт с подтверждающими документами. Если расходы реально понесены в интересах компании, оформите «Авансовый отчёт» в разделе «Покупки» или «Банк и касса» — и никакого списания не потребуется.

Если подтверждений нет, просроченная подотчётная сумма переводится в задолженность работника (Дт 73 или 76 — Кт 71) и далее либо удерживается из доходов по согласованию, либо прощается — с теми же последствиями по НДФЛ, что и прощение займа. Проводка прощения: Дт 91.02 — Кт 73 (76). Учтите, что страховые взносы на прощённые подотчётные суммы могут быть доначислены, если физлицо состоит в трудовых отношениях с организацией — этот риск оцените заранее.

Проверка результата после списания

После проведения операции сформируйте ОСВ по счету расчётов с отбором по контрагенту: сальдо по договору должно стать нулевым. Если остаток остался, чаще всего не совпала аналитика — проверьте контрагента, договор и документ расчётов в проводке и исправьте, отредактировав операцию.

Далее проверьте налоговый блок: сформируйте 6-НДФЛ и убедитесь, что доход физлица и исчисленный налог отражены в правильном периоде (дата получения дохода — дата прощения долга). Затем выполните «Закрытие месяца» и посмотрите справку-расчёт по налогу на прибыль: сумма прощения не должна уменьшать налоговую базу.

Наконец, сверьте бухгалтерскую отчётность: списанная сумма должна пройти по строке прочих расходов отчёта о финансовых результатах. Сохраните в архиве соглашение о прощении, акт инвентаризации и приказ — эти документы запросят при выемке первички.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счёту 66.03/67.03/71/76 по контрагенту

Норма

Сальдо по договору равно нулю

Тревожный признак

Остаток висит — не совпала аналитика проводки

Отчёт 6-НДФЛ

Норма

Доход и исчисленный НДФЛ отражены в периоде прощения

Тревожный признак

Доход отсутствует — налоговый агент не исполнил обязанность

Декларация по прибыли

Норма

Прощённая сумма не уменьшает базу (или принята при списании по исковой давности)

Тревожный признак

Сумма попала в расходы при добровольном прощении

Первичные документы

Норма

Соглашение, акт инвентаризации, приказ подписаны и хранятся

Тревожный признак

Операция в 1С есть, а бумажного основания нет

Часто задаваемые вопросы

Можно ли списать долг учредителю документом «Корректировка долга»?

Документ «Корректировка долга» предназначен для переноса задолженности между контрагентами, договорами и счетами, а также для зачёта авансов. Полноценное прощение долга с корректной аналитикой прочих расходов надёжнее оформить «Операцией, введённой вручную» — так вы явно контролируете счета, субконто и признак принятия к налоговому учёту.

Нужно ли начислять НДФЛ, если заём учредителю был беспроцентным и его простили?

Да. Прощённая сумма основного долга — доход физлица в виде экономической выгоды, с неё исчисляется НДФЛ независимо от того, был заём процентным или беспроцентным. Отдельно проверьте материальную выгоду от экономии на процентах за период пользования беспроцентным займом — она облагается по своим правилам.

Какой датой отражать доход физлица при прощении долга в 6-НДФЛ?

Датой фактического получения дохода считается день, когда обязательство прекращено, — дата соглашения о прощении долга. Именно эту дату указывают в документе «Операция учёта НДФЛ» и в отчёте 6-НДФЛ.

Что делать, если после списания в ОСВ осталось сальдо по контрагенту?

Откройте карточку счёта по контрагенту и сравните аналитику исходной задолженности и вашей проводки: контрагент, договор, документ расчётов. Остаток почти всегда означает несовпадение одного из субконто. Отредактируйте операцию, указав ту же аналитику, что и у исходного долга, и перепроведите.

Можно ли принять прощённый долг в расходы по налогу на прибыль?

При добровольном прощении — как правило, нет: такие суммы не уменьшают налоговую базу, поэтому в статье прочих расходов снимают признак принятия к НУ. Иная ситуация при списании безнадёжной задолженности по истечении срока исковой давности — она включается во внереализационные расходы при наличии инвентаризации и приказа.

Чем отличается списание долга учредителя от долга перед учредителем?

Это зеркальные ситуации. Если должна организация учредителю (полученный заём), прощение даёт организации внереализационный доход, который при доле участника свыше 50% может не облагаться налогом на прибыль. Если должен учредитель организации — расход и НДФЛ-риски, как описано выше. Перед операцией проверьте направление сальдо: дебетовое — должник учредитель, кредитовое — должник организация.