Учет и Финансы · 11 мин
Как списать деньги с кассы в 1С
Как списать деньги с кассы в 1С: создание расходного кассового ордера, виды операций, проводки, проверка остатка и типичные ошибки при оформлении РКО.
Списание денег из кассы в 1С оформляется документом «Расходный кассовый ордер» (РКО). Он отражает любую выдачу наличных: подотчёт сотруднику, оплату поставщику, возврат покупателю, сдачу выручки в банк или выплату зарплаты. Документ формирует проводку по кредиту счёта 50 «Касса» и уменьшает наличный остаток в программе.
Порядок действий почти одинаков в 1С:Бухгалтерии 8.3, 1С:Управление торговлей и 1С:Комплексная автоматизация — различается только расположение разделов и состав видов операций. Ниже разобран основной сценарий в 1С:Бухгалтерии 8.3 как самой распространённой конфигурации, с уточнениями для других решений.
Перед списанием убедитесь, что в кассе достаточно наличных по данным учёта и что операция не нарушает лимит остатка кассы, если он установлен для организации. Ошибка в виде операции или контрагенте приведёт к неверным проводкам, которые придётся исправлять сторнирующими документами.
Каким документом списываются наличные из кассы
Все операции выдачи наличных в 1С отражаются расходным кассовым ордером. Это унифицированный документ, который одновременно формирует бухгалтерские проводки и при необходимости печатается по форме КО-2 для подписи руководителя, главного бухгалтера и получателя денег.
Обратный документ — «Приходный кассовый ордер» (ПКО) — используется для оприходования наличных в кассу. Путать их нельзя: если по ошибке провести ПКО вместо РКО, остаток кассы увеличится вместо уменьшения, и расхождение с фактическими наличными вырастет вдвое от суммы операции.
Где найти и как создать РКО в 1С:Бухгалтерии 8.3
Откройте раздел «Банк и касса» и перейдите в журнал «Кассовые документы». Нажмите кнопку «Создать» и выберите «Расходный кассовый ордер». Альтернативный путь — журнал «Расходные кассовые ордера» в том же разделе, где документ создаётся сразу нужного типа.
Заполните обязательные поля: дату, организацию, вид операции, сумму и получателя. Поле «Выдать» и «По документу» заполняются данными получателя и его удостоверения личности — они попадают в печатную форму КО-2. После заполнения нажмите «Провести» или «Провести и закрыть».
- 1Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» и нажмите «Создать» → «Расходный кассовый ордер»
- 2Выберите вид операции, соответствующий цели выдачи наличных
- 3Укажите сумму, получателя (сотрудника, контрагента или банк) и счёт учёта
- 4Заполните поля «Выдать» и «Основание» для печатной формы КО-2
- 5Проведите документ и проверьте проводки по кнопке «Дт/Кт»
- 6Распечатайте КО-2 при необходимости и подпишите у ответственных лиц
Виды операций РКО и их проводки
Вид операции определяет, какой счёт встанет в дебет проводки и какие поля станут обязательными. Неверно выбранный вид — самая частая причина ошибок в учёте наличных, поэтому ориентируйтесь на фактическое назначение выдачи, а не на привычную формулировку.
| Вид операции | Когда применяется | Типовая проводка |
|---|---|---|
| Выдача денежных средств подотчётному лицу | Аванс сотруднику на хозяйственные нужды, командировку | Дт 71 — Кт 50 |
| Оплата поставщику | Наличная оплата по договору с контрагентом | Дт 60 — Кт 50 |
| Возврат покупателю | Возврат наличных за товар или аванс | Дт 62 — Кт 50 |
| Взнос наличными в банк | Сдача выручки на расчётный счёт | Дт 51 — Кт 50 |
| Выплата заработной платы | Выдача зарплаты по ведомости через кассу | Дт 70 — Кт 50 |
| Прочий расход | Операции, не подпадающие под стандартные виды | Дт счёта по ситуации — Кт 50 |
Выдача подотчёт сотруднику
Выберите вид операции «Выдача денежных средств подотчётному лицу», укажите сотрудника из справочника «Физические лица» и сумму. Проверьте, нет ли у сотрудника незакрытой задолженности по ранее выданным авансам — по действующим правилам новая выдача возможна и при наличии долга, но внутренний регламент организации может это ограничивать.
Сдача выручки в банк
Операция «Взнос наличными в банк» отражает инкассацию или самостоятельную сдачу выручки. Укажите расчётный счёт организации. В некоторых настройках используется промежуточный счёт 57 «Переводы в пути»: тогда списание с кассы закрывается на 57, а поступление на расчётный счёт отражается отдельным банковским документом. Проверьте настройки учётной политики, чтобы понять, какая схема применяется в вашей базе.
Выплата зарплаты через кассу
Зарплата списывается не одиночным РКО, а на основании документа «Ведомость на выплату зарплаты через кассу»: сначала создаётся и проводится ведомость, затем по ней формируется РКО на общую сумму. Это обеспечивает расшифровку выплат по сотрудникам и корректный учёт депонированных сумм, если кто-то не получил деньги в срок.
Особенности в 1С:Управление торговлей и рознице
В 1С:Управление торговлей 11 расходный кассовый ордер находится в разделе «Казначейство» → «Кассовые ордера». Отличие от Бухгалтерии — наличие операции «Выемка денежных средств из кассы ККМ», которая применяется для изъятия части наличной выручки из торговой кассы в течение дня без закрытия смены.
В 1С:Рознице выемка также оформляется отдельным документом «Выемка денежных средств из кассы ККМ», а передача денег из операционной кассы в кассу предприятия — документом «Перемещение денежных средств». Если списать выручку обычным РКО минуя эти документы, остатки по кассам ККМ и кассе предприятия разойдутся с данными отчётов о розничных продажах.
Как проверить результат списания
После проведения РКО откройте проводки документа кнопкой «Дт/Кт» и убедитесь, что кредит счёта 50 соответствует дебету ожидаемого счёта. Затем сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 50 или отчёт «Кассовая книга» за день операции: остаток на конец дня должен совпадать с фактическим количеством наличных в кассе.
Отрицательный остаток по кассе — тревожный сигнал: он означает, что списано больше, чем оприходовано. Такое происходит при неверной дате документа (РКО проведён раньше ПКО с выручкой), при пропущенном приходном ордере или при дублировании расходного документа. Найдите и исправьте причину до закрытия кассового дня.
Как проверить результат
Кт 50, дебет соответствует назначению выдачи
Нет проводок или неверный счёт дебета
Остаток положительный и совпадает с фактом
Отрицательный остаток или расхождение с наличными
РКО отражён с корректным номером и суммой
Документ отсутствует или сумма не совпадает
Остаток в пределах установленного лимита
Превышение лимита на конец дня
Типичные ошибки и ограничения
Частая ошибка — списание денег «задним числом» без проверки последовательности документов. Если РКО провести датой раньше поступления наличных, программа может разрешить проведение, но остаток на ту дату станет отрицательным. Перед изменением документов прошлых периодов убедитесь, что период не закрыт от редактирования и что отчётность уже не сдана.
Вторая группа ошибок связана с наличными расчётами между юридическими лицами: действуют ограничения на расчёты наличными по одному договору, установленные указаниями Центрального банка. Программа такие лимиты не контролирует — ответственность за соблюдение лежит на бухгалтере. Также помните, что выручка кассы ККМ сначала должна быть отражена в отчёте о розничных продажах, и только потом её можно списывать.
Как исправить или отменить ошибочный РКО
Если ошибка обнаружена в том же периоде, откройте документ, исправьте реквизиты и перепроведите — проводки обновятся автоматически. Если документ вообще не должен был существовать, пометьте его на удаление; при контроле остатков программа проверит, не нарушает ли удаление последовательность кассовых документов.
Когда период закрыт и отчётность сдана, документ прошлого периода не трогают: вместо исправления оформляют корректирующий документ текущей датой — обратный ПКО на ту же сумму с пояснением в поле «Основание» либо бухгалтерскую справку (операцию, введённую вручную) с корректирующими проводками. Конкретный способ зависит от того, какие регистры и отчётность затронула ошибка.
Что важно запомнить
Списание наличных в 1С всегда оформляется расходным кассовым ордером с правильно выбранным видом операции. После проведения сверьте проводки, остаток по счёту 50 и фактические наличные. Ошибки текущего периода исправляются перепроведением, закрытого — только корректирующими документами.
Частые вопросы
Можно ли списать деньги с кассы без печати КО-2?
Да, в программе документ проводится независимо от печати. Но для соблюдения кассовой дисциплины расходный ордер должен быть оформлен на бумаге или в электронном виде с подписями ответственных лиц и получателя. Отсутствие первичного документа — нарушение при проверке кассовой дисциплины.
Что делать, если РКО не проводится из-за отрицательного остатка?
Проверьте хронологию: возможно, приходный ордер с выручкой проведён более поздним временем или датой, чем расходный. Сформируйте ОСВ по счёту 50 за день с детализацией по документам, найдите пропущенный или неверно датированный приход, исправьте время документов и перепроведите их по порядку.
Как списать деньги, выданные из кассы ККМ в 1С:Рознице?
Сначала оформите документ «Выемка денежных средств из кассы ККМ» — он уменьшит остаток операционной кассы. Затем при необходимости создайте «Перемещение денежных средств» в кассу предприятия, и уже из неё при выдаче подотчёт или сдаче в банк формируйте расходный кассовый ордер.
Нужен ли отдельный РКО на выплату зарплаты каждому сотруднику?
Нет. Зарплата через кассу выплачивается по ведомости: создаётся «Ведомость в кассу» со списком сотрудников, а на её основании формируется один РКО на общую выплаченную сумму. Невыплаченные суммы по закрытии ведомости депонируются.
Можно ли удалить проведённый РКО прошлого месяца?
Технически — да, если период не закрыт датой запрета редактирования. Но удалять документы закрытого периода нельзя: это изменит обороты, по которым уже сдана отчётность. Правильный способ — оформить в текущем периоде обратный приходный ордер или корректирующую операцию с пояснением причины.
Куда списываются деньги при сдаче выручки инкассации?
При инкассации чаще используется счёт 57 «Переводы в пути»: РКО делает проводку Дт 57 — Кт 50, а когда банк зачисляет деньги на расчётный счёт, выписка закрывает сумму проводкой Дт 51 — Кт 57. Если инкассации нет и деньги зачисляются сразу, возможна прямая проводка Дт 51 — Кт 50 — уточните выбранную схему в настройках учётной политики.