Учет и Финансы · 10 мин
Как списать бензин в 1С: инструкция по учёту ГСМ
Как списать бензин в 1С: путевые листы, нормы расхода, документы списания ГСМ в 1С:Бухгалтерии 8.3, проводки, ошибки и проверка результата.
Списание бензина в 1С — стандартная операция учёта ГСМ, которая выполняется на основании путевых листов и норм расхода топлива. В 1С:Бухгалтерии 8.3 для этого используется документ «Требование-накладная» или «Путевой лист» (при включённой соответствующей функциональности), а нормативный расход рассчитывается от пробега автомобиля.
Главная сложность — не сама проводка, а документальное обоснование: налоговая и аудиторы проверяют именно связь между списанным топливом, пробегом и производственной необходимостью поездок. Без корректно заполненного путевого листа расходы на бензин могут быть сняты с затрат, а это приведёт к доначислению налога на прибыль и пеням.
Ниже разобран полный цикл: от настройки учёта и поступления топлива до списания по норме, проверки проводок и типичных ошибок, которые чаще всего выявляются при проверках.
Подготовка: настройка учёта ГСМ в 1С
Прежде чем списывать топливо, убедитесь, что в программе правильно настроены счета и справочники. Бензин учитывается на счёте 10.03.1 «Топливо на складе», а топливо по картам и талонам, не полученное физически, — на 10.03.2 «Топливо по картам». Эти субсчета уже есть в типовом плане счетов, создавать их вручную не нужно.
В справочнике «Номенклатура» создайте позиции для каждого вида топлива (АИ-92, АИ-95, дизель) с типом «Материалы» или «Товары» в зависимости от характера учёта. Единица измерения — литры: именно в литрах ведётся складской учёт ГСМ, даже если поставщик выставляет счета в тоннах. В таком случае пересчёт выполняется по плотности, указанной в документах поставщика.
Отдельно заведите в справочнике «Физические лица» водителей, а при использовании подотчётного приобретения — проверьте, что на них корректно оформляются авансовые отчёты. Если в организации несколько автомобилей, полезно вести аналитику списания по подразделениям или статьям затрат, чтобы видеть расход топлива по каждой машине.
Как оприходовать бензин перед списанием
Списать можно только то топливо, которое числится в учёте. Способ оприходования зависит от того, как приобретается бензин: по топливным картам, по талонам или за наличный расчёт через подотчётных лиц.
Приобретение по топливным картам
При работе с топливной картой сначала оформляется перечисление предоплаты поставщику (документ «Списание с расчётного счёта»), затем по итогам месяца на основании отчёта и счёта-фактуры поставщика создаётся «Поступление (акты, накладные)» с видом операции «Товары». Топливо приходуется на счёт 10.03.1 по фактически отпущенному объёму. Отчёт оператора топливных карт является ключевым сверочным документом — данные в нём должны совпадать с путевыми листами.
Приобретение за наличные через водителя
Если водитель покупает бензин за наличные, выдача денег оформляется расходным кассовым ордером, а поступление топлива — документом «Авансовый отчёт». На закладке «Оплата» водителя указывается купленное топливо с приложением чеков АЗС. После проведения авансового отчёта бензин числится на счёте 10.03.1 и доступен к списанию.
Списание бензина через «Требование-накладную»
Основной инструмент списания ГСМ в 1С:Бухгалтерии — документ «Требование-накладная» (раздел «Склад» → «Требования-накладные»). Создайте новый документ и заполните его следующим образом.
- 1Откройте раздел «Склад» → «Требования-накладные» и создайте новый документ
- 2Укажите дату — обычно последний день месяца, если списание выполняется суммарно
- 3На закладке «Материалы» добавьте номенклатуру топлива и количество в литрах по норме
- 4На закладке «Счёт затрат» выберите счёт затрат (20, 25, 26 или 44), подразделение и статью затрат «Материальные расходы» или аналогичную
- 5Проведите документ и проверьте проводки кнопкой «Дт/Кт»
- 6Приложите к документу или к папке месяца путевые листы, подтверждающие пробег
Количество списываемого топлива рассчитывается не произвольно, а по формуле: норма расхода на 100 км, умноженная на фактический пробег по путевым листам, с учётом повышающих коэффициентов (зимняя надбавка, работа в городе, кондиционер), если они утверждены приказом. Например, при норме 10 л/100 км и пробеге 1 500 км списывается 150 литров.
Проводка документа стандартная: Дт 20.01 (25, 26, 44) — Кт 10.03.1. Выбор счёта затрат зависит от назначения автомобиля: производственный транспорт — счёт 20 или 25, управленческий — 26, транспорт для доставки покупателям — 44.
Списание через документ «Путевой лист»
В свежих релизах 1С:Бухгалтерии 8.3 доступен отдельный документ «Путевой лист» (раздел «Покупки» или «Операции», в зависимости от версии). Чтобы он появился, включите в разделе «Администрирование» → «Параметры учёта» соответствующую функциональность учёта транспорта.
Документ объединяет подтверждение пробега и списание топлива: указывается автомобиль, водитель, показания одометра на начало и конец, маршрут и расход топлива. Проведение путевого листа автоматически формирует проводку списания ГСМ на затраты. Такой вариант удобнее, когда автомобилей несколько и списание ведётся по каждой поездке, а не суммарно за месяц.
Способы списания бензина в 1С
Подходит для суммарного списания за месяц по всем машинам. Требует отдельного расчёта нормы и хранения путевых листов как основания.
Удобен при учёте по каждой поездке: пробег и списание в одном документе. Требует включения функциональности и дисциплины ежедневного ввода.
Для транспортных компаний с большим парком: автоматический расчёт норм, маршруты, интеграция с ГЛОНАСС. Избыточны для 1–3 автомобилей.
Нормы расхода и расчёт количества к списанию
Норма расхода — это утверждённое в организации количество топлива на единицу пробега или работы. Базовые нормы берутся из распоряжения Минтранса АМ-23-р (с актуальными изменениями) или из документации производителя автомобиля, если модели нет в перечне. К базовой норме применяются надбавки: за работу зимой (процент зависит от региона), в городах с населением свыше определённого порога, при использовании кондиционера, при обкатке нового автомобиля.
Все применяемые нормы и надбавки закрепляются приказом руководителя и ссылкой на них в учётной политике. Списание сверх нормы возможно, но сверхнормативный расход нужно обосновать отдельно (например, актом о техническом состоянии автомобиля), иначе в налоговом учёте эти суммы безопаснее относить на расходы, не уменьшающие базу по налогу на прибыль.
Проверка результата после списания
После проведения документов списания выполните контрольные проверки. Откройте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 10.03.1: остаток топлива на конец месяца должен соответствовать фактическому остатку в баках автомобилей (по показаниям путевых листов) и не должен уходить в минус. Отрицательный остаток означает, что списано больше, чем оприходовано, — это ошибка, которую налоговая трактует как необоснованные расходы.
Сверьте три источника: отчёт оператора топливных карт (или чеки АЗС), путевые листы и данные учёта в 1С. Объём оплаченного топлива должен быть равен сумме списанного расхода и остатка в баках. Расхождения ищите по конкретным датам и автомобилям через карточку счёта 10.03.1 с детализацией по документам.
Как проверить результат
Остаток положительный и близок к фактическому остатку в баках
Отрицательный остаток или большое расхождение с путевыми листами
Списанные литры = норма × пробег с утверждёнными надбавками
Списано «круглое» число без привязки к пробегу
На каждую поездку есть путевой лист с маршрутом и показаниями
Путевые листы отсутствуют или заполнены без маршрута
Типичные ошибки при списании ГСМ
Чаще всего проблемы возникают не из-за программы, а из-за методологии: списание без расчёта нормы, отсутствие путевых листов, неверный выбор счёта затрат. Ещё одна распространённая ситуация — топливо по картам приходуется сразу на затраты, минуя складской учёт, из-за чего невозможно отследить остатки и обосновать расход.
Отдельно отметим НДС: налог по приобретённому топливу принимается к вычету на основании счёта-фактуры поставщика (при картовой схеме — по итогам месяца) или не принимается вовсе при покупке за наличные без счёта-фактуры. Чеки АЗС с выделенным НДС, но без счёта-фактуры, права на вычет, как правило, не дают — этот налог включается в стоимость топлива.
Что важно запомнить
Бензин списывается только при наличии трёх элементов: оприходованного топлива на 10.03.1, утверждённой приказом нормы расхода и корректных путевых листов. В 1С используйте «Требование-накладную» или «Путевой лист», после списания сверяйте ОСВ по счёту с фактическими остатками в баках.
Частые вопросы о списании бензина в 1С
Можно ли списать бензин без путевого листа?
Формально путевой лист обязателен для перевозчиков, а для прочих организаций — основной, но не единственный способ подтверждения. Однако на практике без путевого листа или равноценного документа с маршрутом и пробегом обосновать расходы крайне сложно: судебная практика неоднозначна, и риск снятия расходов высок. Безопаснее оформлять путевые листы на каждую поездку или на срок до одного месяца.
Как часто нужно списывать топливо — ежедневно или раз в месяц?
Оба подхода допустимы. Списание раз в месяц суммарным документом удобно при небольшом парке: расчёт делается по итоговому пробегу. Ежедневное списание через документ «Путевой лист» даёт более точную аналитику, но требует дисциплины ввода данных. Выбранный порядок закрепите в учётной политике.
Что делать, если фактический расход больше нормы?
Сначала выясните причину: сезонная надбавка, неисправность, работа в пробках или нецелевое использование. Если причина объективна — оформите акт и, при необходимости, пересмотрите норму приказом. Систематический сверхнормативный расход без обоснования в налоговом учёте безопаснее не признавать, а в бухгалтерском списывать на прочие расходы.
Как учитывать топливо личного автомобиля сотрудника, используемого в работе?
Использование личного транспорта оформляется договором аренды автомобиля или соглашением о компенсации. При аренде организация учитывает топливо как обычно — через поступление и списание по нормам. При компенсации расходы на ГСМ, как правило, несёт сам сотрудник, а компенсация нормируется для целей налога на прибыль.
Нужно ли проводить инвентаризацию ГСМ?
Да, остатки топлива в баках инвентаризуются в общем порядке — минимум перед годовой отчётностью. Фактический остаток определяется по показаниям путевых листов и замерам. В 1С результаты оформляются документом «Инвентаризация товаров», расхождения списываются или оприходуются по акту.