Учет и Финансы · 11 мин
Как списать бензин в 1С Предприятие
Как списать бензин в 1С Предприятие: путевые листы, требование-накладная, нормы расхода топлива, проводки, настройка учёта ГСМ и типичные ошибки.
Списание бензина в 1С напрямую зависит от того, как ваша организация учитывает горюче-смазочные материалы: по путевым листам, по топливным картам или упрощённо по чекам АЗС. От выбранной схемы зависит, каким документом оформлять списание, на какой счёт относить расходы и какие проводки сформирует программа.
Общая логика во всех конфигурациях (1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление нашей фирмой, 1С:Комплексная автоматизация) одинакова: сначала бензин приходуется на счёт 10.03 «Топливо», затем на основании подтверждающего документа списывается в затраты — на счета 20, 25, 26 или 44 в зависимости от того, где используется автомобиль.
Ключевой документ-основание — путевой лист. Именно он подтверждает производственный характер поездок и обосновывает расход топлива для налогового учёта. Без путевого листа или иного равноценного документа списание бензина вызовет вопросы при проверке, даже если все проводки в программе оформлены корректно.
Подготовка: что настроить перед первым списанием
Прежде чем списывать топливо, убедитесь, что в справочнике «Номенклатура» заведена позиция бензина с типом «Материалы» и правильной единицей измерения — обычно литры. Если учёт ведётся по нескольким маркам топлива (АИ-92, АИ-95, дизель), создайте отдельные позиции для каждой.
Проверьте счета учёта: для топлива используется счёт 10.03. В 1С:Бухгалтерии при работе с топливными картами часто применяют субсчета 10.03.1 «Топливо в складском помещении» и 10.03.2 «Топливо по топливным картам (талонам)». Это позволяет видеть, сколько бензина числится на складе, а сколько — на картах водителей.
Также заранее создайте в справочнике «Статьи затрат» (или «Статьи расходов») статью «ГСМ» / «Расходы на топливо» с видом расхода для налогового учёта. От правильности вида расхода зависит, корректно ли затраты попадут в декларацию по налогу на прибыль или в книгу учёта доходов и расходов при УСН.
Как оприходовать бензин перед списанием
Списать можно только то топливо, которое оприходовано в программе. При покупке за наличный расчёт по чекам АЗС оформите документ «Авансовый отчёт» (раздел «Покупки» или «Банк и касса» в зависимости от конфигурации). На вкладке «Оплата» укажите номенклатуру бензина, количество, цену и счёт 10.03.
При работе по безналичному расчёту с поставщиком топлива используйте документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Товары». Если топливо приобретается по топливным картам, то поступление оформляется на основании ежемесячного отчёта (акта) топливной компании, а не по каждой заправке отдельно.
Контрольный признак правильности оприходования: в оборотно-сальдовой ведомости по счёту 10.03 виден остаток топлива в литрах и в сумме. Если остаток отрицательный или нулевой, списание либо не проведётся, либо создаст «минус» на складе, который придётся исправлять.
Списание бензина документом «Требование-накладная»
Это базовый способ, доступный в 1С:Бухгалтерии 8 и большинстве конфигураций. Документ находится в разделе «Склад» → «Требования-накладные». Он подходит, когда расход топлива подтверждён путевыми листами, а списание выполняется раз в месяц или по итогам декады.
- 1Откройте раздел «Склад» → «Требования-накладные» и создайте новый документ
- 2Укажите склад, с которого списывается топливо, и дату списания
- 3На вкладке «Материалы» добавьте позицию бензина и количество по расчёту из путевых листов
- 4На вкладке «Счёт затрат» укажите счёт затрат (20, 25, 26 или 44), подразделение и статью затрат «ГСМ»
- 5Проверьте проводки по кнопке «Дт/Кт»: должна быть запись Дт затратного счёта — Кт 10.03
- 6Проведите документ и сверьте остаток по счёту 10.03 с данными путевых листов
Количество списываемого бензина рассчитывается заранее — вне документа. Обычно бухгалтер суммирует расход по всем путевым листам за период: либо по фактическому расходу (по показаниям остатка в баке), либо по нормативному. Результат расчёта и вносится в требование-накладную.
После проведения документа сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 10.03 и сверьте остаток с фактическим остатком топлива в баках автомобилей на конец месяца. Совпадение — признак того, что списание выполнено корректно.
Списание через документ «Путевой лист»
В конфигурациях с транспортным функционалом — 1С:Управление автотранспортом, 1С:Управление нашей фирмой, отраслевых решениях — списание топлива встроено в документ «Путевой лист». Это более точный способ: программа сама рассчитывает нормативный расход по пробегу и сравнивает его с фактическим.
В путевом листе заполняются показания спидометра (или одометра) на выезд и возвращение, остаток топлива в баке на начало и конец смены, количество заправленного топлива. Программа вычисляет фактический расход: остаток на выезд плюс заправка минус остаток на возвращение.
Нормативный расход рассчитывается по формуле: пробег, умноженный на норму расхода на 100 км, с учётом повышающих коэффициентов (зимняя надбавка, работа в городе, кондиционер). Нормы и коэффициенты задаются в карточке транспортного средства или в настройках учёта ГСМ конкретной конфигурации.
Сравнение способов списания
Подходит для 1С:Бухгалтерии без транспортного модуля. Быстро, но расчёт количества выполняется вручную вне программы.
Автоматический расчёт нормативного и фактического расхода, контроль перерасхода. Требует конфигурации с транспортным функционалом и дисциплины при заполнении.
Данные о заправках загружаются из отчёта топливной компании. Удобно при большом парке, но требует сверки с путевыми листами для обоснования расхода.
Нормы расхода топлива и обоснование списания
Налоговый кодекс не обязывает нормировать расход топлива, но на практике большинство организаций утверждают нормы приказом руководителя — это упрощает обоснование затрат и защищает от перерасхода. За основу обычно берут базовые нормы из распоряжения Минтранса либо данные завода-изготовителя автомобиля.
К базовой норме применяются поправочные коэффициенты: зимняя надбавка (зависит от региона), надбавка за работу в городе с крупным населением, за использование кондиционера, за обкатку нового автомобиля. Все применяемые коэффициенты должны быть закреплены в учётной политике или приказе.
Перерасход топлива сверх нормы не запрещён, но требует объяснения: сложные дорожные условия, груженые рейсы, неисправность. Если причина не подтверждена, сверхнормативный расход в налоговом учёте безопаснее не принимать, а разницу отнести на внереализационные расходы или взыскать с водителя при доказанной вине.
Проводки и проверка результата
Стандартная корреспонденция при списании бензина: дебет затратного счёта — кредит 10.03. Выбор дебетового счёта зависит от назначения транспорта: 20 — производственные автомобили, 25 — общепроизводственный транспорт, 26 — служебные легковые автомобили администрации, 44 — транспорт торговой организации, 91.2 — непроизводственное использование.
В налоговом учёте при общей системе налогообложения расходы на топливо относятся к материальным расходам. При УСН «доходы минус расходы» стоимость топлива признаётся после оплаты поставщику и списания в производство. НДС по приобретённому бензину принимается к вычету при наличии счёта-фактуры или УПД от поставщика.
Как проверить результат
Остаток в литрах совпадает с фактическим остатком в баках по последним путевым листам
Отрицательный остаток или расхождение более чем на разумную погрешность измерения
Дт затратного счёта (20/25/26/44) — Кт 10.03, заполнены подразделение и статья затрат
Списание на 91.2 без основания или пустая аналитика затрат
Расход отражён в налоговом учёте с правильным видом расхода
Сумма есть в бухгалтерском учёте, но отсутствует в налоговом без намеренной настройки
Типичные ошибки и как их избежать
Самая распространённая ошибка — списание топлива без оприходования. Возникает, когда драйвер заправляется по карте, а отчёт топливной компании вводят с опозданием. Результат — отрицательные остатки и неверная себестоимость. Решение: установить внутренний регламент, по которому списание выполняется только после ввода поступления.
Вторая ошибка — несовпадение единиц измерения. Поставщик выставляет документы в тоннах, а учёт ведётся в литрах. Без корректного коэффициента пересчёта остатки «плывут». Зафиксируйте единую единицу измерения в учётной политике и пересчитывайте по плотности конкретной партии.
Третья группа ошибок — аналитическая: списание всего топлива на один счёт и одну статью затрат, хотя автомобили обслуживают разные направления деятельности. Это искажает себестоимость продукции и управленческую отчётность. Разделяйте списание по подразделениям и статьям затрат.
Частые вопросы
Можно ли списать бензин без путевого листа?
Формально в 1С документ списания проведётся и без путевого листа, но для налогового учёта расход окажется неподтверждённым. Альтернативой путевому листу может быть иной документ, содержащий обязательные реквизиты перевозки: маршрут, пробег, дата, данные автомобиля и водителя. При регулярных перевозках без подтверждающих документов затраты с высокой вероятностью будут оспорены.
Каким документом списывать бензин в 1С:Бухгалтерии 8.3?
Стандартный вариант — «Требование-накладная» из раздела «Склад». Если топливо приобретено подотчётным лицом по чекам АЗС, сначала оформите «Авансовый отчёт» для оприходования, затем требование-накладную для списания. В некоторых отраслевых конфигурациях на базе 1С:Бухгалтерии доступен отдельный документ «Путевой лист».
На какой счёт списывать бензин для служебного автомобиля директора?
Обычно на счёт 26 «Общехозяйственные расходы» с соответствующей статьёй затрат, так как автомобиль используется для управленческих нужд. Если организация торговая и ведёт учёт на счёте 44, возможно списание туда — порядок закрепляется в учётной политике.
Как учитывать бензин, купленный по топливной карте?
Топливо по картам оприходуется на основании ежемесячного акта и счёта-фактуры топливной компании документом «Поступление» на счёт 10.03 (часто на отдельный субсчёт). Затем по данным путевых листов и детализации заправок выполняется списание. Разовые чеки с АЗС по картам в учёт не вносятся — иначе возникнет двойное оприходование.
Что делать, если фактический расход больше нормы?
Проверьте причину: зимний период, городской цикл, кондиционер, техническое состояние автомобиля. Если причина объективна, скорректируйте норму приказом с обоснованием. Если перерасход системный и необъясним, проведите служебное расследование — сверхнормативный расход может быть взыскан с водителя или списан за счёт чистой прибыли без уменьшения налоговой базы.
Как списать бензин при УСН?
На УСН «доходы минус расходы» стоимость топлива включается в расходы после двух событий: оплаты поставщику и фактического списания в производство. В 1С это контролируется автоматически при корректном заполнении документов поступления, оплаты и списания. Проверить результат можно в отчёте «Книга учёта доходов и расходов».
Что важно запомнить
Списание бензина в 1С выполняется после оприходования топлива на счёт 10.03 — документом «Требование-накладная» или «Путевой лист» на затратный счёт 20, 25, 26 или 44. Основание — путевой лист, количество — по утверждённым нормам или фактическому расходу. После проведения сверьте остаток по 10.03 с фактическим остатком в баках и убедитесь, что расход корректно отражён в налоговом учёте.