Как списать неиспользованный авиабилет сотрудника в 1С 8

Неиспользованный авиабилет, купленный для командировки, — частая ситуация: поездку отменили, перенесли или сотрудник по болезни не вылетел. В 1С 8 (чаще всего речь о «1С:Бухгалтерии 8.3») такие билеты обычно учитываются либо как денежные документы на счете 50.03, либо как расходы на командировку через авансовый отчет. Способ списания зависит от того, как билет был принят к учету изначально и что произошло дальше: билет сдан перевозчику с возвратом денег, стоимость удержана с сотрудника или организация списывает ее в расходы.

Ключевой принцип: нельзя просто удалить первичный документ или «забыть» про билет. Стоимость должна быть закрыта одним из законных вариантов — возвратом денег от перевозчика, удержанием из зарплаты сотрудника, внесением суммы в кассу либо отнесением на прочие расходы организации. До конца операции сумма будет «висеть» на расчетах с подотчетным лицом или на счете денежных документов и искажать отчетность.

Ниже разобраны основные сценарии с конкретными документами и проводками. Названия документов и счетов приведены для типовой «1С:Бухгалтерии 8.3»; в «1С:ЗУП» и отраслевых конфигурациях механика может отличаться, но логика учета та же.

Определяем, как билет учтен в программе

Прежде чем что-то списывать, выясните, где сейчас «сидит» стоимость билета. Возможны три типовые ситуации. Первая: билет куплен самой организацией безналичным платежом и оприходован как денежный документ — дебет 50.03 «Денежные документы», кредит 60 или 76. Вторая: сотрудник купил билет сам и отчитался авансовым отчетом — тогда сумма отражена по дебету 44 (26, 25) или осталась на 71 счете, если отчет еще не утвержден. Третья: билет оформлен через агентство, и в учете отражена только задолженность перед агентом.

Быстрее всего проверить это через отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» за период покупки: посмотрите остатки по счетам 50.03, 71 и 60/76 с субконто по контрагенту-перевозчику или сотруднику. Если по 50.03 висит остаток — билет числится как денежный документ. Если по 71 за сотрудником числится перерасход или аванс — разбирайтесь с авансовым отчетом.

Также проверьте первичку: найдите документ «Поступление денежных документов» (или «Операция, введенная вручную») по билету и авансовый отчет сотрудника. От корректности исходных документов зависит, каким способом вы будете закрывать сумму — сторном, возвратом или удержанием.

Сценарий 1: билет сдан перевозчику, деньги возвращены

Самый чистый вариант — сдать билет до вылета и получить деньги обратно (полностью или за вычетом тарифного сбора). Если билет числился на 50.03, оформите документ «Выбытие денежных документов» (в некоторых релизах — «Расход денежных документов» или операция вручную): дебет 76 (расчеты с перевозчиком по возврату), кредит 50.03. Когда деньги поступят на расчетный счет, сделайте «Поступление на расчетный счет» с видом операции «Прочее поступление» или «Возврат от поставщика»: дебет 51, кредит 76. Счет 76 закроется, цепочка завершится.

Если перевозчик удержал сбор за возврат, разницу отнесите на прочие расходы: дебет 91.02, кредит 76. Для налогового учета такие суммы обычно принимаются во внереализационные расходы при наличии подтверждающих документов (справка о возврате, выписка агента). Убедитесь, что статья прочих доходов и расходов в проводке имеет корректный признак принятия к НУ.

Если билет покупал сотрудник и уже отчитался, а потом сдал билет и получил деньги на свою карту, потребуется, чтобы он вернул сумму организации: оформите сторнирующую корректировку расхода и приходный кассовый ордер на внесенные деньги (дебет 50.01, кредит 71 либо 73, если решили оформить как расчеты по прочим операциям).

1. 1
   Получите от перевозчика или агента подтверждение возврата: справку, выписку, мемориальный ордер
2. 2
   Оформите выбытие денежного документа: Дт 76 — Кт 50.03 на стоимость билета
3. 3
   Отразите удержанный сбор: Дт 91.02 — Кт 76
4. 4
   Проведите поступление денег: Дт 51 — Кт 76
5. 5
   Проверьте ОСВ: остатки по 50.03 и 76 по этому билету должны быть нулевыми

Сценарий 2: стоимость удерживается с сотрудника

Если билет пропал по вине сотрудника (не явился на рейс без уважительной причины, отказался от поездки по личным мотивам), организация вправе взыскать стоимость. Основание — приказ руководителя и письменное согласие сотрудника на удержание либо его заявление о внесении денег в кассу. Без согласия удерживать из зарплаты суммы сверх установленных трудовым законодательством случаев нельзя — это риск спора с трудовой инспекцией.

В учете переведите сумму с 71 счета (или 50.03, если билет не выдавался под отчет) на 73.02 «Расчеты по возмещению материального ущерба»: дебет 73.02, кредит 71 (50.03). Оформляется операцией, введенной вручную, с заполнением субконто по сотруднику. Далее два пути: сотрудник вносит деньги в кассу — тогда «Приходный кассовый ордер» с видом «Прочий приход»: дебет 50.01, кредит 73.02; либо сумма удерживается из зарплаты.

Удержание из зарплаты в «1С:Бухгалтерии 8.3» отражается в документе «Начисление зарплаты» на вкладке «Удержания» (вид удержания создается заранее, например «Возмещение стоимости билета») либо операцией вручную: дебет 70, кредит 73.02. Помните про ограничение размера удержаний из заработной платы — по общему правилу не более 20% от суммы к выплате за одну выплату, если сотрудник не дал согласия на большее.

Сценарий 3: организация списывает билет в расходы

Если деньги за билет вернуть нельзя (невозвратный тариф, пропущенный срок возврата) и взыскивать с сотрудника решено не взыскивать, стоимость списывается за счет организации. Основание — приказ руководителя о списании с указанием причины: отмена командировки, болезнь сотрудника, производственная необходимость. К приказу приложите подтверждающие документы: сам билет, справку о невозвратном тарифе, больничный лист при болезни.

Проводка оформляется операцией вручную: дебет 91.02 «Прочие расходы», кредит 50.03 (если билет числился как денежный документ) или кредит 71 (если сумма висела на подотчетном лице). Если причина списания объективная — отмена командировки по решению организации, болезнь, — расход экономически обоснован, и его можно учесть в налоговом учете. Если причина в действиях сотрудника, но взыскание не производится, в налоговом учете такую сумму безопаснее не принимать.

Отдельный нюанс — НДФЛ. Если организация прощает сотруднику стоимость билета, который он должен был вернуть, у него возникает экономическая выгода. Практика по этому вопросу неоднозначная; безопасный вариант — оформить прощение долга и начислить НДФЛ с суммы прощенного долга, а при возможности — взносы. Проконсультируйтесь с налоговым консультантом по вашей конкретной ситуации.

Сторнирование авансового отчета, если расход уже принят

Сложнее ситуация, когда сотрудник уже отчитался по билету, расходы приняты, НДС (если выделялся) зачтен, а потом выяснилось, что билет не использован. В этом случае нужна корректировка, а не новый независимый документ. Порядок зависит от того, закрыт ли период.

Если период еще открыт и отчетность не сдана, проще всего скорректировать сам авансовый отчет: убрать строку с билетом или уменьшить сумму, перепровести документ. Если авансовый отчет в прошлом закрытом периоде, используйте документ «Корректировка поступления» (если расход оформлялся поступлением) или сторнирующую операцию вручную текущей датой: дебет 71 (или 76) кредит 44/26 со знаком минус. В 1С сторно вводится через «Операцию, введенную вручную» с видом «Сторно документа» — программа сама сформирует обратные проводки по выбранному документу.

Если по билету был принят к вычету НДС, при возврате билета вычет нужно восстановить в том квартале, когда произошел возврат. Проверьте книгу покупок и книгу продаж за период корректировки, чтобы восстановление отразилось корректно и декларация по НДС не потребовала уточнения без необходимости.

Налоговый учет и НДФЛ: что проверить после списания

После проведения документов сверьте налоговые последствия. При возврате билета перевозчику с удержанием сбора сбор обычно принимается во внереализационные расходы. При списании стоимости за счет организации по объективным причинам расход обоснован, при субъективных — безопаснее не принимать в НУ. Проверьте, что в проводках по 91.02 статья затрат имеет правильную настройку принятия к налоговому учету, иначе в декларации по прибыли возникнут расхождения между БУ и НУ.

По НДФЛ контролируйте два момента: прощение долга сотруднику (возможный доход в натуральной форме / материальная выгода от прощенного обязательства) и корректность удержаний из зарплаты — они не уменьшают базу НДФЛ, а просто перераспределяют выплату. Сформируйте справку о доходах сотрудника за год и убедитесь, что лишних сумм там не появилось.

Финальная проверка — ОСВ по счетам 50.03, 71, 73.02 и 76 по контрагенту-перевозчику за период операции. Все остатки по этому билету должны быть закрыты. Если что-то «висит» — найдите незакрытое звено по карточке счета.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счету 50.03

Норма

Остатка по билету нет

Тревожный признак

Сумма висит — билет не списан

Карточка счета 71 по сотруднику

Норма

Задолженность по билету закрыта

Тревожный признак

Перерасход или аванс не закрыт

ОСВ по 76 / 73.02

Норма

Взаиморасчеты по возврату обнулены

Тревожный признак

Остаток — деньги не поступили или удержание не проведено

Книга покупок / НДС

Норма

Вычет по возвращенному билету восстановлен

Тревожный признак

Вычет остался — риск доначисления

Частые вопросы

Можно ли просто удалить авансовый отчет с неиспользованным билетом?

Только если период открыт, отчетность не сдана и удаление не нарушит другие документы. В закрытом периоде удалять нельзя — используйте сторнирующую операцию текущей датой. Удаление задним числом ломает последовательность проведения и вызывает расхождения с уже сданной отчетностью.

Билет невозвратный, командировку отменили. Куда списать?

На прочие расходы: дебет 91.02, кредит 50.03 или 71 — на основании приказа руководителя и документа, подтверждающего невозвратность тарифа. Если командировку отменила сама организация, расход обоснован и может приниматься в налоговом учете.

Сотрудник не вернул деньги за сданный билет и уволился. Что делать?

Сумму с 71 счета переведите на 76.02 «Расчеты по претензиям» или 73.02 и направьте бывшему сотруднику письменное требование о возврате. При отказе — взыскание через суд. Если взыскание невозможно и истек срок исковой давности, долг списывается в прочие расходы как безнадежная задолженность.

Нужно ли восстанавливать НДС при возврате билета?

Да. Если по билету был заявлен вычет НДС, а затем билет возвращен, вычет восстанавливается в том квартале, в котором оформлен возврат. Проверьте отражение восстановления в книге продаж и при необходимости подайте уточненную декларацию за период вычета.

Как оформить удержание за билет из зарплаты в 1С:Бухгалтерии 8.3?

Создайте новый вид удержания в справочнике удержаний, затем в документе «Начисление зарплаты» на вкладке «Удержания» добавьте сотрудника и сумму. Проводка сформируется автоматически: дебет 70, кредит 73.02. Предварительно получите письменное согласие сотрудника и издайте приказ.

Компания простила сотруднику стоимость билета — будет ли НДФЛ?

С высокой вероятностью да: прощение долга, который сотрудник обязан был вернуть, образует у него экономическую выгоду, облагаемую НДФЛ. Оформите прощение долга письменно, начислите и удержите налог. По вопросу страховых взносов и точной квалификации дохода желательно получить консультацию по вашей ситуации.