Как создать авансовый отчет в 1С

Авансовый отчет в 1С оформляется всякий раз, когда сотрудник потратил выданные под отчет деньги и подтвердил расходы документами: чеками, билетами, БСО, актами. В программе 1С:Бухгалтерия 8.3 для этого предусмотрен документ «Авансовый отчет», который закрывает задолженность сотрудника по счету 71 и одновременно отражает понесенные затраты или оприходует купленные ценности.

Ошибки при заполнении авансового отчета приводят к зависшим остаткам по счету 71, неверным проводкам по НДФЛ и признанию расходов, которые налоговая может снять при проверке. Поэтому важно не только знать, где находится документ, но и понимать, как правильно разнести оплату, приобретение товаров и суточные по разным вкладкам.

Ниже разобран полный цикл работы с авансовым отчетом: от выдачи денег подотчетному лицу до проверки проводок и закрытия месяца. Инструкция ориентирована на 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0), но логика сохраняется и в других конфигурациях — отличаются лишь названия разделов.

Что должно быть настроено до создания авансового отчета

Прежде чем оформлять первый авансовый отчет, убедитесь, что в базе корректно заполнены справочники. В карточке сотрудника (справочник «Физические лица» или «Сотрудники») должны быть указаны ФИО и привязка к организации — именно сотрудник выбирается в поле «Физическое лицо» документа. Если сотрудника нет в справочнике, создать отчет не получится.

Проверьте, что заведены контрагенты, которым сотрудник оплатил покупки, и при необходимости — номенклатура приобретенных товаров. Для билетов и суточных используются предопределенные элементы справочника «Прочие доходы и расходы» или статьи затрат, которые тоже должны существовать заранее.

Если организация выдает подотчетные суммы на банковскую карту сотрудника, в учетной политике и настройках обмена с банком должны быть предусмотрены соответствующие операции. Это влияет на то, каким документом оформляется выдача: через кассу или через банк.

Шаг 1. Оформление выдачи денег подотчетному лицу

Авансовый отчет всегда опирается на предварительную выдачу денег — без нее задолженность сотрудника не образуется, и документ будет закрывать «воздух». Выдача наличных оформляется документом «Расходный кассовый ордер» (раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы») с видом операции «Выдача денежных средств подотчетному лицу». В документе указывается сотрудник, сумма и счет 71.01 (для расчетов в рублях).

Если деньги перечислены на карту сотрудника, используется документ «Списание с расчетного счета» с видом операции «Перечисление денежных средств подотчетному лицу». В назначении платежа желательно указать, что это подотчетные средства, — это упростит разбор выписок при сверке.

После проведения документа выдачи на счете 71 по сотруднику образуется дебетовое сальдо — долг работника перед организацией. Именно эта сумма и будет погашаться авансовым отчетом.

1. 1
   Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» (или «Банковские выписки» для безналичной выдачи)
2. 2
   Создайте документ с видом операции «Выдача денежных средств подотчетному лицу»
3. 3
   Укажите организацию, сотрудника, сумму и счет учета 71.01
4. 4
   Проведите документ и проверьте кнопкой «Дт/Кт» проводку Дт 71.01 — Кт 50.01 (или 51)
5. 5
   Распечатайте РКО при наличной выдаче и подпишите у сотрудника

Шаг 2. Создание документа «Авансовый отчет»

Документ находится в разделе «Покупки» → «Авансовые отчеты» (в некоторых интерфейсах — «Банк и касса» → «Авансовые отчеты»). Нажмите «Создать», выберите организацию и сотрудника. Программа автоматически покажет текущую задолженность по сотруднику — это удобный контроль: если долг отображается неверно, значит, выдача оформлена с ошибкой или под другим физлицом.

Заполните дату документа — она не должна быть раньше даты выдачи аванса и, как правило, соответствует дате, когда сотрудник сдал отчет в бухгалтерию. Номер присваивается автоматически при записи.

Дальнейшая работа идет по вкладкам. Каждая вкладка отвечает за свой тип расходов и формирует свои проводки, поэтому важно разносить затраты именно туда, куда они относятся по экономическому смыслу, а не «куда попало».

Шаг 3. Заполнение вкладок документа по видам расходов

Вкладка «Оплата»

Сюда вносятся суммы, которые сотрудник заплатил поставщикам наличными или картой: за товары, работы, услуги. Для каждой строки указывается контрагент, договор (если ведется учет по договорам), сумма и при необходимости счет учета расчетов. Если оплата была авансом поставщику, отметьте это соответствующим счетом расчетов (60.02), чтобы программа корректно отразила зачет аванса в дальнейшем.

Вкладка «Оприходование»

Используется, когда сотрудник купил материальные ценности: канцтовары, материалы, инвентарь, товары для перепродажи. В строках указывается номенклатура, количество, цена и счет учета (10.01, 41.01, 10.09 и т.д.). После проведения ценности приходуются на склад, указанный в документе. Не пропускайте эту вкладку, если купленное должно числиться на складе, — иначе инвентаризация покажет расхождения.

Вкладки «Билеты» и «Суточные»

Для командировочных расходов: на вкладке «Билеты» указываются проездные документы, на вкладке «Суточные» — период командировки и норма суточных. Суточные сверх необлагаемого НДФЛ лимита программа при соответствующих настройках отразит как доход сотрудника. Проверьте, что даты командировки не пересекаются с другими авансовыми отчетами того же сотрудника.

Если сотрудник вернул неизрасходованный остаток, он оформляется отдельным документом «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Возврат денежных средств от подотчетного лица». Перерасход, наоборот, выдается сотруднику после утверждения отчета.

Шаг 4. Проведение и проверка проводок

После заполнения всех вкладок нажмите «Провести» и откройте кнопку «Дт/Кт», чтобы увидеть сформированные движения. Типовые проводки: Дт 60 (76) — Кт 71.01 по оплатам поставщикам, Дт 10 (41) — Кт 71.01 по оприходованным ценностям, Дт 26 (44) — Кт 71.01 по суточным и билетам. НДС по чекам с выделенным налогом отражается отдельно, если организация является плательщиком НДС и в строках указана ставка.

Ключевой контроль — оборотно-сальдовая ведомость по счету 71 в разрезе сотрудников. После проведения авансового отчета задолженность должна уменьшиться на сумму отчета или закрыться полностью. Если остаток «завис», ищите расхождение: либо отчет проведен на меньшую сумму, либо выдача оформлена на другое физлицо.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счету 71 по сотруднику

Норма

Сальдо уменьшилось на сумму отчета или равно нулю

Тревожный признак

Остаток не изменился или появился кредитовый без перерасхода

Проводки документа (Дт/Кт)

Норма

Кредит 71.01, дебет соответствует виду расхода

Тревожный признак

Пустые проводки или неверные счета затрат

Складские остатки по оприходованной номенклатуре

Норма

Количество на складе увеличилось

Тревожный признак

Номенклатура не приходуется — заполнена вкладка «Оплата» вместо «Оприходование»

Печатная форма АО-1

Норма

Итог по документу совпадает с суммой приложенных чеков

Тревожный признак

Расхождение сумм — значит, строка внесена ошибочно

Печать формы АО-1 и хранение подтверждающих документов

Из документа доступна печать унифицированной формы АО-1 (кнопка «Печать» → «Авансовый отчет (АО-1)»). Организация вправе использовать свою форму, утвержденную в учетной политике, — в этом случае шаблон настраивается через макеты или внешние печатные формы. В печатной форме заполняются расписка бухгалтера и оборотная сторона с перечнем документов.

Чеки, билеты и БСО подкалываются к распечатанному отчету. Сотрудник подписывает отчет, затем его утверждает руководитель. Без утверждения расходы формально не приняты, и при проверке это может стать основанием для отказа в признании затрат.

Удобно установить внутреннее правило: сотрудник сдает авансовый отчет в течение нескольких рабочих дней после возвращения из командировки или покупки, а новый аванс не выдается, пока не закрыт предыдущий. В 1С это легко контролировать отчетом «Задолженность подотчетных лиц» или ОСВ по счету 71 в разрезе сотрудников.

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая проблема — расходы разнесены не на те вкладки. Купленные материалы проведены через «Оплату» вместо «Оприходования»: в итоге затраты учтены, а на склад ничего не поступило. Исправление — отменить проведение документа (если период открыт), перенести строки на правильную вкладку и провести заново. Если период закрыт, корректировку делают сторнирующими документами или операцией в текущем периоде.

Вторая распространенная ошибка — авансовый отчет создан раньше документа выдачи денег или вообще без нее. Тогда на счете 71 образуется кредитовое сальдо, как будто организация должна сотруднику. Если перерасхода не было, нужно довнести документ выдачи правильной датой и перепровести отчет.

Третья группа ошибок — неверный выбор физического лица, когда в базе заведено два похожих сотрудника (например, дубликат карточки). Расчеты «разваливаются» по двум карточкам. Лечится сверткой дублей справочника и перепроведением документов, а профилактически — регулярной проверкой справочника на дубли.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли создать авансовый отчет, если деньги сотруднику не выдавались?

Технически документ проведется, но на счете 71 появится кредитовое сальдо — задолженность организации перед сотрудником. Это допустимо только при реальном перерасходе, который затем возмещается работнику. Если перерасхода не было, сначала оформите выдачу подотчетных средств правильной датой.

Как отразить покупку, оплаченную личной картой сотрудника?

Такая трата равнозначна перерасходу подотчетных средств: расход вносится в авансовый отчет на соответствующую вкладку, после утверждения отчета сотруднику возмещается сумма через кассу или перечислением на карту. К отчету прикладываются чек и, желательно, выписка по карте.

Что делать, если сотрудник потерял чек?

Расход без подтверждающего документа в авансовый отчет включать не следует — при проверке такие затраты, скорее всего, исключат. Практический вариант: сотрудник пишет объяснительную, а решение о возмещении принимает руководитель; в налоговом учете неподтвержденная сумма обычно не признается.

Как оформить возврат неизрасходованного аванса?

Создайте «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Возврат денежных средств от подотчетного лица» (раздел «Банк и касса»). Укажите сотрудника и сумму остатка. После проведения сальдо по счету 71 по этому сотруднику должно закрыться.

Где посмотреть все долги подотчетных лиц по организации?

Используйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 71 с группировкой по сотрудникам (раздел «Отчеты») или специализированный отчет по задолженности подотчетных лиц, если он есть в вашей конфигурации. Дебетовое сальдо — долг сотрудника, кредитовое — долг организации перед сотрудником.