Как создать заявку на расходование средств в 1С

Заявка на расходование денежных средств — ключевой документ казначейского контура в 1С:ERP, «Комплексной автоматизации» и «Управлении холдингом». Она фиксирует потребность в платеже до его фактического выполнения, позволяет согласовать расход с руководством и контролирует лимиты бюджета движения денежных средств (БДДС).

Документ используется для любых выплат: оплаты поставщикам, выдачи подотчётных сумм, перечисления налогов, зарплаты, возвратов покупателям. Без заявки казначей не видит плановую потребность в деньгах, а платёжный календарь остаётся пустым. При включённом режиме «Заявки на расходование ДС» оплата без утверждённой заявки может быть вообще заблокирована.

Ниже — практический порядок создания заявки на примере типовых конфигураций 1С:ERP 2 и КА 2. Интерфейс в других решениях (УХ, УТ с казначейством) устроен похоже — отличаются в основном названия разделов.

Где находится документ и какие права нужны

Заявка на расходование денежных средств находится в разделе «Казначейство» → «Заявки на расходование средств». Если раздела «Казначейство» нет в интерфейсе, документ может располагаться в разделе «Продажи» или «Финансы» — это зависит от настроек функциональности. Быстрый способ найти документ — ввести его название в строку поиска по меню (значок лупы или клавиши Ctrl+Shift+F в некоторых версиях).

Чтобы документ был доступен, в настройках НСИ и администрирования должна быть включена функциональная опция «Заявки на расходование денежных средств» (раздел «НСИ и администрирование» → «Казначейство и взаиморасчёты»). Дополнительно там же включаются опции согласования заявок и лимитирования расходов.

Права на создание заявки обычно есть у ролей «Менеджер по закупкам», «Финансист», «Инициатор платежа». Проведение и утверждение заявки — отдельные права, которые чаще всего закреплены за казначеем или финансовым директором. Если кнопка «Создать» неактивна — проверьте роли пользователя в разделе администрирования.

Какие данные подготовить перед созданием заявки

Чтобы не возвращаться к документу несколько раз, соберите исходные данные заранее:

• Организация — от чьего лица выполняется платёж (важно при учёте нескольких юрлиц в одной базе).
• Получатель — контрагент, сотрудник (для подотчётных сумм) или налоговый орган.
• Сумма и валюта платежа.
• Форма оплаты — безналичная (с расчётного счёта) или наличная (из кассы).
• Статья движения денежных средств — аналитика для БДДС и платёжного календаря.
• Желаемая дата платежа — когда деньги реально нужны получателю.
• Основание — договор, счёт на оплату, заказ поставщику или ведомость, если заявка создаётся на основании документа.

Если заявка создаётся на основании другого документа (заказа поставщику, счёта, поступления), большая часть реквизитов подтянется автоматически — это быстрее и снижает риск ошибки в реквизитах получателя. Кнопка «Создать на основании» доступна прямо из формы исходного документа.

Пошаговое создание заявки

Откройте «Казначейство» → «Заявки на расходование средств» и нажмите «Создать». В типовых конфигурациях система предложит выбрать вид операции — от него зависит набор полей.

1. 1
   Выберите операцию: «Оплата поставщику», «Выдача денежных средств подотчётному лицу», «Перечисление налога», «Возврат покупателю» и т.д.
2. 2
   Заполните шапку: организацию, дату заявки, желаемую дату платежа, форму оплаты.
3. 3
   Укажите получателя: контрагента и его банковский счёт либо физическое лицо для подотчётной выдачи.
4. 4
   Введите сумму и валюту; при оплате в валюте проверьте курс и счёт в валюте.
5. 5
   На вкладке «Расшифровка платежа» укажите статью ДДС, объект расчётов (договор, заказ), при необходимости — подразделение и статью расходов.
6. 6
   Заполните назначение платежа — текст попадёт в платёжное поручение.
7. 7
   Установите статус «К согласованию», проведите документ и отправьте на утверждение.

Обратите внимание на поле «Кто заявляет» (инициатор) и «Подразделение» — по ним строится отчётность по центрам финансовой ответственности и может настраиваться маршрут согласования. Если эти поля заполнены неверно, заявка может уйти не тому согласующему или попасть не в тот бюджет.

Поле «Приоритет оплаты» (если используется) помогает казначею ранжировать платежи при дефиците денег: срочные платежи вроде налогов и зарплаты помечают высоким приоритетом.

Создание заявки на основании документа

Самый надёжный способ — создать заявку из заказа поставщику, счёта на оплату или поступления товаров. Откройте документ-основание, нажмите «Создать на основании» → «Заявка на расходование средств». Программа сама заполнит контрагента, договор, сумму и объект расчётов, а также установит связь между документами — по ней видно, какая заявка закрывает какой заказ.

Заявка на выдачу подотчётных средств

Для подотчётных сумм выберите операцию «Выдача денежных средств подотчётному лицу». В качестве получателя укажите физическое лицо, заполните назначение (например, «на командировочные расходы»). В конфигурациях с контролем задолженности система может предупредить, если у сотрудника есть незакрытые авансы — это не блокирует заявку, но согласующий увидит предупреждение.

Согласование и утверждение заявки

После проведения заявка проходит маршрут согласования. Типовой жизненный цикл статусов: «Не согласована» → «К согласованию» → «Согласована» → «К оплате». Набор статусов зависит от настроек: в простых схемах используются только два, в развёрнутых — добавляются промежуточные этапы утверждения руководителем подразделения и финансовым директором.

Маршрут согласования настраивается в разделе «НСИ и администрирование» через механизм согласования документов: задаются условия (сумма, организация, статья ДДС) и согласующие лица. Например, заявки до определённой суммы утверждает руководитель подразделения, свыше — финансовый директор.

Инициатору важно отслеживать статус заявки. Если заявка отклонена, в истории согласования обычно указан комментарий с причиной — исправьте данные и отправьте документ повторно. Удалять отклонённую заявку и создавать новую не обязательно: достаточно вернуть её в статус «Не согласована», скорректировать и повторно направить.

Оплата по заявке и контроль исполнения

Утверждённая заявка попадает в платёжный календарь и в рабочее место казначея. На её основании создаются платёжные документы: «Списание безналичных денежных средств» (или платёжное поручение с последующей выгрузкой в банк-клиент) для безналичной формы, «Расходный кассовый ордер» — для наличной.

Создать оплату можно из списка заявок кнопкой «Создать на основании» либо из обработки формирования платёжных поручений. Система контролирует сумму: если по заявке уже частично оплачено, при повторной оплате подставится остаток. Превысить сумму заявки стандартными средствами нельзя — программа выдаст предупреждение или запретит проведение, в зависимости от настроек.

После оплаты заявка получает признак исполнения. Проверить результат можно несколькими способами:

• в форме заявки — по статусу оплаты и ссылкам на платёжные документы;
• в отчёте «Контроль оплаты заявок» или «Исполнение заявок на расходование ДС» — видно, какие заявки оплачены, частично оплачены или просрочены;
• в платёжном календаре — заявка перестаёт отображаться как плановый расход после фактической оплаты.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус заявки

Норма

«Согласована» или «К оплате», сумма оплаты соответствует заявке

Тревожный признак

Заявка висит «Не согласована» или оплата превышает сумму заявки

Платёжный календарь

Норма

После оплаты заявка исчезла из плановых расходов на дату платежа

Тревожный признак

Заявка осталась в календаре — плановый остаток денег искажён

Статья ДДС

Норма

Оплата прошла по той же статье, что указана в заявке

Тревожный признак

Статья в платёжном документе отличается — БДДС покажет отклонения

Лимиты БДДС и типичные ограничения

Если в компании ведутся лимиты расхода денежных средств (настройка в разделе «Бюджетирование и планирование» или «Казначейство»), заявка при проведении проверяется на соответствие лимиту по статье ДДС, подразделению и периоду. При превышении система либо выдаёт предупреждение, либо блокирует проведение — поведение задаётся в настройках лимитирования.

Практические ограничения, о которых стоит помнить:

• Одна заявка — одна форма оплаты. Если часть суммы платится безналично, а часть из кассы, создайте две заявки.
• Заявка не формирует бухгалтерских проводок — это плановый документ. Проводки появляются только при оплате.
• Закрытый период: заявки прошлых периодов можно оплачивать, но редактировать их без прав на изменение закрытых данных нельзя.
• При обмене с банком заявка сама в банк не выгружается — выгружается только платёжное поручение, созданное на её основании.

Частые вопросы

Можно ли оплатить счёт без заявки на расходование средств?

Зависит от настроек. Если включён режим обязательных заявок, платёжный документ без утверждённой заявки не проведётся. Если режим не включён, оплата возможна напрямую, но тогда платёж не попадёт в плановый контур и контроль лимитов не сработает. Для разовых срочных платежей часто оставляют возможность оплаты без заявки с последующей привязкой.

Как изменить утверждённую заявку?

Согласованную заявку в типовых конфигурациях редактировать нельзя — нужно вернуть её в статус «Не согласована» (доступно пользователю с правами на изменение статусов, обычно казначею), скорректировать данные и повторно отправить на согласование. История изменений сохранится.

Что делать, если заявка оплачена частично?

Ничего дополнительно настраивать не нужно: система отслеживает остаток к оплате автоматически. При создании следующего платежа на основании той же заявки подставится неоплаченная сумма. Список частично оплаченных заявок удобно смотреть в отчёте по контролю оплаты заявок.

Почему заявка не видна в платёжном календаре?

Чаще всего причины три: заявка не проведена или не согласована (в календарь попадают только утверждённые), не заполнена дата платежа, либо не указана статья ДДС, по которой строится календарь. Проверьте эти три реквизита в первую очередь.

Как отменить заявку, если платёж не понадобился?

Если оплаты по заявке не было, установите статус «Отклонена» или пометьте документ на удаление после согласования с казначеем. Если заявка частично оплачена, удалить её нельзя — закройте остаток корректировкой или оформите отказ от дальнейшей оплаты через статус, чтобы заявка не висела в платёжном календаре.