Учет и Финансы · 11 мин
Как создать заявку на расходование денежных средств в 1С
Пошаговая инструкция по созданию заявки на расходование денежных средств в 1С:ERP и Управление холдингом. Заполнение полей, согласование, типичные ошибки.
Заявка на расходование денежных средств — это документ казначейства в конфигурациях 1С:ERP «Управление предприятием», «Комплексная автоматизация» и «Управление холдингом». Она фиксирует намерение компании оплатить поставщику, выплатить зарплату, вернуть деньги покупателю или перечислить налоги, и служит основанием для последующего платежа. Документ позволяет контролировать лимиты, маршрутизировать платежи на согласование и планировать платежный календарь.
Перед созданием заявки убедитесь, что в программе включена функциональная опция казначейства: раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Казначейство и взаиморасчеты» → флаг «Заявки на расходование денежных средств». Если опция выключена, сам документ в интерфейсе не появится. Также проверьте, что заполнены справочники «Организации», «Банковские счета», «Статьи движения денежных средств» и «Валюты» — заявка не проведется без них.
Ниже разобран полный цикл работы с заявкой: от выбора операции до проверки оплаты. Инструкция ориентирована на 1С:ERP 2 и «Комплексную автоматизацию»; в «Управлении холдингом» логика аналогична, но добавляются этапы согласования по бюджетным лимитам.
Где находится документ и какие виды операций выбрать
Откройте раздел «Казначейство» → «Заявки на расходование денежных средств». Список содержит все заявки с отборами по организации, статусу и периоду. Новая заявка создается кнопкой «Создать» — программа предложит выбрать хозяйственную операцию.
От выбранной операции зависит состав полей документа и алгоритм распределения по документам расчетов. Наиболее часто используются следующие операции:
- Оплата поставщику — расчеты по договорам с контрагентами, возможна привязка к заказам и накладным;
- Возврат покупателю — возврат аванса или оплаты по реализации;
- Перечисление налогов и взносов — платежи в бюджет;
- Выдача зарплаты — по ведомостям или бездокументарно;
- Выдача подотчетному лицу — авансы сотрудникам;
- Прочие платежи — произвольные расходы без распределения по расчетам.
Как выбрать операцию
Заполнение шапки заявки
После выбора операции откроется форма документа. Начните с реквизитов шапки — они определяют, кто, кому и откуда платит.
Укажите организацию — плательщика по заявке. Если в базе одна организация, поле заполнится автоматически. Поле «Подразделение» влияет на аналитику расходов и на маршрут согласования, если он настроен по подразделениям. В поле «Заявитель» подставляется текущий пользователь; при необходимости его можно изменить на другого сотрудника.
Далее укажите получателя. Для операции «Оплата поставщику» это контрагент; программа подтянет его банковский счет из карточки, если счет один. Если у контрагента несколько счетов, выберите нужный вручную в поле «Банковский счет получателя». Для выдачи под отчет получателем будет физическое лицо, а для перечисления налогов — налоговый орган.
Заполните банковский счет организации, с которого планируется оплата, или кассу, если заявка на наличный расход. Тип заявки «банк» или «касса» переключается соответствующим полем формы оплаты.
Сумма, валюта и статья движения денежных средств
В поле «Сумма» введите планируемую сумму платежа. Валюта заявки определяется валютой счета списания: при оплате с рублевого счета сумма указывается в рублях, с валютного — в валюте счета. Если нужно оплатить валютный документ расчетов с рублевого счета, программа пересчитает сумму по курсу на дату заявки.
Поле «Статья движения денежных средств» обязательно: оно определяет строку платежного календаря и отчета о движении денежных средств (БДДС). Выбирайте статью, соответствующую экономическому смыслу платежа — например, «Оплата поставщикам» или «Налог на прибыль». Некорректная статья исказит управленческую отчетность, хотя на регламентированный учет это не повлияет.
Если в компании ведется бюджетирование или лимитирование, после выбора статьи ДДС программа может проверить заявку на соответствие лимиту. При превышении документ либо не проведется, либо потребует дополнительного согласования — поведение зависит от настроек.
Распределение по документам расчетов
Для операций «Оплата поставщику» и «Возврат покупателю» на вкладке «Расшифровка платежа» укажите, под какие документы производится оплата. Это нужно для корректного закрытия взаиморасчетов: после оплаты программа зачтет заявку и платеж по указанным объектам расчетов.
Есть два способа распределения. Первый — вручную: добавьте строку, выберите объект расчетов (заказ, накладную, договор), укажите сумму и при необходимости ставку НДС. Второй — автоматический: нажмите «Подобрать по расчетам» (или «Заполнить по расчетам»), и программа распределит сумму по непогашенным долгам контрагента по принципу FIFO.
Если платеж авансовый и документа расчетов еще нет, оставьте объект расчетов незаполненным или укажите договор — оплата повиснет как аванс и зачтется при отгрузке. Проверьте, что итог по расшифровке совпадает с суммой шапки: при расхождении документ не проведется.
- 1Откройте «Казначейство» → «Заявки на расходование денежных средств» → «Создать»
- 2Выберите хозяйственную операцию, соответствующую платежу
- 3Заполните организацию, получателя, сумму, статью ДДС и счет списания
- 4На вкладке «Расшифровка платежа» распределите сумму по документам расчетов или оставьте аванс
- 5Укажите желательную дату платежа и назначение платежа
- 6Проведите документ и установите статус «К оплате»
- 7Проверьте, что заявка появилась в платежном календаре и доступна казначею для оплаты
Статусы и согласование заявки
Заявка проходит жизненный цикл через статусы. Типовая цепочка: «Не согласована» → «Согласована» → «К оплате» → «Оплачена» (частично или полностью). Состав статусов зависит от настроек: если согласование отключено, заявка сразу может получать статус «К оплате».
При включенном согласовании после проведения заявка попадает ответственному лицу — например, финансовому директору. Он открывает документ из списка «Заявки к согласованию» и устанавливает статус «Согласована» либо отклоняет с комментарием. В 1С:УХ маршрут может быть многоступенчатым: по сумме, статье бюджета, подразделению.
Только заявка в статусе «К оплате» доступна казначею для формирования платежных документов. Установить этот статус может пользователь с соответствующими правами — обычно через кнопку статуса в шапке документа или обработку «Утверждение заявок».
Оплата заявки и контроль исполнения
Оплата выполняется на основании заявки: казначей открывает заявку и нажимает «Создать на основании» → «Списание безналичных ДС» (или «Расходный кассовый ордер» для наличных). Программа перенесет получателя, сумму, назначение платежа и распределение в платежный документ.
Альтернативный путь — рабочее место «Безналичные платежи», где заявки со статусом «К оплате» собираются в очередь. Казначей отмечает заявки и формирует платежные поручения пакетно, затем выгружает их в клиент-банк через обмен.
Проверить исполнение можно несколькими способами. В самой заявке на закладке «Оплата» видны связанные платежные документы и остаток к оплате. Отчет «Контроль оплаты заявок» показывает все заявки с разбивкой: согласовано, к оплате, оплачено, осталось. Платежный календарь отражает заявку в плановых расходах до момента оплаты.
Как проверить результат
«Оплачена» при полном погашении суммы
Осталась «К оплате» — платежный документ не проведен или не связан с заявкой
Видна в плановых расходах на дату желательного платежа
Отсутствует — не заполнена дата платежа или заявка не проведена
Долг по документу расчетов закрыт авансом или оплатой
Долг висит — не выполнено распределение по объектам расчетов
Итог по табличной части равен сумме шапки
Расхождение — документ не проведется или проведется с ошибкой
Типичные ошибки и ограничения
Чаще всего проблемы возникают не при заполнении, а из-за настроек и статусной модели. Ниже — ситуации, с которыми сталкиваются пользователи регулярно.
Отдельное ограничение: заявка — плановый документ, она не формирует бухгалтерских проводок. Проводки появятся только после проведения платежного документа. Поэтому заявку нельзя использовать как замену платежного поручения или РКО.
Если в компании заявки не используются вовсе, оплату можно оформлять напрямую документами «Списание безналичных ДС» — это допустимо, но тогда не работает платежный календарь и контроль лимитов по заявкам.
Удобно настроить нумерацию и префиксы заявок по организациям, если в базе несколько юрлиц. Так проще искать документы в общем списке и контролировать, какая компания инициировала платеж. Также полезно заполнять поле «Комментарий» реквизитами счета поставщика — это упрощает сверку.
Что важно запомнить
Заявка создается в разделе «Казначейство», требует выбора операции, заполнения получателя, суммы и статьи ДДС. Оплатить можно только заявку в статусе «К оплате», а контроль исполнения ведется через отчет «Контроль оплаты заявок» и платежный календарь. Заявка не формирует проводок — учетные записи появляются после проведения платежного документа.
Частые вопросы
Можно ли оплатить заявку частями?
Да. Создайте на основании заявки платежный документ на часть суммы — заявка получит статус частичной оплаты, а остаток останется доступным для последующих платежей. Остаток к оплате виден на вкладке «Оплата» в самой заявке и в отчете контроля оплаты.
Что делать, если заявка больше не нужна?
Если заявка не оплачена, установите статус «Отклонена» или пометьте документ на удаление. Если по ней уже были частичные оплаты, удалить заявку нельзя — сначала отмените связанные платежные документы, либо скорректируйте сумму заявки до фактически оплаченной.
Как создать заявку на основании другого документа?
Откройте заказ поставщику, поступление товаров или счет на оплату и нажмите «Создать на основании» → «Заявка на расходование денежных средств». Программа автоматически заполнит контрагента, сумму, договор и распределение по объекту расчетов — останется указать счет списания и дату платежа.
Почему заявка не попадает в платежный календарь?
Проверьте три момента: документ проведен, заполнено поле «Желательная дата платежа», заявка не находится в отклоненном статусе. Также убедитесь, что в настройках платежного календаря в качестве источника плановых расходов выбраны заявки на расходование ДС.
Можно ли оплатить заявку наличными через кассу?
Да. В заявке в качестве формы оплаты укажите кассу вместо банковского счета. Оплата оформляется документом «Расходный кассовый ордер», созданным на основании заявки. Для выдачи подотчетному лицу это основной сценарий.
Как настроить согласование заявок?
В разделе «НСИ и администрирование» → «Казначейство» включите опцию согласования заявок и укажите пользователей, имеющих право утверждения. В 1С:УХ маршруты настраиваются гибче — по суммовым условиям, статьям бюджета и подразделениям через настройку маршрутов согласования.