Как создать забалансовый счет 013 в 1С 8.3

Забалансовый счет 013 нужен организациям, которым не хватает типовых забалансовых счетов плана счетов 1С: Бухгалтерии 8.3 — например, для учета спецодежды в эксплуатации, имущества, переданного в пользование, или материальных ценностей, принятых на ответственное хранение по специфическим договорам. Типовая конфигурация содержит забалансовые счета с 001 по 011, а код 013 свободен и может быть добавлен вручную.

Процедура занимает несколько минут и не требует доработки конфигурации: план счетов в 1С: Бухгалтерии расширяем штатными средствами. Однако перед созданием счета важно продумать аналитику — от нее зависит, сможете ли вы потом получать нужные отчеты и корректно закрывать периоды.

Ниже разобран полный цикл: от проверки необходимости нового счета до создания проводок и контроля результата, а также типичные ошибки, которые приводят к «повисшим» остаткам на забалансе.

Когда действительно нужен счет 013, а когда хватит типовых

Прежде чем добавлять счет, проверьте, не закрывает ли задачу существующий забалансовый счет. В типовом плане счетов уже есть 001 «Арендованные основные средства», 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение», 003 «Материалы, принятые в переработку», 004 «Товары, принятые на комиссию», 005 «Оборудование, принятое для монтажа», 006 «Бланки строгой отчетности», а также 007–011 для специальных целей.

Счет 013 оправдан, когда объект учета не совпадает по смыслу ни с одним типовым счетом. Типичные примеры: спецодежда и инструмент, переданные сотрудникам в пользование (срок полезного использования которых уже списан в расходы, но контроль нужен); имущество арендодателя, за которое отвечает арендатор по договору; ценности, учет которых требует учетная политика организации.

Если задача — учет спецодежды, сначала изучите типовой механизм: в 1С: Бухгалтерии 8.3 есть документ «Передача материалов в эксплуатацию» со способом погашения стоимости, который сам ведет учет по счету МЦ (МЦ.02 «Спецодежда в эксплуатации»). Создавать 013 в этом случае может быть избыточно.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Объект учета соответствует типовому счету 001–011 или МЦИспользуйте типовой счет — не создавайте дубль

Объект уникален и закреплен в учетной политикеСоздайте забалансовый счет 013 с нужной аналитикой

Нужен только внутренний управленческий контроль без бухгалтерских проводокРассмотрите учет в Excel или в регистрах сведений через доработку

Подготовка: что продумать до создания счета

Определите, какая аналитика вам понадобится в отчетах. Стандартный набор субконто для забалансовых счетов — «Номенклатура» и «Контрагенты», но для спецодежды логичнее «Номенклатура» и «Сотрудники», а для имущества арендодателя — «Контрагенты» и «Основные средства». Изменить состав субконто можно и позже, но если по счету уже есть проводки, удаление субконто приведет к потере аналитики в старых записях.

Решите, нужен ли количественный учет. Для штучных ценностей (инструмент, спецодежда) количественный учет обязателен — иначе вы не увидите в оборотно-сальдовой ведомости, сколько единиц числится за сотрудником. Для обобщенного учета имущества по договору достаточно суммового.

Закрепите применение счета в учетной политике организации. Забалансовые счета организация вводит самостоятельно, и аудиторы вправе спросить, на каком основании используется счет 013. Формулировка в учетной политике снимает этот вопрос.

Создание счета 013 в плане счетов

Откройте раздел «Главное» и перейдите по ссылке «План счетов» (в некоторых релизах — «Главное → Настройки → План счетов»). Нажмите кнопку «Создать». Откроется форма нового счета.

Заполните поля: в поле «Код» укажите 013, в поле «Наименование» — понятное название, например «Имущество, переданное в пользование» или «Спецодежда в эксплуатации». Обязательно установите флажок «Забалансовый» — именно он отключает двойную запись и позволяет делать проводки только по дебету или только по кредиту.

На закладке аналитики (виды субконто) добавьте нужные субконто через кнопку «Добавить»: выберите из списка справочников подходящий тип — «Номенклатура», «Сотрудники», «Контрагенты» или «Основные средства». При необходимости установите флажки «Количественный» и «Валютный» учет. Сохраните счет кнопкой «Записать и закрыть».

1. 1
   Откройте «Главное → План счетов» и нажмите «Создать»
2. 2
   Укажите код 013 и содержательное наименование счета
3. 3
   Установите флажок «Забалансовый»
4. 4
   Добавьте виды субконто: например, «Номенклатура» и «Сотрудники»
5. 5
   Включите количественный учет, если учитываете штучные ценности
6. 6
   Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте счет в списке плана счетов

Особенности забалансовых проводок

Забалансовый счет не участвует в двойной записи: проводка Дт 013 без корреспонденции — это норма, а не ошибка. Поэтому поступление ценностей оформляется записью по дебету 013, а выбытие (возврат, списание, износ) — записью по кредиту 013.

В 1С: Бухгалтерии 8.3 такие движения вносятся документом «Операция, введенная вручную» (раздел «Операции → Операции, введенные вручную»). Создайте операцию, добавьте строку, выберите в поле «Дебет» счет 013, заполните субконто, количество и сумму. Для списания — наоборот: счет 013 в поле «Кредит».

Учтите ограничение: ручные операции не формируют первичных документов. Если приемку имущества на забаланс нужно подтвердить документально, оформите первичку (акт приема-передачи) вне программы или используйте «Дополнительные реквизиты» и печатные формы, а в 1С отразите только учетную запись.

Удобно завести типовую операцию (шаблон) через «Операции → Типовые операции»: один раз настройте проводку Дт 013 с нужными субконто, и бухгалтеры будут создавать документы по шаблону без риска выбрать неверный счет.

Проверка результата и отчеты по счету

После создания счета и ввода операций проверьте, что данные видны в стандартных отчетах. Откройте «Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету», укажите счет 013 и сформируйте отчет. В нем должны отображаться начальное сальдо, обороты и конечное сальдо в разрезе выбранной аналитики.

Полезные отчеты для контроля: «Анализ счета» — динамика по счету за период; «Карточка счета» — каждая проводка с документом-основанием; «Обороты между субконто» — движение ценностей между сотрудниками или контрагентами, если вы отражаете такие перемещения.

Признак корректной настройки — отсутствие отрицательных остатков в разрезе субконто и совпадение количества с фактическим наличием ценностей при инвентаризации. Отрицательное сальдо по субконто означает, что списание прошло без предварительного оприходования либо с ошибкой в аналитике.

Контрольные точки

Как проверить результат

Счет 013 в плане счетов

Норма

Признак «Забалансовый» установлен, субконто соответствуют задаче

Тревожный признак

Флажок «Забалансовый» снят — программа требует корреспондирующий счет

ОСВ по счету 013

Норма

Остатки положительные, аналитика заполнена

Тревожный признак

Отрицательные остатки или пустые субконто

Данные инвентаризации

Норма

Количество по учету совпадает с фактическим

Тревожный признак

Расхождения — искать непроведенные или ошибочные операции

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая ошибка — забыть установить признак «Забалансовый». Без него программа потребует корреспондирующий счет в каждой проводке, и вместо забалансового учета получится обычная балансовая операция, искажающая баланс.

Вторая группа ошибок связана с аналитикой: проводки без заполненного субконто («пустое субконто») делают отчеты бесполезными, а изменение состава субконто после ввода операций обрезает аналитику в исторических данных. Поэтому состав субконто продумывают заранее.

Ограничение, о котором стоит помнить: в типовых документах (поступление, реализация) счет 013 не подставляется автоматически — все движения отражаются ручными операциями. Если поток документов большой, имеет смысл обсудить с программистом доработку или использовать расширение конфигурации, но для большинства организаций ручного ввода достаточно.

FAQ

Можно ли создать счет 013, если в базе уже ведется учет и есть проведки?

Да. Добавление нового счета в план счетов не затрагивает существующие проводки и отчеты. Счет станет доступен сразу после записи, пересчет итогов не требуется.

Чем счет 013 отличается от счета МЦ в 1С: Бухгалтерии?

МЦ — типовой забалансовый счет для материальных ценностей в эксплуатации, который автоматически используется документом «Передача материалов в эксплуатацию». Счет 013 — пользовательский, движения по нему вводятся только ручными операциями, зато назначение и аналитику вы определяете сами.

Нужно ли проводить закрытие месяца по счету 013?

Нет. Регламентные операции закрытия месяца не затрагивают забалансовые счета: по ним не начисляется амортизация, не переоцениваются остатки и не закрываются сальдо. Остатки переносятся автоматически.

Как списать остаток со счета 013 при выбытии имущества?

Создайте «Операцию, введенную вручную» с проводкой по кредиту 013, указав те же субконто, количество и сумму, что при оприходовании. Если аналитика отличается, возникнет отрицательный остаток по одному субконто и «повисший» — по другому.

Виден ли счет 013 при обмене с другими конфигурациями 1С?

При стандартном обмене (например, с «1С: ЗУП» или «1С: Управление торговлей») пользовательские счета обычно не сопоставляются автоматически. Если планируется синхронизация, правила обмена нужно дополнить сопоставлением счета 013, иначе проводки по нему не перенесутся.

Можно ли удалить счет 013, если он больше не нужен?

Только если по счету нет ни одной проводки. При наличии операций программа не даст удалить счет — в этом случае пометьте его как неиспользуемый в учетной политике и просто прекратите ввод операций, либо предварительно спишите все остатки.