Учет и Финансы · 10 мин
Как создать несколько касс в 1С
Как добавить несколько касс в 1С: создание касс в справочнике, настройка по организациям и подразделениям, кассы ККМ, типичные ошибки и проверка результата.
Несколько касс в 1С нужны, когда у компании есть несколько точек приёма наличных, обособленные подразделения, несколько организаций в одной базе или когда требуется разделять наличную и безналичную выручку по разным кассам. В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия, Управление торговлей, УНФ, Комплексная автоматизация) кассы хранятся в одноимённом справочнике, и добавить новую кассу можно без правки конфигурации — штатными средствами.
Ключевая идея проста: каждая касса — это элемент справочника «Кассы», к которому привязываются кассовые документы (приходные и расходные кассовые ордера, отчёты о розничных продажах). Сколько касс заведено — столько независимых «денежных ящиков» видит программа, и по каждому строится отдельная кассовая книга при необходимости.
Ниже разобрано, где находится справочник касс в разных конфигурациях, какие реквизиты заполнить, как разграничить кассы по организациям и пользователям, как завести кассы ККМ для розничной торговли и как проверить, что всё настроено правильно.
Когда действительно нужно несколько касс
Прежде чем заводить дополнительные кассы, полезно определить, какая задача решается. Типовые сценарии: у организации несколько розничных точек, и выручка каждой должна учитываться отдельно; в одной базе ведётся учёт нескольких юридических лиц, и у каждого своя касса; основная касса отделена от кассы подотчётных средств или валютной кассы.
Если цель — просто видеть движение денег по разным статьям или проектам, заводить отдельные кассы не обязательно: для этого в документах есть статьи движения денежных средств и аналитика. Лишние кассы без реальной потребности усложняют сверку и путают кассиров при выборе кассы в документах.
Как выбрать действие
Где находится справочник касс в разных конфигурациях
Расположение справочника зависит от конфигурации. В 1С:Бухгалтерии 8 кассы открываются через раздел «Банк и касса» → «Кассы» (иногда справочник скрыт, и его нужно добавить через настройку навигации раздела). В Управлении торговлей и Комплексной автоматизации путь обычно «Казначейство» → «Кассы» или «НСИ и администрирование» → «Казначейство». В УНФ кассы находятся в разделе «Деньги».
Кассы ККМ — отдельный справочник, который есть в конфигурациях с розничной торговлей (УТ, КА, Розница, УНФ). Он находится рядом с настройками оборудования: «Настройка РМК и оборудования» → «Кассы ККМ». Не путайте эти два справочника: обычная касса отражает денежный ящик в учёте, а касса ККМ — фискальный регистратор, пробивающий чеки.
Создание новой кассы: пошаговая инструкция
Порядок действий практически одинаков во всех типовых конфигурациях. Отличия касаются только расположения команд и набора реквизитов.
- 1Откройте раздел «Банк и касса» (или «Казначейство», «Деньги») и перейдите в справочник «Кассы»
- 2Нажмите «Создать» и заполните наименование кассы — например, «Касса магазина на Ленина» или «Валютная касса»
- 3Укажите организацию, если в базе ведётся учёт нескольких юридических лиц
- 4Выберите валюту кассы, если заводится валютная касса; для рублёвой оставьте значение по умолчанию
- 5Заполните дополнительные реквизиты при наличии: подразделение, ответственный, лимит остатка
- 6Запишите элемент и проверьте, что касса доступна для выбора в приходном кассовом ордере
Наименование кассы стоит делать говорящим: кассир и бухгалтер будут видеть его в документах и отчётах. Формулировки вида «Касса 2» через месяц перестают что-либо значить, а «Касса склада №3 (наличные)» — нет.
Если в конфигурации есть реквизит «Подразделение», заполните его: это позволит строить оборотно-сальдовую ведомость по счёту 50 в разрезе подразделений и упрощает инвентаризацию кассы по конкретной точке.
Разграничение касс по организациям и пользователям
В базе с несколькими организациями каждая касса жёстко привязана к своей организации через соответствующий реквизит. Кассовый ордер одной организации не сможет «списать» деньги из кассы другой — программа отфильтрует доступные кассы по организации документа. Поэтому минимальный набор для холдинга из трёх юрлиц — три кассы, по одной на каждую.
Чтобы кассиры разных точек не выбирали чужие кассы, используйте штатные механизмы: настройку прав доступа (профили групп доступа, ограничение на уровне записей по организациям и подразделениям) и подстановку кассы по умолчанию в настройках пользователя. В ряде конфигураций кассу можно задать в настройках пользователя или торговой точки — тогда она подставляется в новые документы автоматически.
Создание нескольких касс ККМ для розничной торговли
Для розничных точек с фискальными регистраторами заводится касса ККМ на каждое устройство. Откройте справочник «Кассы ККМ», создайте элемент и заполните: наименование, тип оборудования, организацию, склад (торговую точку), с которого будет списываться товар при пробитии чеков.
Если точек несколько, логика такая: одна точка — один склад — одна или несколько касс ККМ. Несколько касс ККМ на одном складе допустимы (например, два рабочих места кассиров в одном магазине), а вот привязывать одну кассу ККМ к разным складам не следует — это приведёт к путанице при списании товара.
После создания кассы ККМ проверьте подключение фискального регистратора в настройках оборудования и выполните тестовое пробитие чека. Отчёт о розничных продажах должен формироваться по конкретной кассе ККМ и списывать товар именно с привязанного склада.
Проверка результата и типичные ошибки
После настройки убедитесь, что кассы работают как задумано. Создайте тестовый приходный кассовый ордер по каждой кассе, проведите его и откройте кассовую книгу или оборотно-сальдовую ведомость по счёту 50 с детализацией по субконто «Кассы». Остатки должны формироваться отдельно по каждой кассе.
Как проверить результат
Новая касса доступна в списке выбора ПКО и РКО
Касса не видна — проверьте организацию документа и права пользователя
Остатки дробятся по кассам отдельными строками
Все суммы сидят в одной кассе — документы заведены на старую кассу
Формируется по выбранной кассе с корректным переносом остатков
Пустая книга или остатки другой кассы — неверный отбор
Формируется по нужной кассе ККМ, товар списывается с её склада
Списание идёт с чужого склада — неверная привязка кассы ККМ
Ограничения и альтернативы
Количество касс в типовых конфигурациях не ограничено технически, но на практике каждая касса — это отдельная инвентаризация, отдельная кассовая книга и отдельная сверка. Если касс больше десятка, стоит выстроить понятную систему наименований и использовать отборы в списках документов.
Альтернатива множеству касс — одна касса с аналитикой по статьям движения денежных средств, подразделениям или проектам. Этот вариант подходит, когда деньги физически хранятся в одном месте, а раздельный учёт нужен только в отчётах. Выбирайте отдельные кассы только там, где существует реальный раздельный денежный ящик или требование вести отдельную кассовую книгу.
Что важно запомнить
Несколько касс создаются в справочнике «Кассы» штатной кнопкой «Создать»: заполните наименование, организацию и валюту. Для розницы отдельно заводятся кассы ККМ с привязкой к складу. Проверяйте результат через ОСВ по счёту 50 и кассовую книгу, а неиспользуемые кассы помечайте на удаление, не стирая историю.
Частые вопросы
Можно ли перенести остаток из одной кассы в другую?
Да, для этого используется документ перемещения денежных средств (вида «Перемещение наличных» или аналогичный в вашей конфигурации): указывается касса-отправитель и касса-получатель. Прямой правкой остатков в регистрах заниматься не следует — это нарушит корректность кассовых документов.
Почему новая касса не отображается в документе?
Чаще всего не совпадает организация: касса привязана к одному юрлицу, а документ оформлен на другое. Также проверьте права пользователя и не помечена ли касса на удаление.
Сколько касс можно создать в 1С?
Технического ограничения в типовых конфигурациях нет. Практический предел определяется удобством: каждая касса требует отдельной сверки, инвентаризации и при необходимости — отдельной кассовой книги.
Нужна ли отдельная касса для валютных операций?
Да, для наличных в валюте заводится отдельная касса с указанием валюты. Смешивать рублёвые и валютные остатки в одной кассе нельзя — это нарушит учёт курсовых разниц и кассовую дисциплину.
Чем касса отличается от кассы ККМ?
Касса — учётный объект для кассовых ордеров и кассовой книги. Касса ККМ — описание фискального регистратора для пробития чеков и отчётов о розничных продажах. В рознице они работают вместе: чек пробивается по кассе ККМ, а деньги отражаются в учёте.
Можно ли закрыть кассу, которой больше не пользуются?
Удалять её нельзя, если есть проведённые документы. Пометьте кассу на удаление или добавьте в наименование пометку «не используется», предварительно выведя остаток перемещением в действующую кассу.