Учет и Финансы · 11 мин
Как создать табель учета рабочего времени в 1С ЗУП
Пошаговая инструкция по созданию табеля учета рабочего времени в 1С ЗУП: настройка графиков, заполнение документа, проверка данных и исправление ошибок.
Табель учета рабочего времени в 1С: Зарплата и управление персоналом (ЗУП) формируется автоматически на основании графиков работы сотрудников и кадровых документов — отпусков, больничных, командировок и прогулов. Ручной ввод каждого дня не требуется: программа собирает данные за месяц и рассчитывает отработанные часы по каждому работнику.
Основной инструмент — отчет «Табель учета рабочего времени (Т-13)», который находится в разделе «Зарплата» или «Кадры» в зависимости от версии конфигурации. Дополнительно используется документ «Табель» для ситуаций, когда фактические данные отличаются от планового графика и их нужно ввести вручную.
Перед формированием табеля важно убедиться, что в программе корректно настроены графики работы, введены все отсутствия и нет незаполненных дней. Иначе в отчет попадут ошибки, которые придется искать и исправлять уже после расчета зарплаты.
Подготовка: что должно быть настроено до формирования табеля
Главное условие корректного табеля — заполненные графики работы сотрудников. Откройте раздел «Настройка» → «Графики работы сотрудников» и проверьте, что для каждого режима (пятидневка, сменный график, неполное время) создан свой график и в нем заполнен производственный календарь на нужный год.
Каждый сотрудник должен быть привязан к графику через прием на работу или кадровый перевод. Если сотрудник работает по пятидневке, а в кадровом документе график не указан, программа не сможет определить его плановое время, и строки табеля по нему окажутся пустыми.
Также проверьте, что все отсутствия оформлены документами: отпуска, больничные, командировки, отгулы, прогулы. Табель строится по формуле «плановый график минус зарегистрированные отсутствия», поэтому неоформленный отпуск отобразится как рабочие дни и исказит расчет зарплаты.
Где находится табель и как его сформировать
Отчет «Табель учета рабочего времени (Т-13)» открывается через раздел «Зарплата» → «Отчеты по зарплате» либо «Кадры» → «Кадровые отчеты» — расположение зависит от настроек интерфейса и версии конфигурации. В типовой ЗУП 3.1 отчет доступен в обоих разделах.
Порядок формирования простой: укажите период (обычно месяц), выберите организацию и при необходимости подразделение, затем нажмите «Сформировать». Программа выведет унифицированную форму Т-13 с буквенными и цифровыми кодами по каждому дню месяца.
Отчет можно сохранить в файл, распечатать или выгрузить в Excel через кнопку «Сохранить» в командной панели табличного документа. Для передачи в бухгалтерию обычно используют печатную форму с подписями ответственных лиц.
- 1Откройте «Зарплата» → «Отчеты по зарплате» → «Табель учета рабочего времени (Т-13)»
- 2Укажите период — месяц, за который нужен табель
- 3Выберите организацию и, при необходимости, подразделение
- 4Нажмите «Сформировать» и дождитесь построения отчета
- 5Проверьте итоговые дни и часы по каждому сотруднику
- 6Распечатайте или сохраните табель в файл
Как табель заполняется автоматически
Программа сравнивает плановый график сотрудника с зарегистрированными в системе событиями. Если документов отсутствий нет, все рабочие дни по графику помечаются кодом «Я» (явка) с указанием часов. Выходные и праздничные дни обозначаются кодом «В» без часов.
Каждый вид отсутствия имеет свой код: отпуск — «ОТ», больничный — «Б», командировка — «К», отгул — «ОВ», прогул — «ПР». Коды и расшифровка подтягиваются из видов времени, настроенных в классификаторе использования рабочего времени.
Если сотрудник работал в выходной по приказу, это оформляется документом «Работа сверхурочно» или «Работа в выходные и праздничные дни» — тогда в табеле появится код «РВ» с фактическими часами. Без документа такие часы в табель не попадут, даже если сотрудник реально работал.
Совпадает ли количество часов с графиком сотрудника
Есть ли проведенный документ «Отпуск» на эти даты
Оформлен ли документ «Больничный лист» и не пересекается ли он с явками
Проведен ли документ «Работа в выходные и праздничные дни»
Ручной ввод и корректировка: документ «Табель»
Когда фактическое время отличается от графика и это нельзя оформить стандартным документом отсутствия, используется документ «Табель» в разделе «Зарплата» → «Учет времени» → «Табели». Он позволяет вручную указать часы и виды времени по каждому дню месяца для списка сотрудников или целого подразделения.
Создайте документ, укажите организацию, подразделение и месяц, затем заполните табличную часть сотрудниками. По кнопке «Заполнить» программа подставит данные по графику, после чего вы вручную меняете нужные ячейки: например, ставите «НН» (неявка по невыясненной причине) вместо явки.
Учтите важное ограничение: проведенный документ «Табель» имеет приоритет над графиком при расчете зарплаты. Если вы ввели табель вручную и забыли про сотрудника, у которого в этом месяце был отпуск, время может посчитаться некорректно — документ «Табель» «перекроет» автоматику.
Проверка табеля перед расчетом зарплаты
Перед закрытием месяца сформируйте Т-13 и сверьте итоговые показатели: количество отработанных дней и часов по каждому сотруднику должно соответствовать норме по производственному календарю с учетом отсутствий. Удобный контрольный ориентир — отчет «Норма времени» или данные графика работы.
Обратите внимание на код «НН» — неявки по невыясненным причинам. Их наличие на конец месяца означает, что по сотруднику не оформлен документ отсутствия. До расчета зарплаты нужно либо ввести соответствующий документ (отпуск, прогул, отгул), либо подтвердить явку.
Дополнительно полезен отчет «Анализ неявок» или «Отсутствия сотрудников» из раздела кадровых отчетов: он показывает пересечения и «дыры» в данных, которые в самом табеле заметить сложнее — например, больничный, начинающийся в одном месяце и заканчивающийся в другом.
Как проверить результат
Совпадают с нормой по графику минус оформленные отсутствия
Часы больше нормы при наличии отпуска или больничного
Отсутствуют или расшифрованы документом до расчета
«НН» висят на конец месяца без пояснений
В дни отпуска или больничного нет кода «Я»
Один день отмечен и явкой, и отсутствием
Табель начинается с даты приема / заканчивается датой увольнения
Явки стоят до приема или после увольнения
Типичные ошибки и как их исправить
Самая частая проблема — пустой табель по сотруднику. Причина почти всегда одна: в приеме на работу не указан график работы или график не заполнен на нужный период. Откройте кадровый документ, проверьте поле «График работы», затем убедитесь, что сам график заполнен в справочнике графиков.
Вторая типичная ситуация — сотрудник был в отпуске, но табель показывает явки. Проверьте, проведен ли документ «Отпуск» и попадает ли его период в отчетный месяц. Если документ создан, но не проведен, табель его не учитывает.
Третья ошибка — двойной учет времени после ручного документа «Табель». Если после ввода табеля вы оформили больничный задним числом, перепроведите или отмените ручной табель, иначе данные о времени могут остаться некорректными. В спорных ситуациях проще отменить проведение документа «Табель» и дать программе пересчитать время автоматически.
Частные сценарии: сменные графики, неполное время, суммированный учет
Сменный график работы
Для сменных режимов график настраивается циклично: в свойствах графика указывается шаблон чередования смен (например, «два через два»). Табель по таким сотрудникам формируется тем же отчетом Т-13, но норма часов определяется индивидуальным графиком, а не стандартной пятидневкой.
Неполное рабочее время
Если сотрудник работает на полставки, в кадровом документе указывается вид занятости и соответствующий график с сокращенными часами. Табель покажет фактические часы по этому графику — например, 4 часа в день вместо 8. Не нужно вручную уменьшать часы в табеле: правильно настроенный график делает это автоматически.
Суммированный учет рабочего времени
При суммированном учете переработки и недоработки определяются по итогам учетного периода, а не месяца. Табель фиксирует фактические часы, а анализ переработок выполняется отдельно — через настройку графика с признаком суммированного учета и специализированные отчеты. Сверяйте норму не за месяц, а за весь учетный период.
Как выбрать способ заполнения
Частые вопросы
Можно ли в 1С ЗУП заполнить табель полностью вручную, без графиков?
Технически да — через документ «Табель» в разделе «Зарплата» → «Учет времени». Но это трудоемко и рискованно: без графиков программа не сможет рассчитать норму времени и корректно начислить зарплату. Рекомендуемый путь — настроить графики и использовать ручной табель только для исключений.
Почему в табеле у сотрудника стоит код «НН»?
Код «НН» появляется, когда по графику день рабочий, но факт работы не подтвержден и отсутствие не оформлено документом. Найдите такие дни, выясните причину у руководителя сотрудника и введите соответствующий документ — отпуск, прогул, отгул или больничный.
Как вывести табель только по одному подразделению?
В шапке отчета «Табель учета рабочего времени (Т-13)» установите отбор по полю «Подразделение» перед нажатием кнопки «Сформировать». Если поле отбора не видно, откройте настройки отчета через кнопку «Настройки» и добавьте нужный отбор.
Табель и расчет зарплаты показывают разные часы — что проверить?
Сначала убедитесь, что после последнего изменения документов (отпусков, больничных, ручного табеля) документ «Начисление зарплаты и взносов» был перезаполнен и пересчитан. Затем проверьте, нет ли у сотрудника кадрового перевода в середине месяца со сменой графика — в этом случае время считается по двум графикам пропорционально периодам.
Нужно ли формировать табель до или после расчета зарплаты?
Контрольный табель Т-13 формируют до расчета — чтобы убедиться в корректности времени. Окончательный подписной экземпляр распечатывают после закрытия месяца, когда все документы проведены и данные больше не изменятся.
Что важно запомнить
Табель в 1С ЗУП строится автоматически из графиков работы и документов отсутствий через отчет «Табель учета рабочего времени (Т-13)». Ручной документ «Табель» применяйте только для исключений и проводите его после ввода всех отсутствий. Перед расчетом зарплаты сверьте итоговые часы с нормой и устраните все коды «НН».