Как создать списание на расходы в 1С

Списание на расходы — одна из самых частых операций в учёте: так оформляют израсходованные материалы, услуги подрядчиков, потери, недостачи и прочие затраты, которые нужно отнести на счета затрат. В 1С для этого есть несколько документов, и выбор зависит от того, что именно списывается: товарно-материальные ценности, денежные средства, основные средства или результат инвентаризации.

Ошибка в списании приводит к завышению или занижению себестоимости, искажению налоговой базы и расхождениям между складским и бухгалтерским учётом. Поэтому важно не только знать, какой документ создать, но и правильно указать счёт затрат, статью расходов и аналитику.

Ниже разобраны основные сценарии списания на примере 1С:Бухгалтерии 8.3, а также особенности для 1С:УНФ и 1С:ERP, где логика отличается. Интерфейс в разных релизах может немного отличаться, но принципы одинаковы.

Какие документы используются для списания на расходы

В 1С нет единого документа «списание на расходы» — операция выбирается по характеру затрат. Неправильно выбранный документ — самая частая причина некорректных проводок, поэтому сначала определите, что именно списывается.

Основные варианты в 1С:Бухгалтерии 8.3:

• Требование-накладная — списание материалов, инвентаря, хозяйственных принадлежностей со склада в производство или на общехозяйственные нужды (раздел «Склад» или «Производство»).
• Поступление (акты, накладные, УПД) с видом «Услуги» — услуги аренды, связи, консультаций, ремонта, которые сразу относятся на расходы (раздел «Покупки»).
• Списание товаров — списание по результатам инвентаризации, порчи, истечения срока годности (раздел «Склад»).
• Списание ОС — выбытие основных средств с отнесением остаточной стоимости на расходы (раздел «ОС и НМА»).
• Операция, введённая вручную — нестандартные списания, для которых нет типового документа (раздел «Операции»).

Маршрут решения

Как выбрать документ

Списываются материалы со склада в производство или на нужды офисаИспользуйте «Требование-накладная» с указанием счёта затрат

Получен акт от подрядчика за услугиСоздайте «Поступление услуг» — расходы отразятся автоматически при проведении

Выявлена недостача или порча товараСначала проведите «Инвентаризацию», затем «Списание товаров» на её основании

Нужно списать сумму без движения товара, которой нет в типовых документахИспользуйте «Операцию, введённую вручную» с самостоятельно заданными проводками

Списание материалов через «Требование-накладную»

Это типовой способ отнести стоимость материалов на расходы. Документ списывает номенклатуру со счёта 10 (или другого материального счёта) в дебет счёта затрат.

Порядок действий: откройте раздел «Склад» → «Требования-накладные» → «Создать». На вкладке «Материалы» добавьте позиции номенклатуры, укажите количество и склад. Количество не должно превышать фактический остаток — иначе получите отрицательные остатки по счёту 10.

На вкладке «Счёт затрат» укажите, куда относятся расходы: 20.01 для основного производства, 25 и 26 для общепроизводственных и общехозяйственных нужд, 44 для торговых организаций. Обязательно заполните аналитику — подразделение, номенклатурную группу или статью затрат, иначе закрытие месяца может пройти с ошибками или распределить затраты некорректно.

После проведения проверьте проводки кнопкой «Дт/Кт»: должна сформироваться запись вида Дт 20.01 (26, 44) — Кт 10.01 на стоимость списанных материалов. Стоимость рассчитывается по методу оценки, заданному в учётной политике (обычно FIFO или по средней).

1. 1
   Откройте «Склад» → «Требования-накладные» → «Создать»
2. 2
   Заполните склад и добавьте материалы с количеством на вкладке «Материалы»
3. 3
   На вкладке «Счёт затрат» укажите счёт (20.01, 26, 44) и статью затрат
4. 4
   Заполните подразделение и аналитику затрат
5. 5
   Проведите документ и проверьте проводки через «Дт/Кт»
6. 6
   Сверьте остатки по счёту 10 — отрицательных значений быть не должно

Списание услуг и прочих затрат

Услуги не проходят через склад, поэтому для них используется документ поступления. В разделе «Покупки» создайте «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги», заполните контрагента, договор и табличную часть с номенклатурой услуг.

В строке услуги укажите счёт затрат и статью расходов. От статьи зависит, попадёт ли сумма в налоговый учёт: у статьи есть вид расхода (материальные, амортизация, прочие и т.д.) и признак принятия к налоговому учёту. Если расход не принимается в налоговом учёте, в статье должно стоять «не включаются в состав расходов» — тогда программа корректно сформирует постоянные разницы.

Для разовых нестандартных сумм — например, списание безнадёжной дебиторки за счёт резерва или признание убытка прошлых лет — используйте «Операции, введённые вручную». Здесь вы сами задаёте дебет, кредит и суммы по бухгалтерскому и налоговому учёту. Это гибкий, но рискованный инструмент: программа не контролирует логику проводок.

Списание товаров по инвентаризации и порче

Недостачи, порча и истечение срока годности оформляются через связку двух документов. Сначала в разделе «Склад» создаётся «Инвентаризация товаров»: заполняется учётное количество, вносится фактическое, программа считает расхождения. Затем на её основании создаётся «Списание товаров» — в него автоматически попадают позиции с недостачей.

В документе списания укажите статью расходов. Вариант проводок зависит от причины: недостача в пределах норм естественной убыли обычно относится на 44 или 26, сверх норм — на 94 с последующим отнесением на виновных лиц (73) или на 91.02, если виновник не установлен. Для торговых организаций в 1С:УНФ и 1С:ERP логика аналогична, но документ называется «Списание запасов», а аналитика задаётся через статью расходов и направление деятельности.

После проведения сверьте складской отчёт с обороткой по счёту 41 (или 10): остатки должны совпадать. Расхождение означает, что часть движений сделана ручными операциями или документами с неправильным складом.

Как выбрать счёт затрат и статью расходов

От счёта затрат зависит, где «сядет» расход и как он закроется при расчёте себестоимости. Ориентируйтесь на экономический смысл затраты, а не на привычку.

Статья затрат (справочник «Статьи затрат») определяет вид расхода для налогового учёта и правила распределения. Перед списанием проверьте, что в статье корректно заполнены вид расхода и признак принятия к НУ — это влияет на расчёт налога на прибыль и возникновение разниц по ПБУ 18.

Проверка результата и закрытие месяца

Само по себе проведение документа списания — только половина работы. Расход окончательно отражается в отчётности после выполнения регламентной операции «Закрытие месяца» (раздел «Операции»), которая распределяет косвенные затраты и рассчитывает себестоимость.

Контрольные точки после списания:

• Проводки документа соответствуют ожиданиям (кнопка «Дт/Кт» в документе).
• Оборотно-сальдовая ведомость по счетам 10, 41 не содержит отрицательных остатков.
• Анализ счёта 20, 25, 26, 44 показывает списанную сумму с правильной аналитикой.
• После закрытия месяца на счетах 25, 26 (при стандартном методе) не остаётся сальдо.
• Отчёт «Анализ затрат» или калькуляция себестоимости отражает списанные суммы.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки документа списания

Норма

Дт счёта затрат — Кт счёта материалов/товаров на ожидаемую сумму

Тревожный признак

Проводок нет, счета не соответствуют смыслу операции, сумма отличается

Остатки по счетам 10 и 41

Норма

Остатки положительные, совпадают со складскими отчётами

Тревожный признак

Отрицательные остатки или расхождение со складом

Счета затрат после закрытия месяца

Норма

25 и 26 закрыты в ноль, 20 закрыт на выпуск/реализацию

Тревожный признак

На счетах остаётся сальдо без объяснимой причины

Налоговый учёт

Норма

Суммы БУ и НУ совпадают, либо разницы объяснимы настройкой статей

Тревожный признак

Необъяснимые разницы между БУ и НУ по расходам

Типичные ошибки при списании

Большинство проблем со списаниями вызвано не сложностью программы, а невнимательностью к аналитике и последовательности документов. Ниже — то, что чаще всего приходится исправлять.

Если ошибка обнаружена в уже закрытом периоде, не редактируйте документы «задним числом» без необходимости: это требует повторного выполнения всей цепочки закрытия месяца и может изменить сданную отчётность. Корректнее внести исправление текущей датой через сторнирующий документ или корректировку.

Перед массовым списанием полезно сформировать отчёт «Остатки товаров» или оборотку по счёту 10 с детализацией до склада и партии. Это занимает минуту, но позволяет заранее увидеть позиции, которых физически нет на остатке, и избежать отрицательных остатков после проведения.

Особенности в других конфигурациях

В 1С:Управление нашей фирмой списание материалов и товаров оформляется документом «Списание запасов» (раздел «Закупки» или «Производство»). Счёт учёта и статья расходов подставляются из настроек номенклатуры и вида операции, а отнесение на затраты управляется через поле «Корреспонденция» и направление деятельности.

В 1С:ERP и Комплексной автоматизации расходы оформляются через «Внутреннее потребление», «Списание товаров» или «Прочие расходы» с обязательной статьёй расходов и аналитикой (подразделение, направление деятельности, статья калькуляции). Здесь статья расходов — ключевой объект: именно её настройки определяют, на какой счёт и с какой аналитикой попадёт сумма в регламентированный учёт.

Во всех конфигурациях действует общее правило: сначала определяется экономическая суть операции, затем подбирается документ, и только потом — счета и аналитика. Обратный порядок («подгонять» проводки под желаемый счёт) почти всегда приводит к ошибкам при закрытии периода.

Частые вопросы

Можно ли списать материалы, если их нет на остатке в 1С?

Технически программа может провести документ, если в настройках не запрещён контроль отрицательных остатков, но делать этого не стоит: возникнут минусы по счёту 10 и некорректная себестоимость. Сначала найдите причину — неоприходованное поступление, ошибку в количестве или неверный склад — и устраните её, затем проводите списание.

Чем списание на 91.02 отличается от списания на 26 или 44?

Счета 26 и 44 — это расходы по обычным видам деятельности, они формируют себестоимость или коммерческие расходы и влияют на валовую прибыль. Счёт 91.02 — прочие расходы, не связанные с основной деятельностью (недостачи без виновника, курсовые разницы, благотворительность). Неверный выбор счёта искажает структуру отчёта о финансовых результатах и показатели рентабельности.

Как исправить списание, если выбран неправильный счёт затрат?

Если период ещё не закрыт — откройте документ, исправьте счёт и статью, перепроведите и повторно выполните закрытие месяца. Если период закрыт и отчётность сдана, создайте корректирующий документ или сторнирующую операцию текущей датой, а не редактируйте прошлый период напрямую.

Нужно ли восстанавливать НДС при списании испорченных товаров?

Это спорный вопрос учёта. Позиция налоговых органов в ряде случаев требует восстановления НДС при списании имущества, не использованного в облагаемых операциях, но судебная практика часто на стороне налогоплательщиков, если порча документально подтверждена. Подход к восстановлению НДС закрепите в учётной политике и согласуйте с бухгалтером, отвечающим за налоговый учёт.

Как списать расходы, которые не принимаются в налоговом учёте?

Используйте тот же документ, но в статье затрат установите вид расхода, не принимаемый к НУ (либо отметьте «не включаются в состав расходов»). В бухгалтерском учёте сумма пройдёт полностью, в налоговом — нет, а программа сформирует постоянную разницу и начислит постоянное налоговое обязательство при применении ПБУ 18.

Почему после списания закрытие месяца выдаёт ошибку?

Чаще всего причина в незаполненной аналитике: не указана номенклатурная группа на счёте 20, статья затрат или подразделение. Откройте протокол закрытия месяца — в нём перечислены конкретные документы и поля, которые нужно заполнить. После исправления перепроведите документы и повторите операцию закрытия.