Как создать счет на оплату в 1С ERP

Счет на оплату в 1С ERP — это документ, который фиксирует намерение покупателя оплатить товары или услуги и содержит реквизиты для платежа. Сам по себе счет не формирует проводок и не двигает остатки, но служит основой для заказа клиента, реализации и контроля поступления денег. Корректно оформленный счет позволяет менеджеру и бухгалтеру видеть, что именно должен оплатить контрагент и в какой срок.

В типовой конфигурации 1С ERP Управление предприятием 2 счет можно создать двумя способами: вручную через список документов или автоматически на основании заказа клиента. Второй вариант предпочтительнее, потому что суммы, состав и условия оплаты подтягиваются из заказа без ручного ввода и риска расхождений.

Ниже разобраны оба способа, настройка печатной формы, типичные ошибки и способы контроля оплаты по выставленным счетам.

Где находится документ и что нужно подготовить

Рабочее место со счетами находится в разделе Продажи → Счета на оплату. Если пункта нет в меню, проверьте настройки: в разделе НСИ и администрирование → Продажи должна быть включена опция использования счетов на оплату. В некоторых внедрениях счета отключены, и продажи ведутся сразу через заказы и реализации.

Перед созданием счета убедитесь, что в справочниках заполнены необходимые данные. Контрагент должен быть заведен с актуальным ИНН, КПП и юридическим адресом — эти данные попадут в печатную форму. В карточке организации должны быть указаны банковские реквизиты: расчетный счет, банк, БИК и корреспондентский счет. Если реквизиты не заполнены, печатная форма выйдет с пустыми полями, и покупатель не сможет оплатить счет.

Также проверьте, что номенклатура, которую вы выставляете, заведена в справочнике с ценами и ставками НДС. Ставка НДС влияет на итоговую сумму и на формулировку в счете: «в том числе НДС» или «без налога (НДС)».

Создание счета вручную

Откройте Продажи → Счета на оплату и нажмите кнопку Создать. Откроется форма нового документа. Заполните поля в следующем порядке.

Сначала выберите организацию, от имени которой выставляется счет, если в базе ведется учет по нескольким юрлицам. Затем укажите контрагента и партнера. После выбора контрагента программа подставит договор по умолчанию — проверьте, что подтянулся нужный договор, особенно если с клиентом заключено несколько соглашений с разными условиями.

На вкладке Товары добавьте номенклатуру: через кнопку Добавить, подбор или ввод по штрихкоду. Укажите количество и цену. Если в системе настроены соглашения с клиентами, цены и скидки подставятся автоматически из условий продаж. Сумма и НДС рассчитаются сами, но их можно скорректировать вручную при необходимости.

Заполните срок оплаты — эта дата важна для последующего контроля дебиторской задолженности. После заполнения нажмите Провести или Провести и закрыть.

1. 1
   Откройте Продажи → Счета на оплату и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите организацию, партнера и контрагента
3. 3
   Проверьте автоматически подставленный договор
4. 4
   Добавьте товары, укажите количество и цены
5. 5
   Укажите срок оплаты
6. 6
   Нажмите «Провести и закрыть»
7. 7
   Распечатайте счет по кнопке «Печать»

Создание счета на основании заказа клиента

Если продажа оформлена заказом клиента, счет создается на его основании — это основной рекомендуемый сценарий в ERP. Откройте документ Заказ клиента и нажмите кнопку Создать на основании → Счет на оплату. Программа создаст новый документ, в который перенесет контрагента, договор, состав товаров, цены и суммы из заказа.

Такой счет связан с заказом: по цепочке документов видно, на каком основании он выставлен, а оплата по счету автоматически зачтется в заказ. Это исключает ситуацию, когда менеджер выставил счет с одними суммами, а заказ оформил с другими.

Если по заказу предусмотрена поэтапная оплата (например, аванс 30% и окончательный расчет после отгрузки), можно выставить несколько счетов на основании одного заказа. В форме создания счета укажите нужный этап оплаты или сумму вручную.

Если кнопка «Счет на оплату» недоступна в меню «Создать на основании», обычно причина в статусе заказа: заказ не проведен или находится в статусе, не допускающем выставления счета. Проведите заказ и переведите его в рабочий статус.

Печать и отправка счета покупателю

Из формы проведенного счета нажмите кнопку Печать → Счет на оплату. Откроется предварительный просмотр типовой печатной формы. Проверьте реквизиты: наименование и ИНН поставщика и покупателя, номер и дату счета, банковские реквизиты, состав товаров, итоговую сумму и строку с НДС.

Если ваша организация использует собственный шаблон с логотипом, подписью и печатью, он подключается через НСИ и администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Макеты печатных форм. Макет дорабатывается встроенным редактором табличных документов, но изменения лучше поручить специалисту, знакомому с механизмом макетов 1С.

Отправить счет клиенту можно напрямую из программы. Если в ERP настроена учетная запись электронной почты (НСИ и администрирование → Органайзер → Настройка почты), по кнопке Отправить счет прикрепится к письму в формате PDF. Также доступна отправка через сервис 1С-ЭДО, если с контрагентом настроен электронный документооборот.

Контроль оплаты по выставленным счетам

Выставленный счет сам по себе не закрывается оплатой — оплата привязывается к заказу или реализации. Когда поступает платеж, бухгалтер создает документ Поступление безналичных денежных средств с видом операции «Оплата от клиента» и указывает основание. После проведения платежа задолженность по заказу уменьшается.

Для контроля неоплаченных счетов используйте отчеты в разделе Продажи → Отчеты по продажам: «Задолженность клиентов», «Состояние расчетов с клиентами» и «Оплата заказов». Они показывают, какие счета просрочены, какие оплачены частично, а какие закрыты полностью. Срок оплаты, указанный в счете, используется для расчета просрочки.

Если покупатель оплатил счет, но расчет в системе не закрылся, проверьте, к какому документу привязан платеж: возможно, поступление денег зачлось на другой заказ этого же контрагента или повисло как аванс без распределения.

Контрольные точки

Как проверить результат

Печатная форма счета

Норма

Заполнены реквизиты обеих сторон, банк, сумма и НДС

Тревожный признак

Пустые поля банка, неверный ИНН или адрес покупателя

Связь с заказом

Норма

Счет создан на основании заказа, суммы совпадают

Тревожный признак

Суммы в счете и заказе расходятся

Контроль оплаты

Норма

В отчете по задолженности счет виден как неоплаченный

Тревожный признак

Счет не попадает в отчеты — проверьте договор и организацию

Типичные ошибки при работе со счетами

Чаще всего проблемы возникают не при создании документа, а из-за некорректных данных в справочниках и нарушения цепочки документов. Счет формально проводится, но дальше начинаются расхождения: платеж не зачитывается, печатная форма уходит с ошибками, дебиторка в отчетах не сходится.

Отдельная ошибка — редактирование счета после отправки клиенту без уведомления. Если сумма или состав изменились, выставьте новый счет или исправленный с пометкой, иначе покупатель оплатит по старой версии, и возникнет разница, которую придется разбирать вручную.

Ограничения и особенности учета

Счет на оплату в ERP не является основанием для отгрузки и не резервирует товар на складе. Резервирование выполняет заказ клиента при соответствующих настройках обеспечения потребностей. Если нужно, чтобы товар был зарезервирован под клиента, оформляйте заказ, а счет выставляйте на его основании.

При работе с НДС учитывайте, что счет на оплату не является счетом-фактурой. Авансовый счет-фактура оформляется отдельным документом после фактического поступления предоплаты. Путаница между этими документами — частая причина ошибок в книге покупок и книге продаж.

Если организация работает по упрощенной системе налогообложения, проверьте настройку ставки НДС в учетной политике: в печатной форме должна выводиться строка «Без налога (НДС)», а не нулевая ставка, если иное не предусмотрено вашим налоговым режимом.

Частые вопросы

Можно ли выставить счет без заказа клиента?

Да, счет создается напрямую из списка документов кнопкой «Создать». Но без заказа вы теряете резервирование товара, автоматический зачет оплаты и контроль этапов расчетов. Для разовой продажи без отгрузки со склада это допустимо, для регулярных продаж — нет.

Как изменить счет после того, как его отправили клиенту?

Откройте документ, внесите изменения и перепроведите его — ограничений на редактирование нет. Но обязательно отправьте клиенту обновленную версию с пояснением, иначе оплата придет по старым данным, и суммы придется сверять вручную.

Почему в печатной форме счета пустые банковские реквизиты?

Реквизиты берутся из карточки организации и выбранного банковского счета. Откройте «НСИ → Организации», проверьте, что указан расчетный счет и он действует на дату счета. Если счетов несколько, нужный можно выбрать прямо в документе в поле банковского счета.

Как выставить счет на частичную предоплату?

Создайте счет на основании заказа и вручную измените сумму на размер аванса, либо используйте график оплаты в заказе с этапами — тогда программа предложит выставить счет на конкретный этап. Оставшаяся часть выставляется следующим счетом по тому же заказу.

Формирует ли счет на оплату проводки в бухгалтерском учете?

Нет. Счет — информационный документ, он не создает проводок и не влияет на регистры складского и финансового учета. Проводки появляются при поступлении оплаты и при оформлении реализации товаров и услуг.

Чем счет на оплату отличается от счета-фактуры в 1С ERP?

Счет на оплату — это требование об оплате с реквизитами для платежа, его выставляет продавец до отгрузки. Счет-фактура — налоговый документ для учета НДС, оформляется при отгрузке или получении аванса. Это разные документы с разным назначением, и один не заменяет другой.