Как создать расходный кассовый ордер (РКО) в 1С

Расходный кассовый ордер (РКО) — документ, которым оформляется любая выдача наличных денег из кассы организации: выдача подотчёт, выплата зарплаты, возврат покупателю, сдача выручки инкассаторам. В 1С:Бухгалтерии 8.3 за это отвечает документ «Выдача наличных», который автоматически формирует проводки и печатную форму КО-2.

Ошибки в кассовых документах — одна из самых частых причин претензий при проверках кассовой дисциплины. Неправильно заполненный ордер, отсутствие подписей или расхождение суммы с кассовой книгой могут привести к штрафу. Поэтому важно не только нажать нужные кнопки, но и понимать, какой вид операции выбрать и как проверить результат.

Ниже — полная инструкция: от подготовки справочников до печати ордера и контроля остатка по кассе. Материал ориентирован на 1С:Бухгалтерию 8.3 (редакция 3.0), но логика работы в других типовых конфигурациях аналогична.

Подготовка: что должно быть настроено до создания РКО

Перед первым документом убедитесь, что в программе заполнены базовые данные. Во-первых, в карточке организации должны быть указаны реквизиты, включая руководителя и главного бухгалтера — их ФИО подставляются в печатную форму КО-2. Если подписанты не заданы, в ордере останутся пустые строки.

Во-вторых, проверьте справочник «Кассы» (раздел «Банк и касса» или «Справочники»). В типовой конфигурации основная касса создаётся автоматически, но если у организации несколько обособленных касс — например, по обособленным подразделениям — каждая должна быть заведена отдельно, чтобы корректно велась кассовая книга.

В-третьих, если выдача идёт подотчётному лицу, сотрудник должен быть заведён в справочнике «Физические лица» (или «Сотрудники»). Для выдачи контрагенту — карточка контрагента с договором. Это избавит от ручного ввода данных и ошибок в строке «Выдать».

Где находится документ и как его создать

Откройте раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы». Нажмите кнопку «Создать» и выберите «Выдача наличных». В более старых релизах документ может называться «Расходный кассовый ордер» — суть та же.

Альтернативный путь — журнал «Кассовые документы» объединяет приходные и расходные ордера, поэтому удобно контролировать всю кассу в одном списке. Также РКО можно создать на основании другого документа: например, из «Ведомости в кассу» при выплате зарплаты или из документа поступления при возврате денег покупателю. Создание на основании автоматически подтягивает сумму, контрагента и основание.

1. 1
   Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Создать» → «Выдача наличных»
2. 2
   Выберите вид операции, соответствующий хозяйственной ситуации
3. 3
   Укажите дату, кассу, сумму и получателя
4. 4
   Заполните поля «Основание» и «Приложение» для печатной формы
5. 5
   Нажмите «Провести», затем «Печать» → «Расходный кассовый ордер (КО-2)»
6. 6
   Проверьте проводки через кнопку «Показать проводки» (Дт/Кт)

Выбор вида операции: от него зависят проводки

Вид операции — ключевое поле документа. Именно оно определяет, какой счёт дебета встанет в проводку и какие аналитические разрезы потребуются. Неверно выбранный вид операции — самая частая причина ошибок в учёте при корректно заполненной печатной форме.

Основные варианты, доступные в типовой конфигурации:

• Выдача денежных средств подотчётному лицу — проводка Дт 71 Кт 50.01, требуется указать сотрудника;
• Оплата поставщику — Дт 60 Кт 50.01, нужен контрагент и договор;
• Возврат денежных средств покупателю — Дт 62 Кт 50.01, обычно по заявлению покупателя;
• Взнос наличными в банк — Дт 51 (или 57 при инкассации) Кт 50.01, сдача выручки на расчётный счёт;
• Выплата заработной платы работнику / по ведомости — Дт 70 Кт 50.01;
• Прочий расход — счёт дебета выбирается вручную.

Если сомневаетесь в выборе, ориентируйтесь на экономический смысл операции и счёт, который должен быть дебетован. При выплате зарплаты по ведомости корректнее создавать РКО на основании ведомости — тогда суммы и получатели подтянутся автоматически.

Сравнение вариантов

Создание вручную

Подходит для разовых операций: выдача под отчёт, оплата поставщику. Все поля заполняются самостоятельно, выше риск опечатки.

Создание на основании

Подходит для возвратов покупателю и выплаты зарплаты по ведомости. Сумма и получатель подставляются автоматически, ошибки минимальны.

Загрузка из клиент-банка

Для РКО не применяется — выгрузка из банка формирует только безналичные операции. Кассовые документы всегда создаются вручную или на основании.

Заполнение полей документа

После выбора вида операции заполните основные реквизиты. Дата документа должна совпадать с фактической датой выдачи денег — задним числом кассовые документы оформлять нельзя, это нарушение. Сумма указывается цифрами, прописью в печатную форму она подставится автоматически.

Поле получателя зависит от вида операции: физическое лицо, контрагент или счёт в банке. Для подотчётных лиц программа сама сформирует строку «Выдать» с ФИО сотрудника. При выдаче контрагенту по доверенности укажите данные доверенности в комментарии или основании.

Отдельного внимания заслуживают поля, которые попадают в печатную форму КО-2: «Основание» (содержание операции, например «выдача на хозяйственные нужды по заявлению от 12.05») и «Приложение» (перечень оправдательных документов — заявление, доверенность, ведомость). Эти строки обязательны для заполнения по правилам оформления кассовых документов.

Проведение и печать формы КО-2

Нажмите «Провести» — документ сформирует бухгалтерские проводки и уменьшит остаток по кассе. Проверить проводки можно кнопкой «Показать проводки и другие движения документа» (значок Дт/Кт на панели документа). Сверьте дебетуемый счёт с ожидаемым: например, для выдачи под отчёт это должен быть 71 счёт с указанием сотрудника.

Для печати нажмите кнопку «Печать» и выберите «Расходный кассовый ордер (КО-2)». Сформируется унифицированная форма с номером, датой, суммой прописью, строками «Основание», «Выдать», «Приложение». Распечатанный ордер подписывают руководитель (или уполномоченное лицо), главный бухгалтер и кассир; получатель расписывается в получении денег с указанием паспортных данных.

После подписания РКО регистрируется в кассовой книге. В 1С кассовая книга формируется автоматически отчётом «Кассовая книга» в разделе «Банк и касса» — при корректно проведённых документах ручных действий не требуется.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки документа

Норма

Дт нужного счёта (71, 60, 70 и т.д.) — Кт 50.01 с верной аналитикой

Тревожный признак

Счёт дебета не соответствует операции или аналитика пустая

Остаток по кассе

Норма

ОСВ по счёту 50.01 показывает положительный остаток после операции

Тревожный признак

Отрицательный остаток или расхождение с фактическими наличными

Печатная форма КО-2

Норма

Заполнены номер, дата, сумма прописью, основание, приложение, подписанты

Тревожный признак

Пустые строки подписантов или отсутствует основание

Кассовая книга

Норма

Документ отражён в отчёте «Кассовая книга» за нужную дату

Тревожный признак

Документа нет в книге — вероятно, он не проведён или распроведён

Типичные ошибки и как их избежать

Первая группа ошибок — учётные: неверный вид операции, из-за которого сумма попадает не на тот счёт. Например, возврат покупателю оформили как «Прочий расход» — в результате задолженность по 62 счёту не закрылась, и контрагент «завис» в дебиторке. Лечится исправлением вида операции и перепроведением.

Вторая группа — кассовая дисциплина. Частые нарушения: документ проведён задним числом, в печатной форме нет подписи получателя, приложение не указано. Такие ордера при проверке признаются оформленными с нарушениями. Заведите правило: печать и подписание ордера происходят в день выдачи, до отпуска денег.

Третья группа — технические ошибки в программе: редактирование проведённого документа прошлого периода после закрытия месяца, ручное изменение номеров, удаление РКО вместо пометки на удаление с сохранением нумерации. Если документ нужно аннулировать, используйте пометку удаления или сторнирующий документ, а не физическое удаление.

Особые сценарии и ограничения

Выдача под отчёт

Самая частая операция. Вид операции — «Выдача денежных средств подотчётному лицу». Укажите сотрудника, сумму и основание (заявление). Контроль закрытия ведётся через отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 71» или «Авансовые отчёты»: если сотрудник не отчитался, по счёту 71 останется дебетовое сальдо.

Выплата зарплаты из кассы

При выплате по ведомости создавайте РКО на основании документа «Ведомость в кассу» — программа сформирует один ордер на общую сумму ведомости. Депонированные суммы оформляются отдельно. Разовая выплата одному сотруднику допускается видом операции «Выплата заработной платы работнику».

Лимит кассы и расчёты наличными

Помните об ограничениях: организации (кроме субъектов малого предпринимательства, освобождённых от лимита) обязаны соблюдать лимит остатка кассы, а расчёты наличными между юридическими лицами по одному договору ограничены установленной суммой. Программа 1С эти лимиты автоматически не блокирует — контроль остаётся на бухгалтере.

Если кассир и бухгалтер — разные люди, настройте разграничение прав: кассиру достаточно права создания и печати кассовых документов, а исправление проведённых ордеров прошлых периодов лучше оставить только главному бухгалтеру. Это снижает риск случайного изменения закрытых данных.

Частые вопросы

Можно ли исправить уже проведённый РКО?

Да, если период не закрыт. Откройте документ, внесите изменения и перепроведите — проводки и кассовая книга обновятся автоматически. Если месяц закрыт и отчётность сдана, исправление оформляется корректировочным документом текущей датой, а не редактированием старого.

Что делать, если РКО создан ошибочно и деньги не выдавались?

Пометьте документ на удаление — он перестанет влиять на учёт и кассовую книгу, но номер останется занятым, что сохранит сквозную нумерацию. Полностью удалять документ из базы не рекомендуется.

Как распечатать РКО, если нет кнопки «Печать»?

Кнопка печати доступна только в проведённом документе. Проведите ордер — кнопка появится. Если формы КО-2 нет в списке печати, проверьте, что используется типовая конфигурация без отключённых механизмов печати, либо посмотрите пункт «Ещё» → «Печать».

Нужно ли пробивать кассовый чек при выдаче денег по РКО?

Зависит от операции. Возврат наличных покупателю по ранее оплаченному чеку требует пробития чека на возврат. Выдача под отчёт, зарплата и оплата поставщику-юрлицу чеком не оформляются. При расчётах с физлицами сверьтесь с правилами применения ККТ для вашей ситуации.

Как оформить выдачу денег, если получатель действует по доверенности?

В поле «Выдать» укажите ФИО фактического получателя, а реквизиты доверенности (номер, дату, кем выдана) впишите в поле «Основание» или «Приложение». Сама доверенность прикладывается к ордеру и хранится вместе с ним.

Почему в кассовой книге нет созданного документа?

Наиболее вероятные причины: документ не проведён, помечен на удаление, дата документа не попадает в выбранный период отчёта или в документе указана другая касса. Проверьте статус документа и отбор в настройках отчёта «Кассовая книга».