Учет и Финансы · 10 мин
Как создать ПКО в 1С
Как создать приходный кассовый ордер в 1С:Бухгалтерии и Управление торговлей: виды операций, заполнение полей, проводки, печать и типичные ошибки.
Приходный кассовый ордер (ПКО) — первичный документ, которым оформляется любое поступление наличных денег в кассу организации: выручка от покупателей, возврат подотчётных сумм, взнос учредителя, оплата по договору. В программах 1С документ создаётся за пару минут, но ошибка в виде операции или счёте учёта приводит к неверным проводкам и расхождениям в кассовой книге.
Инструкция ниже ориентирована на «1С:Бухгалтерию 8» (ред. 3.0) — наиболее распространённую конфигурацию. В «1С:Управление торговлей» и «1С:ERP» логика похожа, отличается расположение разделов. Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на создание кассовых документов и что в базе заведена хотя бы одна касса организации.
Где находится документ ПКО в 1С
В «1С:Бухгалтерии 8.3» откройте раздел «Банк и касса» и перейдите в журнал «Кассовые документы». Здесь отображаются и приходные, и расходные ордера. Нажмите кнопку «Создать» и выберите вариант «Поступление наличных» — это и есть ПКО.
В «1С:Управление торговлей 11» путь другой: раздел «Казначейство» → «Приходные кассовые ордера». В «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP» документ также находится в блоке казначейства. Если пункта меню нет, проверьте права пользователя — доступ к кассовым документам может быть ограничен ролью.
Быстрый способ — воспользоваться поиском: нажмите на лупу в правом верхнем углу или сочетание клавиш и введите «приходный кассовый». Программа покажет и журнал, и форму создания документа.
Выбор вида операции: от чего зависят проводки
Вид операции — ключевое поле ПКО: именно оно определяет, какие счета будут использованы в проводках и какие поля станут доступны. Неверно выбранная операция — самая частая причина ошибок в учёте наличных поступлений.
| Вид операции | Когда применять | Типовая проводка |
|---|---|---|
| Оплата от покупателя | Поступление наличной выручки по договору, закрытие задолженности | Дт 50.01 — Кт 62.01 |
| Розничная выручка | Сдача выручки из розничной точки (НТТ, АТТ) | Дт 50.01 — Кт 90.01 |
| Возврат от подотчётного лица | Сотрудник вернул неизрасходованный аванс | Дт 50.01 — Кт 71 |
| Взнос в уставный капитал | Учредитель внёс наличные при создании или увеличении УК | Дт 50.01 — Кт 75.01 |
| Получение наличных в банке | Снятие денег с расчётного счёта по чеку | Дт 50.01 — Кт 51 |
| Прочее поступление | Нестандартные операции, счёт корреспонденции указывается вручную | По выбранному счёту |
Если сомневаетесь в выборе, ориентируйтесь на экономический смысл операции: кто внёс деньги и за что. Для операций, которых нет в списке, используйте «Прочее поступление» и вручную укажите счёт кредита.
Как выбрать вид операции
Пошаговое создание ПКО в 1С:Бухгалтерии
Рассмотрим заполнение на примере операции «Оплата от покупателя» — самого частого сценария. Остальные виды операций отличаются набором полей, но общая логика та же.
- 1Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Создать» → «Поступление наличных».
- 2Выберите вид операции, например «Оплата от покупателя».
- 3Проверьте организацию и кассу — программа обычно подставляет их автоматически.
- 4Укажите контрагента, договор и, при необходимости, документ расчётов.
- 5Введите сумму, выберите статью движения денежных средств.
- 6Заполните поле «Принято от» и «Основание» — они попадут в печатную форму.
- 7Нажмите «Провести», затем «Печать» → «Приходный кассовый ордер (КО-1)».
Поле «Номер» программа присваивает автоматически при записи. Нумерация кассовых документов должна быть сквозной в течение дня; не редактируйте номера вручную без необходимости — это нарушает порядок кассовых документов.
Поле «Принято от» заполняется ФИО или наименованием плательщика в родительном падеже — так, как это должно выглядеть на бумажном ордере. Поле «Основание» содержит суть операции: «Оплата по договору № 15 от 10.03», «Возврат подотчётных сумм» и т. п. Эти данные критичны для печатной формы, но не влияют на проводки.
Если ведёте учёт по статьям движения денежных средств (ДДС), обязательно выберите подходящую статью — без неё отчёт о движении денежных средств будет неполным. Для оплаты от покупателя обычно используется статья «Поступления от продажи продукции и товаров».
Проводки и проверка результата
После проведения документа откройте кнопку «Дт/Кт» (или «Показать проводки») и убедитесь, что сформирована корректная запись. Для оплаты от покупателя это Дт 50.01 «Касса организации» — Кт 62.01 «Расчёты с покупателями и заказчиками».
Дополнительно проверьте, что задолженность контрагента уменьшилась: сформируйте отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62» или «Акт сверки» с покупателем. Если документ расчётов был указан, программа закроет конкретную реализацию; если нет — оплата ляжет по методу зачёта авансов, заданному в настройках.
Как проверить результат
Дт 50.01 — Кт ожидаемого счёта, сумма совпадает
Проводок нет, счёт другой, сумма отличается
Остаток увеличился на сумму ордера
Изменений нет — документ не проведён
Долг уменьшился на сумму оплаты
Долг не изменился — не указан договор или документ расчётов
Заполнены «Принято от», «Основание», сумма прописью
Пустые поля, неверные данные плательщика
Печать приходного кассового ордера
Из формы документа нажмите «Печать» и выберите «Приходный кассовый ордер (КО-1)». Форма соответствует унифицированному бланку и содержит сам ордер и отрывную квитанцию, которая выдаётся лицу, внёсшему деньги.
Перед печатью проверьте подписанта: главный бухгалтер и кассир подставляются из настроек ответственных лиц организации. Если в ордере пустые подписи, откройте карточку организации и заполните раздел ответственных лиц, затем перепроведите печать.
Сумма в ордере выводится прописью автоматически. Если организация работает без кассового аппарата и оформляет ПКО вручную на бумаге, электронный документ всё равно нужен — он формирует учётные данные и кассовую книгу.
Особенности в 1С:Управление торговлей
В «1С:УТ 11» приходный ордер чаще создаётся на основании другого документа: «Реализация товаров и услуг», «Отчёт о розничных продажах», «Распоряжение на перемещение денежных средств». Откройте документ-основание и выберите «Создать на основании» → «Приходный кассовый ордер» — основные поля заполнятся автоматически.
Особенность УТ — разделение на заявки и фактические операции, а также контроль лимита кассы. Если сумма превышает установленный лимит, программа может выдать предупреждение. Денежные средства из операционной кассы магазина сначала инкассируются документом «Перемещение денежных средств», а затем приходуются в кассу организации.
Если ПКО создаётся на основании реализации, не редактируйте сумму вручную без причины: расхождение между основанием и оплатой усложнит автоматический зачёт задолженности и сверку с контрагентом.
Типичные ошибки и ограничения
Ещё одно ограничение: в одном ПКО нельзя указать несколько видов операций. Если деньги поступили из разных источников (например, часть — возврат подотчётных, часть — оплата от покупателя), создайте два отдельных ордера.
Изменение проведённого ПКО за закрытый период опасно: это приведёт к пересчёту кассовой книги и, возможно, отчётности. Если период закрыт, корректируйте документ только с пониманием последствий или через сторнирующие документы текущей датой.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли создать ПКО без контрагента?
Да, но не для всех видов операций. «Розничная выручка», «Получение наличных в банке» и некоторые другие операции не требуют контрагента. Для «Оплаты от покупателя» контрагент обязателен — без него невозможно закрыть задолженность по счёту 62.
Почему ПКО не формирует проводки?
Чаще всего документ записан, но не проведён — нажмите «Провести». Также проверьте, что организация заполнена и для неё настроен учёт, а в поле счёта учёта указан 50.01. Если документ проведён, но кнопка «Дт/Кт» показывает пусто, проверьте функциональность программы: возможно, отключён учёт по кассе.
Как исправить ошибку в уже проведённом ПКО?
Откройте документ из журнала, нажмите «Ещё» → «Изменить форму» не нужно — просто отредактируйте поля и перепроведите. Номер и дату меняйте с осторожностью: дата влияет на кассовую книгу соответствующего дня. Если ордер уже распечатан и подписан, бумажный экземпляр придётся переоформить.
Чем ПКО отличается от кассового чека?
ПКО — внутренний учётный документ организации, оформляющий поступление наличных в кассу. Кассовый чек — фискальный документ, который онлайн-касса выдаёт покупателю при расчёте. При розничных продажах с ККТ оформляются оба: чек пробивается покупателю, а ПКО отражает сдачу выручки в кассу организации.
Как оформить возврат денег покупателю?
Возврат наличных из кассы — это уже не ПКО, а расходный кассовый ордер (РКО) с видом операции «Возврат покупателю». Создайте его в том же журнале «Кассовые документы», выбрав «Выдача наличных».
Нужно ли пробивать чек при поступлении наличных по ПКО?
Зависит от характера поступления. Оплата от покупателя за товары и услуги, как правило, требует пробития чека ККТ (кроме отдельных исключений, например расчётов между организациями через кассу в предусмотренных случаях). Возврат подотчётных сумм и взносы в уставный капитал чеком не оформляются. При сомнениях сверьтесь с действующими правилами применения ККТ.
Что важно запомнить
ПКО создаётся в журнале «Кассовые документы» через «Поступление наличных». Главное — правильно выбрать вид операции, заполнить контрагента, сумму, «Принято от» и «Основание», провести документ и проверить проводки по кнопке Дт/Кт. Печатная форма КО-1 формируется из документа автоматически.