Учет и Финансы · 10 мин
Как создать новый план счетов в 1С
Как создать новый план счетов в 1С: добавление счетов и субсчетов, настройка субконто, валютного и количественного учета, типовые ошибки и проверка результата.
План счетов — основа бухгалтерского и налогового учета в 1С: именно по счетам формируются проводки, оборотно-сальдовая ведомость и регламентированная отчетность. Типовая конфигурация поставляется с готовым планом счетов, соответствующим Плану счетов бухгалтерского учета, но на практике его почти всегда приходится расширять: добавлять субсчета под специфику организации, а иногда и создавать отдельный план счетов — например, для управленческого учета или в самописной конфигурации.
Работа делится на два разных сценария, которые часто путают. Первый — добавить новый счет или субсчет в существующий план счетов «1С:Бухгалтерии» через пользовательский режим. Второй — создать новый объект метаданных «План счетов» в конфигураторе, что требуется разработчикам и внедренцам при построении собственной учетной системы. Оба сценария разобраны ниже с точными действиями и проверками.
Главное правило безопасности: любые изменения плана счетов влияют на весь учет. Ошибочно настроенный счет искажает проводки и отчетность, а удаление используемого счета может быть заблокировано или привести к потере аналитики. Поэтому перед изменениями делайте резервную копию информационной базы.
Что нужно решить до создания плана счетов
Прежде чем открывать конфигуратор или справочник счетов, определите, какая именно задача стоит. Если в типовой «1С:Бухгалтерии» не хватает аналитики — например, нужен отдельный субсчет для учета конкретного вида расходов, — достаточно добавить субсчет в существующий план. Это штатная операция, не требующая прав на конфигурирование.
Создавать новый план счетов как отдельный объект имеет смысл, когда ведется параллельный учет по иным правилам: управленческий план счетов, план для международной отчетности, план для собственной конфигурации. В этом случае потребуется регистр бухгалтерии, связанный с новым планом, — без него проводки по счетам формироваться не будут.
Как выбрать действие
Добавление счета в пользовательском режиме 1С:Бухгалтерии
Откройте раздел «Главное» и перейдите по ссылке «План счетов». В открывшемся списке нажмите кнопку «Создать» — откроется форма нового счета. Заполните код счета: для субсчета он формируется как код родительского счета плюс порядковый номер через точку, например 10.12 для нового субсчета к счету 10 «Материалы». Код должен быть уникальным и не должен пересекаться с кодами, зарезервированными типовым планом.
Укажите наименование, вид счета (активный, пассивный или активно-пассивный) и при необходимости установите флажки признаков учета: валютный, количественный, забалансовый. Затем настройте субконто — виды аналитики, по которым будет вестись учет на счете: номенклатура, контрагенты, договоры, статьи затрат и другие справочники. Сохраните счет кнопкой «Записать и закрыть».
Для создания субсчета удобнее другой путь: выделите родительский счет в списке и нажмите «Создать» — часть свойств унаследуется автоматически, что снижает риск расхождения настроек с группой.
- 1Откройте «Главное — План счетов»
- 2Нажмите «Создать» или выделите родительский счет и создайте субсчет
- 3Заполните код, наименование и вид счета
- 4Установите признаки: валютный, количественный, забалансовый
- 5Добавьте нужные виды субконто
- 6Запишите счет и проверьте его в оборотно-сальдовой ведомости
Настройка субконто и признаков учета
Субконто определяют, в какой аналитике счет будет работать. На один счет в типовой конфигурации можно назначить ограниченное число видов субконто — обычно до трех, это ограничение заложено в структуру регистра бухгалтерии. Поэтому заранее продумайте, какая аналитика действительно нужна: лишнее субконто усложнит ввод документов, а недостающее потом придется добавлять с переносом остатков.
Признак «количественный» включайте для счетов учета материальных ценностей, где важен не только суммовой, но и натуральный учет (штуки, килограммы). «Валютный» — только для счетов, где реально ведется учет в иностранной валюте: лишний валютный признак заставит программу требовать валюту в каждой проводке. «Забалансовый» означает, что счет не участвует в двойной записи и не попадает в баланс.
Создание нового плана счетов в конфигураторе
Этот сценарий предназначен для разработчиков. Откройте конфигуратор, в дереве конфигурации найдите ветку «Планы счетов» и через контекстное меню выберите «Добавить». Задайте имя объекта (например, «Управленческий») и синоним, который увидят пользователи. На закладке «Данные» настройте длину кода счета, длину наименования и порядок — маску, определяющую структуру кодов счетов и субсчетов.
На закладке «Субконто» укажите план видов характеристик, который будет служить хранилищем видов субконто, и максимальное количество субконто на счете. План видов характеристик придется создать заранее — в него войдут ссылки на справочники: контрагенты, номенклатура, статьи затрат и другие объекты аналитики. Затем на закладке «Признаки учета» добавьте нужные признаки: количественный, валютный и другие.
Завершающий обязательный шаг — создать регистр бухгалтерии и в его свойствах указать созданный план счетов в качестве основного. Без регистра бухгалтерии план счетов останется справочником кодов: проводки по нему формироваться не смогут. После этого обновите конфигурацию базы данных.
Предопределенные счета и маска кода
В конфигураторе счета бывают предопределенными (создаются на этапе разработки и доступны из кода по имени) и обычными, которые пользователи добавляют самостоятельно. Для типового плана большинство счетов предопределенные — поэтому их код и вид нельзя менять в пользовательском режиме, а программные механизмы конфигурации обращаются к ним напрямую.
Маска кода (порядок) задает шаблон: например, маска вида «##.##» позволяет создавать двузначные счета с двузначными субсчетами. Если маска задана жестко, пользователь не сможет ввести код, ей не соответствующий. Продумайте маску с запасом: изменить её после накопления данных сложно, поскольку существующие коды могут перестать ей соответствовать.
Проверка результата после настройки
После добавления счета в пользовательском режиме проверьте его в работе: создайте тестовую операцию (документ «Операция, введенная вручную») с проводкой по новому счету и сформируйте оборотно-сальдовую ведомость. Счет должен отображаться с корректным наименованием, а оборот — разворачиваться по заданным субконто.
Для плана счетов, созданного в конфигураторе, дополнительно убедитесь, что регистр бухгалтерии принимает движения: проведите тестовый документ, формирующий проводки, и откройте движения документа по регистру. Пустой набор движений обычно означает, что регистр не связан с планом счетов или в процедуре проведения не формируются записи.
Как проверить результат
Отображается с наименованием и оборотами по субконто
Счет отсутствует или аналитика пустая
Документ проводится без ошибок
Ошибка «счет не найден» или требование лишней валюты
Записи формируются по счетам нового плана
Движений нет — регистр не связан с планом счетов
Типичные ошибки и их последствия
Одна из частых ошибок — создание собственного счета вместо субсчета к предопределенному. Например, вместо субсчета к счету 60 заводят отдельный счет верхнего уровня, и типовые отчеты и регламентированные операции его «не видят», поскольку обращаются к предопределенным счетам по имени. Итог — расхождения в отчетности и неработающие автоматические операции.
Вторая группа ошибок связана с признаками учета: включение валютного учета «на всякий случай» приводит к обязательному заполнению валюты в каждой проводке, а отсутствие количественного признака на счете материалов делает невозможным складской учет в натуральном выражении. Менять эти признаки после накопления проводок болезненно, поэтому решение принимайте до начала использования счета.
Перед добавлением собственных субсчетов выгрузите план счетов в табличный документ и отметьте, какие коды уже заняты типовой конфигурацией. Свободные диапазоны внутри групп (например, субсчета с номерами от 10 и выше) — безопасное место для собственной нумерации, которое не конфликтует с обновлениями.
Частые вопросы
Можно ли удалить счет, по которому уже есть проводки?
Стандартно программа не даст удалить счет, на который есть ссылки в проводках. Можно пометить его на удаление, и он перестанет предлагаться при вводе, но физическое удаление возможно только после удаления всех движений. Безопасная практика — не удалять, а прекратить использование счета.
Почему нельзя изменить код предопределенного счета?
Типовые механизмы и отчеты обращаются к предопределенным счетам по имени и коду. Изменение кода нарушит эти обращения: автоматические операции, закрытие месяца и регламентированная отчетность начнут работать с ошибками. Если нужна своя аналитика — добавьте субсчет.
Сколько субконто можно назначить на один счет?
Количество ограничено настройкой плана счетов: в типовых конфигурациях это обычно три вида субконто. Предел задается в свойствах плана счетов в конфигураторе и связан со структурой регистра бухгалтерии. Увеличение лимита требует доработки конфигурации.
Нужен ли отдельный план счетов для управленческого учета?
Если управленческий учет ведется по правилам, отличным от бухгалтерского (другая группировка доходов и расходов, иные счета), отдельный план счетов с собственным регистром бухгалтерии — корректное решение. Если отличия только в аналитике, достаточно дополнительных субсчетов и субконто в основном плане.
Что произойдет с отчетностью после добавления субсчета?
Регламентированная отчетность формируется по предопределенным счетам и группам, поэтому новый субсчет обычно попадает в отчетность в составе родительского счета автоматически. Проверьте настройку расшифровок в конкретных формах: некоторые строки отчетов требуют ручной привязки счетов.
Что важно запомнить
Новый счет в типовой 1С:Бухгалтерии добавляется через «Главное — План счетов», а полностью новый план счетов создается в конфигураторе и требует связанного регистра бухгалтерии. Код, вид, субконто и признаки учета продумывайте до ввода первых проводок, а перед любыми изменениями делайте резервную копию базы.