Как создать новую кассу в 1С

Новая касса в 1С понадобится, когда у организации открывается дополнительная точка выдачи наличных, появляется новый кассовый аппарат, обособленное подразделение или валютная касса. Без корректно созданного элемента справочника «Кассы» невозможно оформить приходный и расходный кассовый ордер, сформировать кассовую книгу и провести инкассацию.

Сама операция занимает несколько минут, но ошибки на этом этапе приводят к серьёзным последствиям: документы попадают не в ту кассу, кассовая книга формируется с разрывами, а остатки по счёту 50 расходятся с фактическими наличными. Поэтому важно не только создать элемент справочника, но и правильно заполнить его реквизиты.

Дальше разобран порядок действий для наиболее распространённых конфигураций — 1С:Бухгалтерия 8 (ред. 3.0) и 1С:Управление торговлей (ред. 11), а также особенности работы с несколькими кассами, валютными кассами и кассами обособленных подразделений.

Когда нужно создавать новую кассу

Отдельный элемент справочника «Кассы» создаётся всякий раз, когда наличные деньги физически хранятся или учитываются обособленно. Типичные ситуации: открытие нового магазина или офиса с собственным сейфом, установка дополнительной онлайн-кассы, выделение валютной кассы для операций в иностранной валюте, появление кассы в обособленном подразделении.

Не нужно создавать новую кассу, если меняется только кассир или материально ответственное лицо — это оформляется приказом и при необходимости настройкой пользователей, а не элементом справочника. Также не требуется новая касса при замене фискального регистратора, если деньги по-прежнему проходят через ту же операционную кассу.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Открылась новая торговая точка с собственной кассойСоздайте отдельный элемент справочника «Кассы» для этой точки

Нужно учитывать наличную валютуСоздайте валютную кассу с указанием валюты учёта

Сменился только кассирНовую кассу не создавайте — оформите смену ответственного лица

Касса нужна обособленному подразделениюСоздайте кассу с указанием соответствующего подразделения организации

Создание кассы в 1С:Бухгалтерии 8

В конфигурации «Бухгалтерия предприятия», редакция 3.0, справочник касс находится в разделе «Банк и касса». Откройте одноимённый пункт меню и выберите «Кассы». Если в списке уже есть элементы, вы увидите действующие кассы организации.

Нажмите кнопку «Создать». В открывшейся форме заполните наименование — оно должно быть понятным, например «Основная касса», «Касса магазина на Ленина» или «Валютная касса USD». Наименование выводится в кассовых документах и отчётах, поэтому формулировки вроде «Касса 2» усложнят работу при нескольких кассах.

Укажите валюту денежных средств. По умолчанию подставляется валюта регламентированного учёта (рубли). Для валютной кассы выберите нужную валюту из справочника — тогда все документы по этой кассе будут вестись в ней с пересчётом по курсу. Проверьте организацию, если в базе ведётся учёт по нескольким юридическим лицам.

Нажмите «Записать и закрыть». Касса сразу становится доступной в приходных и расходных кассовых ордерах, объявлениях на взнос наличными и отчётах по кассе.

1. 1
   Откройте раздел «Банк и касса» → «Кассы»
2. 2
   Нажмите «Создать»
3. 3
   Введите понятное наименование кассы
4. 4
   Укажите валюту денежных средств
5. 5
   Проверьте организацию и при необходимости подразделение
6. 6
   Нажмите «Записать и закрыть»
7. 7
   Проверьте доступность кассы в новом приходном кассовом ордере

Создание кассы в 1С:Управление торговлей 11

В «Управлении торговлей», редакция 11, кассы делятся на кассы организации и кассы ККМ. Касса организации — это учётная касса для приходников и расходников, а касса ККМ привязана к конкретному контрольно-кассовому аппарату и складу (торговой точке).

Чтобы создать кассу организации, откройте «НСИ и администрирование» → «НСИ» → «Кассы» либо перейдите через раздел «Казначейство». Нажмите «Создать», заполните наименование, организацию, валюту и подразделение. Для кассы ККМ используется отдельный справочник «Кассы ККМ»: там дополнительно указывается тип кассы (фискальный регистратор, автономная ККМ), склад и подключаемое оборудование.

Если касса ККМ должна работать с физическим аппаратом, после создания элемента настройте подключение оборудования в разделе «Администрирование» → «Подключаемое оборудование». Без этого шага пробитие чеков из программы будет недоступно, хотя сама касса в справочнике существует.

Настройка валютной кассы и кассы подразделения

Валютная касса создаётся так же, как обычная, но с указанием иностранной валюты в реквизите «Валюта денежных средств». Учтите, что в одной кассе можно вести только одну валюту: если организация работает с наличными долларами и евро, потребуется две отдельные кассы. Операции по валютной кассе переоцениваются по курсу, поэтому курсы валют в базе должны загружаться актуально.

Для обособленного подразделения касса создаётся с указанием этого подразделения в соответствующем реквизите. Это позволяет формировать кассовую книгу отдельно по каждому подразделению и контролировать лимит остатка кассы по каждой точке. Перед созданием убедитесь, что само подразделение уже есть в справочнике «Подразделения организаций».

Проверка результата после создания

После записи элемента убедитесь, что касса корректно работает в документах. Создайте тестовый приходный кассовый ордер: новая касса должна быть доступна для выбора, а проводки должны формироваться по дебету счёта 50 (или соответствующего субсчёта). Документ можно не проводить окончательно — достаточно проверить заполнение.

Откройте отчёт «Кассовая книга» или «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 50» с детализацией по кассам. Новая касса должна отображаться в аналитике, пусть и с нулевым остатком. Если касса не видна в отчёте, проверьте, не включён ли отбор по конкретной кассе и ведётся ли в базе учёт по нескольким кассам.

Контрольные точки

Как проверить результат

Касса в списке справочника

Норма

Элемент записан, наименование и валюта указаны верно

Тревожный признак

Элемент не сохранился или создан дубль с похожим именем

Выбор кассы в ПКО

Норма

Касса доступна в поле «Касса» нового документа

Тревожный признак

Касса не отображается — проверьте организацию и права пользователя

Кассовая книга

Норма

Касса видна в аналитике отчёта

Тревожный признак

Касса отсутствует — проверьте отборы отчёта

Проводки

Норма

Документ формирует проводку по счёту 50 с нужной аналитикой

Тревожный признак

Проводок нет — документ не проведён или не заполнены обязательные поля

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая ошибка — создание дублей. Пользователь не находит кассу в списке (например, из-за отбора по организации) и создаёт её заново. В результате документы размазываются по двум элементам, и свести остатки становится сложно. Перед созданием снимите все отборы в списке справочника и поищите кассу по наименованию.

Вторая ошибка — неверная валюта. Если касса создана в рублях, а фактически через неё проходят операции в валюте, исправить валюту у элемента, по которому уже есть документы, штатно не получится. Придётся создавать новую кассу и переносить операции, что трудоёмко. Проверяйте валюту до начала ввода документов.

Также учитывайте ограничения прав: если у пользователя нет доступа к справочнику «Кассы», кнопка «Создать» будет недоступна. В этом случае создание кассы выполняет администратор или пользователь с ролью главного бухгалтера.

Полезные детали для ежедневной работы

Если касс несколько, задайте порядок их выбора в документах через подстановку основной кассы в настройках пользователя или организации. Это сокращает количество ошибок при оформлении ордеров: кассир видит по умолчанию именно свою кассу.

Для контроля наличных установите лимит остатка кассы — в 1С его можно отслеживать через отчёт по кассе, а превышение лимита по правилам кассовой дисциплины грозит штрафом при проверке. Регулярно сверяйте данные программы с фактическим остатком денег, особенно если касс и кассиров несколько.

При инкассации деньги перемещаются между кассами документом «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выдача денежных средств в другую кассу» или аналогичным документом перемещения — в зависимости от конфигурации. Наличие отдельных элементов справочника для каждой кассы делает такие перемещения прозрачными в отчётах.

Удобно включать в наименование кассы признак места и валюты: «Касса офиса», «Касса магазина №3», «Касса EUR». Когда в базе появляется пять и более касс, такая нумерация избавляет от путаницы при выборе в документах и при анализе отчётов.

Частые вопросы

Можно ли удалить ошибочно созданную кассу?

Да, если по ней нет ни одного документа: пометьте элемент на удаление и выполните удаление помеченных объектов. Если документы есть, пометка будет снята при проведении связанных объектов, поэтому сначала перенесите операции на правильную кассу.

Нужно ли создавать отдельную кассу для каждого кассира?

Нет. Касса отражает место хранения денег, а не сотрудника. Ответственное лицо назначается приказом и при необходимости настройками пользователей, но справочник касс от этого не зависит.

Чем касса ККМ отличается от обычной кассы в УТ 11?

Касса ККМ привязана к конкретному кассовому аппарату и торговой точке и используется для розничных продаж и пробития чеков. Касса организации — учётный объект для приходных и расходных ордеров. Обычно выручку с кассы ККМ периодически передают в кассу организации.

Как вести наличные в двух валютах?

Создайте две отдельные кассы, каждую со своей валютой. Одна касса в 1С ведёт учёт только в одной валюте, операции между валютными кассами оформляются как обмен валюты через соответствующие документы.

Касса не отображается в документах. Что проверить?

Убедитесь, что элемент записан, а не только открыт; проверьте, что в документе выбрана та же организация, что и в кассе; снимите отборы в списке выбора. Если ничего не помогает, проверьте права пользователя на справочник.