Учет и Финансы · 11 мин
Как создать лицевой счет в 1С 8.3 Бухгалтерия
Как создать лицевой счет в 1С 8.3 Бухгалтерия: через субконто, договоры и сотрудников. Пошаговая настройка аналитики, проверка результата и типичные ошибки.
Прямого объекта «лицевой счет» в типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия 8.3 нет — это часто вызывает путаницу у тех, кто переходит с других программ или работает по регламентам, где термин используется. На практике лицевой счет в 1С реализуется через аналитику бухгалтерских счетов: субконто «Контрагенты», «Договоры», «Сотрудники», а также через добавление собственных субконто к счетам учета. Какой вариант выбрать — зависит от того, чей счет вы ведете: покупателя, поставщика, сотрудника по расчетам с подотчетными или по зарплате.
Лицевой счет в управленческом смысле — это персональная карточка учета, где накапливаются все операции по конкретному объекту: начисления, оплаты, задолженность. В 1С эту роль выполняет связка «счет учета + субконто». Например, счет 62.01 с субконто «Контрагенты» и «Договоры» дает вам лицевой счет каждого покупателя в разрезе договоров, а счет 70 с субконто «Сотрудники» — лицевой счет работника по оплате труда.
Ниже разобраны все рабочие способы: от использования штатной аналитики до добавления собственного субконто и настройки отчетов, которые заменяют классическую карточку лицевого счета. Инструкции подходят для типовой 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0) без доработок конфигурации.
Определите, какой лицевой счет вам нужен
Прежде чем настраивать программу, ответьте на вопрос: расчеты с кем вы хотите видеть персонально? От этого зависит механизм. Для покупателей и поставщиков лицевым счетом служит карточка контрагента в связке с договором — вся дебиторка и кредиторка разворачивается по ним на счетах 60, 62, 76. Для работников лицевой счет формируется автоматически на счетах 70 (зарплата), 71 (подотчетные суммы), 73 (прочие расчеты, займы) — достаточно завести сотрудника в справочнике.
Отдельный случай — организации, которым нужен лицевой счет в бюджетном смысле (для казенных учреждений) или номерной счет для выгрузки в банк. В первом случае нужна конфигурация «1С:Бухгалтерия государственного учреждения», во втором — номер счета указывается в карточке банковского счета контрагента или собственной организации, а не создается как объект учета.
Как выбрать механизм
Создайте контрагента и договор — лицевой счет для расчетов с партнерами
Для расчетов с покупателями и поставщиками лицевой счет формируется парой «контрагент + договор». Откройте раздел «Справочники» → «Контрагенты» и нажмите «Создать». Заполните наименование, ИНН и КПП — программа проверит ИНН на корректность и может автоматически подтянуть реквизиты из официальных сервисов, если подключен интернет. Укажите вид контрагента: юридическое лицо, ИП или физическое лицо.
Далее в карточке контрагента перейдите на вкладку «Договоры» и создайте договор: укажите вид (с покупателем, с поставщиком, прочий), номер и дату. Именно договор является вторым уровнем аналитики на расчетных счетах. Если у контрагента несколько договоров, вы получите отдельный «лицевой счет» по каждому — с собственным сальдо и оборотами.
Если партнеру выставляются счета на оплату, в карточке контрагента добавьте банковский счет с номером расчетного счета и БИК банка. Эти данные попадут в печатные формы, но на аналитику учета не влияют.
- 1Откройте «Справочники» → «Контрагенты», нажмите «Создать»
- 2Заполните наименование, ИНН, КПП, вид контрагента
- 3В карточке откройте вкладку «Договоры» и создайте договор с видом и датой
- 4Добавьте банковский счет, если нужны печатные формы
- 5Проведите первый документ (реализацию или поступление) с этим контрагентом
- 6Откройте «Оборотно-сальдовую ведомость по счету 62» — проверьте, что появилась аналитика по контрагенту и договору
Заведите сотрудника — лицевой счет по зарплате и подотчету
Лицевой счет работника в 1С:Бухгалтерия появляется автоматически после создания элемента справочника «Сотрудники». Откройте «Зарплата и кадры» → «Сотрудники» → «Создать». Заполните ФИО, дату приема на работу, подразделение и должность. Для расчета зарплаты дополнительно оформите прием на работу и укажите оклад или тарифную ставку.
После этого все начисления и выплаты работника будут накапливаться на счете 70 с аналитикой по этому сотруднику. Увидеть лицевой счет можно через отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 70» или специализированные зарплатные отчеты: «Расчетный листок», «Расчетная ведомость». Для подотчетных сумм используйте ОСВ по счету 71, для займов и прочих расчетов — по счету 73.
Добавьте собственное субконто, если штатной аналитики не хватает
Когда требуется лицевой счет по признаку, которого нет в типовой поставке — например, по объектам строительства, номерам дел, источникам финансирования, — к счету добавляют собственное субконто. Откройте «Главное» → «План счетов», найдите нужный счет (или создайте субсчет к нему) и откройте его на редактирование. В списке субконто нажмите «Добавить» и выберите существующий вид субконто или создайте новый, указав тип значения — например, справочник «Контрагенты» или собственный справочник.
Учтите ограничение: у одного счета может быть не более трех видов субконто. Если все три уже заняты, варианты такие: создать субсчет с другим набором аналитики, использовать механизм дополнительных реквизитов и сведений (они видны в карточках, но не в проводках) или вести детализацию в отдельном регистре через расширение конфигурации.
Изменение плана счетов — операция, требующая монопольного доступа в файловой базе. Выполняйте ее вне рабочего времени пользователей и обязательно сделайте резервную копию информационной базы перед изменением.
Настройте отчеты, которые заменяют карточку лицевого счета
Классическая печатная форма «лицевой счет» в 1С получается из стандартных отчетов. Основной инструмент — «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» (раздел «Отчеты»). Выберите счет, установите период, в настройках на вкладке «Группировка» укажите нужное субконто — контрагент, договор или сотрудник. Для детализации до документов откройте «Карточку счета» или «Анализ счета» с отбором по конкретному объекту аналитики.
Чтобы получить форму по одному контрагенту или сотруднику, используйте отбор: в настройках отчета добавьте условие «Контрагенты = нужный элемент». Отчет покажет начальное сальдо, все обороты и конечную задолженность — это и есть содержание лицевого счета. Настройку можно сохранить под понятным именем, чтобы не собирать ее заново.
| Задача | Отчет | Ключевая настройка |
|---|---|---|
| Задолженность покупателя | ОСВ по счету 62 | Группировка: Контрагенты, Договоры |
| Расчеты с поставщиком | ОСВ по счету 60 | Группировка: Контрагенты, Договоры |
| Лицевой счет по зарплате | ОСВ по счету 70 / Расчетный листок | Отбор по сотруднику |
| Подотчетные суммы | ОСВ по счету 71 | Группировка: Сотрудники |
| Детализация до документов | Карточка счета | Отбор по субконто |
Проверьте результат и убедитесь, что учет ведется корректно
После настройки проведите тестовую операцию: реализацию контрагенту или начисление зарплаты сотруднику. Затем откройте ОСВ по соответствующему счету и проверьте, что обороты встали на нужную аналитику. Если в отчете появилась строка с пустым субконто — значит, в каком-то документе аналитика не заполнена, и лицевой счет «разваливается».
Дополнительная проверка — сверка сальдо: конечное сальдо по счету в целом должно равняться сумме сальдо по всем элементам аналитики. Расхождение обычно означает ручные операции без указания субконто или изменение плана счетов после проведения документов.
Как проверить результат
Каждый контрагент и сотрудник — отдельная строка с сальдо
Есть строки с пустым значением субконто
Совпадает с общим сальдо счета
Разница — есть проводки без аналитики
Показывает все документы периода по этому объекту
Документы есть, а в отчете пусто — проверьте отбор и период
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая проблема — поиск несуществующего справочника «Лицевые счета» в меню. Второе место занимают дубли контрагентов и сотрудников: один и тот же партнер заведен дважды с разным написанием, и задолженность дробится. Регулярно используйте обработку поиска и удаления дублей (в типовой она доступна через «Администрирование» → «Обслуживание»).
Еще одна ошибка — попытка вести лицевые счета через забалансовые счета или ручные операции вместо штатных документов. Ручные проводки не попадают в регистры зарплаты и НДС, из-за чего регламентированная отчетность расходится с аналитикой. Используйте ручные операции только там, где нет штатного документа.
Что важно запомнить
Лицевой счет в 1С 8.3 — это не объект, а аналитика счетов: контрагент плюс договор для партнеров, сотрудник для расчетов с персоналом. Недостающую детализацию добавляют собственным субконто (максимум три на счет), а печатную форму лицевого счета заменяют ОСВ и карточка счета с отбором. Перед изменением плана счетов всегда делайте копию базы.
Частые вопросы
Можно ли присвоить контрагенту номер лицевого счета?
Да, но как информационный реквизит. Используйте поле «Код» в справочнике или добавьте дополнительный реквизит «Номер лицевого счета» через «Администрирование» → «Общие настройки» → «Дополнительные реквизиты и сведения». Этот номер можно вывести в печатные формы, но на проводки он не влияет.
Как распечатать лицевой счет сотрудника за год?
Откройте «Отчеты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 70», установите период с января по декабрь, в настройках добавьте отбор по нужному сотруднику и группировку по месяцам. Для целей выдачи работнику удобнее штатный «Расчетный листок» из раздела «Зарплата и кадры».
Почему в ОСВ по счету 62 контрагент показывается дважды?
Скорее всего, у него несколько договоров и включена группировка по договорам — это нормально, каждый договор образует свой «лицевой счет». Либо заведен дубль контрагента: проверьте список справочника поиском по ИНН и объедините дубли штатной обработкой.
Нужен ли лицевой счет для физлица — не сотрудника?
Да, если с ним есть расчеты: дивиденды, займы, компенсации. Заведите его как контрагента с видом «Физическое лицо» — расчеты будут отражаться на счетах 76 или 70/73 в зависимости от операции, а аналитика по этому физлицу даст полноценный лицевой счет.
Как перенести лицевые счета из другой программы?
Справочники контрагентов и сотрудников загружаются из файлов Excel или CSV через штатную обработку «Загрузка данных из файла». Входящие остатки по каждому субконто вводятся документом «Операции, введенные вручную» или помощником ввода начальных остатков в разделе «Главное» → «Помощник ввода остатков».