Учет и Финансы · 11 мин
Как создать кассу в 1С: настройка справочника и первые операции
Пошаговая инструкция по созданию кассы в 1С:Бухгалтерии и Управлении торговлей: справочник касс, кассовые документы, лимиты, типичные ошибки и проверка результата.
Касса в 1С — это элемент справочника, который отражает место хранения и движения наличных денежных средств организации. Без корректно созданной кассы невозможно оформить приходные и расходные кассовые ордера, вести кассовую книгу и контролировать остаток наличных. Ошибка на этом этапе приводит к тому, что кассовые документы проводятся не по той организации или не попадают в отчётность.
Порядок действий зависит от конфигурации: в «1С:Бухгалтерии 8» касса создаётся в разделе «Банк и касса», в «1С:Управление торговлей» и «1С:ERP» — в разделе «Казначейство». Логика везде одинаковая: сначала создаётся элемент справочника «Кассы», затем привязывается к организации, после чего становятся доступны кассовые документы. Ниже разобраны оба сценария с указанием конкретных полей и проверок.
Перед началом работы убедитесь, что у вашего пользователя есть права на редактирование справочников и что в базе заведена хотя бы одна организация — касса без привязки к ней в большинстве конфигураций не сохранится или будет непригодна для проведения документов.
Где находится справочник касс в разных конфигурациях
В «1С:Бухгалтерии 8» откройте раздел «Банк и касса» и выберите пункт «Кассы». Если этого пункта нет в панели навигации, откройте его через меню «Главное» → «Все функции» → «Справочники» → «Кассы» либо добавьте команду в панель через настройку навигации раздела. В типовой поставке справочник доступен всем пользователям с ролью бухгалтера.
В «1С:Управление торговлей 11» и «1С:ERP» путь другой: раздел «Казначейство» (или «НСИ и администрирование») → «Настройки и справочники» → «Кассы». Здесь кассы делятся на кассы организации и кассы ККМ — это принципиально разные объекты, и путать их нельзя: касса ККМ обслуживает розничные продажи через фискальный регистратор, а касса организации — общие наличные операции.
В «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:Зарплата и управление персоналом» касса также заводится в справочнике, но используется в основном для выплаты зарплаты через кассу. Если вы работаете в нескольких программах с обменом данными, создавайте кассу в той системе, которая является главной по учёту денежных средств, иначе при синхронизации появятся дубли.
Создание кассы в 1С:Бухгалтерии 8
Откройте «Банк и касса» → «Кассы» и нажмите кнопку «Создать». В форме нового элемента заполните наименование — используйте понятное обозначение, например «Основная касса» или «Касса офиса на Ленина», чтобы в отчётах и документах было ясно, о какой кассе идёт речь. Наименование попадает в печатные формы и отборы, поэтому сокращения вида «К1» со временем создают путаницу.
Укажите организацию, к которой относится касса. Если в базе одна организация, поле заполнится автоматически. Валюта кассы по умолчанию — рубли; отдельную кассу в иностранной валюте заводите только при реальных операциях с наличной валютой, поскольку по ней потребуется переоценка остатков.
- 1Откройте раздел «Банк и касса» → «Кассы»
- 2Нажмите «Создать» и заполните наименование кассы
- 3Проверьте организацию и валюту кассы
- 4Запишите элемент кнопкой «Записать и закрыть»
- 5Создайте пробный приходный кассовый ордер и проверьте проводки
После сохранения касса появится в списке справочника и станет доступна для выбора в документах «Приходный кассовый ордер» и «Расходный кассовый ордер». В бухгалтерском учёте движения по кассе отражаются на счёте 50.01 «Касса организации» — при необходимости аналитики по нескольким кассам убедитесь, что в плане счетов включён соответствующий субконто-учёт.
Создание кассы в Управлении торговлей и ERP
В УТ 11 перейдите в «НСИ и администрирование» → «Настройки и справочники» → «Кассы» и нажмите «Создать». Форма здесь шире, чем в бухгалтерии: помимо наименования и организации, укажите подразделение, валюту и при необходимости — признак, что это касса ККМ. Для обычной операционной кассы флаг кассы ККМ устанавливать не нужно.
Если создаёте кассу ККМ для розничной точки, дополнительно потребуется указать склад (розничный магазин) и настроить подключение фискального регистратора в разделе «Администрирование» → «Подключаемое оборудование». Без подключённого и настроенного оборудования касса ККМ сохранится, но пробивать чеки не получится.
В ERP-конфигурациях для кассы можно задать направление деятельности и статью движения денежных средств по умолчанию. Эти поля необязательны, но их заполнение ускоряет ввод кассовых документов: программа будет подставлять значения автоматически, и кассиру не придётся выбирать их вручную при каждой операции.
Где создавать кассу
Подходит для учёта наличных по организации: простой справочник, ПКО и РКО, кассовая книга. Нет касс ККМ для розницы.
Нужна при розничных продажах: поддерживает кассы ККМ, эквайринг, отчёты о розничных продажах.
Для холдингов и производств: несколько организаций, подразделения, направления деятельности, заявки на расходование ДС.
Настройка лимита остатка кассы и кассовой дисциплины
Сама по себе 1С не устанавливает лимит остатка кассы — его организация рассчитывает и утверждает самостоятельно распорядительным документом. Однако контролировать лимит в программе можно: в бухгалтерии остаток по счёту 50 виден в оборотно-сальдовой ведомости, а в УТ и ERP есть отчёты по денежным средствам с детализацией по кассам.
Малые предприятия и индивидуальные предприниматели вправе не устанавливать лимит кассы — это закреплено указанием Центрального банка о порядке ведения кассовых операций. Остальные организации обязаны лимит рассчитать и соблюдать: превышение на конец дня означает обязанность сдать наличные в банк. В 1С такие операции оформляются документом «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Взнос наличными в банк».
Первые кассовые документы и проверка результата
После создания кассы сделайте контрольную операцию: оформите «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Прочий приход» на небольшую сумму, выберите созданную кассу и проведите документ. Затем откройте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 50 (или отчёт «Денежные средства» в УТ) и убедитесь, что остаток по кассе увеличился на сумму ордера.
Проверьте кассовую книгу: в бухгалтерии она формируется через «Банк и касса» → «Кассовая книга». В документе должны отобразиться номер ордера, корреспондирующий счёт и сумма. Если кассовая книга пустая, чаще всего причина в том, что ПКО не проведён или относится к другой организации.
После проверки тестовый документ можно пометить на удаление либо сторнировать обратным РКО, если требуется сохранить чистую хронологию кассовых операций. Помните, что удаление проведённых кассовых документов нарушает непрерывность нумерации ордеров — в реальной работе используйте сторнирование.
Как проверить, что касса работает
Элемент записан, указана организация и валюта
Касса не сохраняется или организация пустая
Документ проводится, формируются проводки по счёту 50.01
Ошибка проведения, проводки не формируются
ОСВ по счёту 50 показывает сумму ордера
Остаток не изменился или отображается по другой организации
Ордер виден в листе кассовой книги за дату операции
Книга пустая при проведённом документе
Типичные ошибки при создании и работе с кассой
Самая частая ошибка — создание нескольких касс-дублей для одной и той же фактической кассы. Это происходит, когда разные пользователи заводят кассу под разными наименованиями («Касса», «Основная касса», «Касса ООО Ромашка»). Итог — разрозненные остатки и невозможность свести кассовую книгу. Перед созданием нового элемента проверьте список справочника.
Вторая распространённая проблема — неправильная организация в карточке кассы. В многофирменной базе касса, привязанная не к той организации, делает невозможным корректное проведение ордеров: документы либо не проводятся, либо попадают в учёт другой фирмы. Исправить это можно прямо в карточке кассы, если по ней ещё нет проведённых документов; если документы есть, потребуется их перепровести после исправления.
Третья ошибка — путаница между кассой организации и кассой ККМ в торговых конфигурациях. Если розничные продажи оформлять через кассу организации, отчёты о розничных продажах и Z-отчёты не сформируются корректно, а выручка не попадёт в нужные регистры.
Ограничения и когда нужна помощь специалиста
Самостоятельное создание кассы безопасно: это обычный элемент справочника, который можно отредактировать или пометить на удаление. Риски появляются при работе с уже существующими кассовыми документами — перепроведение, изменение организации в карточке кассы с историей операций, групповые обработки. Перед такими действиями сделайте резервную копию информационной базы.
Обратитесь к специалисту по 1С, если требуется настроить обмен кассовыми данными между несколькими базами, разграничить права кассиров по кассам, подключить фискальный регистратор или перенести кассовые данные из старой программы. Эти задачи затрагивают механизмы синхронизации и подключаемого оборудования, где ошибка может привести к потере или дублированию данных.
Что важно запомнить
Касса создаётся в справочнике «Кассы» за пару минут: наименование, организация, валюта. Проверяйте результат пробным ПКО и обороткой по счёту 50, не плодите дубли, различайте кассу организации и кассу ККМ, а лимит остатка утверждайте приказом — программа его только контролирует.
Частые вопросы о создании кассы в 1С
Сколько касс можно создать на одну организацию?
Количество элементов справочника не ограничено. На практике заводят столько касс, сколько реальных мест хранения наличных: основная касса, кассы обособленных подразделений, валютная касса. Каждая касса ведётся обособленно, а кассовая книга формируется по организации в целом.
Чем касса организации отличается от кассы ККМ?
Касса организации учитывает общие наличные операции — выдачу подотчёт, взносы в банк, расчёты с контрагентами. Касса ККМ привязана к фискальному регистратору и обслуживает розничные продажи с пробитием чеков. В бухгалтерском учёте выручка кассы ККМ обычно проходит через счёт 50.02 «Операционная касса».
Нужно ли создавать кассу, если все расчёты безналичные?
Формально касса в справочнике может понадобиться даже при полностью безналичных расчётах — например, для разовых операций вроде сдачи наличной выручки или выдачи денег под отчёт. Если наличных операций нет совсем, кассу можно не создавать, но большинство организаций заводят её про запас.
Можно ли переименовать кассу после начала работы?
Да, наименование — необязательный для учёта реквизит, его можно менять в любой момент без последствий для проводок и отчётов. Ограничения касаются организации и валюты: их изменение при наличии проведённых документов требует осторожности и обычно перепроведения операций.
Почему созданная касса не отображается в документе?
Чаще всего причина в отборе по организации: документ показывает только кассы той организации, которая указана в его шапке. Проверьте организацию в документе и в карточке кассы. Реже причина — пометка на удаление элемента справочника или ограничение прав пользователя на уровне записей.
Нужна ли отдельная касса для валютных операций?
Да, для наличных операций в иностранной валюте заводится отдельная касса с соответствующей валютой. Смешивать валютные и рублёвые операции в одной кассе нельзя. По валютной кассе программа выполняет переоценку остатков по курсу на дату операции и отчётную дату.